Hier erfahren Sie, warum Kampagnenmanagement nicht mehr funktioniert – und wie man es wieder in Ordnung bringt.

Wir alle wissen, wie gutes Marketing aussieht. Von Nikes „Just Do It“-Kampagne bis hin zu Barbies 2023er Revival ist klar, wann Marken einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Was wir jedoch nicht sehen, ist das Chaos hinter den Kulissen. Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und lange Arbeitszeiten können sich summieren, bevor Kampagnen die Ziellinie erreichen – und die Umsatzgewinne Ihres Unternehmens schmälern. Und in einer Zeit, in der Marketingfachkräfte den Gürtel enger schnallen mussten, können diese Ineffizienzen den Erfolg einer Kampagne entscheidend beeinflussen. 

Es ist kein Geheimnis, dass Kampagnen komplex sind, mit vielen wichtigen Beteiligten und laufenden Vorgängen. Aber was macht es trotz unserer besten Absichten so schwer, sie umzusetzen? Und noch besser: Was können wir dagegen tun? 

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1. Die funktionsübergreifende Koordination und die Zusammenarbeit mit externen Agenturen ist schwierig

Marketingkampagnen sind von Natur aus funktionsübergreifend und beziehen Teams wie Copywriting, Design und PR sowie externe Agenturen ein, um die Lücken zu schließen. Dies erfordert ein hohes Maß an Koordination, aber Marketingfachkräfte haben heute nicht das Gefühl, dass alles aufeinander abgestimmt ist. Stattdessen geben 69 % der Marketingfachkräfte an, dass die Zusammenarbeit jetzt schwieriger ist als vor der Pandemie. 

Die Zusammenarbeit im Marketing kommt nicht voran, weil Teams und Agenturen auf unterschiedliche Weise arbeiten. Kampagnenanforderungen und -materialien befinden sich an verschiedenen Orten, was die Übergabe erschwert. Beteiligte erfassen Feedback in einem Meeting, haben aber keine Möglichkeit, Änderungen an den Rest des Teams zu kommunizieren. Und ein Überschuss an Marketing-Apps und -Tools kann schnell aus dem Ruder laufen. Laut einer Studie wechselten Mitarbeitende von drei Fortune-500-Unternehmen täglich etwa 1.200 Mal zwischen Apps und Websites, um ihre Arbeit zu erledigen – das kostet knapp vier Stunden ihrer Zeit pro Woche.

Die Lösung

• Standardisieren Sie die Zusammenarbeit von Teams. Erstellen Sie Prozesse für die Zusammenarbeit von Teams bei der Kampagnenplanung, Kreativanfragen und mehr. Erstellen Sie beispielsweise eine Schritt-für-Schritt-Vorlage, die wichtige Ergebnisse für die Einführung einer neuen Kampagne enthält, einschließlich eines groben Zeitplans und der Verantwortlichen für die einzelnen Schritte. Auf diese Weise haben Teams immer eine klare Roadmap für die Zusammenarbeit. 

• Legen Sie klare Kommunikationsprozesse fest. Klären Sie, wie und wann Marketingteams kommunizieren sollten. Erstellen Sie beispielsweise einen Kommunikationsplan, der angibt, welche Kanäle für welche Zwecke verwendet werden sollen, wann persönlich und wann asynchron kommuniziert werden soll und wie wichtige Status-Updates mit Beteiligten geteilt werden sollen. Verwenden Sie dann die gleichen Kommunikationsprozesse für alle Kampagnen.

• Schaffen Sie eine zentrale Informationsquelle. Laut einer Studie des Work Innovation Lab von Asana geben 74 % der Wissensarbeitenden an, dass sie es bevorzugen, wenn alle Personen in ihrem Unternehmen dieselbe Auswahl an zentralen Kollaborationstechnologien verwenden. Marketingexpert*innen haben es satt, zwischen Apps zu wechseln und an verschiedenen Orten nach Informationen zu suchen. Stattdessen können Sie Kampagnenanforderungen, Assets, Zeitpläne und Kommunikation in einer zentralen Informationsquelle wie einer Work-Management-Plattform zusammenführen. Dies verhindert, dass Aufgaben übersehen werden, und hilft internen und externen Teams, reibungslos zusammenzuarbeiten. 

2. Es gibt wenig Einblick in den Fortschritt und die Leistung der Kampagne

Um erfolgreiche Kampagnen durchzuführen, müssen Sie verstehen, wie sie im Hinblick auf Ihre Zeitleiste und Marketingziele verlaufen. Auf diese Weise können Sie Hindernisse beseitigen und Ihre Strategie bei Bedarf anpassen, solange Änderungen noch etwas bewirken können. Aber trotz der Bedeutung von Daten haben Marketingexpert*innen Schwierigkeiten, auf die benötigten Informationen zuzugreifen. Laut einer Studie des Work Innovation Lab verbringt der/die durchschnittliche Mitarbeitende jeden Arbeitstag fast anderthalb Stunden (84 Minuten) mit der Suche nach Informationen, die er/sie benötigt, um seine/ihre Arbeit zu erledigen. 

Dies geschieht, weil Marketingdaten an vielen verschiedenen Orten verstreut sind. Mitarbeitende verfolgen Kampagnenergebnisse an einem Ort, Zeitpläne an einem anderen und verwenden eine Handvoll Analyse- und CRM-Tools, um Leistungsdaten zu erfassen. Sie müssen ständig zwischen Tools wechseln, um die richtigen Informationen zu finden – eine Aufgabe, die noch schwieriger wird, wenn Teams die Arbeit nicht einheitlich dokumentieren. 

Die Lösung

• Teilen Sie regelmäßige Status-Updates. Legen Sie einen Rhythmus fest und halten Sie sich daran, z. B. indem Sie jede Woche oder jeden Monat ein Update versenden. Dies stellt zwei Dinge sicher: (1) dass Sie regelmäßig Daten abrufen und die Kampagnenleistung überwachen und (2) dass Sie die wichtigsten Beteiligten auf dem Laufenden halten. 

• Optimieren Sie Ihre Technologieauswahl. Wenn es um Marketing-Tools geht, ist weniger mehr. Untersuchungen des Work Innovation Lab haben ergeben, dass die Verwendung von zwei Datenanalyse-Apps zu den größten Produktivitätssteigerungen führt. Idealerweise sollten Ihre Teams ein Tool wählen, das speziell für die Datenexploration entwickelt wurde, und ein Tool, das für die Datenverwendung entwickelt wurde. 

• Zentralisieren Sie Kampagnendaten. Untersuchungen des Work Innovation Lab zeigen, dass Angestellte, die dieselbe Work-Management-Software verwenden, um über Fortschritte zu berichten und diese nachzuverfolgen, sich mit einer um 60 % höheren Wahrscheinlichkeit sehr produktiv fühlen. Da Work Management Tools alle Ihre Kampagneninformationen speichern – einschließlich Ergebnisse, Zeitpläne und Fortschritt – ist es einfach, Dashboards zu erstellen und Berichte zu erstellen. Darüber hinaus können Sie Ihre Software in CRM- und Berichts-Apps wie Salesforce und Tableau integrieren, um detaillierte Kampagnendaten zu synthetisieren.

3. Es ist schwierig, Ressourcen auf Kampagnen zu verteilen

Alle Kampagnen benötigen Ressourcen, um reibungslos zu funktionieren. Aber es ist schwierig, die geschäftskritischsten Aufgaben zur richtigen Zeit zu besetzen, ohne einen Überblick darüber zu haben, woran die Teams arbeiten. Diese Transparenz ist entscheidend, aber laut einem Bericht aus dem Jahr 2022 haben 41 % der Befragten Schwierigkeiten mit der Transparenz der verfügbaren Ressourcen, und überlastete Ressourcen sind eine Hauptursache für Projektverzögerungen. 

Mangelnde Transparenz tritt auf, wenn Marketingteams nicht genau dokumentieren, woran die Mitarbeitenden arbeiten und zu welchem Zeitpunkt, und zwar über alle Kampagnen hinweg. Stattdessen verlassen sie sich auf die Kommunikation mit Manager*innen und Führungskräften, um die Verfügbarkeit zu bestimmen, was nie eine exakte Wissenschaft ist. Infolgedessen ist es schwierig, genau vorherzusagen, welche Ressourcen für anstehende Vorhaben verfügbar sein werden, geschweige denn die aktuellen Teamkapazitäten zu verstehen. Dies ist ein großes Problem –Untersuchungen zeigen, dass die größten Ursachen für schlechtes Ressourcenmanagement mangelnde Prognosen und Kapazitätsplanung sind. 

Die Lösung

• Verfolgen Sie nach, wie lange die Arbeit dauert. Dies ist unerlässlich, um genaue Ressourcenpläne zu erstellen. Verwenden Sie eine Zeiterfassungsfunktion oder -app, um den Zeitbedarf für verschiedene Arten von Arbeit zu dokumentieren, z. B. das Schreiben von Marketingtexten oder das Filmen eines Webinars. Mit diesen Daten können Sie messen, wie die tatsächlichen Kampagnenzeitpläne im Vergleich zu Ihren ursprünglichen Schätzungen abschneiden, und bessere Ressourcenentscheidungen für zukünftige Kampagnen treffen. 

• Überwachen Sie das Arbeitspensum von Teams. Um Ressourcen effektiv zuzuweisen, müssen Sie auf einen Blick sehen, woran Teams jetzt und in Zukunft arbeiten. Erstellen Sie ein System, um zu dokumentieren, was jede Person zu tun hat und welche neuen Projekte anstehen. Hier kann Work-Management-Software wirklich glänzen. Da die gesamte Arbeit an einem Ort dokumentiert wird, bietet eine Work-Management-Plattform einen vollständigen Überblick darüber, wie Teams besetzt sind und welche Ressourcen in Ihrem Unternehmen verfügbar sind. So können Sie die Arbeitspensen schnell anpassen und die wichtigsten Kampagnenarbeiten priorisieren. 

4. Die Einarbeitung von Feedback zu Kreativinhalten dauert zu lange

Kreative Inhalte sind für jede Marketingkampagne unerlässlich. Aber mit so vielen Beteiligten am kreativen Prozess und so vielen verschiedenen Tools, die im Einsatz sind, können sich Überprüfungs- und Feedbackzyklen endlos hinziehen. Für Teammitglieder ist es schwierig zu wissen, wo sie Inhalte finden können, wo Feedback erfasst wird und welche Versionen von kreativen Inhalten sie überprüfen sollten. Dies führt zu Erschöpfung und längeren Zeitplänen. Laut The Work Innovation Lab berichten etwa zwei Drittel (64 %) der Wissensarbeitenden von digitaler Erschöpfung durch die Nutzung zu vieler Tools für die Zusammenarbeit – und Kreativtools sind da keine Ausnahme. 

Die Lösung

• Optimieren Sie Ihren Überprüfungsprozess. Nichts verlangsamt kreative Prozesse mehr als zu viele Prüfende. Um dieses Problem zu lösen, sollten Sie nur die Beteiligten einbeziehen, deren Input unbedingt erforderlich ist. Wenn Sie dann die Prüfenden einbeziehen, geben Sie an, welche Art von Feedback sie geben sollen. Ein PMM-Partner sollte beispielsweise keine Landingpage redaktionell überarbeiten, sondern vielmehr allgemeine Anleitungen für die Kommunikation bereitstellen. 

• Wählen Sie ein Design-Tool aus. Laut The Work Innovation Lab führt die Verwendung eines einzigen Design-Tools (wie Adobe Creative Cloud oder Figma) zu den größten Produktivitätssteigerungen. Wenn Sie derzeit mehr als ein Design-Tool verwenden, sollten Sie sich für eines entscheiden, das für alle Anwendungsfälle Ihres Teams geeignet ist – und sich daran halten. 

• Optimieren Sie die Ablage Ihrer Dokumente. Weitere Untersuchungen des Work Innovation Lab legen nahe, dass die Verwendung von drei Tools zur Dokumenten- und Dateibearbeitung die Produktivität am stärksten steigert. Dies liegt daran, dass die weitverbreitete Nutzung und Verfügbarkeit von Tools zur Verwaltung von Dokumentdateien in Kombination mit ihren unterschiedlichen, aber komplementären Funktionen die Verwendung mehrerer Tools zur Steigerung der Produktivität erforderlich macht. 

• Integrieren Sie Apps mit Work-Management-Software. Für verschiedene Aufgaben wie Design und Videoproduktion sind mehrere Kreativtools erforderlich, aber Sie können noch größere Gewinne erzielen, indem Sie sie in eine einzige Work-Management-Plattform integrieren. Dies gibt Beteiligten einen Ort, um kreative Inhalte zu überprüfen, Feedback zu erfassen und zu genehmigen, anstatt verschiedene Dokumente und Apps zu durchsuchen. Außerdem können Sie alle Ihre kreativen Inhalte an einem Ort sehen und dokumentieren, um die Markenkonsistenz zu gewährleisten und die Arbeit auf Kurs zu halten. 

Optimieren Sie Ihre Kampagnenprozesse

Kampagnen müssen nicht so kompliziert sein. Erfahren Sie, wie Asana Ihnen helfen kann, Ihr Marketingteam zusammenzubringen, um in diesem Jahr mehr Wirkung und mehr Umsatz zu erzielen.  

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