Unser Asana-Setup bietet eine schlanke Möglichkeit der Zusammenarbeit, indem es den Beteiligten ermöglicht, auf einem völlig neuen Niveau an Transparenz und Effizienz auf dem Laufenden zu bleiben.

Maximilian Schmidt, Programmmanager Operations-Strategie

Gewinner: 2026 Industry Transformation Award, EMEA

Mit dieser Auszeichnung wurde die REWE Markt GmbH dafür ausgezeichnet, dass sie die Logistik-Governance neu definiert hat, indem sie einen digitalen Zwilling ihrer nationalen Infrastruktur erstellt hat. Durch die Professionalisierung seiner Datenstruktur und die Einbindung von KI-gesteuerter Synthese und Validierung hat REWE eine Blaupause für Einzelhandelsunternehmen geschaffen, um von reaktiver Krisenbewältigung zu proaktiver, datengesteuerter Umsetzung überzugehen.

Anwendungsfall 1: Strategische Intelligenz und Portfolio-Governance

Zuvor waren die Programmmanager in einem Teufelskreis des manuellen Datenabrufs gefangen und verloren jede Woche fast einen ganzen Arbeitstag mit der mühsamen Erstellung von Berichten. REWE löste dieses Problem, indem eine KI-gestützte Berichts-Engine implementiert wurde, die als strategischer Filter für das nationale Portfolio dient. Dieser neue Workflow durchsucht Hunderte von Projekten, um verwertbare Signale aus dem Datenrauschen zu extrahieren, und stellt sicher, dass Verzögerungen bei der Einführung sofort zur Überprüfung durch die Führungskräfte angezeigt werden.

• Standardisierte Erfassung: Jede neue Initiative wird über Formulare eingereicht und automatisch in ein Projekt umgewandelt, das auf ihrer strategischen Säule basiert.

• KI-gestützte Synthese: AI Studio scannt Projekte, um sich speziell auf Meilensteinverschiebungen und finanzielle Anomalien zu konzentrieren, wobei Kleinigkeiten in Unteraufgaben ignoriert werden, um Abweichungen mit hoher Auswirkung zu extrahieren.

• Strategische One-Pager: Das System erstellt automatisch priorisierte Newsletter, die Risiken und Gewinne zusammenfassen, wodurch Portfolio-Updates von einer 6-stündigen Aufgabe zu einer 5-minütigen Überprüfung werden. Ohne diese Funktion hätten Programmmanager nicht die Kapazität, in diesem Umfang zu berichten.

• Ausrichtung an strategischen Säulen: Jede Aufgabe wird zentralen Werten wie Logistikkosten oder Kundenauswirkungen zugeordnet, um sicherzustellen, dass das Wachstum weiterhin an den Unternehmenszielen ausgerichtet ist.

Wir haben AI Studio verwendet, um eine individuell entwickelte Eingabeaufforderung in Smart Status einzubetten. Dadurch konnten wir über einfache Zusammenfassungen hinaus zu einem strategischen Filter gelangen, der mehr als 300 Projekte überprüft. Dadurch werden Tausende von Datenpunkten in wenigen Minuten in einen priorisierten, für Führungskräfte geeigneten One-Pager umgewandelt.

Maximilian Schmidt, Programmmanager Operations-Strategie

Anwendungsfall 2: Automatisierter Facility-Betrieb in 16 Zentren

Zuvor nutzte das Facility Management isolierte Tools mit starren Funktionen, die nicht den Business-Anforderungen entsprachen, sodass die Zentrale keinerlei Einblick in den Zustand der regionalen Infrastruktur hatte. REWE ersetzte dies durch eine automatisierte Hub-and-Spoke-Architektur, die mehr als 740 Wartungstickets mit 100 % Kostentransparenz weiterleitet. Durch die Standardisierung des Aufnahmeprozesses hat das Unternehmen administrative Reibung beseitigt und sichergestellt, dass kritische Reparaturen durchgeführt werden, bevor sie die Lebensmittelversorgungskette gefährden.

• Automatisierte regionale Weiterleitung: Regeln verwenden Verzweigungslogik, um Tickets sofort von einem zentralen

  Formularerfassung in eines von 16 regionalen Projekten basierend auf dem Standort.

• Mehrfachzuordnung für Transparenz: Tickets für lokale Lager existieren gleichzeitig in regionalen Boards und im nationalen Überwachungsportfolio, sodass Techniker und die Zentrale auf der Grundlage derselben Live-Daten arbeiten können.

• Überblick über den Lebenszyklus: Benutzerdefinierte Felder verfolgen Tickets durch Phasen wie „Angebot ausstehend“ und „Genehmigung“ und bieten einen dokumentierten Verlauf der direkten Kosten und Reparaturdauern.

• Strategische Dashboards: Berichte in Echtzeit aggregieren regionale Daten und bieten 100 % Transparenz über die Wartungsausgaben im gesamten nationalen Netzwerk.

Der wirkungsvollste Mechanismus ist die Architektur für automatisiertes regionales Routing und Mehrfachzuordnung. Durch die Verwendung von Verzweigungslogik zur sofortigen Zuweisung von Tickets haben wir die manuelle Koordination eliminiert und eine Echtzeit-Verbindung zwischen lokalen Reparaturen und der nationalen Aufsicht geschaffen.

Maximilian Schmidt, Programmmanager Operations-Strategie

Anwendungsfall 3: Intelligente Validierung mit AI Teammates

Als einer der ersten Anwender von Asana AI Teammates konzentrierte sich REWE auf das Testen und Entwerfen strategischer Anwendungsfälle, um ein operatives Framework für die zukünftige Skalierung zu schaffen. Anstatt Tools direkt in der Live-Produktion einzusetzen, nutzte das Kreativteam eine experimentelle Umgebung, um einen Prototyp für eine intelligente Überprüfungsebene in der Erfassungsphase zu erstellen. Dabei wurde genau ermittelt, wie automatisierte Bots administrative Reibung beseitigen können, bevor die Arbeit beginnt.

• Verifizierte Anwendungsfälle für die Skalierung: Durch die Behandlung der frühen Einführung als Erkundungsphase baute das Unternehmen eine Sammlung verifizierter Anwendungsfälle auf, um die Bereitstellung in großem Maßstab zu optimieren.

• Autonome Überprüfung: Die KI übernimmt die Überprüfungsebene, indem sie den verknüpften Inhalt des Briefings liest, um fehlende Ereignisbeschreibungen, leere Felder oder Platzhaltertext zu kennzeichnen, bevor Ressourcen zugewiesen werden.

• Vernetzte Automatisierungspipelines: Sobald AI Teammates ein Projekt-Briefing auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft hat, löst es AI Studio aus, um nachgelagerte Scoping-Unteraufgaben zu generieren und weiterzuleiten.

• Human-in-the-Loop-Überwachung: Menschen bleiben die endgültigen Gatekeeper, die die KI-Ergebnisse überprüfen und strategische Nuancen hinzufügen, bevor sie Projekt-Updates fertigstellen.

Wir sind zu einem KI-gestützten Synthesemodell übergegangen, das den Verwaltungsaufwand um 98 % reduziert. Durch die Verknüpfung unseres Asana AI Teammates-Experiments mit unseren strategischen Playbooks wurde Asana zu einer skalierbaren Business-Engine, die fehlende Details identifiziert, bevor die Arbeit beginnt.

Maximilian Schmidt, Programmmanager Operations-Strategie

Fazit

Vor dieser Transformation verließ sich REWE auf manuellen Abgleich und subjektive Kommunikation, um komplexe Infrastruktur- und Portfolio-Initiativen voranzutreiben. Durch den Aufbau eines skalierbaren, KI-gestützten Systems in Asana hat sich das Unternehmen von administrativem Hektik-Tempo zu proaktiver Führung gewandelt. Während REWE sein nationales Fulfillment-Netzwerk weiter ausbaut und auf eine agentenbasierte Flottenprüfung umstellt, stellt das KI-gestützte Betriebsmodell sicher, dass jede operative Aufgabe sichtbar, standardisiert und auf die Mission ausgerichtet ist.