Die Fusion vereinte spezialisierte Teams im Bereich Online-Bildung und maßgeschneiderte Weiterbildung und war eine Reaktion auf die steigende Nachfrage nach Weiterbildungsmöglichkeiten für Berufstätige. Eine Fusion bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, da Teams daran arbeiten, sich zu integrieren und zu skalieren. Wenn man dann noch eine globale Pandemie und ortsunabhängiges Arbeiten hinzunimmt, wird die Herausforderung noch größer. MSPACE benötigte ein Tool, um die unternehmensweite Abstimmung zu verbessern, damit alle Teams effizienter zusammenarbeiten und auf die gleichen Ziele hinarbeiten konnten. 

Mat Tinker ist Learning Design Manager bei MSPACE. Mats Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass MSPACE qualitativ hochwertige Lernerfahrungen bietet. Egal, ob es sich um einen Online-Führungskurs oder einen hybriden Kurs zum Thema Nachhaltigkeit handelt – Mat und das Team setzen alles daran, dass professionelle Lernende das Beste aus ihrer Ausbildung herausholen. Mat arbeitet mit allen zusammen, von den Wissenschaftlern bis hin zu den Produktions- und Marketingteams. In dieser Position lernte Mat, dass jedes Team seine eigene Arbeitsweise hat und dass eine bessere Zusammenarbeit nur durch den Abbau von isolierter Arbeitsweise erreicht werden kann.

Unsere Teams sind sehr kompetent und spezialisiert. Wir wollten flexibler werden, um in einer Welt nach Corona erfolgreich zu sein, und brauchten ein einfach zu bedienendes Tool, das rund 100 Angestellten helfen sollte, sich besser abzustimmen und flexibler auf ein sich veränderndes Umfeld zu reagieren.

Matt Tinker, Learning Design Manager

Die Suche nach einem Tool zur Überwindung von Informationsbarrieren 

Jedes Team bei MSPACE hatte ein etwas anderes Verständnis von der Gesamtmission der Schule. Die Zusammenarbeit erforderte das Durchforsten unzähliger Tabellen, CRM-Systeme und Datenbanken. Informationen waren verstreut und die Teams verbrachten viel Zeit damit, ihre Arbeit zu koordinieren. Zum Beispiel erforderte die Erstellung eines Angebots für einen Kunden zahlreiche E-Mails, Tabellen und Besprechungen. Kolleg*innen konnten nicht immer nachvollziehen, wie ihre Arbeit zu den übergeordneten Produkt- und Kundenzielen beitrug.

Mat und das Team suchten nach einer Lösung, um die Arbeit an einem zentralen Ort zu verwalten, die Zusammenarbeit zu verbessern und verschiedene Arbeitsstile zu berücksichtigen. Die einfache Oberfläche von Asana und die Funktion „Ziele“ erregten ebenso Aufmerksamkeit wie die Möglichkeit, dieselbe Aufgabe zu mehreren Projekten hinzuzufügen. Die Zielfunktion versprach, alle auf den gleichen Stand zu bringen, während die Möglichkeit, dieselbe Aufgabe zu teilen, es den Teams ermöglichen würde, flexibel zu arbeiten. 

Die Möglichkeit, eine Aufgabe zu mehreren Projekten hinzuzufügen, ist für uns ein echter Vorteil. Diese Funktion hat uns dabei geholfen, andere Teams von der Verwendung von Asana zu überzeugen, da jedes Team auf seine eigene Weise arbeiten kann, während gleichzeitig eine enge Zusammenarbeit gewährleistet ist und Aufgaben nicht doppelt ausgeführt werden.

Matt Tinker, Learning Design Manager

Einführung von Asana bei MSPACE 

Die Customer Success Manager von Asana arbeiteten mit dem Team von MSPACE zusammen, um die Plattform erfolgreich einzuführen. Das Customer-Success-Team unterstützte MSPACE bei der Implementierung von Asana durch folgende Maßnahmen:

• Entwicklung eines Implementierungsplans und von Governance-Strukturen. 

• Durchführung von Schulungswebinaren, damit alle Teammitglieder die Plattform sicher nutzen können. 

• Schulung des Führungsteams zum OKR-Prozess und zur unternehmensweiten Einführung. 

• Bereitstehen für fortlaufenden Support. 

Basierend auf der Beratung durch Experten wurde Asana zunächst in den Teams eingeführt, die am meisten von der Plattform profitieren konnten. Sobald sich herausgestellt hatte, dass Asana die Zusammenarbeit beschleunigt, wurden auch andere Teams gerne mit der Plattform vertraut gemacht. 

Wir sind dem Customer-Success-Team von Asana sehr dankbar für die Zusammenarbeit. Das Wissen, dass wir einen Partner hinter uns haben, der unsere Herausforderungen genau kennt – Herausforderungen, von denen wir selbst gar nicht wussten, dass wir sie bewältigen –, war äußerst hilfreich. Das Team ist immer für uns da, um uns mit fundierten Ratschlägen und Motivation zu unterstützen.

Matt Tinker, Learning Design Manager

Smarter arbeiten und neue Kunden gewinnen 

Asana hat die Arbeitsweise von MSPACE grundlegend verändert. Die gesamte Projektarbeit der Schule ist auf einer einzigen Plattform zentralisiert, was die Zusammenarbeit schneller und einfacher macht. So ist es beispielsweise für Angebots-, Ausschreibungs- und Entwicklungsteams jetzt viel einfacher, Angebote zu erstellen und Kostenvoranschläge für Kunden zu erstellen. Beide Teams arbeiten im selben Asana-Projekt, wodurch interne E-Mails überflüssig werden und das Risiko von Missverständnissen verringert wird. 

Über den Tab „Übersicht“ in einem Projekt erfasst das Produktteam die Anforderungen des Kunden und weist das Projekt dann den richtigen Experten zur Beurteilung zu. Bei dieser Methode befinden sich alle Informationen an einem zentralen Ort und Fristen sind klar festgelegt. Dank der Geschwindigkeit, mit der alle Beteiligten Kostenvoranschläge prüfen und Angebote erstellen können, konnte MSPACE seinen Wettbewerbsvorteil ausbauen und namhafte Kunden gewinnen, die sonst möglicherweise schwerer zu erreichen gewesen wären.  

Ein weiterer großer Vorteil für MSPACE war die deutlich verbesserte Abstimmung dank der Funktion „Ziele“. Das Wissen über OKRs half dem Führungsteam, eine Strategie für 2022 zu entwickeln, die auf vier zentralen Elementen basiert, die alle in Asana über OKRs, die in der Zielsetzungsfunktion erfasst werden, dokumentiert sind. Diese Art der Zielsetzung hat dem gesamten Unternehmen geholfen, effektiver zu kommunizieren und Pläne besser umzusetzen. Alle Angestellten haben ein klares Verständnis davon, wie ihre Arbeit zu den übergeordneten Zielen beiträgt, und alle bemühen sich verstärkt darum, ihre Arbeit im Hinblick auf die umfassenderen Unternehmensziele zu verfolgen und zu messen. 

Zusätzlich zur Ziele-Funktion verwendet das Team Portfolios, um die Arbeit zu verwalten und nachzuverfolgen. Projekte werden mithilfe von Portfolios von der Ideenfindung bis zur Umsetzung und Bewertung nachverfolgt. Es war ein großer Gewinn für das Team, mithilfe der Berichtsfunktionen von Portfolios Einblicke in den Fortschritt von Projekten zu erhalten.   

Klare Ziele haben den Teams geholfen, bei der Vorausplanung besser zu werden. Alle denken jetzt ein bis drei Jahre in die Zukunft. 

Die Ziele-Funktion hat uns geholfen, gemeinsam unsere Fokussierung und Umsetzung unserer Strategie zu verbessern, damit wir namhafte Kunden gewinnen und unseren Partnern aus dem akademischen Bereich einen Mehrwert bieten können. Es ist äußerst erfreulich zu wissen, dass wir geschäftlich flexibel und agil sind.

Matt Tinker, Learning Design Manager

Ausblick 

Insgesamt arbeitet das Team von MSPACE deutlich produktiver. Der Plan sieht nun vor, Asana weiterhin auf eine noch ausgefeiltere Weise zu nutzen. Dazu gehört auch die Verbesserung der Datenerfassung und -berichterstattung, damit Teams ihre Wirkung besser quantifizieren können, sowie die weitere Integration von Asana in die umfassendere Technologieumgebung des Unternehmens, um Aufgaben zu automatisieren. Das Team von Asana freut sich darauf, MSPACE jetzt und in Zukunft dabei zu unterstützen, noch produktiver zu werden.