Seit seinen bescheidenen Anfängen hat das Unternehmen viele schnelle Wachstumsphasen erlebt. Während einer kürzlichen Phase des Wandels beschlossen Jane Lu, Gründerin und CEO, und Mitul Lakhani, Head of Digital Product, die Gelegenheit zu nutzen, um interne Prozesse zu verbessern. Die Teams arbeiteten in isolierten Bereichen, was die Transparenz innerhalb des Unternehmens einschränkte und es den Mitarbeitern schwerfiel, sich auf die wichtigsten Ziele auszurichten. Große Kampagnen wurden in Tabellen verwaltet, die nicht immer auf dem neuesten Stand waren, was zu Verwirrung und mangelnder Verantwortlichkeit führte. All dies führte zu langen Status-Meetings, die Zeit von dem wegnahmen, wofür das Unternehmen bekannt ist – Mode.

Die Auswahl einer Work-Management-Lösung

Mitul wusste, dass eine Work-Management-Lösung dazu beitragen würde, die Prozesse bei Showpo zu verbessern. Asana war dabei die erste Wahl, denn Mitul hatte es schon in einer früheren Position verwendet, und auch Showpos Kreativteam nutzte die Plattform bereits. Um sicherzustellen, dass die Plattform für das gesamte Unternehmen geeignet war, besuchte das Asana-Team in Sydney Showpo und sprach mit den wichtigsten Stakeholdern über die Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert waren.

Diese Treffen zeigten, dass Asana die richtige Lösung war, denn:

• Flexible Workflows ermöglichten den Einsatz eines einzigen Tools im gesamten Unternehmen.

• Die einfache Aufgabenzuweisung und Statusaktualisierungen in Echtzeit reduzierten den Bedarf an Meetings und E-Mails.

• Eine einzige Informationsquelle würde das Unternehmen auf die gleichen Ziele ausrichten.

Asana hat für eine viel bessere Zusammenarbeit und Koordinierung zwischen Teams gesorgt. Inzwischen werden alle größeren Projekte in Asana verwaltet.

Jane Lu, CEO bei Showpo

Ein neues Kapitel

Um die Akzeptanz sicherzustellen, stellten Jane und Mitul Asana im Unternehmen vor und erklärten, wie es in der täglichen Arbeit helfen würde. Zum Beispiel würde Asana die Klarheit in Bezug auf Zeitpläne und Arbeitsfortschritte verbessern und den Bedarf an übermäßigen Status-Meetings reduzieren. Um eine Überforderung zu vermeiden, wurde die Plattform in einem Team nach dem anderen eingeführt, angefangen mit dem Kreativteam. Darüber hinaus führte ein Customer Success Manager von Asana Live-Schulungen durch, damit sich jedes Team bei der Nutzung der Plattform und der Verwaltung von Projekten und individueller Arbeit sicher fühlte.

Jane ging mit gutem Beispiel voran, indem sie Asana nutzte, um ihre eigene Arbeit zu verwalten, wie z. B. die Planung der Unternehmensstrategie und die Durchführung von PR-Aktivitäten. Dies führte zu einem positiven Dominoeffekt bei Managern und Teams.

Die Vorteile der Automatisierung nutzen

Heute nutzt Showpo Asana unternehmensweit. Alle Geschäftsprozesse werden über die Plattform abgewickelt, von der digitalen Produktion bis hin zu Einführung neuer Modeartikel- und kollektionen. Hier sind einige wichtige Anwendungsfälle:

• Die Unternehmensplanung wird in Asana durchgeführt. Das leitende Führungsteam von Showpo nutzt Asana, um Tagesordnungen für seine wöchentlichen Planungs- und Prioritätsmeetings zu erstellen. So wird sichergestellt, dass wichtige Informationen nicht durch die Maschen fallen und jedes Meeting eine klare Struktur hat.

• Kampagnen wie z. B. saisonale Markteinführungen (etwa die Coachella-Kollektion) werden jetzt vollständig in Asana verwaltet. Zur Strukturierung von Kampagnen werden Vorlagen verwendet, die Aufgaben und Termine automatisch hinzufügen, was zu einer Effizienzsteigerung von 30 % führt.

• Prozesse für digitales Produktmanagement wie das Erstellen von Produktstrategieplänen und die Planung von Produktfeatures finden alle in der Plattform statt. Die Produktfahrplan-Vorlage von Asana wird verwendet, um Tagesordnungen zu erstellen und wichtigen Beteiligten zu zeigen, welche Prozesse in der Pipeline sind. Anschließend werden Projektvorlagen eingesetzt, um einzelne Produktfeatures mithilfe von Regeln und benutzerdefinierten Feldern einzuführen, was hilft, Aufgaben zu kategorisieren und wichtige Informationen schnell zu teilen. Dieser gestraffte Prozess hat die Kommunikation vereinfacht und die Produktivität insgesamt erhöht.

• Die Einarbeitung wird in Asana durchgeführt, und jedes Projekt für neue Mitarbeiter wird mit einer Vorlage gestartet, sodass keine Schritte oder wichtigen Informationen vergessen werden. Dieser gestraffte Prozess spart dem Team viel Zeit und hat das Einarbeitungserlebnis für neue Mitarbeiter verbessert, die nun vom ersten Tag an genau wissen, was sie erwartet.

Insgesamt haben Jane und das Führungsteam festgestellt, dass die Verantwortlichkeiten viel klarer sind und die Mitarbeiter profitieren von der verbesserten Transparenz im gesamten Unternehmen.

Dank Asana laufen unsere Projekte um 30 % effizienter. Das liegt an klarer verteilten Verantwortlichkeiten, einer besseren Koordination zwischen Teams und der Struktur, die Asana bietet.

Jane Lu, CEO bei Showpo

Mode ist wieder oberste Priorität

Das Showpo-Team wird auch weiterhin daran arbeiten, Frauen auf der ganzen Welt modische Kleidung zu bieten. Dazu gehört auch, sich weiterhin mit den Kundinnen auf Social-Media-Kanälen zu vernetzen und das Nutzererlebnis durch Upgrades der digitalen Verkaufsplattform zu verbessern. Das Allerwichtigste ist aber, die Kundinnen in den Mittelpunkt zu stellen und mit jedem Team zusammenzuarbeiten, um ein ganzheitliches, beeindruckendes und erinnerungswürdiges Erlebnis zu schaffen. Asana wird dem Team helfen, jeden Aspekt dieses Prozesses zu verwalten, jetzt und in Zukunft.