YMCA Victoria ist eine gemeinnützige Organisation mit der Mission, junge Menschen zu befähigen, indem sie ihnen die Fähigkeiten und das Selbstvertrauen vermittelt, ein positives und unabhängiges Leben zu führen. Die Organisation verwaltet große Freizeit- und Schwimmzentren in ganz Australien, betreibt Camps, Sportveranstaltungen, Kinderbetreuungseinrichtungen, Führungsprogramme und vieles mehr. 

Das Marketingteam von YMCA Victoria begann kurz vor dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie mit der Nutzung von Asana, um auf dem gleichen Stand zu bleiben und seine Ziele zu erreichen. Dies fiel auch mit einer Umstrukturierung der Abteilung zusammen, bei der Marketing- und Digitalexperten aus verschiedenen Geschäftsbereichen in einem einzigen, rund 40-köpfigen Marketingteam zusammengeführt wurden. 

Josh Russo, Digital Optimization Manager bei YMCA Victoria, leitete Anfang 2019 die Implementierung von Asana. Das Programm wurde ursprünglich eingeführt, um sein Team im Bereich der digitalen Dienstleistungen zu unterstützen, und war sofort ein Erfolg. Asana war einfach zu bedienen, ermöglichte es, Aufgaben zu mehreren Projekten hinzuzufügen, und verfügte über sofort einsatzbereite Vorlagen, die dem Team den Einstieg erleichterten. Die Verwendung von Asana führte zu folgenden Ergebnissen:

• Deutliche Reduzierung des internen E-Mail-Verkehrs und der doppelten Dateneingabe durch verbesserte Kommunikationsworkflows.

• Mehr Vertrauen im Team durch mehr Transparenz bei der Arbeit, die sie erledigten.

• Mehr Zeit für strategische Arbeit wie die Erstellung von Websites, was zu einer besseren Erreichung der KPIs führte.

Dank des Erfolgs von Asana in Joshs Team wurde die Plattform im gesamten Marketingteam eingeführt.

Asana kam zu einem entscheidenden Zeitpunkt für uns ins Spiel. Asana hat uns geholfen, effizienter zu arbeiten, was beim Umstieg auf ortsunabhängiges Arbeiten von entscheidender Bedeutung war.

Josh Russo, Manager für digitale Optimierung

Übergang zum ortsunabhängigen Arbeiten 

Als die Pandemie begann, stellte das Marketing-Team – wie die meisten anderen Teams auf der ganzen Welt – auf ortsunabhängiges Arbeiten um. Zu diesem Zeitpunkt war das Team bereits geübt im Umgang mit Asana und arbeitete nach einem monatlichen Sprint-Modell. Dank der zentralen Rolle von Asana bei den täglichen Aufgaben des Marketingteams war der Übergang zur Remote-Arbeit nicht allzu störend. Tatsächlich war Asana die zentrale Plattform, die das Team nutzte, um mit mehreren Lockdowns umzugehen und sich davon zu erholen – darunter auch einer der längsten Lockdowns weltweit. 

Es ist wirklich schwierig, 40 Personen dazu zu bringen, auf die gleiche Weise zu arbeiten, insbesondere im Homeoffice. Asana hat dies dank der Möglichkeit, Workflows und Vorlagen zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und sie in mehreren Projekten zu speichern, erheblich vereinfacht.

Josh Russo, Manager für digitale Optimierung

YMCA Victoria ist in mehreren Branchen tätig, die alle während der Lockdown-Perioden erhebliche Veränderungen und Einschränkungen erlebten. Es lag in der Verantwortung des Marketingteams, über 60.000 Kunden sowie Tausende von Mitarbeitenden und Freiwilligen über die Schließungen und Wiedereröffnungen zu informieren – und Asana war für diesen Prozess von entscheidender Bedeutung. 

Lockdowns mit Asana managen 

Im Folgenden erfahren Sie, wie das Marketingteam von YMCA Victoria Asana genutzt hat, um die Herausforderungen zu bewältigen, die durch die COVID-19-Lockdowns entstanden sind: 

• Es gibt eine Vorlage für Wiedereröffnungsaufgaben mit 600 Unteraufgaben, die dem Marketingteam dabei hilft, alle YMCA-Standorte schnell zu schließen und wieder zu eröffnen. Jedes noch so kleine Detail, von der Änderung der Öffnungszeiten auf Google bis hin zur Aktualisierung der Informationen auf der Website, ist in der Vorlage enthalten. Anfangs brauchte das Team eine Woche, um die Schließung oder Wiedereröffnung von Standorten zu kommunizieren. Jetzt dauert es dank der Vorlage weniger als einen Tag – eine Zeitersparnis von 85 %. 

• Anfrageformulare wurden bereits vor COVID verwendet, gewannen aber während der Lockdowns an Bedeutung. Mithilfe von Asana-Formularen können Mitarbeiter im gesamten Unternehmen von jedem Standort aus Marketinganfragen stellen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass diese verloren gehen oder übersehen werden. Allein in einem Monat hat das Marketing-Team 316 Anfragen mit insgesamt 4.258 Aufgaben erledigt. 

• Die Berichterstattung ist jetzt einfacher, da Asana die benötigten Informationen erfasst, einschließlich der Anzahl der erledigten Anfragen. Dies erleichtert es Josh und anderen Teamleitern, trotz Lockdowns und anderer durch COVID-19 verursachter Störungen den normalen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.

Insgesamt erleichtert Asana die Kommunikation und Zusammenarbeit im gesamten Team erheblich. Die Möglichkeit, Projekte zu erstellen und zu teilen, Aufgaben zuzuweisen und diese zu kommentieren, hat den Bedarf an internen E-Mails reduziert. Der Wechsel zur Remote-Arbeit hat die Nutzung von Asana weiter verstärkt, und heute öffnen die meisten Teammitglieder Asana vor jeder anderen Plattform, wenn sie ihren Arbeitstag beginnen.  

Unser jüngster Neustart führte zu einer Steigerung des Web-Traffics um 84 % und einer Zunahme der Sales Leads um 80 %. Dies alles zu bewältigen wäre ohne die Prozesse, bei deren Erstellung Asana dem Team geholfen hat, nicht möglich gewesen.

Josh Russo, Manager für digitale Optimierung

Umstellung auf hybrides Arbeiten 

YMCA Victoria ist inzwischen zu einem hybriden Arbeitsmodell übergegangen. Das Marketing-Team verwaltet seine Arbeit weiterhin in Asana. Alle neuen Teammitglieder im Marketingbereich absolvieren die Asana-Grundlagenschulung und nehmen anschließend an einem speziellen Onboarding-Projekt von YMCA Victoria teil, in dem interne Prozesse erläutert werden, z. B. wie Vorlagen für Teamprojekte verwendet werden.

Josh plant, ein umfassendes Projekt zu erstellen, das alle für das kommende Jahr geplanten Marketingaktivitäten zusammenfasst, damit diese noch präziser nachverfolgt und in Berichten dargestellt werden können. Es gibt auch Pläne, einen internen Asana-Botschafter-Club zu gründen, damit das Team sicherstellen kann, dass es die Plattform weiterhin bestmöglich nutzt.