無論您是負責監督餐廳庫存、追蹤辦公用品，還是跨團隊管理設備，Asana 的可自訂庫存範本都能為您的團隊提供一個共用系統，以監控您擁有的物品、其所在位置以及需要注意的事項。 不再需要透過試算表或電子郵件追蹤更新。

此簡單的庫存範本可協助您記錄項目、指派後續追蹤事項、維持流程的一致性，最重要的是，在最大程度減少錯誤的同時擴展您的庫存追蹤。

誰可以從此庫存範本中受益？

在 Asana 中，我們看到團隊很容易在各部門之間失去對用品、工具或庫存的追蹤。 若沒有集中式系統，重複訂單或錯過再訂購點等小問題很快就會演變成延遲或缺貨。

無論您是管理食品庫存、補貨上架，還是追蹤多個零售據點的產品，此庫存範本都能協助您隨時掌握每個項目名稱、SKU 和單價的變更情況。

此庫存核對清單範本非常適用於需要以清晰、可重複的方式追蹤其管理內容的團隊和個人：

• 小型企業主在共用的企業庫存系統中追蹤庫存水準、再訂購點和定價。

• 商店經理監控線上和店內管道的庫存、銷售點用品以及產品供應情況。

• 在不同工作之間管理原材料、設備及其他特定於現場的庫存的施工團隊。

• 處理設備庫存、保固詳細資料和硬體記錄的 IT 和設施團隊。

• 管理跨地點多種類型庫存的非營利組織和學校，從書籍和工具到捐贈物品。

• 將家居用品整理成家居庫存的個人，用於保險、搬家或個人記錄。

• 在醫療保健、零售、物流或教育等行業中負責基本庫存追蹤的任何人。

為什麼要使用 Asana 庫存範本？

我們看到許多團隊從庫存試算表轉換至 Asana，並立即感覺到對庫存管理的掌控力更強。 與其對再訂購數量多加揣測，或在多個分頁中翻查成本詳細資料，不如將所有內容集中在一個清晰的協作工作空間中。 結果如何？ 延遲情況減少、補貨速度更快，並能針對何時訂購哪些商品做出更明智的決策。

藉助此庫存追蹤範本，您可以：

• 在同一處追蹤項目名稱、SKU、數量和儲存位置；非常適合用於庫存管控和資產追蹤。

• 新增單位成本、總價值和狀態的欄位，以提升可視度，並協助團隊根據即時資料採取行動。

• 使用再訂購點和自訂規則，在庫存過低前自動補貨。

• 新增並組織供應商聯絡人，並追蹤上次交易的日期，以便做出明智的採購決策。

• 使用 Asana AI 來偵測缺口、建議自動化，並簡化庫存管理工作流程中的重複性任務。

• 透過支援從辦公用品到 IT 設備等各式各樣庫存類型的內建功能，讓您的庫存系統保持靈活性。

• 授予團隊成員共用資料的存取權限，從而減少資訊孤島，並實現更快、更明智的決策。

如何使用此庫存範本

1. 複製庫存清單範本。 按一下「使用範本」，即可在 Asana 中建立您的版本。 為其命名，以符合您的設定，例如「倉庫用品」、「IT 硬體」或「設施庫存」。

2. 將每個項目記錄為任務。 針對您要追蹤的每個項目建立一個任務。 使用任務標題作為產品名稱或標籤，並新增任何識別資訊，例如零件編號或 SKU，以便輕鬆搜尋。

3. 新增追蹤欄位。 使用數量、存放位置、每單位成本、總價值、再訂購閾值和項目狀態等欄位來自訂專案。 這可讓您清楚掌握庫存情況、存放位置以及需要注意的事項。

4. 記錄廠商資訊和訂單歷史記錄。 使用任務描述儲存供應商名稱、聯絡詳細資料和訂單連結。 新增欄位或評論，以追蹤上次訂購或收到項目的時間。

5. 依類型或位置組織。 使用區段依類別 (例如工具、傢俱、消耗品) 或存放位置 (例如 A 室、主儲藏室或倉庫 3 號庫位) 將項目分組。 這樣可以更輕鬆地一目了然地找到您需要的內容。

6. 指派後續追蹤和補貨任務。 如果需要重新訂購或檢查某項物品，請將其指派給適當的人員，並設定截止日期。 您還可以將收據、發票或保固文件直接附加至任務。

7. 選擇適合您工作流程的檢視方式。 使用清單檢視以獲得簡單明瞭的項目記錄，使用看板檢視以追蹤項目狀態，或使用時間軸檢視以監控排定的稽核或更換週期。 儀表板可以顯示摘要，例如總庫存價值或已標記的項目。

8. 使用內建工具簡化您的流程。 使用規則功能，在庫存不足時自動傳送提醒。 使用「檔案」和「訊息」標籤頁，將供應商檔案和備註集中在一處。 Asana 可協助您減少使用試算表，並讓您的流程順暢運作。

用於改善庫存管理的 Asana 功能

• 自訂欄位：為每個庫存項目新增結構性資料，例如單價、庫存量、序號或保固結束日期。 您可以使用這些欄位排序和篩選任務，以便快速確定哪些事項需要多加留意。

• 時間軸檢視：查看一段時間內的庫存活動。 無論您是追蹤補貨週期、保固到期日或季節性項目，時間軸檢視都能幫助您進行規劃，避免最後一刻手忙腳亂。

• 規則：使用自動化功能，提前掌握庫存問題。 例如，當庫存水準低於特定閾值時，您可以觸發任務指派或 Slack 通知。

• 多歸屬任務：讓庫存任務在多個專案 (例如營運、IT 或財務) 中保持可見，而無需重複建立。 這是改善跨團隊協調的簡單方法。

• 表單：讓團隊成員透過標準化表單提交補貨請求或報告遺失的項目。 每個條目都會變成您庫存範本中的任務，以便輕鬆追蹤。

• 核准：使用內建的核准功能簡化重新訂購流程。 為任何庫存任務新增核准階段，以便團隊主管或財務經理快速審查並提供核准。

• 狀態更新：在同一處分享有關庫存週期、補貨進度或即將進行的稽核的快速更新。 這些更新會連結至您的專案，因此每個人都能隨時掌握最新資訊，無需追蹤電子郵件。

推薦的整合

• Tableau ：將您的庫存資料轉換為動態儀表板。 藉助 Asana + Tableau 整合，您可以將庫存不足、補貨頻率和項目價值隨時間變化的趨勢可視化。 

• Microsoft Excel ：將您的庫存表匯出至 Excel，以便離線存取或與組織外部的團隊成員分享。 非常適合列印、進階資料輸入或與其他 Microsoft 工具同步。 

• Google 試算表：將您的庫存清單與試算表同步，以執行自訂報告或建立可列印的核對清單。 非常適合希望在即時系統中搭配使用熟悉的試算表檢視的團隊。 

• Gmail ：將供應商的電子郵件或再訂購確認轉變為可追蹤的任務。 無需複製貼上；只需點擊一下，即可將電子郵件直接傳送至您的庫存系統。 

• Slack ：使用 Slack 訊息自動化低庫存提醒和再訂購核准。 您還可以將 Slack 對話轉為任務，使非正式的最新資訊與您的庫存工作流程保持關聯。 

• Dropbox ：將供應商合約、保固或手冊附加至任何庫存項目。 透過 Dropbox 整合，每個文件都會與其支援的項目一併儲存。 

關於庫存範本的常見問題