標準作業程序範本：免費標準作業程序範本

最高效的團隊對所有事務都有流程，從最佳作法到公司檔案資料夾的命名。 團隊會定期執行這些流程，並隨著時間的推移而變得更好。 但您如何確保每個人都以相同的方式執行每個流程？ 這就是標準作業程序 (SOP) 的用武之地。

SOP 記錄重要的公司流程，並指導團隊成員學習或重新學習任務。 您可以在團隊或公司層級撰寫 SOP。 繼續閱讀，深入瞭解什麼是 SOP 以及如何建立它們。

什麼是標準作業程序 (SOP)？

標準作業程序 (SOP) 是一套書面說明，說明您的團隊將如何完成特定流程。 它們用於團隊成員定期執行的任務，因為它們可簡化溝通、減少錯誤並促進一致性。 

標準作業程序通常是更大型工作流程文件流程的一部分。 工作流程是一套可重複的端對端流程，在對的時間連結對的人員和資訊，以幫助團隊達成目標。 在任何給定的工作流程中，您的團隊可能會定期執行一些流程，而這些流程可以從 SOP 中受益。

透過為工作流程中的每個流程建立標準作業程序，您可以幫助團隊完成端到端流程，並更快地交付成果。

什麼是標準作業程序範本？

標準作業程序範本是一種預先建立的指南，可用於快速記錄和複製程序。 它為新進員工到職、管理工作流程或完成專案等任務提供了清晰、一致的結構。 由於標準作業程序範本可重複使用，因此可節省時間，並幫助團隊每次都遵循相同的可靠步驟，使流程更快、更易於實施。

免費的標準作業程序範本

團隊需要明確的流程才能有效實現其目標。 問題是，您的團隊如何記錄和溝通現有流程，以確保每個人都保持一致？

此免費標準作業程序範本透過提供有關營運方法的基本背景資訊，並有效利用您的專案管理工具，為您的團隊提供記錄內部流程的統一方式。

以下是整合 SOP 範本可為您的團隊帶來的幫助：

• 行銷標準作業程序：使用標準作業程序範本來指導行銷活動或促銷活動，確保團隊成員和專案關係人有明確的指示 (包括公司名稱和聯絡詳細資料) 以便執行任務。

• 銷售 SOP：為您的銷售團隊提供清晰的步驟，以便在電子郵件、CRM 或銷售工具中遵循全公司的做法。

• 人力資源部 (HR) SOP ：人力資源部 (HR) SOP 範本可簡化到職等任務，幫助新員工從生效日期起有效整合。

• 工程和產品 SOP：透過包含時間軸、品質控制和自動化的程序，將編碼、測試和發佈階段標準化，以實現更順暢的工作流程。

• 客戶支援 SOP：定義升級、退款和常見問題的流程，以便您的客戶體驗團隊擁有即時支援所需的資訊。

您可以在下方找到免費的標準作業程序範本。 將此逐步 SOP 範本用於範圍較小的簡單主題。

如何使用標準作業程序範本

若要充分利用 SOP 範本，您的說明必須清晰、有條理且具備適應性。 以下是一些關鍵提示，可確保您的標準作業程序既有效率又易於使用。

• 在「標準作業程序 (SOP) 用於：」標題下，明確定義 SOP 範本將用於的特定任務或流程。 此標題應精確且易於識別。

• 在「此文件的建立目的為：」標題中，簡潔地闡明 SOP 的主要目的或目標。 說明此程序為何重要，以及它如何使工作流程受益。

• 使用編號清單依序概述程序的每個步驟。 確保每個步驟都清晰而詳細，不留任何模稜兩可的餘地。

• 在整個文件中使用一致的風格和語言。 這有助於維持明晰度和理解，特別是對於複雜的任務。 除非您確定讀者能夠理解，否則請避免使用行話和術語。 為避免混淆，請將所有縮寫或縮略詞寫全。

• 記錄步驟後，請檢閱已完成的 SOP 範本，以確保準確性和完整性。 讓定期執行該任務的人進行驗證可能會有所幫助。

• 隨著流程的變化或演進，請準備好更新標準作業程序。 標準作業程序是一份動態文件，應反映最新的實務做法。

將這些最佳作法納入您的 SOP 範本中，可提升工作流程的明晰度和效率。

如何撰寫標準作業程序

無論您使用哪種 SOP 格式，它們都有相似的組成部分。 您的 SOP 應該有一個明確的標題，以便團隊成員輕鬆存取文件。 您還需要包含一個區段，說明 SOP 的目的和逐步說明，以指導讀者。 請使用以下步驟開始撰寫 SOP。

1. 確定您的終端使用者

選擇要為哪個流程撰寫第一個 SOP 後，您需要清楚瞭解您的終端使用者是誰。 如果您是為團隊撰寫此 SOP，請提出以下問題：

• 哪些團隊成員將使用此 SOP？

• 他們在團隊中與其他人的角色是什麼？

• 他們多久會使用一次此文件？

• 此標準作業程序是否會作為訓練材料或參考資料？

• 此標準作業程序是否有多個用途或終端使用者？ 

您將在內部使用 SOP，但您可以應用與GTM 策略中類似的策略。 建立買家角色，並決定文件的關鍵訊息。 雖然您並非試圖進行銷售，但您的讀者應該從您建立的 SOP 中獲得最大價值。

提示：一個標準作業程序可能有多個終端使用者。 例如，具有不同工作角色的團隊成員可能會閱讀一般專案工作流程 SOP，以瞭解他們在整個工作流程中的不同角色。 儘管您在此情況下不需要制定多個 SOP，但您需要考慮這些不同的觀點，並可能分解您的步驟，以便每個使用者都能確切瞭解他們需要做什麼。

2. 定義您的目標

您最終希望幫助終端使用者執行程序或流程。 但您可能會為您的 SOP 設定更大的目標，具體取決於流程的內容以及您過去是否遇到過問題。 

例如，由於團隊的留任率較低，您可能需要為團隊成員的到職建立 SOP。 在審閱離職面談資料後，您注意到人們因為不良的到職體驗而離開團隊。 您的到職 SOP 的SMART 目標是：

• 改善第一天的工作體驗

• 概述 30-60-90 天計劃

• 未來一年將留任率提升 20%

提示：就像您擁有的任何其他目標一樣，您可以為您的 SOP 建立流程設定 KPI 或OKR。 OKR 可以幫助您設定延伸性目標，即您希望在下一年建立多少個 SOP。 KPI可協助您衡量每個 SOP 是否提升了團隊生產力。  

3. 確定您的範圍和格式

您現在應該對您的 SOP 有了基本的概念，這意味著您幾乎已經準備好撰寫它了。 現在，您需要確定如何顯示資訊以及文件的深度。 以下關鍵可以幫助您確定範圍和格式：

• 簡單主題：使用分步式 SOP 格式，這最適合較小範圍的主題。 此 SOP 可能只有幾個區段，其中一個區段說明 SOP 的「原因」，其他區段則提供工作指示。 

• 複雜主題：使用階層式標準作業程序格式，從而實現更大的範圍。 您應在此標準作業程序中包含目錄、標題和多個區段。 

• 條件性主題/核准流程：使用流程圖 SOP 格式，其提供靈活的範疇大小。 此 SOP 可能包含各種決策或條件性項目，您需要確保以易於遵循的方式進行草擬。 您也可以在頂端加入一個簡短的「原因」區段。

提示：您的主題應該引導您選擇 SOP 格式，而不是相反。 例如，如果您有一個像上線引導這樣複雜的主題，並嘗試將其放入流程圖格式中，您的讀者將無法獲得他們所需的所有詳細資料，並將難以完成他們的訓練。 

4. 草擬您的標準作業程序

撰寫標準作業程序需要將您的流程或程序分解為區段和步驟。 請務必詳細說明您的指示，以便所有讀者都能清楚瞭解 SOP。 即使您認為某個步驟很明顯，也應將其納入其中，以避免混淆並減少出錯的機會。 

例如，如果您正在建立有關如何處理客戶付款的新標準作業程序，則您的標準作業程序草稿可能會有一個標題、一個說明文件目的的區段，以及一個有關以下事項的詳細說明清單：

• 如何要求付款

• 儲存客戶付款資訊的安全準則

• 如何瀏覽付款平台

• 在何處記錄已處理的付款

• 付款處理後該怎麼做

起草標準作業程序後，您可以將其展示給終端使用者，並詢問他們是否包含完成任務所需的所有內容。 如果您的團隊有疑問，請根據需要改進標準作業程序。  提示：撰寫完 SOP 後，您需要不時重新審視，以確保其仍然具有相關性。 流程需要持續改進。 透過持續更新您的 SOP，您可以確信您的團隊知道如何在一流的層級上執行。

標準作業程序範例

以下是一個流程圖 SOP 的範例。 此標準作業程序概述了如何提交費用報告並獲得報銷。 在流程圖上方，有一段說明標準作業程序目的的文字。

何時應使用標準作業程序範本

標準作業程序範本可以改善團隊的許多 Business 版流程。 如果您是第一次建立此範本，請先針對團隊處理的所有重複性內部流程進行腦力激盪。 思考您通常會教導新團隊成員的任務。 這麼做可以幫助您確定哪些流程會從 SOP 中受益，哪些流程可能不需要 SOP，例如簡單的流程或需要實際操作、即時培訓的流程。

常見的 SOP 文件包括：

• 如何引導新客戶到職

• 第一天工作的逐步指南

• 依據類型和位置的檔案命名慣例

• 排定會議和任務的提示

• 團隊標準專案工作流程指南

• 如何導覽專案管理軟體

• 您的績效審查流程概觀

不適合使用標準作業程序的時機：

• 一次性任務

• 個人特定流程

• 快速變化的事件

• 需要詳細訓練的任務

規劃流程有助於確定 SOP 範本在哪些方面能增加最大價值。

標準作業程序的優點

在前端建立 SOP 可能很耗時，但它們為團隊成員的日常工作流程帶來了許多長期效益。 它們還能提高公司的整體效率。

標準作業程序的優點包括：

• 建立一致性： SOP 可協助團隊成員以相同的方式執行流程。

• 縮短訓練時間：擁有書面指南，可以更輕鬆地對團隊成員進行任務和工具的訓練 (和再訓練)。

• 快速回答常見問題：團隊成員可以使用 SOP 來自行尋找程序問題的答案。

• 簡化溝通：標準作業程序為團隊成員如何完成內部任務提供了單一事實來源。

• 節省時間：標準作業程序為團隊成員提供快速說明，為參與相關工作流程的每個人節省時間。

• 減少工作錯誤：團隊成員在執行任務時可以遵循標準作業程序，並知道他們收到的是準確的資訊。 這樣他們就不必再靠猜測。 

標準作業程序格式類型

選擇正確的 SOP 格式取決於您的受眾、目標和所需的詳細資料。 建立支援全公司流程或闡明特定團隊工作流程的 SOP。 常見用途包括新員工到職、離職、休假申請、稽核、付款、內容修訂歷史記錄和專案變更提交。

標準作業程序格式通常分為三類：逐步式、階層式和流程圖。

逐步式 SOP

此格式將任務分解為清晰的步驟，非常適合接收付款等簡單流程。 包含：

• 目的陳述

• 簡介

• 清晰的項目符號說明

• 每個步驟的負責人員說明

階層式標準作業程序

此格式專為團隊成員到職等複雜流程而設計，可將資訊組織成詳細的區段。 包含：

• 目錄

• 目的陳述和摘要

• 詳細說明，並附上核對清單或標準的連結

• 負責團隊或專案關係人的識別

流程圖 SOP

非常適合具有條件性步驟的流程，例如核准。 此 SOP 格式提供了可視化指南。 包含：

• 目的陳述

• 清晰的流程圖或情境圖表

• 指定當責人員

使用標準作業程序範本建立和擴展您的工作流程

標準作業程序是記錄團隊工作流程的重要組成部份。 工作流程可以簡化您的營運，並協助您的團隊實現目標。 使用 Asana 這樣的工作管理軟體來建立工作流程，為更強大的流程和績效鋪平道路。

關於標準作業程序範本的常見問題