控股公司的風險投資部門是Yıldız Ventures ，該部門在其企業風險投資架構下也孵化顛覆性的內部創業專案，並營運新創企業加速器計畫。 其執行長 Yahya Ülker 融合了尖端技術和實踐方法，協助 Yıldız Ventures 豐富其新創企業生態系統，並在評估投資時更快推進。

Yahya 認為，透過將工作集中到一個平台上，有機會提高組織的生產力。 在使用 Asana 之前，這支由 300 人組成的團隊使用多種工具，包括電子郵件、聊天、試算表和各種應用程式。 由於無法追蹤整個組織的所有專案和溝通，團隊無法從標準流程中獲得效率優勢：

• Yıldız Ventures 每年都會收到數百份新創公司提案和融資申請，透過電子郵件管理這些提案和申請難以擴展，且需要冗長的電子郵件往來。

• 透過電子郵件處理內部流程 (例如申請僱用人數或 IT 需求) 的速度緩慢。

• 來自供應商、新創公司和外部協作者的大量溝通透過不同、不相連的管道傳入，這導致回覆時間延遲，並需要額外的會議。

Yahya 的願景是在 Asana 中簡化協作，使流程更順暢、更快，甚至實現自動化，並改善所有為尋求合作夥伴關係或資金而聯絡 Yıldız Ventures 的人的體驗。

Asana 將我們的日常工作自動化，讓我們可以在不同的 Yıldız Ventures 團隊和投資組合公司之間進行同步。

Yıldız Ventures 執行長 Yahya Ülker

尋找一流的協作平台 

2019 年，當 Yahya 擔任 Yıldız Ventures 執行長時，他尋找了一個工作管理平台，其功能比他過去使用過的個別任務管理工具還要多。 他評估了 10 多種工具，並因 Asana 能夠支援整個組織的協作而選擇了它。 

Yahya 和幾位隊友開始使用 Asana 來管理工作。 2021 年，Yıldız Ventures 引進了工作管理顧問公司兼 Asana 合作夥伴Omtera ，以加速採用並最佳化用量。

Omtera 和 Yıldız Ventures 知道，如果他們能強化公司流程，就能提高組織的工作量，並將浪費的時間轉化為策略性工作。 工作剖析全球索引報告指出，知識工作者每週平均會因為非必要會議而損失近 3 小時的時間，而工作者估計，如果流程得到改善，每週可以節省 4-6 小時的時間。 

Omtera 直接解決了這個問題，並為一個高效、以策略為導向的組織建立了基礎架構。

藉助 Omtera 大幅提升工作流程效率

在 Omtera 的協助下，Yıldız Ventures 將 Asana 的採用率從 20% 的員工提升至 95%。 Omtera 的合夥人兼銷售與客戶成功主管 Murat Yılmaz 帶領了此項實施工作。

Omtera 首先與每個團隊會面，以瞭解他們的工作流程和窒礙難行之處，然後協助在 Asana 中建立這些工作流程。 他們導入了先前離線或在其他工具中管理的流程，將團隊之間的流程連結起來，並確保團隊使用表單、自動化和整合等功能。 他們還為團隊和各個職級 (從基層員工到高階主管) 提供了量身定制的 Asana 訓練。 現在，Yıldız Ventures 的大多數員工都使用 Asana 來處理核心工作流程，他們與 Omtera 共用一個 Asana 專案，以追蹤正在進行的實施工作，例如即將推出的 Asana 功能、培訓以及正在建置的新工作流程的狀態更新。

Yıldız Ventures 有來自公司和不同小組的許多輸入項和輸出項。 他們需要一個集中式平台來組織所有請求、管理所有工作並全盤掌握狀況。

Omtera 合夥人暨銷售與客戶成功主管 Murat Yılmaz

提升營運效率，實現更快速、更具策略性的投資

如今，Yıldız Ventures 的所有團隊都在 Asana 中使用流程，以更快、更明智地做出決策。 他們表示，現在能夠做到：

• 將業務流程的執行速度提升 40%

• 將虛工減少 35%，並將策略性工作增加 80% 

• 減少 35% 耗費在電子郵件上的時間，並減少 55% 耗費在搜尋資訊上的時間

Yıldız Ventures 大幅提升了整個組織的工作流程。 

OKR 追蹤

Yıldız Ventures 使用 Asana目標來追蹤 OKR，並每季報告進度。 每位團隊成員都有五個目標，例如要尋找的金融科技新創公司目標數量，這些目標會彙整成一個主要目標。 Asana 會自動顯示距離完成的進度百分比。 

投資營運

投資營運團隊使用 Asana 作為客戶關係管理系統，以追蹤交易流程並將投資評估速度提升多達 50%。 以下介紹其運作方式。

藉助 Asana，我們建立了一個獨特的工作流程，使我們能夠完全自動化投資評估步驟，以找到最值得投資的新創公司。

Yıldız Ventures 投資總監 Ecem Altıok

(1) 接受融資申請

自 2020 年以來，Yıldız Ventures 已透過 Asana 追蹤了 1,000 多筆交易，用於評估直接投資和基金投資。 任何需要資金或希望聯絡 Yıldız Ventures 的新創公司或組織，都可以填寫其網站上提供的 Asana 表單。 Yıldız Ventures 已透過這些表單收到 700 多份融資申請，這些表單會自動新增至 Asana 並作為任務。 Asana 規則會根據產業分配情況，自動將任務指派給合適的人員進行審查，從而啟動一系列的評估步驟，無需使用電子郵件。

此前，申請是透過電子郵件送出的。 當時沒有辦法追蹤每個申請處於哪個階段、接下來應該由誰審核，以及誰擁有哪些資訊。 

(2) 管理交易流程

Yıldız Ventures 使用 Asana 作為自動化 CRM 來管理資金申請。 每個申請案都會經歷一系列階段，由團隊成員進行審查並做出「是/否」的決定。 接著，規則會將申請轉交給流程中下一位的審核人員。 

現在，團隊可以追蹤申請在尋源、初步評估、詳細評估、盡職調查和投資委員會等階段的進展。 申請人的 Asana 任務會將所有備註和對話記錄在同一處，因此當最終決策者需要審查申請時，他們需要知道的所有資訊都近在眼前。  

如果某家公司尚未準備好接受投資，其 Asana 任務就會進入待辦項目專案，以便 Yıldız Ventures 能在一年後跟進該公司。即使他們發展迅速，也絕不會遺漏任何申請。

工作流程也讓投資機會的取得變得更加容易，並讓我們能夠以非常有效的方式追蹤從早期階段到後期階段的募資歷史。 當我們遇到一家新創公司時，可以輕鬆地在 Asana 中查詢我們的交易流程，看看我們的投資團隊成員是否有誰曾與他們見過面。 如果是，這會建立即時且獨特的連結。

Yıldız Ventures 投資總監 Ecem Altıok

(3) 追蹤進行中的投資 

Yıldız Ventures 投資後，團隊會透過 Asana 追蹤持續的關係。 Yahya 表示：「我們使用 Asana 來記錄與投資相關的所有資訊和最新消息，包括提款、年度會議、聯絡人等。」 

任務中的自訂欄位顯示了公司所屬產業、交易規模和貨幣等資料，這些資料作為事實來源，有助於 Yıldız Ventures 分析其投資組合的整體趨勢。 

Yıldız Ventures 還使用 Asana報告功能來追蹤投資週期、績效和營運。 儀表板從自訂欄位資料中提取資訊，以報告他們每月收到的申請數量、批准的申請數量以及投資的金額。 自訂欄位還會擷取分配和報酬分析。

人力資源部 (HR) 請求

藉助 Asana，人力資源團隊在管理請求、招聘和新員工到職引導上所花費的時間減少了 50%。 

過去，人力資源請求 (例如核准增加團隊人員編制) 是透過電子郵件進行的。 Omtera 將此流程移至 Asana，在 Asana 中，表單會擷取請求，而規則則會將任務指派給合適的人力資源部 (HR) 決策者。 人員配置獲核准後，透過任務追蹤應徵者的進程，並在應徵者獲聘後，透過 Asana 專案範本進行到職引導。

來自 Omtera 的 Murat 表示：「Asana 是主要的人才招募工具，可提升 Yıldız Ventures 的人力資源流程，並實現快速核准。 在 Asana 中，他們可以分享面試的評論、使用範本來追蹤空缺職位，並將任務標記為核准，以便每個人都瞭解達成錄取決定的後續步驟。」

Yıldız Ventures 在其他方面的 Asana 使用情況

IT：現在，IT 需求的請求透過 Asana 表單提出。

產品：產品團隊使用Asana for Jira 整合來管理進行中的衝刺和產品藍圖。

法務：Yıldız Ventures 在 Asana 中管理數百份法律協議。

供應商管理：供應商透過 Asana 表單提交申請，這些申請會轉換為 Asana 工作流程中的任務，以便各部門評估和選擇供應商。

內部協調：團隊使用 Asana 來記錄會議備註、管理 Yıldız Ventures 的內容行事曆、與 Yıldız Holding 的團隊進行協作，並透過使用 Asana 的評論和更新功能來消除內部電子郵件。 他們將 Asana 與日常使用的工具整合在一起，例如Gmail、Google 行事曆、Google 雲端硬碟和工作空間。 

藉助 Asana 中的工作流程，Yıldız Ventures 可以更快地對市場機會做出反應。

藉助 Asana，我們能夠從各個角度查看和追蹤工作負荷，精確找出效率高和效率低的地方。

Yıldız Ventures 執行長 Yahya Ülker

引領新創生態系統邁向未來

Yıldız Ventures 計畫持續改善其 Asana 的實施情況，而 Omtera 就陪伴在他們身邊，協助優化流程，並讓他們隨時掌握 Asana 的最新功能。 Murat 表示：「我們會分享 Asana 藍圖中接下來的內容，以便 Yıldız Ventures 為此做好規劃，並避免投資於多餘的工具。」

在體驗到 Asana 帶來的眾多營運益處後，Yıldız Ventures 也正協助其投資組合中的新創公司採用 Asana。 例如，他們協助線上超市istegelsin.com將這些工作流程移至 Asana，從而改善了其供應商和請求管理流程。

隨著 Yıldız Ventures 邁入未來的工作模式，他們也邀請其新創企業生態系統一同加入。