A 6-step guide to requirements gathering for project success

Pengumpulan persyaratan mungkin tampak jelas, tetapi jarang mendapatkan perhatian penuh yang seharusnya. Seperti peregangan sebelum berolahraga atau menyikat gigi sebelum tidur, ini adalah tugas sederhana yang sering diabaikan. 

Namun, mengabaikan hal-hal yang tampaknya mudah ini dapat menyebabkan cedera, gigi berlubang, atau, dalam hal manajemen proyek, risiko proyek. 

Dalam bagian ini, kami akan menguraikan proses pengumpulan persyaratan dan menjelaskan bagaimana meluangkan waktu untuk fokus pada pengumpulan persyaratan dapat menghasilkan proyek yang sukses.

Apa itu pengumpulan persyaratan dalam manajemen proyek?

Pengumpulan persyaratan adalah proses mengidentifikasi persyaratan proyek Anda secara tepat dari awal hingga akhir. Proses ini terjadi selama fase inisiasi proyek, tetapi Anda akan terus mengelola persyaratan proyek di sepanjang linimasa proyek. 

Pengumpulan persyaratan biasanya terjadi selama brief proyek atau rapat awal.

Beberapa pertanyaan meliputi:

• Berapa lama jadwal proyek kita?

• Siapa yang akan terlibat dalam proyek?

• Risiko apa yang mungkin kita hadapi dalam proyek ini?

Pengumpulan persyaratan tidak seharusnya rumit, tetapi merupakan komponen penting dari proses inisiasi proyek.

Proses pengumpulan persyaratan 6 langkah

Untuk mengumpulkan persyaratan, gunakan proses enam langkah berikut. Setelah selesai, Anda akan memiliki dokumen persyaratan komprehensif yang menguraikan sumber daya yang dibutuhkan untuk melanjutkan fase proyek.

Langkah 1: Tetapkan peran

Langkah pertama dalam pengumpulan persyaratan adalah menetapkan peran dalam proyek Anda. Ini saat Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek.

Pemangku kepentingan adalah siapa saja yang berinvestasi dalam proyek, baik mitra internal maupun eksternal. Misalnya, pelanggan adalah pemangku kepentingan eksternal, sementara manajer bagian atau anggota papan adalah pemangku kepentingan internal. Mengidentifikasi peran ini terlebih dahulu akan membantu Anda menentukan siapa yang harus menganalisis ruang lingkup proyek Anda nantinya. 

Peran lainnya meliputi manajer proyek, administrator proyek, desainer, penguji produk, dan pengembang. Orang-orang ini dapat membantu Anda mengidentifikasi persyaratan dan sumber daya yang Anda butuhkan untuk mencapai gol proyek. 

Meskipun Anda mungkin merasa tergoda untuk langsung terjun ke proyek dan mulai membuat daftar semua hal yang Anda tahu akan dibutuhkan, ini bisa menjadi kesalahan. Pelan-pelan dan tetap ikuti prosesnya, dan Anda akan memiliki peluang yang lebih baik untuk mencegah risiko proyek. 

Langkah 2: Bertemu dengan pemangku kepentingan

Setelah mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek, temui mereka untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang mereka harapkan dari proyek. Memahami keinginan pemangku kepentingan itu penting karena pada akhirnya Anda membuat hasil akhir untuk mereka. 

Beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan meliputi:

• Apa gol Anda untuk proyek ini?

• Menurut Anda, apa yang akan membuat proyek ini sukses?

• Apa kekhawatiran Anda tentang proyek ini?

• Apa yang Anda harapkan dari produk atau layanan ini yang belum dilakukan?

• Perubahan apa yang akan Anda sarankan tentang proyek ini?

Pemangku kepentingan adalah orang-orang yang menjadi tujuan Anda mengembangkan proyek ini, jadi Anda harus mengajukan pertanyaan yang dapat membantu Anda membuat daftar persyaratan.

Langkah 3: Kumpulkan dan dokumentasikan

Langkah ketiga dalam proses berlangsung bersamaan dengan langkah kedua. Anda akan mengumpulkan informasi saat mengajukan pertanyaan kepada pemangku kepentingan. Golnya adalah mendokumentasikan semua yang Anda bisa, jadi Anda memiliki semua jawaban yang diperlukan untuk memulai proyek.

Gunakan alat manajemen proyek untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan informasi ini. Dengan begitu, Anda dapat menyimpan rencana proyek, persyaratan proyek, dan komunikasi proyek di satu tempat. Beberapa contoh hal yang mungkin Anda dokumentasikan meliputi:

• Jawaban Pemangku kepentingan atas pertanyaan wawancara

• Pertanyaan pemangku kepentingan

• Permintaan pemangku kepentingan

• Komentar pemangku kepentingan

• Pertanyaan dan komentar yang muncul selama wawancara

Anda tidak perlu menggunakan setiap jawaban yang diterima, tetapi mendokumentasikan semuanya dapat membantu Anda melihat semua perspektif pemangku kepentingan, yang akan membantu Anda mengelola persyaratan.

Dokumentasi adalah bagian dari pengumpulan persyaratan. Templat dokumentasi teknis membantu tim mencatat persyaratan, definisi, dan materi di satu tempat terpusat, sehingga semua orang bekerja dari sumber yang sama.

Langkah 4: Buat daftar asumsi dan persyaratan

Setelah Anda menyelesaikan proses penerimaan, buat rencana manajemen persyaratan berdasarkan informasi yang telah Anda kumpulkan. 

Pertimbangkan pertanyaan yang awalnya ingin Anda jawab selama proses pengumpulan persyaratan. Lalu, gunakan pertanyaan tersebut untuk membuat gol persyaratan Anda, termasuk: 

• Durasi jadwal proyek: Anda dapat memetakan linimasa proyek menggunakan Bagan Gantt dan menggunakannya untuk memvisualisasikan persyaratan proyek yang bergantung pada milestone proyek. Beberapa persyaratan akan berlaku untuk seluruh durasi proyek, sementara yang lain mungkin hanya berlaku selama fase proyek tertentu. Contoh, Anda memerlukan anggaran khusus untuk gaji anggota tim selama proyek berlangsung, tetapi Anda mungkin hanya memerlukan materi tertentu selama tahap terakhir linimasa proyek.  

• Pemangku kepentingan proyek: Tentukan dengan tepat anggota tim yang akan terlibat dalam proyek, termasuk berapa banyak desainer, pengembang, atau manajer yang Anda perlukan untuk menjalankan setiap langkah. Tim adalah bagian dari persyaratan proyek karena jika Anda tidak memiliki anggota tim yang dibutuhkan, Anda tidak akan dapat menyelesaikan proyek tepat waktu. 

• Risiko proyek: Memahami risiko proyek adalah bagian penting dalam mengidentifikasi persyaratan proyek. Gunakan daftar risiko untuk menentukan risiko yang paling diprioritaskan, seperti umpan balik pemangku kepentingan, keterlambatan linimasa, dan kurangnya anggaran. Kemudian, jadwalkan sesi curah pendapat dengan tim Anda untuk mencari tahu cara mencegah risiko ini.

Seperti gol SMART, persyaratan proyek Anda harus dapat ditindaklanjuti, terukur, dan dapat dihitung. Cobalah untuk menjelaskan sedetail mungkin saat membuat daftar anggaran proyek, linimasa, sumber daya yang dibutuhkan, dan tim. 

Langkah 5: Dapatkan persetujuan

Setelah memformalkan persyaratan proyek, Anda memerlukan persetujuan dari pemangku kepentingan untuk memastikan Anda memenuhi kebutuhan pengguna. Mendorong komunikasi yang jelas juga dapat mencegah scope creep dengan memastikan bahwa pemangku kepentingan mengetahui batasan proyek sejak awal. Anda kemudian dapat melanjutkan rencana implementasi, yang mungkin mencakup memperoleh sumber daya dan membentuk tim. 

Langkah 6: Pantau progres

Bagian terakhir dari proses ini adalah memantau progres proyek. Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk melacak anggaran proyek dan persyaratan lainnya saat Anda menjalankan pelaksanaan proyek. Manfaat perangkat lunak manajemen proyek adalah Anda dapat melihat perubahan pada proyek secara real-time dan mengambil tindakan segera saat ada yang tidak beres. 

Teknik pengumpulan persyaratan

Meskipun proses dasar pengumpulan persyaratan melibatkan meminta masukan dari pemangku kepentingan, terkadang pemangku kepentingan tidak akan tahu apa yang terbaik untuk proyek. Dalam kasus tersebut, Anda bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk memahami persyaratan proyek Anda. 

Untuk memastikan Anda sepenuhnya siap menghadapi siklus proyek, Anda dapat menggunakan teknik riset berikut.

• Kuesioner: Kuesioner dapat bermanfaat jika Anda perlu mengajukan pertanyaan yang sama kepada semua pemangku kepentingan. Bagikan kuesioner kepada pemangku kepentingan terlebih dahulu, dan beri mereka waktu untuk menjawab pertanyaan tentang persyaratan proyek, untuk memastikan tidak ada yang terlewat. Meskipun kuesioner dapat menjadi cara yang berguna untuk mengumpulkan persyaratan, kuesioner tidak terlalu efektif untuk pemangku kepentingan eksekutif, yang mungkin terlalu sibuk untuk mengisinya.

• Skenario kasus penggunaan: Skenario kasus penggunaan adalah deskripsi tertulis tentang pendapat Anda tentang cara anggota tim akan menjalankan proyek. Skenario ini dapat mencakup siapa yang terlibat dalam proyek, apa yang Anda harapkan mereka lakukan, dan langkah-langkah yang akan mereka ambil untuk mencapai gol proyek Anda. Membagikan skenario kasus penggunaan memberi pemangku kepentingan gambaran yang jelas tentang peta jalan proyek dan hasil akhir yang direncanakan. Pemangku kepentingan kemudian memiliki sesuatu untuk ditanggapi jika kasus penggunaan tidak memenuhi ekspektasi mereka.

• Pemetaan pikiran: Pemetaan pikiran adalah formulir visual curah pendapat yang sangat berguna untuk menilai persyaratan proyek yang Anda butuhkan. Di tengah peta konsep, tempatkan tujuan proyek utama Anda. Dalam gelembung yang bercabang dari tujuan utama, buat daftar kategori hal-hal yang Anda butuhkan. Saat peta terus bercabang, Anda dapat menyertakan persyaratan yang lebih terperinci hingga Anda menangkap semua persyaratan proyek. 

• Pembuatan prototipe: Mewawancarai pemangku kepentingan mungkin tidak berhasil jika mereka tidak tahu persis apa yang mereka inginkan dari proyek. Dalam hal ini, coba buat prototipe untuk menunjukkan kepada pemangku kepentingan seperti apa hasil akhir potensialnya. Ini dapat membantu pemangku kepentingan menentukan hal yang mereka sukai dan tidak sukai sehingga Anda dapat mengidentifikasi persyaratan yang tepat yang Anda butuhkan untuk meluncurkan proyek. 

Jika tidak ada teknik yang terasa tepat, lihat alat online lainnya untuk membantu Anda mengumpulkan informasi, seperti papan ide, kelompok fokus, cerita pengguna, atau templat matriks keputusan.

Mengapa pengumpulan persyaratan penting?

Pengumpulan persyaratan lebih dari sekadar bermanfaat untuk proyek Anda—ini penting. Dapatkah Anda ingat mengapa proyek terakhir yang Anda tangani tidak berjalan dengan baik? Apakah Anda kehabisan sumber daya atau melampaui anggaran? Apakah Anda meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek? Ini adalah risiko proyek yang dapat Anda cegah saat mengikuti proses pengumpulan persyaratan.

Ada banyak manfaat pengumpulan persyaratan, yang meliputi:

• Meningkatkan kepuasan pemangku kepentingan: Saat Anda mengikuti proses pengumpulan persyaratan yang efektif, Anda meningkatkan kepuasan pemangku kepentingan dengan memberikan hasil akhir proyek yang lebih sesuai target. Pemangku kepentingan Anda akan senang saat mengetahui apa yang diharapkan dari proyek Anda.

• Meningkatkan tingkat keberhasilan proyek: Pengumpulan persyaratan juga meningkatkan tingkat keberhasilan proyek karena semakin siap Anda untuk proyek mendatang, semakin kecil kemungkinan Anda menghadapi risiko proyek. 

• Mengurangi biaya proyek: Mengalami risiko proyek dapat menyebabkan peningkatan biaya proyek. Dengan menghindari risiko ini, Anda dapat mengurangi biaya dan tetap sesuai anggaran. Anda tentu tidak ingin menghabiskan lebih banyak uang untuk proyek daripada yang diperlukan, jadi ini adalah manfaat besar dari pengumpulan persyaratan. 

Sederhanakan pengumpulan persyaratan dengan perangkat lunak manajemen proyek

Pengumpulan persyaratan adalah bagian penting dari perencanaan proyek. Baik Anda mewawancarai pemangku kepentingan atau melakukan jenis riset lain untuk menyusun daftar persyaratan proyek, memiliki perangkat lunak manajemen proyek yang dapat menyimpan semua informasi Anda dan memindahkannya ke fase berikutnya dengan mulus akan sangat membantu. 

Ketika pemangku kepentingan dan anggota tim Anda memiliki akses bersama, Anda dapat berkomunikasi dan berkolaborasi dari awal hingga akhir proyek dan mengurangi kemungkinan hambatan.