Peta jalan proyek: Cara membuatnya beserta contoh dan kiat
Jadi: bagaimana cara melakukannya? Anda boleh mulai dengan membuat project charter atau kasus bisnis untuk mendapatkan persetujuan proyek Anda. Setelah mendapatkannya, Anda bisa membuat rencana proyek guna memberi rancangan utama untuk pekerjaan Anda. Lalu, Anda dapat menjadwalkan awal proyek dan sesi curah pendapat bersama semua pemangku kepentingan yang relevan. Tergantung pada proyeknya, Anda bahkan boleh membuat draf brief kreatif. Tapi meski strategi ini bisa menjadi elemen penting dari peluncuran proyek, peta jalan proyek adalah cara terbaik memvisualisasikan jadwal proyek dan menyelaraskan gol bisnis.
Apa itu peta jalan proyek?
Peta jalan proyek adalah ikhtisar mendasar hasil akhir proyek, milestone utama, keseluruhan gol proyek Anda. Itu harus menjadi hal pertama yang dibuat saat memulai proyek. Dengan peta jalan proyek Anda sebagai awal peluncuran, Anda dapat membuat dokumen perencanaan proyek penting lain, seperti rencana dan jadwal proyek.
Jika Anda belum pernah menggunakan peta jalan proyek, membedakannya dengan elemen perencanaan proyek lain dapat sedikit membingungkan. Berikut perbedaannya:
Peta jalan proyek vs. rencana proyek
Peta jalan proyek dan rencana proyek Anda memiliki banyak kesamaan. Keduanya harus dibuat pada awal proyek, dan merupakan dokumen dinamis daripada dekret permanen yang statis. Tapi berbeda dengan rencana proyek, peta jalan proyek Anda harus hanya berfokus pada ikhtisar mendasar. Pastikan Anda tidak terhalang oleh terlalu banyak detail saat membuat peta jalan proyek, karena itu akan mengurangi fokus dokumennya. Ingat: ini merupakan pandangan umum, bukan petunjuk per langkah.
Untuk membuat rencana proyek yang bagus, Anda harus mendalami beberapa detail, seperti linimasa proyek, anggaran, peran setiap pemangku kepentingan, dan metrik kesuksesan apa pun yang akan digunakan untuk menilai proyek Anda.
Peta jalan proyek vs. peta jalan produk
Peta jalan produk adalah visi tim produk Anda untuk fitur yang rencananya diluncurkan pada periode waktu tertentu. Peta jalan produk Anda merupakan sumber kebenaran tunggal tim bagi peluncuran ini. Itu biasanya mencakup detail terperinci seperti prioritas atau ruang lingkup peluncuran, pemangku kepentingan produk dan teknik yang terlibat, serta tagihan bahan pemasaran, dan seterusnya.
Meskipun namanya serupa, peta jalan proyek adalah hal yang sangat berbeda. Proyek apa pun, bukan hanya proyek peluncuran produk, dapat dan harus memiliki peta jalan proyek. Contohnya, Anda harus membuat peta jalan proyek untuk acara virtual yang direncanakan tim atau proyek mendatang yang tim TI mulai. Dalam kedua kasus tersebut, peta jalan proyek merupakan ikhtisar untuk gol proyek dan cara Anda mencapainya.
Peta jalan proyek vs. bagan Gantt
Bagan Gantt adalah gambaran visual proyek. Itu terlihat seperti linimasa, dan menggunakan diagram batang horizontal untuk menggambarkan tugas dan hasil akhir. Sering kali, tim memilih membuat peta jalan proyek mereka dalam bagan Gantt tampilan linimasa, dan mereka menggunakan komponen diagram batang horizontal di bagan Gantt untuk menggambarkan inisiatif tingkat tinggi dari waktu ke waktu.
Namun, bagan Gantt memiliki banyak fungsi di luar peta jalan proyek. Bagan Gantt tersebut memudahkan visualisasi antara hubungan dan dependensi antar tugas. Diagram itu juga memberi wawasan sekilas tentang bagaimana bagian proyek Anda saling menyatu, dan milestone penting apa pun yang akan datang.
Bahkan jika Anda berencana membuat peta jalan proyek dalam bentuk bagan Gantt, pastikan pilih alat yang menawarkan beragam cara memvisualisasikan pekerjaan dan kemampuan berganti-ganti visualisasi dengan mudah, bukan sekadar sebagai linimasa, tapi juga sebagai papan Kanban, daftar pekerjaan, dan kalender. Dengan begitu, Anda tidak hanya akan dapat membuat peta jalan proyek yang efektif, tetapi pemangku kepentingan juga akan bisa melihat pekerjaan tersebut dalam tampilan apa pun yang paling cocok bagi mereka.
Alasan Anda membutuhkan peta jalan proyek
Jika belum pernah membuat peta jalan proyek sebelumnya, Anda mungkin bertanya: Apa itu benar-benar perlu? Meskipun setiap proyek tidak memerlukan peta jalan proyek (selengkapnya nanti), jika pekerjaan Anda terikat waktu, peta jalan adalah cara terbaik menyampaikan gol tingkat tinggi Anda kepada pemangku kepentingan. Ada tiga manfaat utama membuat peta jalan proyek sebelum rapat pembuka Anda.
1. Menguraikan tujuan proyek Anda dengan jelas
Tujuan utama peta jalan proyek adalah menetapkan tujuan proyek Anda sebelum menjadwalkan rapat pembuka dan membuat rencana proyek. Peta jalan harus memperjelas posisi Anda, dan ke mana arah tujuan Anda pada akhirnya. Walaupun itu tidak akan memiliki terlalu banyak detail tentang cara mencapainya, menetapkan tujuan proyek lebih awal dapat membantu memperoleh kejelasan dan mencapai gol Anda.
Contohnya, bayangkan Anda membuat peta jalan proyek untuk kalender konten media sosial. Anda mengetahui posisi, itulah jumlah pengikut yang dimiliki saat ini, keterlibatan yang diperoleh dari audiens, serta peta jalan proyek membantu menentukan di mana Anda ingin berada, dan hingga kapan. Mungkin Anda ingin menggandakan pengikut Anda di Instagram dalam enam bulan ke depan. Atau mungkin Anda ingin melipatgandakan tingkat keterlibatan Anda di tahun depan. Apa pun rencananya, peta jalan proyek dapat membantu Anda dan pemangku kepentingan melihat gambaran besarnya.
2. Mendapatkan persetujuan awal pada hasil akhir proyek
Sebagai bagian dari membuat peta jalan proyek, Anda menetapkan hasil akhir apa yang penting bagi proyek ini. Menetapkan hasil akhir itu sebelum mengikuti rapat pembuka dapat membantu Anda mengetahui siapa yang harus diundang, memberi ikhtisar proyek yang lebih baik kepada pemangku kepentingan, serta akhirnya memperoleh persetujuan.
Contohnya, katakanlah Anda membuat peta jalan proyek untuk proyek pelacakan umpan balik pelanggan. Peta jalan Anda memberi ikhtisar yang menjelaskan cara kerja proses pelacakan umpan balik pelanggan Anda saat ini, dan bagaimana proyek itu akan meningkatkannya sepanjang peta jalan Anda. Namun, peta jalan proyek Anda juga membantu menjelaskan hasil akhir proyek apa yang diinginkan pada akhirnya. Mungkin Anda berusaha menciptakan penyimpanan semua umpan balik pelanggan yang dapat disortir dan dicari. Atau mungkin Anda menginginkan setidaknya 100 umpan balik pelanggan di akhir tahun fiskal. Memiliki hasil akhir yang didefinisikan dengan jelas adalah kuncinya.
3. Mengelola ekspektasi pemangku kepentingan sejak awal
Ikhtisar: sudah. Hasil akhir: sudah. Akhirnya, Anda membuat peta jalan proyek untuk membagikan informasi penting yang pemangku kepentingan perlu ketahui, dan memperoleh persetujuan pada hasil akhir, milestone, dan jadwal proyek. Dengan memiliki semua informasi ini pada rapat pembuka awal, pemangku kepentingan proyek dapat memperoleh pandangan mendasar tentang ruang lingkup dan kerangka waktu proyek Anda.
Contohnya, bayangkan Anda membuat peta jalan proyek untuk kampanye bidang pemasaran baru. Selama rapat pembuka, pemangku kepentingan lintas fungsi kemungkinan memiliki ide sendiri mengenai apa tujuan proyek yang mereka inginkan dan hasil akhir apa yang diharapkan. Namun, daripada memimpin rapat pembuka curah pendapat, Anda memberikan rencana nyata tentang milestone dan gol proyek yang penting. Dengan begitu, Anda mengelola ekspektasi pemangku kepentingan langsung dari awal, serta memastikan proyek Anda akan sesukses mungkin.
Cara membuat peta jalan proyek dalam 5 langkah
Untuk membuat peta jalan proyek yang efektif, Anda memerlukan cara memvisualisasikan linimasa proyek, hasil akhir, dan jadwal. Unsur-unsur ini bergabung untuk membentuk peta jalan proyek Anda, ikhtisar tingkat tinggi yang menguraikan apa yang terjadi, kapan itu terjadi, dan inisiatif apa yang akan dilibatkan oleh kolaborator proyek dan pemangku kepentingan Anda.
Berikut gambaran mendalam tentang cara membuat peta jalan proyek:
Langkah 1: Uraikan jadwal proyek
Memulai dengan jadwal proyek adalah kuncinya karena ini mengatur fondasi untuk seluruh peta jalan. Mulailah dengan menetapkan tanggal mulai dan tanggal akhir proyek. Langkah ini melibatkan merencanakan fase-fase utama proyek dan memastikan bahwa Anda memiliki linimasa yang realistis untuk semua milestone dan hasil akhir proyek.
Pertimbangkan untuk menggunakan bagan Gantt atau alat pemetaan jalan serupa untuk mewakili linimasa ini dengan jelas. Representasi visual ini membantu mengidentifikasi potensi konflik penjadwalan dan memastikan setiap anggota tim memahami linimasa proyek.
Langkah 2: Tentukan hasil akhir dan milestone
Sangat penting untuk mengidentifikasi hasil akhir yang akan dihasilkan oleh proyek Anda.
Hasil akhir adalah hasil nyata atau produk yang akan dihasilkan sebagai hasil proyek.
Di sisi lain, milestone adalah checkpoint atau peristiwa penting sepanjang siklus proyek.
Langkah ini mewajibkan Anda untuk mencantumkan semua hasil akhir yang diharapkan dan mengidentifikasi milestone penting, termasuk tenggat tertentu. Untuk menjamin pemahaman dan kesepakatan antara pemangku kepentingan dan tim proyek, penting untuk menjelaskannya sedetail mungkin.
Langkah 3: Tautkan dependensi tugas
Dependensi tugas adalah tugas yang harus diselesaikan tim sebelum tugas lain dapat dimulai. Langkah ini melibatkan mengidentifikasi dan mendokumentasikan dependensi antar tugas.
Untuk menjadwalkan pekerjaan secara logis dan menjamin bahwa tugas prasyarat selesai sebelum tugas dependen dimulai, Anda harus memahami dependensi ini. Kejelasan ini membantu mencegah kemacetan dan mengoptimalkan alur kerja di seluruh linimasa proyek.
Langkah 4: Jelaskan potensi risiko apa pun
Mengetahui potensi risiko dan penghambat di awal proses perencanaan proyek sangat penting untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Langkah ini melibatkan mengidentifikasi faktor apa pun yang berpotensi menunda atau menggagalkan proyek dan mengembangkan rencana kontingensi untuk risiko tersebut.
Ini tentang bersikap proaktif daripada reaktif terhadap tantangan yang mungkin muncul. Pertimbangkan untuk melakukan sesi penilaian risiko dengan tim proyek Anda untuk bertukar pikiran tentang potensi risiko dan strategi mitigasinya.
Langkah 5: Beri kabar pemangku kepentingan proyek
Membagikan peta jalan proyek Anda kepada pemangku kepentingan utama adalah langkah terakhir untuk mendapatkan persetujuan dan dukungan mereka. Ini termasuk menyajikan peta jalan kepada pemangku kepentingan dan menjelaskan elemen-elemen penting, seperti jadwal proyek, hasil akhir, milestone, dependensi, dan risiko.
Ini adalah peluang untuk mengumpulkan umpan balik, membuat penyesuaian yang diperlukan, dan memastikan semua orang yang terlibat memiliki pemahaman yang jelas tentang visi dan tujuan proyek. Melibatkan pemangku kepentingan di awal dan sering membantu menyelaraskan ekspektasi serta mengamankan sumber daya dan dukungan yang diperlukan untuk proyek.
Cara terbaik membuat dan membagikan peta jalan proyek Anda adalah menggunakan alat pengelolaan kerja, seperti Asana. Dengan Asana, pemangku kepentingan Anda memiliki sumber informasi terpusat dan pandangan umum tentang seluruh proyek, bukan hanya dari peta jalan Anda. Dengan membagikan sumber informasi terpusat, tim akan lebih siap untuk merencanakan, mengelola, dan mengeksekusi tugas.
Contoh peta jalan proyek
Tidak ada satu cara untuk membuat peta jalan proyek. Anda harus menyusun peta jalan dengan cara terbaik guna memvisualisasikan pekerjaan Anda. Namun, berikut dua contoh untuk membantu Anda memulai.
Contoh peta jalan proyek untuk acara virtual
Contoh peta jalan proyek untuk tim TI
Peta jalan proyek ini menampilkan sejumlah "alur". Dalam hal ini, bagian TI merencanakan tiga inisiatif besar di Q4, masing-masing memiliki ikhtisar dan gol berbeda. Namun, karena anggota bagian TI akan bekerja di ketiga inisiatif ini, melihat peta jalan di satu tempat pusat dapat bermanfaat. Dengan cara ini, seluruh tim TI memiliki sumber informasi terpusat untuk ketiga inisiatif mereka yang akan datang.
Kiat untuk menerapkan peta jalan proyek yang efektif
Membuat peta jalan proyek sering kali terasa seperti menavigasi situasi yang belum dipetakan, terutama ketika efisiensi dan produktivitas tim dipertaruhkan. Tantangan umum yang dihadapi banyak tim saat mengembangkan peta jalan untuk proyek adalah kecenderungan untuk menjadi terlalu kompleks atau terlepas dari kendala dan gol proyek di dunia nyata. Pemutusan ini menyebabkan kebingungan, batas waktu terlewat, dan ekspektasi yang tidak terpenuhi.
Untuk menjembatani celah antara perencanaan dan eksekusi peta jalan, berikut kiat yang dapat ditindaklanjuti untuk menyelaraskan peta jalan dengan tujuan tim.
Memahami tujuan proyek Anda
Anda harus memiliki gagasan yang jelas tentang gol proyek sebelum memulai proses pembuatan peta jalan. Pemahaman ini memastikan peta jalan proyek berfungsi sebagai panduan untuk menyelaraskan setiap tugas dan milestone dengan gol strategis menyeluruh.
Contoh: Pertimbangkan tim pengembangan perangkat lunak yang mengerjakan aplikasi baru. Dengan menggunakan metodologi Agile, peta jalan proyek harus menguraikan milestone utama, seperti penyelesaian fase desain, pengujian beta, dan peluncuran resmi. Selain itu, peta jalan harus secara langsung menghubungkan setiap milestone dengan tujuan proyek untuk memberikan aplikasi yang ramah pengguna dan fungsional dalam linimasa yang ditetapkan. Tampilan terperinci ini membantu mengelola siklus proyek secara lebih efektif.
Libatkan anggota tim dan pemangku kepentingan utama dalam proses perencanaan
Melibatkan tim proyek dalam perencanaan peta jalan adalah kunci membuat peta jalan proyek yang realistis dan dapat dicapai. Pendekatan kolaboratif ini memastikan dukungan dari semua anggota tim dan pemangku kepentingan utama serta memanfaatkan wawasan dan keahlian mereka.
Contoh: Bayangkan tim bidang pemasaran merencanakan peluncuran produk. Dengan menyertakan anggota tim dari bagian desain, konten, dan media sosial dalam pengembangan peta jalan, manajer proyek dapat memastikannya mencerminkan strategi komprehensif yang menggabungkan kekuatan dan linimasa setiap bagian.
Prioritaskan fleksibilitas
Meskipun penting untuk memiliki peta jalan proyek terperinci, fleksibilitas sangat penting untuk mengakomodasi perubahan, hambatan, atau tantangan yang tidak terduga. Untuk mencegah perubahan tak terduga menggagalkan proyek, peta jalan harus cukup mudah disesuaikan untuk memungkinkan penyesuaian. Ini termasuk mengelola backlog tugas secara efektif dengan meninjau dan memprioritaskan tugas secara teratur, serta menyesuaikan garis dasar proyek—cakupan, linimasa, dan biaya yang direncanakan—untuk mengakomodasi pembaruan yang diperlukan.
Contoh: Pertimbangkan proyek konstruksi yang menghadapi masalah rantai pasokan yang tidak terduga. Peta jalan proyek yang fleksibel akan mencakup waktu buffer dan jalur alternatif untuk menjaga progres proyek tetap sesuai rencana, terlepas dari rintangan yang tidak terduga ini. Alokasi sumber daya dan manajemen alur kerja yang tepat memastikan bahwa personel, alat, dan anggaran yang tepat tersedia untuk setiap fase proyek untuk mencegah kemacetan dan memastikan keberhasilan penyelesaian proyek.
Tinjau dan perbarui peta jalan secara teratur
Peta jalan proyek bukan alat "atur dan lupakan". Peta jalan memerlukan tinjauan dan pembaruan rutin untuk mencerminkan status proyek saat ini dan perubahan tujuan atau faktor eksternal.
Contoh: Pemeriksaan infrastruktur TI jangka panjang. Saat proyek berlangsung, teknologi baru atau solusi yang lebih baik dapat muncul. Meninjau peta jalan secara teratur memungkinkan manajer proyek untuk menerapkan kemajuan ini dan memastikan proyek tetap mutakhir dan dieksekusi seefisien mungkin.
Gunakan perangkat lunak pengelolaan proyek
Perangkat lunak pengelolaan proyek dapat secara dramatis mempersingkat proses pembuatan dan pemeliharaan peta jalan proyek. Platform ini menawarkan lokasi terpusat untuk melacak progres, mengelola tugas, dan memfasilitasi komunikasi antar anggota tim dan pemangku kepentingan utama.
Contoh: Tim proyek Agile yang mengerjakan transformasi digital skala besar mungkin menggunakan perangkat lunak pengelolaan proyek untuk mengintegrasikan peta jalan dengan pelacakan waktu, pengelolaan sumber daya, dan alat komunikasi. Integrasi dengan alat peta jalan ini memberikan tampilan komprehensif tentang progres proyek sehingga para pemimpin dapat mengidentifikasi kemacetan lebih awal dan menyesuaikan secara real time.
Apa setiap proyek memerlukan peta jalan?
Tidak semua proyek memerlukan peta jalan proyek. Contohnya, jika proyek Anda memiliki ruang lingkup kecil, semisal kalender pelacakan blog untuk bulan depan, atau inisiatif perbaikan bug berprioritas rendah, membuat peta jalan proyek bisa saja menjadi tindakan yang berlebihan. Dalam hal itu, berdiskusi dengan pemangku kepentingan proyek secara berkala masih bermanfaat, dan Anda masih harus berupaya untuk menaruh informasi proyek Anda di sumber informasi terpusat. Tapi jangan paksakan untuk membuat peta jalan proyek jika tidak perlu.
Buat peta jalan proyek untuk tim
Dengan peta jalan proyek yang efektif, Anda dapat menjelaskan tujuan, cara mencapainya, dan siapa yang ikut bersama Anda kepada tim. Peta jalan proyek adalah awal seluruh perencanaan proyek Anda, dan membuat peta jalan yang kuat adalah cara terbaik untuk memulai proyek yang sehat.
Siap membuat peta jalan proyek pertama Anda? Coba Asana, pelopor dalam pengelolaan kerja, dan alat terbaik untuk tim Anda.
