Manajemen ruang lingkup proyek: Rencana, templat, dan panduan

Mengelola ruang lingkup proyek itu seperti mengendarai mobil. Jika Anda tidak terus melihat ke depan, mobil akan keluar dari jalan. Demikian pula, jika Anda tidak mengontrol ruang lingkup proyek, proyek akan keluar jalur. Rencana manajemen ruang lingkup menguraikan proses yang terlibat dalam mengeksekusi proyek dan berfungsi sebagai pedoman untuk menjaga proyek tetap dalam batas tertentu. 

Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk memandu tim melalui siklus proyek. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan pengertian rencana manajemen ruang lingkup dan cara rencana ini dapat membantu Anda dalam fase perencanaan. Setelah memahami proses manajemen ruang lingkup, rencana Anda akan menyiapkan Anda dan Tim untuk meraih kesuksesan.

Apa itu manajemen ruang lingkup proyek?

Manajemen ruang lingkup proyek merujuk pada proses menentukan dan mengontrol hal yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Ini tentang memahami gol, milestone, tugas, batas waktu, output, dan biaya proyek serta memastikan semuanya selaras untuk memenuhi tujuan proyek. Rencana manajemen ruang lingkup yang terdefinisi dengan baik sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan proyek, karena membantu mencegah scope creep, memastikan sumber daya digunakan secara efisien, dan menjaga proyek tetap sesuai rencana.

Fase manajemen ruang lingkup proyek

Manajemen ruang lingkup proyek yang efektif melibatkan beberapa langkah utama: memulai, merencanakan, menentukan, memverifikasi, dan mengontrol ruang lingkup proyek. Dengan mematuhi langkah-langkah ini, manajer proyek dapat membuat rencana manajemen ruang lingkup proyek terperinci yang menjelaskan cara ruang lingkup akan ditentukan, divalidasi, dan dikontrol di sepanjang siklus proyek. 

Rencana ini adalah peta jalan bagi pemangku kepentingan untuk memahami batas-batas proyek dan membantu menjaga semua orang tetap selaras dari awal hingga akhir.

Inisiasi

Fase inisiasi menetapkan dasar dengan mengidentifikasi bagian proyek yang perlu difokuskan dan tujuan utamanya. Selama fase ini, Anda melibatkan pemangku kepentingan utama, menilai kelayakan proyek, dan mengembangkan pernyataan kerja atau piagam proyek yang jelas. Fase inisiasi menciptakan dasar yang kokoh untuk semua aktivitas proyek berikutnya.

Perencanaan

Selama tahap perencanaan, tim proyek berkolaborasi untuk mengembangkan pendekatan komprehensif yang menguraikan linimasa proyek, baseline ruang lingkup, dan anggaran proyek. Di sinilah definisi ruang lingkup menjadi sangat penting; ini adalah proses untuk memecah proyek menjadi tugas dan subtugas yang dapat dikelola, yang memudahkan tim untuk memenuhi ekspektasi.

Menentukan

Pada tahap penentuan, Anda membuat dokumentasi yang tepat tentang pengecualian proyek, menjelaskan hal-hal di luar ruang lingkup proyek untuk mencegah kesalahpahaman dan scope creep. Dokumentasi ini memberikan referensi yang jelas tentang hal yang akan dicapai proyek, sehingga semua pemangku kepentingan proyek dan anggota tim memiliki pemahaman yang selaras tentang tujuan proyek.

Verifikasi

Verifikasi melibatkan tinjauan rutin dengan pemangku kepentingan proyek untuk mengonfirmasi bahwa proyek tetap selaras dengan dasar ruang lingkup dan untuk membuat penyesuaian sesuai kebutuhan. Verifikasi sangat penting untuk mengelola perubahan dan menghindari scope creep, yang dapat menggagalkan kesuksesan proyek.

Mengontrol ruang lingkup proyek

Terakhir, mengontrol ruang lingkup proyek memerlukan pemantauan dan manajemen progres proyek yang berkelanjutan terhadap rencana awal. Ini memerlukan pemantauan kinerja tim proyek, mengontrol anggaran proyek, mengelola kelebihan biaya, dan memastikan semua pemangku kepentingan mengetahui dan menyetujui setiap perubahan pada linimasa proyek.

Pentingnya manajemen ruang lingkup proyek

Memahami pentingnya manajemen ruang lingkup, dan batasan proyek sangat penting untuk menghindari masalah proyek seperti penundaan, pembengkakan anggaran, dan ketidakpuasan pemangku kepentingan. Rencana manajemen ruang lingkup proyek yang dibuat dengan baik berfungsi sebagai cetak biru yang memandu setiap keputusan dan tindakan di setiap bagian proyek.

Misalnya, pertimbangkan proyek untuk mengembangkan perangkat lunak layanan pelanggan baru. Ketika pemangku kepentingan menyarankan fitur yang awalnya tidak termasuk dalam ruang lingkup, manajer proyek dapat merujuk ke rencana manajemen ruang lingkup proyek untuk menjelaskan secara tegas alasan fitur baru tidak dapat diakomodasi. Sikap tegas ini memastikan proyek tetap fokus dan sesuai rencana.

Apa tujuan rencana manajemen ruang lingkup?

Tujuan rencana manajemen ruang lingkup adalah membuat struktur proyek dengan mendokumentasikan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek. Rencana manajemen ruang lingkup Anda juga akan mengurangi kemungkinan scope creep. 

Proses manajemen ruang lingkup membantu Anda menghindari masalah umum, termasuk: 

• Persyaratan yang terus berubah

• Pengeluaran berlebihan

• Waktu terbuang

• Kegagalan memenuhi batas waktu

Apa itu ruang lingkup proyek?

Ruang lingkup proyek menentukan batasan proyek dan menentukan gol, batas waktu, serta hasil akhir proyek. Saat memperjelas ruang lingkup proyek, Anda menyusun proyek berdasarkan hal yang akan dan tidak akan dilakukan tim serta memberikan gol dan tujuan yang harus dicapai.  

Seluruh tim harus dilibatkan dalam menentukan ruang lingkup proyek. Ini berarti berkomunikasi dengan pemangku kepentingan utama dan menulis pernyataan ruang lingkup proyek yang menguraikan persyaratan proyek. Misalnya, jika Anda menentukan ruang lingkup untuk kampanye iklan baru, Anda harus memastikan tim desain, tim konten, dan tim pemasaran digital semuanya menyetujui detail dalam pernyataan ruang lingkup. 

Apa itu scope creep?

Scope creep terjadi saat proyek melebihi pernyataan ruang lingkup awal. Misalnya, scope creep dapat terjadi jika pemangku kepentingan menambahkan hasil akhir proyek tambahan setelah proyek dimulai. 

Perubahan proyek yang tidak terduga dapat menyebabkan peningkatan risiko proyek, seperti tenggat waktu yang terlewat, peningkatan anggaran, kerja berlebihan, atau produk akhir berkualitas rendah. Ada berbagai alasan terjadinya scope creep. Beberapa alasannya meliputi:

• Ruang lingkup proyek yang tidak jelas

• Tujuan proyek yang tidak realistis

• Terlalu banyak pemangku kepentingan

• Manajemen ruang lingkup yang buruk

• Komunikasi yang buruk dengan pemangku kepentingan

Untuk menghindari scope creep, Anda perlu membuat rencana untuk menghindarinya, dan di sinilah peran rencana manajemen ruang lingkup yang kuat.

Cara membuat rencana manajemen ruang lingkup proyek

Project Management Body of Knowledge (Panduan PMBOK®) dari Project Management Institute (PMI) menawarkan proses manajemen ruang lingkup proyek standar yang terdiri dari enam langkah. Keenam langkah ini membantu Anda membuat rencana manajemen ruang lingkup yang solid agar proyek tetap sesuai rencana.

1. Buat rencana ruang lingkup Anda

Langkah pertama dalam proses perencanaan adalah membuat dokumen rencana ruang lingkup. Dokumen ini harus mencakup pernyataan ruang lingkup, perincian persyaratan proyek, dan hasil akhir yang diharapkan untuk proyek. 

Dokumen rencana ruang lingkup Anda mungkin juga mencakup proses kontrol perubahan, yang merupakan proses untuk permintaan perubahan yang dapat mencegah scope creep. Ini adalah dokumen yang dapat Anda rujuk di tahap perencanaan proyek selanjutnya. Anda mungkin memerlukan dokumen ini untuk proyek yang kompleks, proyek yang Anda pikir akan membutuhkan banyak hasil akhir, atau saat ada banyak perubahan terkait hasil akhir. 

Kiat membuat rencana ruang lingkup: 

• Libatkan penilaian ahli: Untuk membuat dokumen perencanaan ruang lingkup, Anda perlu mempertimbangkan semua bagian dari proses organisasi. Hubungi pemangku kepentingan lintas fungsi dan eksekutif untuk memastikan Anda memiliki semua informasi yang dibutuhkan.

Adakan rapat awal ruang lingkup: Sebelum mengunci dokumen ruang lingkup, pastikan Anda memiliki dukungan dari semua pemangku kepentingan. Bagikan dokumen rencana ruang lingkup secara asinkron, atau adakan rapat perdana agar manajer dan anggota tim lain yang terlibat dalam proyek dapat berkontribusi pada pernyataan ruang lingkup awal.

2. Kumpulkan persyaratan proyek

Dalam langkah proses ini, Anda akan mengidentifikasi kebutuhan pemangku kepentingan sehingga dapat memenuhi tujuan proyek. Gol Anda harus mengumpulkan daftar persyaratan terperinci dari pemangku kepentingan sehingga Anda dapat mencegah perubahan ruang lingkup di kemudian hari. 

Kiat mengumpulkan persyaratan proyek: 

• Buat piagam proyek: Buat piagam proyek, atau Elevator Pitch, agar pemangku kepentingan dapat memahami proyek dengan jelas dan memastikan ekspektasi mereka sesuai dengan tujuan proyek. 

• Adakan kelompok fokus atau lokakarya: Adakan kelompok fokus atau lokakarya untuk memberikan pemahaman yang lebih baik tentang proyek Anda kepada pemangku kepentingan. Mengomunikasikan tujuan proyek kepada pemangku kepentingan sangat penting jika Anda ingin mereka menyetujui ruang lingkup proyek.

• Kembangkan prototipe: Kembangkan prototipe hasil akhir proyek sebelum mempresentasikan proyek kepada pemangku kepentingan. Dengan cara ini, pemangku kepentingan dapat memvisualisasikan produk akhir, menyuarakan kekhawatiran, atau membuat daftar persyaratan tambahan sejak awal.

3. Tentukan ruang lingkup

Setelah Anda mengumpulkan persyaratan dari pemangku kepentingan, ubah informasi tersebut menjadi ruang lingkup yang terdefinisi dengan baik dan deskripsi produk yang terperinci. Dokumen ini menjelaskan ekspektasi dan hasil akhir proyek sehingga semua anggota tim mengetahui hal yang harus mereka selesaikan.

Kiat menentukan ruang lingkup: 

• Coba analisis produk: Sebelum menentukan ruang lingkup dan menulis deskripsi produk terperinci, Anda perlu melakukan analisis produk secara mendalam. Analisis produk yang Anda rencanakan untuk dibuat dari sudut pandang pelanggan atau klien untuk menentukan apakah produk tersebut akan memenuhi ekspektasi mereka. 

• Buat alternatif: Anda juga perlu membuat alternatif jika proyek Anda menghadapi risiko. Misalnya, bagaimana Anda akan memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan jika Anda merencanakan peluncuran produk baru dan tanggal peluncuran tertunda?

• Fasilitasi lokakarya: Adakan lokakarya curah pendapat untuk memperjelas ruang lingkup proyek dan mendorong kolaborasi antaranggota tim. 

4. Membuat struktur perincian kerja

Struktur perincian kerja (WBS) adalah cara membagi proyek Anda menjadi beberapa tingkat tugas. Saat Anda membuat WBS, tim dapat memvisualisasikan setiap komponen proyek dengan jelas dan menilai hal yang perlu dilakukan. 

Struktur perincian kerja menciptakan struktur tugas hierarkis. Dari sana, Anda dapat menjadwalkan, memantau, dan mengontrol proyek Anda. Anda dapat menghemat waktu dengan memulai menggunakan templat struktur perincian kerja, yang memberikan kerangka kerja yang konsisten untuk memetakan setiap tugas proyek.

Kiat membuat WBS: 

• Uraikan tujuan proyek: WBS menguraikan atau menguraikan tujuan proyek menjadi dependensi dan sub-dependensi. Kelompok tugas yang lebih kecil ini sering disebut sebagai paket kerja. Setelah Anda menguraikan tugas tugas, Anda memiliki wawasan yang jelas tentang semua yang dibutuhkan proyek Anda, termasuk jam, peralatan, alat, dan pengeluaran.

• Mengotomatiskan alur kerja: Mengotomatiskan alur kerja anggota tim dapat menyederhanakan koordinasi pada proyek dan meningkatkan visibilitas proyek. Menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatiskan alur kerja ini juga akan mengurangi pengumpulan informasi manual dan pekerjaan duplikat.

5. Validasi ruang lingkup

Mengesahkan ruang lingkup berarti mendapatkan persetujuan dari semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek. Pastikan pemangku kepentingan memahami hasil akhir proyek dengan jelas untuk menghindari scope creep di masa mendatang. Jika memungkinkan, dapatkan umpan balik atau saran tentang perubahan dan peningkatan. 

Kiat untuk memvalidasi ruang lingkup: 

• Periksa rencana Anda: Karena validasi adalah persetujuan akhir untuk rencana manajemen ruang lingkup, Anda perlu meninjau dan memeriksanya secara menyeluruh. Anggota tim dapat membantu Anda memeriksa rencana sebelum mengirimkannya kepada pemangku kepentingan, tetapi pemangku kepentingan juga harus berpartisipasi dalam pemeriksaan akhir sehingga rencana tersebut diperhatikan sebanyak mungkin.

6. Kontrol ruang lingkup

Langkah terakhir dalam rencana manajemen ruang lingkup adalah kontrol ruang lingkup. Saat proyek Anda melanjutkan ke fase pelaksanaan, pantau status proyek dan kelola perubahan pada ruang lingkup. Cara terbaik menyederhanakan kontrol ruang lingkup adalah dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Alat-alat ini dapat membagikan umpan balik, file, dan pembaruan status pada proyek, jadi Anda mengetahui perubahan ruang lingkup secara real time.

Kiat untuk mengontrol ruang lingkup: 

• Menganalisis varians: Di bagian rencana manajemen ruang lingkup ini, nilai seberapa besar varians yang terjadi dalam ruang lingkup. Menganalisis kinerja aktual ruang lingkup versus kinerja yang direncanakan akan memberi Anda wawasan untuk proyek mendatang.

• Lihat dokumen kontrol perubahan: Anda membuat proses kontrol perubahan sebelumnya dalam fase perencanaan. Ingatlah untuk merujuk ke dokumen ini sehingga Anda dapat melacak alur informasi terkait perubahan proyek.

Kiat manajemen ruang lingkup proyek yang efektif

Manajemen ruang lingkup proyek yang efektif sangat penting untuk keberhasilan proyek apa pun. Ini menggabungkan perencanaan strategis dan teknik Manajemen Kerja untuk memastikan bahwa tujuan terpenuhi secara efisien. 

Berikut beberapa kiat untuk memandu Anda menjaga proyek tetap berada di jalur yang benar dari awal hingga akhir:

• Tentukan produk dan ruang lingkup proyek dengan jelas. Mulailah dengan definisi yang tepat tentang ruang lingkup produk—merinci fitur dan fungsi produk atau layanan yang dikembangkan—dan ruang lingkup proyek, yang mencakup pekerjaan yang diperlukan untuk menghasilkan produk. Perbedaan yang jelas antara kedua ruang lingkup ini membantu mencegah kesalahpahaman dan scope creep.

• Libatkan pemangku kepentingan sejak dini. Libatkan pemangku kepentingan proyek utama sejak awal dalam proses perencanaan. Masukan mereka dapat membantu menyempurnakan ruang lingkup proyek dan memastikan keselarasan dengan tujuan bisnis dan ekspektasi pemangku kepentingan.

• Kembangkan rencana manajemen ruang lingkup yang terperinci. Buat rencana manajemen ruang lingkup yang komprehensif yang menjelaskan cara perubahan ruang lingkup akan diidentifikasi, dievaluasi, dan diimplementasikan atau ditolak. Rencana ini adalah peta jalan Anda untuk menavigasi tantangan ruang lingkup.

• Terapkan proses kontrol perubahan. Tetapkan proses kontrol perubahan formal untuk mengelola permintaan perubahan pada ruang lingkup proyek secara efisien. Proses ini membantu menilai dampak perubahan pada linimasa, anggaran, dan sumber daya proyek.

• Dokumentasikan semuanya. Simpan catatan terperinci semua rapat, keputusan, dan perubahan proyek yang terkait dengan ruang lingkup proyek. Dokumentasi memberikan titik referensi yang jelas untuk semua peserta proyek dan sangat berharga untuk menyelesaikan perselisihan dan menginformasikan proyek mendatang.

Menggabungkan kiat-kiat ini ke dalam praktik manajemen proyek Anda dapat menghasilkan hasil yang lebih sukses. Manajemen ruang lingkup yang efektif adalah tentang menyeimbangkan perencanaan terperinci fitur produk dan pekerjaan proyek dengan fleksibilitas untuk beradaptasi dengan perubahan.

Sederhanakan manajemen ruang lingkup Anda dengan alat manajemen proyek

Rencana manajemen ruang lingkup proyek menciptakan struktur yang jelas untuk diikuti tim selama pelaksanaan proyek. Perencanaan manajemen ruang lingkup lebih mudah jika Anda menggunakan alat online karena Anda dapat membagikan rencana kepada pemangku kepentingan, mengotomatiskan alur kerja internal, dan dengan mudah menguraikan tujuan proyek menjadi tugas. Dengan perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat menyederhanakan proses dan merasa lebih siap menghadapi tantangan yang akan datang.