Templat Daftar Pemangku Kepentingan

Banyak hal yang berkontribusi terhadap kesuksesan proyek, seperti perencanaan yang baik, komunikasi yang jelas, dan gol yang ditetapkan dengan baik. Salah satu hal terpenting adalah memuaskan pemangku kepentingan, tetapi melacak preferensi mereka bisa jadi sulit, terutama dalam proyek besar. Untungnya, templat daftar pemangku kepentingan membuat pengelolaan pemangku kepentingan jauh lebih sederhana.

Panduan ini menjelaskan pengertian daftar pemangku kepentingan, alasan penggunaan templat digital bermanfaat, kapan dan cara membuatnya, serta hal yang harus disertakan untuk menjaga tim Anda tetap bekerja sesuai rencana dari awal hingga akhir.

Apa itu daftar pemangku kepentingan?

Daftar pemangku kepentingan adalah dokumen proyek yang mencatat nama, peran, tingkat minat dan pengaruh, preferensi komunikasi, dan catatan apa pun dari setiap pemangku kepentingan yang membantu Anda mengelola ekspektasi. Manajer proyek menggunakannya sebagai referensi tunggal untuk mengetahui siapa yang membutuhkan pembaruan, hal yang mereka perhatikan, dan cara mereka memengaruhi keputusan. Ini memainkan peran langsung dalam manajemen pemangku kepentingan dan merupakan salah satu Alat manajemen proyek favorit kami karena membantu Anda mengelola hubungan pemangku kepentingan secara lebih efektif.

Apa itu templat daftar pemangku kepentingan?

Templat daftar pemangku kepentingan adalah sumber daya yang dapat digunakan kembali yang dapat Anda duplikat dengan cepat untuk menyiapkan daftar pemangku kepentingan baru untuk setiap proyek yang Anda kerjakan. Templat daftar pemangku kepentingan menyediakan garis besar dasar untuk semua proyek Anda, membuatnya lebih mudah untuk melacak preferensi berbagai pemangku kepentingan dan melakukan analisis pemangku kepentingan.

Mengapa menggunakan templat daftar pemangku kepentingan digital?

Templat daftar pemangku kepentingan digital membantu Anda melacak pemangku kepentingan proyek saat mengelola inisiatif penting atau beberapa proyek secara bersamaan. Dengan menyimpan detail penting sejak awal, templat membantu tim menyepakati linimasa, peran, dan ekspektasi selama proses perencanaan proyek. Tim menggunakan daftar untuk menyederhanakan keterlibatan pemangku kepentingan, memandu pengambilan keputusan, dan membantu anggota tim mengidentifikasi kebutuhan pemangku kepentingan serta merencanakan komunikasi yang efektif sejak awal.

Manfaat utama templat daftar pemangku kepentingan meliputi:

• Informasi pemangku kepentingan terpusat: Menggabungkan semua hal tentang pemangku kepentingan proyek di satu lokasi.

• Visibilitas pengambilan keputusan: Menunjukkan siapa yang memengaruhi keputusan dan siapa yang membutuhkan persetujuan.

• Hubungan pemangku kepentingan yang lebih kuat: Mengarahkan pembaruan proyek ke audiens yang sesuai.

• Mengurangi scope creep: Menyelaraskan ekspektasi dengan linimasa proyek sejak awal.

• Dapat digunakan kembali di seluruh proyek: Memberi anggota tim templat yang konsisten yang dapat diduplikasikan untuk setiap inisiatif.

Selain itu, templat daftar pemangku kepentingan digital yang dibuat di alat manajemen proyek mengurangi pekerjaan remeh dengan berfungsi sebagai cetak biru yang ditemplatkan untuk informasi pemangku kepentingan Anda, memungkinkan Anda untuk segera bekerja di awal setiap proyek.

Kapan menggunakan templat daftar pemangku kepentingan

Waktu terbaik untuk membuat daftar pemangku kepentingan adalah selama fase inisiasi atau perencanaan proyek, sebelum pekerjaan resmi dimulai. Pada tahap ini, tim Anda menentukan ruang lingkup, menetapkan peran, dan menetapkan ekspektasi, sehingga ini adalah waktu yang ideal untuk mengidentifikasi siapa yang memiliki kepentingan dalam keberhasilan proyek.

Daftar pemangku kepentingan bukan dokumen satu kali. Anda harus meninjau dan memperbaruinya selama proyek berlangsung, karena prioritas dapat berubah, pemangku kepentingan baru dapat muncul, dan kebutuhan komunikasi dapat berubah seiring progres proyek.

Pertimbangkan untuk menggunakan templat daftar pemangku kepentingan saat:

• Peluncuran proyek baru: Anda memulai proyek dengan beberapa pemangku kepentingan internal dan eksternal.

• Prioritas yang bersaing: Tim Anda mengelola inisiatif kompleks dengan prioritas pemangku kepentingan yang berbeda.

• Pekerjaan lintas fungsi: Anda menjalankan proyek yang melibatkan beberapa Bagian atau tim.

• Persetujuan yang sering: Proyek membutuhkan persetujuan rutin dari kepemimpinan.

• Proses berulang: Anda menginginkan cara yang konsisten untuk melacak keterlibatan pemangku kepentingan di seluruh proyek.

Membuat daftar lebih awal membantu tim menetapkan ekspektasi dan merencanakan komunikasi sebelum kesalahpahaman dapat terjadi.

Apa yang harus dicantumkan dalam templat daftar pemangku kepentingan

Templat daftar pemangku kepentingan Anda berfungsi sebagai cetak biru untuk proyek Anda, jadi masukkan informasi yang ingin Anda gunakan di berbagai proyek. Berikut hal yang harus dilacak untuk setiap pemangku kepentingan:

• Nama: Nama lengkap

• Peran atau jabatan: Jabatan atau peran proyek

• Jenis pemangku kepentingan: Internal atau eksternal

• Kategori: Utama atau sekunder

• Pengaruh: Rendah, sedang, atau tinggi

• Kepentingan: Rendah, sedang, atau tinggi

• Kebutuhan atau keinginan: Ekspektasi atau kekhawatiran

• Komunikasi pilihan: Email, rapat, obrolan, atau lainnya

• Jenis pembaruan: Jenis pembaruan yang mereka inginkan

• Frekuensi pembaruan: Seberapa sering mereka menginginkan pembaruan

• Informasi kontak: Email, telepon, atau detail lainnya

• Catatan tambahan: Konteks tambahan

Templat daftar pemangku kepentingan Anda juga harus mencakup bagian untuk detail proyek dasar, seperti Nama Proyek, Deskripsi, Jenis, serta tanggal mulai dan akhir yang direncanakan. Isi informasi ini dan catatan apa pun tentang pemangku kepentingan pada awal setiap proyek.

Fitur terintegrasi

• Pembaruan status proyek. Pembaruan status proyek langsung terhubung ke pekerjaan yang diselesaikan tim proyek Anda di Asana, jadi Anda tidak perlu mencari di berbagai alat atau mengikuti rapat tambahan. Anggota tim dapat melihat detail terkait, termasuk rencana proyek, rencana komunikasi, milestone, hasil akhir, dan gol, di satu tempat.

• Bidang kustom. Bidang kustom memungkinkan tim proyek untuk menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan menurut detail seperti prioritas, status, email, atau nomor telepon. Tim menggunakan bidang ini untuk menata tugas secara konsisten di seluruh proyek dan memutuskan hal yang harus dikerjakan selanjutnya.

• Ikhtisar Proyek. Ikhtisar Proyek menyediakan dasbor bersama bagi tim proyek yang menguraikan pekerjaan, alasan, dan eksekusinya. Anda dapat menyimpan sumber daya utama, detail rapat, dan saluran komunikasi di samping alur kerja Anda.

• Brief Proyek. Brief proyek mengomunikasikan tanggal penting, ekspektasi, dan milestone kepada seluruh tim proyek. Saat Anda menyimpan brief di Asana, semua orang dapat mereferensikan informasi yang sama di sepanjang siklus proyek.

App yang direkomendasikan

• Gmail. Integrasi Asana untuk Gmail memungkinkan Anda membuat tugas langsung dari kotak masuk dan memastikan konteks email tetap terlampir pada pekerjaan.

• Slack. Integrasi Slack mengubah pesan, permintaan, dan item tindakan menjadi Tugas Asana, sehingga pekerjaan tetap dialokasikan dan dilacak.

• Dropbox. Integrasi Dropbox memungkinkan Anda melampirkan file ke tugas Asana langsung dari panel tugas.

• Microsoft Office 365. Integrasi Microsoft Office menghubungkan Asana dengan alat seperti Excel dan PowerPoint, sehingga tim Anda dapat merujuk ke spreadsheet dan menjaga pekerjaan tetap terkait dengan data langsung.

Cara membuat daftar pemangku kepentingan

Sekarang setelah Anda mengetahui hal yang harus disertakan, berikut cara membuat daftar pemangku kepentingan Anda langkah demi langkah. Menggunakan proses yang jelas membantu Anda mengumpulkan detail yang tepat sejak awal dan memastikan tim Anda selalu memiliki informasi yang sama.

1. Identifikasi pemangku kepentingan Anda. Mulailah dengan membuat daftar semua orang yang dapat memengaruhi atau terpengaruh proyek Anda. Pikirkan secara luas: sertakan anggota tim internal, kepemimpinan, klien, vendor, dan pihak eksternal apa pun.

2. Kumpulkan detail penting. Untuk setiap pemangku kepentingan, kumpulkan nama, peran, informasi kontak, dan hubungannya dengan proyek. Hubungi secara langsung jika memungkinkan untuk mengonfirmasi saluran komunikasi pilihan mereka dan jenis pembaruan yang menurut mereka paling bermanfaat.

3. Lakukan penilaian terhadap level pengaruh dan minat. Beri nilai tingkat pengaruh setiap pemangku kepentingan terhadap proyek dan tingkat kepentingan mereka terhadap hasilnya. Skala sederhana rendah, sedang, atau tinggi berfungsi dengan baik untuk sebagian besar proyek.

4. Tentukan preferensi komunikasi. Dokumentasikan cara yang lebih disukai setiap pemangku kepentingan untuk menerima informasi, baik melalui email, rapat, laporan status, atau alat perpesanan. Perhatikan juga seberapa sering mereka ingin mendapatkan pembaruan, karena beberapa pemangku kepentingan mungkin memerlukan briefing mingguan, sementara yang lain hanya memerlukan ringkasan milestone.

5. Dokumentasikan dan bagikan daftar. Masukkan semua informasi ke templat daftar pemangku kepentingan dan bagikan kepada tim proyek. Simpan daftar di lokasi terpusat sehingga semua orang dapat merujuk dan memperbaruinya seiring progres proyek.

Kelola pemangku kepentingan secara efektif dengan Asana

Melacak preferensi pemangku kepentingan, kebutuhan komunikasi, dan level pengaruh dapat menjadi mudah. Dengan templat daftar pemangku kepentingan di Asana, tim Anda dapat menyimpan semua informasi pemangku kepentingan di satu tempat, menetapkan tindak lanjut, dan tetap selaras dari awal hingga akhir.

Asana memudahkan Anda membuat duplikat templat untuk setiap proyek baru, menyesuaikan bidang agar sesuai dengan kebutuhan pelacakan pemangku kepentingan, dan membagikan pembaruan real-time kepada orang-orang yang paling membutuhkannya. Siap menyederhanakan manajemen pemangku kepentingan untuk tim Anda? Mulai Asana sekarang.

Pertanyaan Umum tentang templat daftar pemangku kepentingan