5 langkah membuat rencana keterlibatan pemangku kepentingan (beserta templat)

Pemangku kepentingan sering kali terlibat dalam proyek karena alasan keuangan atau strategis. Tingkat minat dan pengaruh mereka terhadap proyek Anda akan bervariasi, tergantung pada motivasi mereka. Itulah sebabnya penting untuk mengetahui cara menyesuaikan gaya komunikasi Anda berdasarkan kebutuhan pemangku kepentingan untuk memprioritaskan mereka yang memiliki dampak terbesar.

Templat rencana keterlibatan pemangku kepentingan membantu Anda menguraikan siapa pemangku kepentingan, tingkat pengaruh dan minat mereka, serta strategi komunikasi Anda. Tim Anda dapat menggunakan templat ini untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan dan mencegah hambatan komunikasi yang mengganggu alur kerja proyek. Baca terus untuk mempelajari cara rencana keterlibatan pemangku kepentingan dapat membantu Anda mengelola hubungan dengan pelanggan, investor, dan eksekutif.

Apa itu rencana keterlibatan pemangku kepentingan?

Rencana keterlibatan pemangku kepentingan (SEP) mendokumentasikan seberapa terlibat dan berpengaruh pemangku kepentingan proyek Anda. Ini juga menguraikan rencana komunikasi pemangku kepentingan, termasuk kapan Anda akan menghubungi setiap pemangku kepentingan, platform yang akan digunakan, dan jumlah informasi yang akan disampaikan.

Pemangku kepentingan dapat berupa individu dari dalam tim Anda atau pihak eksternal yang terpengaruh oleh pekerjaan Anda.

• Pemangku kepentingan internal dapat mencakup manajer proyek, tim operasi, kepala bagian, dan anggota dewan.

• Pemangku kepentingan eksternal dapat mencakup klien, pelanggan, investor, pemasok, mitra perusahaan, atau pemegang saham.

Karena komunikasi dengan pemangku kepentingan dimulai tepat di awal proyek, Anda akan membuat rencana keterlibatan selama fase perencanaan proyek. Setelah Anda memiliki ide untuk sebuah proyek, identifikasi siapa pemangku kepentingan Anda dan seberapa terlibat mereka harus (atau ingin) terlibat. Saat proyek berlangsung, Anda dapat menyesuaikan SEP untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Cara menggunakan rencana keterlibatan pemangku kepentingan

Rencana keterlibatan pemangku kepentingan tidak boleh mendorong tim Anda untuk mendengarkan beberapa pemangku kepentingan sekaligus mengabaikan yang lain. Yang harus dilakukan adalah memandu Anda melalui proses perencanaan proyek dan membantu Anda berkomunikasi dengan mereka yang paling menginginkannya. 

Untuk beberapa pemangku kepentingan, dukungan dan edukasi adalah kuncinya. Untuk yang lain, mereka lebih suka mengakses materi secara pasif pada waktu mereka sendiri. Saat membuat SEP, pisahkan pemangku kepentingan ke dalam beberapa kategori sehingga Anda dapat berkomunikasi dengan mereka dengan cara yang paling bermanfaat berdasarkan tingkat pengaruh dan kepentingan mereka. 

Salah satu manfaat SEP adalah sifat kolaboratifnya. Saat Anda menggabungkan SEP ke dalam perangkat lunak manajemen kerja, tim dapat memperbarui dokumen sesuai kebutuhan dan menetapkan kepemilikan ke berbagai bagian. Ini juga akan memberi Anda kebebasan untuk membagikan rencana antara proyek dan orang.

Hal yang harus dicantumkan dalam rencana keterlibatan pemangku kepentingan

Rencana keterlibatan pemangku kepentingan berbeda-beda berdasarkan prioritas tim dan pemangku kepentingan.

Komponen utama SEP meliputi:

• Nama pemangku kepentingan: Identifikasi siapa pemangku kepentingan Anda.

• Tingkat kepentingan: Beri label kepada pemangku kepentingan berdasarkan tingkat kepentingan atau keterlibatan mereka dalam proyek. Lihat lima tingkat keterlibatan pemangku kepentingan di bawah ini.

• Tingkat pengaruh: Beri label peringkat pemangku kepentingan dari sangat tinggi hingga sangat rendah berdasarkan seberapa besar pengaruhnya terhadap proyek. 

• Frekuensi komunikasi: Identifikasi seberapa sering Anda akan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan ini.

• Pendekatan kanal komunikasi: Identifikasi alat komunikasi yang akan digunakan untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan ini.

• Jenis informasi: Identifikasi jenis informasi yang akan Anda sampaikan kepada pemangku kepentingan ini saat berkomunikasi.

Gol pembuatan rencana keterlibatan pemangku kepentingan adalah mengidentifikasi gol atau motif pemangku kepentingan serta metode komunikasi yang akan Anda gunakan dengan mereka.

5 langkah untuk membuat SEP

Untuk membuat rencana keterlibatan pemangku kepentingan yang membantu Anda bekerja sama dengan pemangku kepentingan dengan cara yang mereka sukai, Anda harus terlebih dahulu memahami kebutuhan mereka dan cara mereka memengaruhi proyek Anda. Gunakan langkah-langkah di bawah ini untuk memulai.

1. Identifikasi pemangku kepentingan

Beberapa pemangku kepentingan akan lebih terlibat dalam proyek Anda sejak awal. Tingkat keterlibatan ini sering kali berasal dari motif mereka.

Misalnya, seorang eksekutif internal yang mengawasi proyek mungkin lebih terlibat karena pekerjaannya bergantung pada proyek tersebut. Sebaliknya, mitra eksternal dengan saham keuangan kecil mungkin memiliki lebih sedikit keterlibatan dan mungkin tidak menginginkan setiap detail tentang hal yang sedang terjadi. 

Lima tingkat keterlibatan pemangku kepentingan

• Memimpin: Pemangku kepentingan yang memimpin mengetahui dampak proyek dan terlibat secara aktif.

• Mendukung: Pemangku kepentingan yang mendukung mengetahui dampak proyek dan mendukung proyek.

• Netral: Pemangku kepentingan netral menyadari dampak proyek, tetapi tidak menolak atau mendukung proyek.

• Menolak: Pemangku kepentingan yang menolak mengetahui dampak proyek, tetapi menolak perubahan.

• Tidak sadar: Pemangku kepentingan yang tidak sadar tidak tahu tentang proyek atau dampaknya.

Setelah mengetahui tingkat keterlibatan pemangku kepentingan, Anda akan mengidentifikasi tingkat pengaruhnya terhadap proyek. Project Management Institute mendefinisikan pengaruh sebagai seberapa besar kekuatan yang dimiliki pemangku kepentingan atas suatu proyek. Ketika pemangku kepentingan memiliki pengaruh yang tinggi, mereka dapat mengontrol keputusan proyek utama dan menyebabkan orang lain mengambil tindakan.

Skala pengaruh pemangku kepentingan

• Sangat tinggi: Pemangku kepentingan dengan pengaruh sangat tinggi memiliki kontrol yang signifikan atas keputusan proyek utama.

• Tinggi: Pemangku kepentingan dengan pengaruh tinggi dapat menyebabkan orang lain mengambil tindakan.

• Sedang: Pemangku kepentingan dengan pengaruh sedang sering kali menjadi bagian dari proses pengambilan keputusan.

• Rendah: Pemangku kepentingan dengan pengaruh rendah dapat memberikan pendapat tentang keputusan dan mengungkapkan kekhawatirannya, tetapi Anda mungkin tidak selalu mempertimbangkan ide-idenya. 

• Sangat rendah: Pemangku kepentingan dengan pengaruh sangat rendah dapat terlibat dalam proyek saat mereka menginginkannya, tetapi mereka tidak akan memiliki kendali atas keputusan apa pun.

2. Petakan pemangku kepentingan pada kisi pengaruh/minat

Setelah mengetahui tingkat pengaruh dan kepentingan pemangku kepentingan, Anda akan memetakan setiap pemangku kepentingan pada kisi pengaruh/kepentingan. Ini bukan sesuatu yang ingin Anda bagikan kepada pemangku kepentingan, tetapi dapat membantu Anda menentukan gaya dan ritme komunikasi yang sesuai untuk setiap individu.

Empat kelompok pemangku kepentingan utama:

• Kepentingan tinggi dan pengaruh tinggi. Ini adalah pemangku kepentingan dari kategori "pemimpin" atau "pendukung". Mereka adalah pemain kunci dan yang terpenting dalam daftar pemangku kepentingan Anda. Pastikan Anda menghubungi pemangku kepentingan ini secara rutin dan memberi tahu mereka secara menyeluruh tentang proyek. Ini adalah pemangku kepentingan yang paling penting untuk disertakan.

• Kepentingan tinggi dan pengaruh rendah. Pemangku kepentingan ini juga kemungkinan berasal dari kategori "pemimpin" atau "pendukung". Meskipun tidak memiliki banyak pengaruh, mereka tetap harus terus mendapatkan informasi tentang semua komunikasi utama dan didorong untuk berpartisipasi dengan cara lain, tergantung situasinya. Saat menggunakan alat manajemen proyek, Anda dapat terus memberi informasi kepada pemangku kepentingan yang sangat berkepentingan tanpa upaya tambahan.

• Pengaruh tinggi dan minat rendah. Pemangku kepentingan ini dapat berasal dari kategori "netral" atau "menolak", dan edukasi sangat penting untuk mempertahankan mereka di papan. Mereka dapat menjadi lebih resisten jika mereka tidak siap dengan perubahan proyek, jadi pastikan mereka memiliki akses ke informasi saat diperlukan, dan beri tahu mereka tentang pekerjaan yang mungkin memengaruhi alur kerja proyek mereka.

• Pengaruh rendah dan minat rendah. Ini adalah pemangku kepentingan dari kategori "tidak menyadari". Anda tidak perlu sering menghubungi orang-orang ini, tetapi Anda harus menggunakan alat manajemen proyek untuk mengirim pembaruan bulanan. Dengan begitu, Anda dapat memberikan detail proyek penting dan mereka tahu bahwa mereka memiliki kesempatan untuk lebih terlibat.

3. Membuat rencana komunikasi

Pemetaan pemangku kepentingan memberi Anda panduan tentang cara berkomunikasi dengan pemangku kepentingan berdasarkan tingkat pengaruh dan kepentingan mereka. Dengan menggunakan titik-titik kisi ini, langkah Anda selanjutnya adalah membuat rencana komunikasi kustom. 

Rencana komunikasi sangat penting karena menginformasikan cara Anda akan mendidik dan memberi kabar terbaru kepada pemangku kepentingan. Terlepas dari kuadran yang sesuai, pastikan pemangku kepentingan memiliki cara untuk mengakses informasi proyek yang relevan. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menyimpan semua informasi proyek di satu tempat, seperti alat manajemen proyek. Pemangku kepentingan yang membutuhkan wawasan real-time tentang status proyek atau ingin mendapatkan gambaran umum linimasa proyek secara keseluruhan dapat menggunakan alat ini untuk terus mendapatkan informasi. 

Ada dua langkah untuk membuat rencana komunikasi: 

1. Identifikasi berbagai kanal komunikasi Anda. Saluran komunikasi apa yang biasa digunakan tim Anda? Apa kegunaan setiap kanal komunikasi? 

2. Identifikasi jenis komunikasi yang dibutuhkan setiap kuadran pemangku kepentingan. Komunikasi tidak selalu sama untuk semua orang. Cari tahu cara berkomunikasi dan mendidik pemangku kepentingan selama siklus proyek. 

Misalnya, pemangku kepentingan yang memiliki banyak kepentingan dan pengaruh dalam proyek mungkin menginginkan komunikasi mingguan. Anda dapat menyediakan ini dengan membagikan pembaruan status proyek melalui alat manajemen kerja.

Setelah membuat rencana komunikasi, bagikan kepada tim proyek. Jika Anda mengubah rencana komunikasi, pastikan untuk memperbaruinya dan mengomunikasikan perubahan tersebut. Dengan cara ini, anggota tim selalu memiliki akses ke informasi terbaru.

4. Gunakan umpan balik untuk merevisi rencana sesuai kebutuhan

Pemangku kepentingan sering mengubah perilaku selama proyek berlangsung, jadi ingatlah bahwa poin yang telah Anda petakan pada kisi kepentingan/pengaruh tidak permanen. 

Anda tidak hanya dapat merevisi rencana berdasarkan perubahan perilaku yang Anda amati, tetapi Anda dapat membagikan rencana kepada pemangku kepentingan dan meminta umpan balik mereka. Cara terbaik untuk mendapatkan umpan balik dari pemangku kepentingan adalah dengan menjelaskan hal yang Anda minta. 

Misalnya, sampaikan rencana komunikasi Anda kepada pemangku kepentingan dan tanyakan kepada mereka, “Apakah rencana komunikasi ini sesuai untuk Anda? Adakah hal yang ingin Anda ubah?"

Kiat lain untuk mendapatkan umpan balik:

• Minta umpan balik tertulis atau berikan survei resmi dengan pertanyaan terperinci tentang proses keterlibatan Anda

• Tanyakan pendapat tim internal Anda tentang rencana keterlibatan

• Komunikasikan setiap perubahan yang Anda buat pada rencana keterlibatan dengan pemangku kepentingan dan anggota tim

• Minta umpan balik dalam panggilan video jika lebih mudah dan nyaman bagi pemangku kepentingan 

Templat rencana keterlibatan pemangku kepentingan

Di bawah ini adalah contoh lengkap templat keterlibatan pemangku kepentingan yang mencakup area untuk mencantumkan pemangku kepentingan, menilai tingkat minat dan pengaruh mereka, serta menguraikan rencana komunikasi mereka.

Unduh templat SEP gratis kami di bawah ini untuk membangun strategi keterlibatan yang terencana dengan baik untuk proyek Anda berikutnya.

Apa saja manfaat rencana keterlibatan pemangku kepentingan?

Rencana keterlibatan pemangku kepentingan yang solid membantu tim Anda menginformasikan dan mengedukasi pemangku kepentingan. Manfaat lain SEPS meliputi:

• Mengelola ekspektasi: Memastikan pemangku kepentingan mengetahui lintasan proyek dan hal yang diharapkan melalui setiap fase proyek.

• Mengurangi risiko proyek: Mencegah pemangku kepentingan membuat perubahan besar yang membahayakan keberhasilan proyek.

• Membangun kepercayaan: Menciptakan hubungan yang lebih kuat antara anggota tim dan pemangku kepentingan.

• Meningkatkan pengambilan keputusan: Memudahkan untuk mengantisipasi kebutuhan dan keinginan pemangku kepentingan untuk menentukan langkah selanjutnya.

• Mendorong sinergi: Saat tim berkomunikasi, mereka dapat berkolaborasi dan berkreasi dengan lebih efektif. 

Sederhanakan perencanaan pemangku kepentingan dengan Asana

Keterlibatan pemangku kepentingan sangat penting untuk keberhasilan proyek apa pun. Saat Anda menyesuaikan komunikasi dengan kebutuhan dan keinginan setiap pemangku kepentingan, hasilnya akan sangat berharga. 

Asana memberi Anda fleksibilitas untuk merencanakan strategi keterlibatan, membagikan rencana kepada orang lain, dan menjalankan rencana bersama proyek Anda. Petakan semua inisiatif Anda di satu tempat, mulai dari kampanye pemasaran hingga proyek dan hubungan klien.