Struktur perincian kerja (WBS) untuk manajemen proyek: Pengertian dan cara menggunakannya

Struktur perincian kerja (WBS) adalah perincian proyek visual. Dimulai dengan ruang lingkup pekerjaan, WBS menunjukkan hasil akhir dan cara keduanya terhubung kembali ke proyek keseluruhan.

Karena struktur perincian kerja ditampilkan secara visual, struktur ini dapat dibuat menggunakan kombinasi perangkat lunak manajemen alur kerja dan kerangka kerja manajemen proyek. Beberapa metode ini termasuk linimasa, Papan Kanban, dan kalender. 

Kami akan menjelaskan cara membuat struktur perincian kerja, hal yang harus disertakan, dan menunjukkan contoh cara menerapkannya dalam pekerjaan Anda.

Apa itu struktur perincian kerja dalam manajemen proyek?

Struktur perincian kerja adalah alat yang membantu Anda menata proyek berdasarkan hierarki. Dengan WBS, Anda membagi hasil akhir menjadi sub-hasil akhir untuk memvisualisasikan proyek dan menguraikan dependensi utama. Setiap struktur perincian kerja terdiri dari beberapa bagian: 

• Garis dasar proyek atau pernyataan ruang lingkup, yang mencakup rencana, deskripsi, dan nama proyek 

• Pemangku kepentingan proyek

• Jadwal proyek yang tertata

• Hasil akhir proyek dan subtugas pendukung

Manajer proyek menggunakan struktur perincian kerja untuk membantu tim memecah ruang lingkup proyek yang kompleks, memvisualisasikan proyek dan hasil akhir terkait dependensi, serta memberikan ikhtisar proyek visual kepada anggota tim, bukan daftar tugas. 

Dari sana, Anda akan mengatur struktur berdasarkan tingkat hierarki sub-hasil akhir. Proyek Anda mungkin juga mencakup fase berdasarkan pekerjaan yang dibutuhkan dan linimasa proyek secara keseluruhan.  

2 jenis WBS

1. Struktur perincian kerja berbasis hasil akhir: Ini adalah penguraian hierarkis pekerjaan yang berorientasi pada hasil akhir. Jika itu terlalu rumit, jangan khawatir—intinya, Anda akan melihat ruang lingkup proyek yang lebih luas dan membagi pekerjaan menjadi beberapa hasil akhir yang mendukungnya. Pendekatan ini paling cocok untuk proyek yang lebih singkat dengan hasil yang sangat jelas. Misalnya, mengembangkan laporan pendapatan tahunan Anda.

2. Struktur perincian kerja berbasis fase: Di sini, Anda menggunakan fase proyek untuk membuat paket kerja yang menampung kelompok tugas. Kelompok tugas ini kemudian selesai secara bertahap. Anda perlu menggunakan WBS berbasis fase untuk proyek yang lebih panjang dengan hasil yang kurang jelas. Contoh, Anda ingin meningkatkan retensi sebesar 20% selama tiga tahun ke depan.

Apa saja 3 tingkat struktur perincian kerja?

Tingkat struktur perincian kerja membantu memisahkan tugas berdasarkan dependensi. Karena proyek dapat sangat berbeda, begitu pula tingkat struktur perincian kerja Anda. Meskipun sebagian besar proyek memiliki beberapa bentuk dependensi, Anda mungkin akan menemukan proyek yang tidak memerlukan sub-dependensi. 

Ada tiga tingkat dependensi utama, meskipun struktur Anda mungkin memerlukan lebih banyak atau lebih sedikit dari itu. Setiap tingkat terhubung ke tugas induk, dengan pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas induk yang diatur ke dalam dependensi.  

Mari kita lihat tiga dependensi tingkat tertinggi dalam struktur perincian kerja. 

Level 1: Tugas induk

Tingkat pertama struktur perincian kerja adalah bentuk proyek yang paling disederhanakan karena berisi tugas induk. Ini biasanya sama dengan tujuan proyek. 

Misalnya, tim proyek Anda sedang mengerjakan pembaruan desain situs web. Tingkat pertama WBS Anda mungkin terlihat seperti ini:

• Luncurkan desain situs web baru

Seperti yang Anda lihat, ini sederhana dan mudah. Level satu adalah tujuan dasar dan langkah pertama dari banyak fase manajemen proyek Anda. Pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan tujuan ini akan dilakukan nanti di level dua dan tiga. 

Tingkat 2: Dependensi dan tugas

Dari sana, struktur perincian Anda akan menjadi sedikit lebih rumit, tergantung pada ruang lingkup proyek. Level dua WBS Anda akan mencakup subtugas, atau dikenal sebagai dependensi, dari tugas induk. 

Contohnya, mari kita lihat tugas yang mungkin diperlukan untuk meluncurkan desain situs web baru. 

• Adakan sesi curah pendapat kreatif

• Memperbarui pedoman merek

• Buat Kerangka Kerja perpesanan

• Mendesain ulang logo Anda

• Tambahkan foto baru 

Meskipun sedikit lebih terperinci daripada level satu, level dua masih merupakan ikhtisar umum tentang dependensi yang diperlukan untuk menyelesaikan tujuan proyek. 

Level 3: Subtugas

Di tingkat ketiga WBS, bagi dependensi ini lebih jauh menjadi komponen yang lebih mudah dikelola yang disebut sub-dependensi. Pada tahap ini—level terendah dari siklus proyek—Anda menentukan tugas yang paling mendetail. Tugas yang dapat ditindaklanjuti ini akan menyederhanakan jalur untuk menyelesaikan semua hasil akhir yang diperlukan.

Melanjutkan contoh di atas, berikut adalah tugas level tiga yang dapat Anda gunakan untuk desain situs baru: 

• Pilih warna merek

• Membuat papan mood merek

• Menugaskan desainer UX

• Buat desain mockup

• Meninjau dan menyetujui maket

• Jadwalkan pemotretan merek

• Ubah ukuran dan edit gambar

Seperti yang Anda lihat, pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan tujuan proyek menjadi jauh lebih jelas. Anda bahkan dapat memilih untuk menambahkan level tambahan ke WBS, tergantung seberapa spesifik Anda ingin visualnya. 

Apa yang termasuk dalam struktur perincian kerja?

Struktur perincian kerja pada dasarnya adalah rencana proyek ringkas yang ditata dalam hierarki visual. Artinya, struktur ini berisi semua yang ada dalam piagam proyek yang sukses, yang mencakup elemen WBS seperti tujuan, hasil akhir, linimasa, dan pemangku kepentingan utama. 

Untuk membuat struktur perincian, Anda harus terlebih dahulu mengetahui hal yang harus dimasukkan ke dalamnya. Untungnya, kami siap membantu Anda. Mari kita lihat beberapa bagian penting untuk dimasukkan dalam struktur perincian kerja Anda.

Kamus WBS

Kamus struktur perincian kerja adalah tempat terbaik untuk memulai saat membangun struktur proyek baru. Karena sifat visual dari WBS yang baik tidak memungkinkan adanya penjelasan mendetail, kamus WBS menjelaskan setiap tugas secara lebih mendetail. Membuat kamus adalah bagian penting untuk membantu anggota tim proyek menemukan detail penting dari tugas Anda dengan lebih mudah.

Meskipun dibuat oleh Anda, ada baiknya Anda meminta bantuan anggota tim dari berbagai bagian. Ini akan memastikan kamus bermanfaat semaksimal mungkin dan semua item dijelaskan dengan benar.

Beberapa bidang yang harus Anda sertakan dalam kamus adalah:

• Nama tugas: Buat tetap jelas dan sederhana, paling banyak beberapa kata.

• Deskripsi: Masuk ke detail yang lebih mendalam, tetapi tidak lebih dari satu atau dua kalimat.

• Hasil akhir: Sekali lagi, spesifik adalah kuncinya. Jelaskan dengan tepat hal yang diharapkan selesai oleh tim.

• Anggaran: perkiraan pengeluaran, termasuk jumlah yang akan dikeluarkan, untuk apa, dan sebelum kapan.

• Milestone: Momen penting pada linimasa proyek saat serangkaian tugas selesai.

• Persetujuan: Tugas apa—jika ada—yang memerlukan persetujuan.

Meskipun ada beberapa bidang yang dapat Anda sertakan, hal utama yang perlu dipertimbangkan adalah membuat sumber daya tempat anggota tim proyek dapat menemukan informasi tentang pekerjaan proyek yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai tugas.  

Deskripsi tugas

Deskripsi tugas mencakup nama tugas dan deskripsi singkat tujuan. Karena WBS tidak akan memiliki ruang untuk deskripsi lengkap, Anda dapat menyertakan detail tambahan dalam kamus WBS.

Tujuan deskripsi tugas adalah agar anggota tim dapat dengan mudah mengenali tugas dengan cara sesingkat mungkin. Jadi, jangan terlalu terpaku pada tingkat detail yang dibutuhkan.  

Pemilik tugas

Pemilik tugas yang ditugaskan adalah bagian penting untuk disertakan baik untuk alasan akuntabilitas maupun untuk komunikasi. Makin mudah menemukan jawaban, makin cepat tugas akan selesai. Meskipun manajer proyek sering kali merupakan pemilik tugas, kepala bagian, dan manajer juga dapat menjadi pemilik tergantung pada jenis tugas.

Tidak ada yang lebih buruk daripada membuang waktu mencari informasi proyek. Menetapkan pemilik tugas dapat meningkatkan produktivitas tim karena pemangku kepentingan proyek akan dapat dengan cepat mengarahkan pertanyaan kepada orang yang tepat.   

Anggaran tugas

Meskipun tidak selalu dibutuhkan, proyek yang membutuhkan anggaran besar harus dilacak dengan cermat. Menetapkan batas anggaran tugas tertentu akan sangat membantu untuk melacak seberapa dekat Anda dengan anggaran yang dialokasikan. 

Tidak melacak anggaran dapat mengakibatkan pengeluaran lebih dari yang diperkirakan, yang dapat memengaruhi margin keuntungan Anda. Jadi, pastikan untuk tidak hanya melacak total anggaran, tetapi juga biaya tugas individu. 

Tanggal penyelesaian 

Seharusnya tidak mengejutkan untuk mendengar bahwa melacak tanggal penyelesaian target adalah detail yang cukup penting. Meski begitu, Anda harus siap menghadapi perubahan pada tanggal penyelesaian. 

Meskipun mengelola beberapa proyek yang melampaui linimasa yang ditetapkan mungkin sulit, terkadang hal itu tidak dapat dihindari. Untuk melacak progres dengan benar, Anda harus menguraikan setiap tugas dalam linimasa atau alat manajemen proyek lainnya. Dengan begitu, Anda dapat melihat penundaan linimasa secara real time dan berupaya mencegah masalah tenggat yang menumpuk dan menyebabkan Anda melewatkan tanggal penyelesaian semula. 

Status tugas

Selain pelacakan linimasa, mendokumentasikan status tugas itu penting untuk pemeriksaan progres cepat. Ini dapat dicatat dengan beberapa cara berbeda, tetapi banyak tim menggunakan istilah seperti terbuka, sedang berlangsung, dan selesai. 

Ini tidak hanya akan membantu melacak progres, tetapi juga memberikan ikhtisar umum tentang produktivitas tim. Misalnya, jika ada pola tim tertentu yang tidak dapat menyelesaikan tugas, mungkin ada masalah mendasar. Dengan begitu, Anda dapat berupaya mengatasi beban kerja tim atau masalah komunikasi sebelum menjadi masalah besar.  

Cara membuat struktur perincian kerja

Sekarang, bagian yang menyenangkan. Karena struktur perincian kerja disajikan dalam hierarki visual, ada beberapa cara untuk membuatnya. Bagian terbaiknya adalah Anda dapat memilih metode yang tepat untuk Anda dan Tim. Untuk menghemat waktu penyiapan, mulailah dengan templat struktur perincian kerja yang sudah diformat untuk linimasa, papan, atau kalender.

Metode visual umum yang digunakan tim meliputi linimasa, Papan Kanban, dan kalender. Bergantung pada perangkat lunak yang Anda gunakan, beberapa fitur mungkin terlihat sedikit berbeda di masing-masing perangkat lunak. Mari kita pelajari ketiga metode ini untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang cara membuat struktur perincian kerja di masing-masing metode. 

Linimasa (atau Bagan Gantt)

Linimasa adalah alat terbaik untuk memvisualisasikan pekerjaan dengan cara yang menyenangkan dan berwarna-warni. Alat ini juga sangat cocok untuk menyediakan fungsionalitas yang diperlukan untuk WBS. Berikut beberapa fungsi yang Anda dapatkan menggunakan linimasa, yang juga dikenal sebagai diagram alir atau Bagan Gantt:

• Mengimpor spreadsheet biasa

• Melacak progres

• Menyesuaikan tugas

• Menghubungkan tugas menurut dependensi

• Menyesuaikan perubahan batas waktu

• Tetapkan pemilik tugas

• Simpan tugas yang belum terjadwal

• Sesuaikan pelacakan warna

• Bagian menurut level

• Memfilter dan menyortir tugas

Anda dapat memulai WBS dengan beberapa cara, termasuk dengan mengimpor spreadsheet yang ada atau membuatnya langsung di perangkat lunak linimasa. Linimasa berbeda dari papan Kanban dan kalender karena tata letak visual dan fungsionalitas yang dapat disesuaikan. Anda bebas menentukan visual yang tepat untuk tim Anda. 

Papan Kanban 

Papan Kanban mirip dengan linimasa, tetapi berbeda dalam hal penataan visual. Alih-alih ditata dalam garis horizontal, papan Kanban dirancang agar terlihat seperti papan. Perangkat lunak Kanban dapat membantu hal-hal berikut untuk menjaga proyek Anda tetap sesuai rencana:

• Melacak progres

• Menyesuaikan tugas

• Menghubungkan tugas menurut dependensi

• Menyesuaikan perubahan batas waktu

• Merencanakan alur kerja

• Berkomunikasi di satu tempat

• Merencanakan peta jalan produk

Papan Kanban adalah opsi terbaik lainnya untuk membuat WBS, dan ini adalah salah satu alat yang paling sering digunakan untuk kebutuhan manajemen sumber daya sehari-hari. Salah satu hal terbaik tentang alat ini adalah Anda dapat melihat detail tugas sejak awal. Ini menjadikannya opsi yang bagus jika Anda tidak dapat membuat kamus WBS.

Cara terbaik untuk memulai metode ini adalah dengan mulai membangun hierarki dalam Papan Kanban. 

Kalender

Opsi ketiga untuk membuat WBS sendiri adalah dengan menggunakan perangkat lunak kalender tim. Meskipun tidak umum digunakan untuk struktur perincian seperti opsi sebelumnya, perangkat lunak ini adalah alat yang bagus untuk memvisualisasikan proyek. Alat ini juga sangat membantu untuk beralih antara tampilan harian, mingguan, dan bulanan untuk proyek besar.

Kalender adalah alat yang bagus untuk membuat WBS dan memberi Anda pengalaman visual yang berbeda dari opsi di atas. Untuk memulai struktur menggunakan kalender, Anda dapat mengimpor spreadsheet yang ada atau mulai membuat proyek baru di perangkat lunak kalender. 

Contoh struktur perincian kerja

Setelah mengetahui hal yang termasuk dalam WBS dan cara membuatnya menggunakan berbagai alat perangkat lunak, mari kita lihat contoh WBS yang nyata. Meskipun templat akan terlihat sedikit berbeda tergantung metode yang digunakan untuk membuatnya, WBS harus menyertakan hierarki dan tingkat tugas yang serupa. 

Berikut adalah contoh Struktur perincian kerja untuk membantu Anda memulai.

Berikut adalah contoh struktur perincian kerja dari detail di atas untuk membantu Anda memulai sendiri.

Nama WBS: Desain situs web

Deskripsi: Perbarui desain situs web lama kita berdasarkan branding baru. 

Tanggal penyelesaian: 15-9-21

Anggaran: $50.000

Level 1: 

1. Memperbarui desain situs web 

Level 2:

1. Memperbarui pedoman merek (selesai)

2. Kembangkan kerangka kerja olahpesan (selesai)

3. Mendesain ulang logo (Berlangsung)

4. Tambahkan foto baru (Buka)

Level 3:

1. Perbarui panduan merek 

• Warna merek—Kat Mooney

• Papan mood merek—Kat Mooney

• Desain UX—Ray Brooks

2. Buat kerangka kerja olahpesan

• Judul—Daniela Vargas

• Pernyataan misi—Daniela Vargas

• Panduan bahasa—Daniela Vargas

3. Desain ulang logo

• Sketsa—Kabir Madan

• Mockup—Kat Mooney

• Desain akhir—Kat Mooney

4. Tambahkan foto baru

• Pemotretan—Kabir Madan

• Editan foto —Kat Mooney

• Seleksi akhir—Kabir Madan

Ingatlah bahwa WBS Anda akan terlihat berbeda berdasarkan ukuran proyek, kompleksitasnya, linimasa, dan perangkat lunak pilihan Anda. Setiap detail ini akan membentuk dependensi dan hierarki visual proyek Anda. 

Jadikan struktur perincian kerja sesuai kebutuhan Anda

Pada dasarnya, struktur perincian kerja tidak terlalu sulit dibuat. Sebenarnya, setelah terbiasa, Anda dan tim hanya akan mendapatkan manfaat dari penambahan hierarki visual atau tugas proyek. Baik Anda seorang pembelajar visual atau verbal, ada alat manajemen kerja yang cocok untuk semua orang. 

Dengan Asana, Anda dapat dengan mudah beralih antara daftar, linimasa, papan, dan kalender tanpa melewatkan apa pun. Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk kerja tentang kerja? Ya, tentu.