¿Qué son las herramientas de colaboración?
¿Necesitas trabajar con objetivos comunes con otras personas? Las herramientas de colaboración en línea son la clave. Algunas simplemente brindan a los equipos una manera fácil de comunicarse y compartir el trabajo, por ejemplo, las aplicaciones de email o chat. Otras ofrecen funciones más complejas para ayudarte a gestionar tu trabajo y trabajar en equipo de manera más productiva.
¿Por qué considerar el uso de herramientas de colaboración en línea?
Trabajar en equipo no es fácil, por muchos motivos. Probablemente tengas compañeros de equipo que trabajan en diferentes lugares y zonas horarias. Además, el trabajo de todos está ahora diseminado en múltiples aplicaciones. ¿El resultado?
Falta de visibilidad
Los gerentes, líderes y compañeros de equipo a menudo pasan por alto actualizaciones importantes porque no pueden verlas.
Objetivos poco claros
Todos pierden tiempo buscando información, tratando de entender qué hacer y duplicando el trabajo.
Mala planificación
Los gerentes y líderes no saben en qué están trabajando sus equipos y pierden tiempo en reuniones de estado.
Las herramientas de colaboración fortalecen los equipos
Un buen software de colaboración ayuda a eliminar la comunicación y la información aisladas, porque organizan tu trabajo en un lugar. Todos saben quién está haciendo qué. Los compañeros de equipo pueden analizar el trabajo y compartir ideas con facilidad. Los proyectos se entregan en tiempo y forma.
¿Cuál es la herramienta adecuada para mi equipo?
Desde ya, depende de tus necesidades específicas, pero las buenas herramientas de colaboración deberían ofrecerte la capacidad de:
Compartir archivos
Compartir archivos (Google Docs, PDF, JPG, etc.) es esencial para colaborar y crear una “fuente única de referencias”, donde los equipos pueden encontrar la información que necesitan. También debes poder analizar los archivos compartidos para mantener los detalles sobre los recursos en un solo lugar.
Programar proyectos y tareas
La capacidad de asignar y reasignar tareas ayuda a entender las prioridades, mientras que los calendarios y otras funciones de programación permiten a los equipos colaborar en los planes y mantenerse al día respecto del progreso y los cambios.
Coordinar el trabajo
Necesitas ver las tareas, las dependencias y los hitos para determinar las fechas de entrega, ajustar los planes cuando sea necesario y ayudar a tu equipo a trabajar eficientemente. Las buenas herramientas de colaboración ayudan a mantener el control del progreso y alertar cuando se acercan tus fechas límite o el trabajo se atrasa.
Comunicarte sin problemas
Mantener las conversaciones sobre proyectos y listas de pendientes en un lugar ayuda a los equipos a convertir las ideas y los comentarios en acción. La solución que elijas también debería integrarse con tus aplicaciones de mensajería e email para ser compatible con las diferentes maneras en que tu equipo prefiere comunicarse.
Usar Asana para fomentar una buena colaboración
Los tableros y las listas te permiten desglosar los planes en los pasos a seguir, de manera que los compañeros de equipo puedan ver cómo el trabajo diario es importante para lograr los objetivos.
Crea y asigna tareas a tus compañeros de equipo, y define dependencias para asegurarte de que se haga el trabajo correspondiente en el momento adecuado.
Asana permite mantener a todos al día fácilmente y darles el contexto que necesitan para convertir las ideas en acción.
Comparte fácilmente los objetivos y los hitos para que todos sepan cuáles son las prioridades y los hitos de cada equipo.
Incluso si los planes o las fechas límite cambian, en Asana es fácil modificar rápidamente las tareas y actualizar a todos al mismo tiempo.
Comparte los proyectos actuales y próximos de toda la empresa para que todos sepan qué está haciendo cada equipo.
Tamaño de la empresa
Enterprise
Sector
Fabricación
Los proyectos importantes tienen miles de piezas en movimiento, personas involucradas y tareas para realizar. Asana nos ayuda a planificar todo, dar seguimiento a todo el trabajo y mantenernos al corriente del progreso de todos.
Maggie Green
gerente de Proyectos, 1A Auto
¿Aún tienes dudas? Tenemos las respuestas.
La colaboración en equipo en Asana es un espacio de trabajo compartido con tareas, comentarios, dependencias y paneles para que los equipos puedan alinearse, comunicarse y finalizar proyectos juntos.
Asana aumenta la visibilidad al centralizar las tareas, los plazos y los archivos para que todos los compañeros de equipo vean lo que está sucediendo, se evite el trabajo en silos y se reduzca el tiempo dedicado a las reuniones de actualización de estado.
Sí, la colaboración desde diferentes ubicaciones es posible, ya que la versión de Asana para teléfonos y navegadores es compatible con equipos distribuidos. Las tareas con archivos adjuntos y comentarios mantienen a todos en sintonía.
El trabajo compartido se puede organizar mediante tableros, listas y portafolios para estructurar proyectos con asignaciones, dependencias e hitos claros.
Sí, los archivos y los comentarios se pueden centralizar al adjuntar archivos directamente a las tareas y compartir comentarios en línea para mantener el contexto y el historial en un solo lugar.
Los cambios en los planes se pueden gestionar a través de la vista de cronograma y las alertas de dependencias que ayudan a los equipos a ajustar los programas y comunicar las revisiones rápidamente.
Sí, la comunicación está integrada, ya que los comentarios en las tareas, las actualizaciones de estado y las notificaciones de la bandeja de entrada permiten a los equipos interactuar dentro del flujo de trabajo.
Sí, los equipos pueden dar seguimiento al progreso juntos, ya que los portafolios y los paneles permiten ver el estado, las responsabilidades y el progreso de los proyectos en tiempo real.
Sí, Asana es útil para equipos remotos, ya que está diseñada para equipos híbridos y remotos, lo que permite la comunicación y la colaboración asincrónicas.
Sí, es posible integrar herramientas de chat. Asana se integra con Slack, Teams, aplicaciones de email y muchas más para compartir el trabajo y las actualizaciones.
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