Plantilla para planes de acciones correctivas

Cuando los equipos no documentan los problemas o no hacen un seguimiento de las acciones correctivas, los problemas pueden repetirse, a veces con consecuencias más graves. Si un miembro del equipo no cumple con un hito, no cumple con las normas o tiene una no conformidad continua, actuar sin una respuesta estructurada pone en riesgo las operaciones de Business.

Una plantilla de plan de acción correctiva proporciona un flujo de trabajo paso a paso para identificar problemas, descubrir las causas raíz, asignar responsabilidades e implementar acciones correctivas. Ayuda a los jefes a hacer que cada miembro del equipo asuma su responsabilidad, establecer plazos para las mejoras y evitar que los problemas vuelvan a ocurrir.

¿Quién se beneficia de las plantillas para planes de acción correctiva?

Hemos visto cómo los problemas recurrentes pueden detener el progreso de un equipo y dañar la confianza entre sus miembros. El uso de una plantilla de plan de acción correctiva puede ayudar a que todos estén en sintonía, para que la responsabilidad y la transparencia no se pasen por alto.

Equipos de control de calidad

Usa plantillas de acciones correctivas y preventivas (CAPA) para documentar las no conformidades, investigar las causas y supervisar la implementación de los pasos de acción que cumplen con los requisitos normativos.

Jefes de departamento y responsables de Business

Supervisa las operaciones comerciales de manera más efectiva al establecer expectativas, fechas límite y métricas detalladas para el seguimiento y la resolución.

Jefes de proyecto

Coordina con los miembros del equipo, asigna tareas y asegúrate de que todos cumplan con los hitos a tiempo para cumplir con las fechas límite.

Equipos de Recursos Humanos y cumplimiento

Responde a los problemas de incumplimiento con planes de resolución bien documentados, mientras mantienes la transparencia con las partes interesadas.

Equipos de fabricación y operaciones Mejora los procesos de trabajo, reduce las tasas de error y resuelve los problemas de seguridad o calidad con un seguimiento detallado de las acciones.

¿Por qué usar la plantilla para planes de acción correctiva de Asana?

Los planes de acción correctiva solo funcionan si son fáciles de gestionar. Es por eso que la plantilla gratuita para planes de acción correctiva de Asana ofrece a los equipos un lugar para registrar problemas, documentar soluciones y dar seguimiento a la resolución a lo largo del tiempo.

Usa esta plantilla para lo siguiente:

• Definir el problema y documentar su impacto en las operaciones de Business

• Realizar un análisis de causa raíz utilizando métodos predefinidos

• Asignar a una persona responsable de cada acción pendiente

• Dar seguimiento a las fechas de entrega, los hitos y los períodos de revisión

• Mantener un proceso de acción correctiva estructurado y repetible

Cómo usar esta plantilla para planes de acción correctiva

Cada sección de esta plantilla refleja una etapa crítica del proceso de acción correctiva. Las columnas como Nivel de impacto, Método de análisis de causa raíz y Verificación te ayudan a organizar los detalles, dar seguimiento al progreso y generar informes. Usa esta plantilla de plan de acción correctiva para simplificar el seguimiento y reducir el riesgo legal.

Paso 1: resumen del proyecto

Comienza por describir el alcance del plan de acción correctiva. Incluye los números de referencia, las áreas afectadas y el motivo para iniciar el plan. Agrega el número de referencia del plan de acción correctiva, asigna responsables y establece fechas de entrega iniciales.

Usa esta sección para que todos tengan el mismo punto de partida. Un breve resumen del contexto, como qué desencadenó el plan y qué equipos están involucrados, ayuda a las personas a comprender por qué el plan es importante y cómo su función se conecta con el objetivo más amplio.

Paso 2: descripción del problema e impacto

Describe el problema o el incumplimiento. ¿Qué salió mal? ¿Cuáles son las consecuencias? Usa la columna Nivel de impacto para calificar la gravedad y sé específico para ayudar a pensar en las soluciones adecuadas.

Incluye cualquier evidencia que respalde tus hallazgos, como informes, fotos o registros. Este contexto adicional ayuda a todos a comprender el alcance total del problema antes de que comiencen las acciones correctivas.

Paso 3: análisis de causa raíz

Usa esta sección para identificar y documentar la causa raíz del problema. Especifica el método de análisis de causa raíz (por ejemplo, los 5 porqués, diagrama de cola de pescado) utilizado. Este paso garantiza que tu solución aborde el problema real, no solo los síntomas.

Pide a los miembros del equipo interdisciplinario que aporten sus comentarios y opiniones para fortalecer tu análisis. Cada perspectiva puede revelar diferentes factores que contribuyen al problema, lo que garantiza que tu solución vaya más allá de los síntomas superficiales.

Paso 4: plan de acciones correctivas y preventivas

Enumera cada acción pendiente correctiva con su tipo de acción correspondiente (correctiva o preventiva). Asigna una persona responsable y vincula cada acción a la causa raíz. Agrega fechas de entrega e hitos para mantener tu plan al día. Haz que esta sección sea práctica y realista. Cada paso debe ser fácil de seguir y medible, para que los miembros del equipo puedan ver el progreso de principio a fin.

Paso 5: Verificación y validación

Realiza un seguimiento de cómo verificarás e implementarás que cada acción correctiva está funcionando. Usa las columnas Verificación y Período de revisión de efectividad para documentar los esfuerzos de seguimiento y medir el éxito. Programa puntos de verificación para confirmar que las acciones correctivas realmente evitan la recurrencia. Estas revisiones te ayudarán a generar confianza en el proceso e identificar lecciones para planes futuros.

Paso 6: aprobación final

Una vez que se hayan finalizado y validado todas las acciones pendientes, documenta las aprobaciones formales. Esto confirma que cerraste el plan de acción correctiva y que implementaste todos los cambios.

Usa esta sección final para resumir lo que lograste y reconocer a los colaboradores. Revisar las lecciones aprendidas aquí ayuda a refinar los planes de acción correctiva futuros y mejorar el flujo de trabajo de tu equipo.

Funciones de documentación de Asana

Asana convierte esta plantilla gratuita para planes de acción correctiva en un proceso confiable y colaborativo. Incluimos algunas de nuestras funciones de documentación en esta plantilla, pero definitivamente no estás limitado a ellas. Consulta la lista finalizada de funciones de Asana para obtener aún más inspiración.

Campos personalizados 

Da seguimiento al nivel de impacto, la causa raíz o los métodos de verificación para todos los registros CAPA de tu Equipo. Los campos personalizados facilitan la generación de informes y el filtrado.

Reglas de automatización

Configura recordatorios automáticos para las fechas de entrega o activa tareas de seguimiento al completar los pasos de acción.

Vistas del proyecto 

Cambia entre las vistas de lista, calendario, tablero y cronograma para visualizar los hitos de tu plan de acción correctiva, de modo que nada se te escape.

Aprobaciones

Actualiza a las partes interesadas mediante aprobaciones integradas para los pasos de validación o aprobaciones sin emails adicionales.

Archivos adjuntos 

Almacena informes, capturas de pantalla o documentación directamente en cada tarea para obtener un contexto completo.

Integraciones recomendadas para tus plantillas de planes de acción correctiva

Las integraciones te permiten conectar Asana con las herramientas que tu equipo ya usa, sin necesidad de alternar entre plataformas. A continuación, te mostramos algunas de nuestras integraciones favoritas para planes de acción correctiva, pero asegúrate de revisar nuestro centro de integraciones de aplicaciones para encontrar tus herramientas de referencia.

Slack 

Notifica a los miembros del equipo en Slack cuando alguien asigne, actualice o valide acciones correctivas dentro de tu proyecto de Asana.

Google Drive 

Sincroniza cualquier documento de análisis de causa raíz, informe o material de capacitación relacionado con el CAPA directamente desde Google a Asana.

Microsoft Word 

Exporta resúmenes de CAPA o documentación de aprobación final para fines de cumplimiento o auditoría directamente a los espacios de trabajo de Microsoft y viceversa.

Zoom

Agrega enlaces de Zoom a las tareas cuando las acciones correctivas requieran revisiones de las partes interesadas o reuniones virtuales.

Hojas de cálculo de Google 

Da seguimiento a las acciones pendientes y las métricas al sincronizar tu proyecto de Asana con Google Sheets.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas para planes de acciones correctivas