Plantilla para documentos de requisitos comerciales

El lanzamiento de un proyecto puede complicarse rápidamente si no hay un acuerdo sobre lo que significa “trabajo terminado”. Los miembros del equipo pueden apresurarse en el desarrollo sin definir los objetivos, el alcance o los entregables, y cuando los hitos comienzan a retrasarse, no está claro dónde se desviaron las cosas. Una plantilla de documento de requisitos comerciales (BRD) evita estos problemas al coordinar a los equipos sobre lo que se debe crear, por qué es importante y cómo se medirá el éxito del proyecto.

En lugar de gestionar los requisitos del proyecto en hojas de cálculo o emails, puedes centralizar los objetivos, los requisitos, los cronogramas y las dependencias en un solo flujo de trabajo. Ya sea que estés gestionando un nuevo proyecto, refinando los procesos de negocios o coordinando entre los equipos de producto e ingeniería, la plantilla de BRD te ayuda a capturar los detalles esenciales y reducir la falta de comunicación desde el principio.

¿Quiénes se benefician de las plantillas de BRD?

Una plantilla para documentos de requisitos comerciales simple hace más que describir las tareas del proyecto. Conecta a todas las personas involucradas para convertir un concepto en un proyecto exitoso. Si tu equipo de proyecto está definiendo los requisitos del producto, escribiendo la descripción del proyecto o comenzando la recopilación de requisitos, las plantillas BRD garantizan que todos entiendan qué se debe crear y por qué.

Analistas de negocios

Los analistas de negocios usan la plantilla de BRD para capturar los requisitos funcionales y no funcionales, documentar las restricciones del proyecto y garantizar que los objetivos comerciales se traduzcan en tareas concretas del proyecto.

Jefes de proyecto

Los jefes de proyecto confían en las plantillas de requisitos para describir el alcance, los hitos, los casos de uso y los entregables. Tener toda esta información centralizada ayuda a que el equipo se centre en resultados medibles y evita la corrupción del alcance.

Partes interesadas y ejecutivos

Los líderes pueden revisar rápidamente un resumen ejecutivo, un análisis de las partes interesadas y un resumen del proyecto para ver cómo una iniciativa se alinea con los objetivos y presupuestos del negocio, sin necesidad de comprender ningún detalle técnico.

Desarrolladores y equipos técnicos

Para los equipos técnicos, el BRD identifica las historias de usuario, las API y los requisitos de integración antes de que comience la codificación. La documentación reduce las revisiones y ayuda a garantizar que el producto final refleje con precisión la intención de Business.

Clientes y socios

Los colaboradores externos obtienen transparencia sobre los entregables, las dependencias y los resultados esperados. Con la documentación, los ciclos de aprobaciones son más rápidos y fluidos.

Por qué usar una plantilla para documentos de requisitos comerciales

Cuando comienzan nuevos proyectos, los equipos a menudo se apresuran a la ejecución sin una comprensión compartida de cómo se ve el éxito. Una plantilla de BRD evita eso al definir el problema, la solución y la medición del éxito desde el principio.

Usa las plantillas BRD para lo siguiente:

• Coordinar los objetivos de negocios y los entregables técnicos

• Reducir los problemas de comunicación durante la ejecución del proyecto

• Definir el alcance del proyecto y el cronograma

• Acelerar las aprobaciones del equipo

• Centralizar las actualizaciones para las revisiones y métricas continuas

Cómo usar una plantilla para documentos de requisitos comerciales

La plantilla de BRD de Asana te ayuda a estructurar tus requisitos de una manera que se adapte tanto a las audiencias técnicas como a las de Business. Los siguientes pasos corresponden a las secciones del diseño de la plantilla real, para que puedas seguir el proceso a medida que la completas.

Paso 1: resumen ejecutivo

Comienza con un resumen general de la iniciativa. Explica qué es el proyecto, por qué es importante y cómo respalda los objetivos de Business. Mantén esta sección concisa pero impactante; a menudo es la primera parte que leen las partes interesadas.

Agrega el objetivo principal del proyecto, los usuarios objetivo y los resultados esperados. Un resumen ejecutivo también debe servir como una referencia rápida para los ejecutivos que necesitan comprender el propósito sin sentirse abrumados por los detalles técnicos.

Paso 2: resumen del proyecto y objetivos

Usa esta sección para definir el alcance del proyecto, el cronograma y los entregables. Indica qué se incluye y qué se excluye para evitar expectativas desalineadas más adelante. Agrega objetivos medibles, como reducir el tiempo de procesamiento en un 20 % o mejorar la satisfacción del usuario. Los objetivos ayudan a dar seguimiento al ROI y las métricas de éxito.

Paso 3: necesidad y justificación del negocio

Documenta la razón por la que existe este proyecto. ¿Estás resolviendo ineficiencias en los procesos de Business? ¿Cumples con los requisitos de cumplimiento? ¿Apoyas el lanzamiento de un producto nuevo?

Una justificación bien escrita mejora la aceptación de las partes interesadas. Por lo tanto, incluye un análisis de costo-beneficio, los riesgos anticipados y cómo la iniciativa contribuye a los objetivos más amplios de la organización.

Paso 4: Alcance

Define los límites del proyecto en detalle. Divide el alcance en elementos funcionales y no funcionales, e identifica qué debe entregar cada Equipo. También puedes adjuntar documentos de planificación de proyectos relacionados o gráficos de hitos a esta sección. Eso ayuda a las partes interesadas a visualizar las dependencias y los puntos de verificación del progreso.

Paso 5: requisitos funcionales y no funcionales

Esta sección es la columna vertebral técnica de la plantilla para documentos de requisitos comerciales. Enumera lo que debe hacer el sistema (requisitos funcionales) y cómo debe funcionar (requisitos no funcionales).

Incluye detalles como API, integraciones de sistemas, estándares de seguridad y criterios de usabilidad. Vincularlos a los criterios de aceptación garantiza que cada requisito se pueda validar antes del lanzamiento.

Paso 6: partes interesadas clave

Agrega a las partes interesadas, los patrocinadores y los representantes de los departamentos involucrados en el proyecto. Asigna responsabilidades para la revisión y las aprobaciones con los campos Responsable y Estado de aprobación de Asana. Mantener esta información organizada evita cuellos de botella durante las revisiones y aprobaciones. También puedes etiquetar departamentos para facilitar la comunicación entre los equipos.

Funciones de documentación de requisitos de Asana

Las funciones ayudan a que tu plantilla de BRD sea más que un documento estático y se convierta en un flujo de trabajo dinámico y fácil de seguir. Explora estas opciones y visita el Centro de funciones de Asana para obtener una lista completa.

Campos personalizados

Da seguimiento a los niveles de riesgo, la prioridad y la responsabilidad del departamento directamente en la plantilla. Los campos personalizados facilitan el filtrado y la clasificación de los requisitos a medida que el proyecto escala.

Aprobaciones

Define las responsabilidades en el flujo de trabajo al agregar pasos de revisión y aprobación. Los aprobadores reciben notificaciones automáticas cuando las secciones están listas para la aprobación.

Vista de cronograma

Visualiza cómo encajan tus hitos y dependencias. La vista de cronograma mantiene visibles todas las fases del proyecto, para que las partes interesadas puedan identificar los conflictos con anticipación.

Archivos adjuntos

Adjunta documentos de referencia, como esquemas de página, modelos de costos o formularios de cumplimiento. Mantener todo conectado en un espacio de trabajo elimina el tiempo dedicado a buscar en todos los sistemas.

Reglas y automatización

Configura automatizaciones para avanzar con las tareas cuando se finalicen las aprobaciones o se resuelvan las dependencias. Esto mantiene el progreso del proyecto en marcha en tiempo real.

Integraciones recomendadas para tu plantilla de BRD

Las integraciones conectan tu plantilla para documentos de requisitos comerciales con las herramientas que tu equipo ya usa. Explora la biblioteca de integraciones de Asana para descubrir todos los conectores disponibles.

Google Drive

Adjunta documentos de proyectos relacionados, análisis de costos e investigaciones de respaldo directamente a las tareas del BRD. Todos se mantienen al día con la última versión automáticamente.

Slack

Recibe actualizaciones instantáneas cuando se agreguen nuevos requisitos o se finalicen las aprobaciones. La integración con Slack permite a los equipos responder rápidamente sin necesidad de consultar varias plataformas.

Jira Cloud

Sincroniza los requisitos con Jira para conectar tu BRD con la ejecución técnica. Los desarrolladores pueden ver los objetivos del proyecto mientras trabajan en las tareas de ingeniería.

Figma

Vincula las maquetas de diseño o los conceptos de la interfaz de usuario con los requisitos funcionales relevantes. Esto facilita la validación de las decisiones de la experiencia del usuario antes de que comience el desarrollo.

Microsoft Teams

Colabora en los debates del proyecto directamente desde Teams al vincular las conversaciones con las tareas de Asana. 

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de documentos de requisitos de Business