Las 6 restricciones de un proyecto y cómo abordarlas para tener éxito

¿Alguna vez fuiste al circo y viste un acto de equilibrio? De alguna manera, los artistas logran sostener varios platos en el aire con tanta gracia que parece magia. Pero el equilibrio no requiere magia, solo concentración y habilidad. Si el artista sostiene un solo plato de forma incorrecta, todos se derrumban.

De la misma manera, la gestión de proyectos es un acto de equilibrio. Durante el ciclo de vida del proyecto, encontrarás varias restricciones, incluidos el tiempo, los costos y los riesgos. Parte de tu trabajo como gerente eficaz es aprender a equilibrar estas restricciones para aumentar el rendimiento del proyecto. En este artículo, analizaremos las restricciones de los proyectos en detalle y te explicaremos cómo gestionarlas.

¿Cuáles son las restricciones de los proyectos?

Se trata de restricciones generales de los proyectos que debes tener en cuenta durante todo el ciclo de vida. Por ejemplo, una limitación de costos significa que tienes un presupuesto específico, mientras que una restricción de tiempo implica que debes realizar el trabajo en un plazo determinado.

La mayoría de las restricciones repercuten entre sí, por lo que gestionarlas correctamente es clave para el éxito del proyecto. Si decides que debes modificar el cronograma, es probable que también necesites más dinero para completar el proyecto. Del mismo modo, el alcance también se ampliará al extender el cronograma y al aumentar los costos.

Existen 6 restricciones comunes que debes considerar a medida que avanzas en las diferentes etapas de la gestión de proyectos. En este artículo, analizaremos cada una en detalle y explicaremos cómo puedes administrarlas. Independientemente del tipo de proyecto en el que estés trabajando, usar un software de gestión de proyectos puede ayudarte a visualizar el cronograma y a gestionar todas las restricciones en un solo lugar.

La triple restricción de la gestión de proyectos

La triple restricción de la gestión de proyectos, también conocida como el triángulo de la gestión de proyectos o el “triángulo de hierro”, son el alcance, el costo y el tiempo. Tu objetivo es equilibrar estos tres elementos en cada proyecto, pero hacerlo puede ser un desafío porque todos repercuten entre sí.

A veces, tendrás que hacer concesiones al equilibrar el alcance, el costo y el tiempo, y deberás decidir qué estás dispuesto a sacrificar para mantener la alineación y la operatividad del proyecto.

Por ejemplo, tu proyecto solo puede mantenerse dentro del alcance si el presupuesto y las asignaciones de tiempo son estables. Si deseas finalizar el trabajo en menos tiempo, debes reducir el alcance para equilibrar el proyecto, a menos que puedas hacer ajustes en el presupuesto.

Alcance

El alcance del proyecto hace referencia a la magnitud de un proyecto en términos de calidad, detalles y entregables. El tiempo y el dinero son dependencias del alcance del proyecto, porque a medida que este aumenta, el proyecto requerirá más tiempo y dinero para llevarse a cabo.

Debes tener en cuenta la corrupción del alcance durante cada etapa del proyecto y trabajar arduamente para evitarla, por ejemplo, al crear planes detallados y lograr la aprobación de las partes interesadas antes de que comience la etapa de producción.

Costo

Las restricciones de costos incluyen el presupuesto completo y cualquier aspecto de valor financiero requerido para el proyecto. Los elementos que pueden constituir una restricción de costos incluyen:

• Costos del proyecto

• Salarios de los miembros del equipo

• Costos del equipamiento

• Costo de las instalaciones

• Costos de reparaciones

• Costos de materiales

En esta sección, incluye todo aquello que deba hacer uso de los recursos financieros de la empresa.

Tiempo

La gestión del tiempo es esencial para garantizar el éxito del proyecto y existen varias restricciones que deberás enfrentar durante cada etapa. Si necesitas extender el cronograma del proyecto, habrá consecuencias como plazos más largos, ajustes en el calendario del equipo o menos tiempo para la planificación.

Estos son algunos elementos relacionados con el tiempo que pueden generar restricciones:

• Cronograma general del proyecto

• Horas de trabajo dedicadas al proyecto

• Metas y calendarios internos

• Tiempo asignado a la planificación y la estrategia

• Cantidad de etapas del proyecto

El alcance, el costo y el tiempo se conocen como el triángulo de hierro porque estas tres restricciones pueden ser difíciles de abordar mientras se mantiene la calidad del proyecto. Por ejemplo, si recortas el presupuesto o aumentas el alcance, es probable que debas compensarlo con el tiempo, por ejemplo, al extender los plazos, agregar horas o ajustar el cronograma.

Otras restricciones comunes de los proyectos que debes tener en cuenta

Si bien el alcance, el costo y el tiempo son las tres restricciones comunes de la gestión de proyectos, hay otras tres limitaciones que puedes encontrar durante el ciclo de vida: los riesgos, los recursos y la calidad.

Riesgo

Los riesgos hacen referencia a cualquier incidente inesperado que puede interferir en el proyecto. Si bien la mayoría de los riesgos son negativos, algunos pueden ser positivos. Por ejemplo, mientras el proyecto está en curso, se podría presentar una nueva tecnología que te ayude a terminar el trabajo más rápido o una que genere más competencia en el mercado y reduzca el valor de tu producto.

Puedes identificar los riesgos del proyecto con un análisis de los riesgos e implementar estrategias de gestión para controlarlos. Estos son algunos riesgos que quizá debas abordar:

• Recursos escasos

• Contratiempos operativos

• Bajo rendimiento

• Falta de claridad

• Corrupción del alcance

• Costos altos

• Presión de tiempo

Usa un registro de riesgos para evaluar la probabilidad y la gravedad de cada uno, así podrás mitigar primero aquellos más probables y graves.

Recursos

Los recursos se relacionan estrechamente con las restricciones de costos del proyecto porque estos requisitos cuestan dinero. Sin una asignación de recursos adecuada, el proyecto puede tener menor calidad, un presupuesto más alto o retrasos en el cronograma.

Algunos recursos que debes tener en cuenta incluyen:

• Personas

• Equipamiento o materiales

• Instalaciones

• Software

Usa un plan de gestión de recursos para asegurarte de tener los recursos que necesitas para cada aspecto del proyecto, de modo que esta restricción no afecte negativamente otras áreas.

Calidad

La calidad del proyecto es la medida que determina hasta qué punto los entregables del proyecto cumplen con las expectativas iniciales. Cada limitación del proyecto afecta la calidad, porque esta es el resultado final del proyecto. Sin embargo, también es una limitación en sí misma, porque existen aspectos del proyecto que pueden dar como resultado una mala calidad que no están necesariamente relacionados con el costo, el tiempo, los recursos, el riesgo ni el alcance. Estos incluyen:

• Falta de comunicación

• Habilidades deficientes de diseño o desarrollo

• Demasiados cambios en el proyecto

Debes gestionar la calidad del proyecto como una entidad y, al mismo tiempo, equilibrar las otras cinco restricciones si esperas lograr un alto rendimiento. Si no abordas las restricciones, el resultado puede ser una mala calidad del proyecto y una baja satisfacción del cliente.

Cómo gestionar las restricciones de los proyectos

Existen estrategias que puedes aprovechar para gestionar y equilibrar las restricciones de los proyectos a medida que surgen. Usar metodologías de gestión de proyectos como las etapas de la Guía PMBOK y las prácticas ágiles, que fomentan la flexibilidad y la colaboración, es una excelente opción para controlar las restricciones.

También puedes poner en práctica estos consejos para fortalecer tu plan de gestión:

1. Conocer tus restricciones: No puedes gestionar las restricciones de un proyecto si no sabes cuáles son. Una vez que conozcas las restricciones, puedes hacer planes. Por ejemplo, durante la planificación del proyecto, evalúa qué riesgos podrías enfrentar, así como qué recursos necesitarás y cuánto costarán.

2. Planificar y desarrollar estrategias: Al considerar las seis restricciones más comunes en el plan del proyecto, puedes avanzar con una mejor perspectiva de lo que se avecina. El plan debe incluir estrategias para mitigar las restricciones y equilibrar la triple restricción: alcance, costo y tiempo. También puedes implementar estrategias para abordar las limitaciones adicionales del proyecto, por ejemplo, para intentar que no ocurran los riesgos.

3. Controlar la calidad del proyecto: Puedes controlar la calidad del proyecto al supervisar periódicamente el plan y los procesos. Mientras el equipo se encarga de realizar diferentes tareas durante el proyecto, usa un software de gestión del trabajo para asegurarte de que todos estén al día. Además, define un proceso de control de cambios a fin de evitar la corrupción del alcance si se producen cambios.

4. Gestionar el riesgo: Aprovecha el análisis de riesgos para identificar y evaluar los posibles riesgos del proyecto y prepararte para afrontarlos. Con un plan sólido, puedes mantener los riesgos más problemáticos controlados y prepararte para cualquier riesgo inesperado que pueda ocurrir.

5. Comunicarse de manera eficaz: La comunicación del equipo es esencial para la gestión exitosa de las restricciones. Sin una comunicación sólida, puedes pensar que estás equilibrando las restricciones mientras otro miembro del equipo perjudica tu arduo trabajo sin saberlo. Cuando se abordan todos los aspectos del proyecto con el equipo, pueden trabajar juntos para lograr los objetivos del proyecto.

6. Aprovechar la flexibilidad: Para equilibrar eficazmente las restricciones de los proyectos debes aprovechar la flexibilidad. En ciertas ocasiones, tendrás que sacrificar algunos elementos del proyecto para mantenerte dentro del alcance. Si no eres flexible, terminarás sacrificando la calidad. Mantener a las partes interesadas o a los clientes satisfechos debe ser tu principal prioridad, lo que significa que deberás hacer concesiones cuando sea necesario.

Identifica las restricciones en tiempo real con herramientas de gestión de proyectos

Realiza un seguimiento de las restricciones durante cada etapa del ciclo de vida del proyecto para garantizar que la calidad cumpla con las expectativas de las partes interesadas. Cuando surja una situación en la que debas realizar ajustes, por ejemplo, en el cronograma, evalúa cómo esto afectará a otras áreas del proyecto, como el costo y el alcance, y equilibra las restricciones según sea necesario.

Con un software de gestión de proyectos puedes visualizar las restricciones en tiempo real. Cuando necesitas una solución eficiente para controlar los diferentes aspectos de un proyecto y compartir la información con otras personas, las diversas herramientas disponibles dentro de un sistema de gestión de proyectos como Asana facilitan tu trabajo.