Matriz de prioridades: cómo identificar lo que realmente importa y lograr mucho más

Los gerentes de proyectos deben tener muchas habilidades para mantener a los equipos y los proyectos encaminados. Con tantas variables, una de las tareas más difíciles es saber de qué ocuparse primero. Si un miembro del equipo tiene dos clientes con proyectos de alta prioridad, ¿cómo puedes ayudarlo a priorizar para que todo salga bien?

Una matriz de prioridades puede ayudarte a ordenar tu lista de tareas pendientes según elementos como la urgencia, la importancia o el impacto. En este artículo, analizaremos distintos tipos de matrices de prioridades y explicaremos cómo puedes usarlas para lograr mucho más en el trabajo.

¿Qué es una matriz de prioridades?

Una matriz de prioridades, también conocida como matriz de priorización, ordena las tareas o los proyectos según un conjunto definido de variables. Las matrices pueden ser simples o complejas y pueden incluir desde cuatro cuadrantes hasta 20 filas o columnas.

Las matrices de prioridades complejas son más precisas porque ofrecen más columnas y filas para identificar exactamente qué tareas son las más importantes. La desventaja de este tipo de matrices es que puede dificultar un poco el proceso de priorización. El objetivo de clasificar tus tareas en una matriz de prioridades es definir un plan de acción claro.

En una matriz de prioridades de cuatro cuadrantes, tus tareas pueden clasificarse en cuatro categorías. Por ejemplo, tus cuadrantes pueden ser:

• Alto impacto y gran esfuerzo

• Alto impacto y poco esfuerzo

• Bajo impacto y gran esfuerzo

• Bajo impacto y poco esfuerzo

Al clasificar tus tareas mediante una matriz de prioridades, puedes determinar cómo y cuándo ocuparte de cada tarea pendiente.

Matriz de prioridades vs. matriz de Eisenhower

Algunas personas usan estos términos de manera indistinta, pero una matriz de prioridades es un marco mucho más amplio y versátil que el modelo de matriz de Eisenhower. La matriz de Eisenhower es una matriz de prioridades simple que se enfoca en la gestión del tiempo. Clasifica las tareas en una cuadrícula en función de su urgencia e importancia.

Si usas la matriz de prioridades de Eisenhower, ordenarás las tareas según estas acciones:

• Hacer

• Programar

• Delegar

• Eliminar

En una matriz de prioridades centrada en la acción, ordenarás las tareas según estas acciones:

• Investigar

• Proceder

• Evitar

• Considerar

Cuándo usar una matriz de prioridades

Las matrices de prioridades son útiles cuando necesitas una solución rápida para ordenar y priorizar las iniciativas importantes. Una matriz de prioridades no te ayudará a solucionar cálculos complejos ni a tomar decisiones basadas en los datos, sino que te ayudará a crear un mapa para ejecutar el trabajo.

Usa la matriz de prioridades cuando necesites:

• Priorizar tareas o proyectos 

• Gestionar tu tiempo

• Alinear a tu equipo

La matriz de prioridades puede ser útil para planificar cronogramas o flujos de trabajo. También puede ayudar en la resolución de conflictos, ya que a veces es difícil para los equipos decidir en qué proyectos o tareas trabajar primero.

Cómo usar la matriz de prioridades

La matriz de prioridades es una herramienta versátil, y puedes usarla en varias situaciones. Ya sea que estés ordenando tus propias tareas o gestionando los proyectos del equipo, sigue estos pasos y estarás listo para el éxito.

1. Crea una lista de tareas pendientes

Lo primero que debes hacer al usar una matriz de prioridades es elaborar una lista de las cosas que necesitan pasar por el proceso de priorización. Esto puede parecer obvio, pero muchas personas no se toman el tiempo para definir su lista de tareas pendientes. Al anotar las tareas importantes que tienes que realizar, será mucho más sencillo ordenarlas y clasificarlas. 

Tu lista de tareas pendientes puede incluir:

• Tareas

• Proyectos

• Reuniones de equipo

• Llamadas de clientes

• Capacitaciones

• Obligaciones personales

Puedes crear listas separadas para las obligaciones laborales internas y externas (por ejemplo, solo lo relacionado con el equipo y lo relacionado con los clientes). También puedes poner por separado las cuestiones personales y profesionales. Sin embargo, podría resultar útil ver cómo se combinan todos tus pendientes.

2. Identifica tus variables

Una vez que conozcas el alcance de tu lista de tareas pendientes, determina las variables según las cuales medirás los elementos. Para identificar las variables, hazte esta pregunta: ¿Qué cualidades necesitaría una tarea para estar en el primer lugar de mi lista de tareas pendientes?

Tus respuestas pueden ser:

• Ser importante

• Tener un gran impacto

• Requerir mucho tiempo

• Requerir mucho esfuerzo

• Que el plazo esté próximo

Luego, elige dos de estas cualidades para medir tus tareas. Por ejemplo, puedes decidir que los plazos (en otras palabras, la urgencia) y el esfuerzo son las variables que se aplican a la mayoría de tus proyectos.

3. Crea tu matriz

Antes de crear tu matriz de prioridades, decide si quieres que sea simple o compleja. Ambos tipos de matriz medirán tus tareas según las dos variables que hayas elegido, pero una matriz compleja puede ayudarte a ser más preciso sobre cuán urgentes son tus tareas y cuánto esfuerzo se necesita para realizarlas.

Si eliges una matriz de prioridades compleja, puedes tener cinco columnas y cinco filas en lugar del sistema estándar de un cuadrante de una matriz simple. Asigna un nombre a las columnas y filas para que sepas dónde colocar las tareas en función de su nivel. Por ejemplo, puedes asignar niveles de urgencia y esfuerzo de mayor a menor:

Urgencia:

• Requerida (5)

• Significativa (4)

• Moderada (3)

• Menor (2)

• Baja (1)

Esfuerzo:

• Muy alto (5)

• Alto (4)

• Medio (3)

• Bajo (2)

• Muy bajo (1)

También te recomendamos asignar valores numéricos a cada nivel de variable. De ese modo, puedes multiplicar los números correspondientes para hallar el nivel de prioridad de la tarea en la cuadrícula. Una vez que cada una de tus tareas tenga un número, puedes calificar las tareas según corresponda. Por ejemplo, una tarea con una urgencia “requerida” y un esfuerzo “medio” tendría un nivel de prioridad de 15.

4. Coloca las tareas en la matriz

Colocar las tareas en la matriz de prioridades implicará una toma de decisiones subjetiva. Dado que esta herramienta es una solución rápida para realizar las cosas, necesitarás confiar en la experiencia y los conocimientos previos como criterio. Coloca las tareas en un orden apropiado en la matriz según las variables que hayas elegido.

Si tienes dos proyectos que parecen iguales en términos de urgencia o alto esfuerzo, profundiza hasta que encuentres una razón para priorizar uno sobre el otro. Aquí es donde las otras variables entran en juego. Por ejemplo, ambas tareas pueden ser urgentes, pero una tarea puede tener prioridad sobre la otra si es urgente y tiene un mayor impacto que la otra.

5. Crea un plan de acción

Una vez que hayas colocado todas las tareas en tu matriz de prioridades, deberías poder visualizar las cosas con mayor claridad. La matriz te mostrará qué tareas debes terminar primero y qué tareas tienes más tiempo para terminar. Si bien este es un buen punto de partida, la mejor manera de expandir tu matriz de prioridades es al crear un plan de acción.

Un plan de acción hace más que mostrarte qué tareas debes terminar primero; te ayuda a describir exactamente cómo alcanzarás tus objetivos. Para crear un plan de acción usando las tareas de tu matriz de prioridades debes hacer lo siguiente:

1. Establecer objetivos SMART

2. Asignar los recursos

3. Crear plazos e hitos

4. Supervisar y revisar tu plan según sea necesario

Usa un software de gestión de tareas para optimizar tu plan de acción en una fuente central de referencias. De ese modo, podrás comunicarte y hacer un seguimiento de todos los elementos con tu equipo.

Ejemplo de matriz de prioridades

Anteriormente comparamos una matriz de prioridades simple y una compleja. Este es un ejemplo de una matriz de prioridades compleja en la que se usaron la urgencia y el esfuerzo como las dos variables de medición. Los valores numéricos y los colores se utilizan para que resulte más sencillo ordenar las tareas.

La lista original de tareas pendientes para esta matriz puede haberse visto así:

• Planificar el taller del equipo

• Terminar la propuesta de presupuesto para el Cliente A

• Incorporar al nuevo empleado

• Enviar las evaluaciones de desempeño al director del departamento

• Escribir un ebook para el sitio web de la empresa

• Editar la documentación para el Cliente B

• Firmar los documentos del nuevo empleado

Una versión priorizada de la lista de tareas pendientes podría verse así:

• Terminar la propuesta de presupuesto para el Cliente A (20)

• Incorporar al nuevo empleado (15)

• Escribir un ebook para el sitio web de la empresa (15)

• Editar la documentación para el Cliente B (12)

• Enviar las evaluaciones de desempeño al director del departamento (10)

• Firmar los documentos del nuevo empleado (8)

• Planificar el taller del equipo (6)

Tanto incorporar a un nuevo empleado como escribir un ebook para el sitio web de la empresa tienen un nivel de prioridad de 15. En última instancia, la incorporación de un nuevo empleado iría primero en la lista de tareas pendientes porque es más urgente que escribir el ebook. Por lo general, la urgencia es la variable más importante en la matriz de prioridades.

Combina tu matriz de prioridades con una herramienta de gestión de tareas

El uso de la matriz de prioridades para clasificar las tareas es un paso importante, pero es solo el primero. Ahora que ya sabes qué hacer en primer lugar, es momento de ponerte a trabajar. Si combinas tu matriz de prioridades con una herramienta de gestión de tareas, te sentirás respaldado a lo largo de tu flujo de trabajo de principio a fin. Además de dominar la priorización de los proyectos, Asana te permite dar seguimiento a las tareas, delegar subtareas y establecer plazos para asegurarte de que los proyectos se terminen a tiempo.