Gestión de subvenciones: guía para crear tu solicitud

Muchos gestores, líderes de proyecto y responsables de organizaciones sin fines de lucro conocen bien lo complejo que resulta gestionar subvenciones. Buscar las ayudas adecuadas, cumplir los requisitos de información y presentar solicitudes son tareas que exigen mucho tiempo y esfuerzo. Encontrar fuentes de financiación siempre es una labor ardua, tanto por medios tradicionales como a través del crowdfunding.

Para solicitar subvenciones públicas, los gestores deben lidiar con la burocracia de la Administración Pública, seguir las convocatorias de las distintas administraciones y elaborar memorias para cada proyecto. Así, la gestión de subvenciones abre un horizonte de oportunidades para empresas, startups, freelancers e incluso empresas con fines sociales, pero también una larga lista de tareas.

En España existen multitud de subvenciones de distintas administraciones públicas, cada una con su propio proceso de solicitud. Seguramente habrás oído hablar del Kit Digital, un conjunto de ayudas públicas para financiar proyectos de transformación digital de pymes, microempresas y autónomos, dentro del programa europeo Next Generation. Como implica varias webs oficiales, terminología específica y distintas fases, necesitarás planificación y recursos internos para gestionarlo.

Por suerte, existe una forma de agilizar estos procesos y, sobre todo, de ganar en eficiencia.

Con las herramientas de software adecuadas, puedes organizar y priorizar tus solicitudes hasta obtener la aprobación final. Con un proceso claro, dedicarás más tiempo a crear flujos de trabajo que impulsen tu misión. ¿Te imaginas todo lo que podrías hacer con ese tiempo?

En este artículo te explicamos qué es una subvención y qué tipos existen, recorremos todo el proceso de gestión, te mostramos cómo implementarlo y te damos consejos prácticos.

¿Qué es una subvención?

Una subvención es una transferencia, normalmente de dinero o de bienes y servicios, que la Administración Pública concede a empresas o personas jurídicas para cumplir un objetivo de interés general. Para entender bien la gestión de subvenciones, primero conviene saber qué es una subvención.

Desde una perspectiva macroeconómica, una subvención busca impulsar la creación de negocios, estimular el crecimiento de un sector, evitar la quiebra de empresas o intervenir en la inflación. Para las empresas y los autónomos, sin embargo, la respuesta tiene más que ver con las gestiones necesarias para:

1. Encontrar las subvenciones adecuadas.

2. Solicitar las subvenciones.

3. Cumplir todos los requisitos.

Al fin y al cabo, una subvención es una ayuda pública (así la encontrarás descrita muchas veces) que puede impulsar a pymes y autónomos y dar un empujón a las grandes compañías en distintas áreas: avanzar en digitalización y nuevas tecnologías, sacar adelante proyectos innovadores a la espera de financiación o generar nuevos puestos de trabajo.

En España existe la Base de Datos Nacional de Subvenciones, una herramienta accesible para toda la ciudadanía que recoge las subvenciones y ayudas públicas de la Administración General del Estado, las comunidades autónomas y los organismos que dependen de ellas. Si vas a gestionar subvenciones para tu empresa o para otras, te resultará muy útil.

Tipos de subvenciones

Las subvenciones se clasifican de distintas formas: según cómo se gestiona la ayuda, según su objetivo o según el organismo que la concede. Al planificar la gestión de subvenciones, conviene tener claro desde el principio qué tipo vas a solicitar. Te resumimos algunos de los más habituales.

Subvención a fondo perdido

Este tipo suele concederse a empresas que atraviesan una situación complicada. Como la ayuda no exige devolver las cantidades concedidas, los requisitos suelen ser más estrictos. La empresa beneficiaria debe justificar el destino de estos fondos, que normalmente cubren facturas, deudas con proveedores o el pago de nóminas.

Subvención reintegrable

Las subvenciones reintegrables conceden un capital que debe devolverse. Además, aunque una subvención no requiera su devolución, la Administración Pública puede exigir el reintegro de las cantidades si considera que la empresa o el autónomo no ha cumplido todos los requisitos.

Clasificación según el origen de los fondos

En España también es habitual clasificar las subvenciones según la administración que las convoca, ya que cada nivel tiene sus propias convocatorias, plazos y requisitos:

• Subvenciones estatales: las convoca la Administración General del Estado y suelen orientarse a sectores estratégicos de ámbito nacional.

• Subvenciones autonómicas: las gestionan las comunidades autónomas, que administran gran parte de los fondos públicos, y se adaptan a las prioridades de cada territorio.

• Subvenciones europeas: proceden de programas de la Unión Europea, como los fondos Next Generation, que en España se ejecutan a través del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.

¿Qué es la gestión de subvenciones?

La gestión de subvenciones es el proceso que ayuda a empresas y autónomos a administrar sus propuestas mediante la priorización y el procesamiento de las solicitudes. A menudo existe incluso la figura del gestor de subvenciones, la persona responsable de administrar estas ayudas.

El sistema de gestión de subvenciones cubre todo el ciclo de vida de la ayuda. Incluye la búsqueda de las subvenciones más relevantes, la organización de los fondos, el seguimiento de la subvención y el procesamiento de las solicitudes, además de su supervisión durante y después de la concesión y, por último, el cierre.

Como gestor de subvenciones, conviene que conozcas las tres partes de este sistema:

• Concesión de subvenciones: reúne las oportunidades de financiación que otorga la Administración Pública.

• Financiación: valora los requisitos de elegibilidad necesarios para recibir los fondos.

• Elegibilidad: para ser elegible, es posible que debas aportar información sobre el personal, los participantes, los informes, las subvenciones obtenidas antes y tus objetivos de financiación futura.

Una parte importante del proceso es la redacción de la subvención, el momento en el que el equipo redacta la propuesta con toda la información reunida.

En qué consiste el rol de gestor de subvenciones y el de otorgante de subvenciones

La gestión de subvenciones implica dos roles clave: quien otorga las subvenciones y quien las busca. Ambos son fundamentales para el proceso. También intervienen los financiadores que ayudan a conceder los fondos.

Las funciones y responsabilidades de quien otorga la subvención son distintas de las del gestor de subvenciones.

• Encargado de otorgar subvenciones: es la persona responsable de generar subvenciones. Este rol abarca responsabilidades como fijar objetivos estratégicos, evaluar la normativa y conceder las ayudas. Trabaja para un organismo público, dentro del departamento de subvenciones.

• Gestor de subvenciones: es quien busca oportunidades de financiación y se responsabiliza de su gestión, probablemente el puesto en el que te encuentras. Entre otras tareas, identifica necesidades, recopila información interna y redacta y solicita las subvenciones.

Ambos roles son fundamentales para una gestión eficaz de las ayudas y, a menudo, trabajan juntos para lograr los resultados previstos en el ciclo de vida de una subvención. A continuación, describimos el proceso y los pasos que debes tener en cuenta como gestor de subvenciones.

Proceso de gestión de subvenciones

El ciclo de vida de una subvención consta de tres etapas: preconcesión, concesión y postconcesión. Cada una asegura que el proceso avance sin problemas de principio a fin, desde la planificación inicial hasta el cierre.

Este proceso es clave para el éxito de la financiación y te ayuda, como gestor de subvenciones, a organizar la información para solicitar tus propuestas de forma eficaz.

Estos son los pasos que conviene tener presentes al empezar a trabajar con una propuesta de subvención:

1. Reunir información interna: recopila datos sobre el flujo de caja, la plantilla, la facturación, otras vías de financiación, etc. Este paso es fundamental y te servirá para futuras solicitudes.

2. Buscar oportunidades de subvenciones: consulta la Base de Datos Nacional de Subvenciones para conocer las nuevas oportunidades y sus requisitos de elegibilidad. Elabora una lista de los organismos que gestionan las subvenciones más importantes para estar al tanto de las novedades. Conocer todas las ayudas disponibles en cada momento es una de las partes más difíciles, así que este listado de entidades y webs te será de gran ayuda.

3. Solicitar las subvenciones relevantes: elige las adecuadas para tu organización según tus necesidades financieras y los requisitos de adjudicación.

4. Ejecutar la financiación de la subvención: una vez concedida, destina los fondos a cumplir tus objetivos.

5. Cerrar la propuesta de subvención: guarda la información necesaria en un espacio compartido, accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Estos pasos te ayudarán a estar al día de las tareas cada vez que te presentes a un nuevo programa de subvenciones.

A continuación, abordamos cada etapa y explicamos los pasos que debes seguir para crear una propuesta de subvención completa.

1. Etapa de preconcesión en la gestión de subvenciones

La etapa de preconcesión reúne todas las tareas previas a la elección del beneficiario: la planificación, la recopilación de información interna, la búsqueda de oportunidades y la solicitud de las subvenciones.

Es una etapa importante, porque su objetivo es recopilar información y hacerla llegar a quienes otorgan las subvenciones. Sin un plan de acción claro, corres el riesgo de perder tiempo que podrías dedicar a la misión de tu organización.

La etapa de preconcesión tiene tres pasos:

1. Planificación de la subvención: reúne la información interna sobre los ingresos, el tamaño del equipo y las necesidades de recaudación de fondos. Con esos datos, empieza a buscar las oportunidades que se ajusten a tu organización, ya sea un objetivo concreto que necesita financiación o un nuevo proyecto que quieres iniciar. Esta información te servirá para distintas subvenciones, así que es un paso clave.

2. Oportunidad de subvención: para localizar las oportunidades, primero organiza la información reunida en el paso anterior en criterios sencillos. Por ejemplo, para aprobar la adjudicación de fondos, es posible que se te exija contar con una capacidad y una experiencia internas concretas. Puedes buscar subvenciones en la Base de Datos Nacional de Subvenciones o usar un software de gestión de flujos de trabajo para optimizar tu canal de oportunidades.

3. Solicitud de subvención: cuando reúnas los requisitos y encuentres una subvención que se ajuste a tus necesidades, llega el momento de solicitarla. Las subvenciones con criterios específicos incluyen la información necesaria dentro de la propia oportunidad. Úsala para redactar la solicitud y envíala al contacto correspondiente. En esta etapa suele pedirse la memoria técnica, con el objetivo del proyecto y su financiación, el uso previsto de la ayuda económica y la descripción de la entidad solicitante.

Algunas preguntas que conviene hacerte antes de gestionar una subvención:

• ¿tengo un objetivo claro para el uso de los fondos?

• ¿conozco las proyecciones de ingresos?

• ¿esta financiación nos ayudará a cumplir nuestra misión?

• ¿el proyecto es de ámbito nacional o internacional?

Una vez enviada la solicitud, pasarás a la etapa de concesión, en la que sabrás si te han otorgado la subvención.

2. Etapa de concesión

En la etapa de concesión, quien otorga las subvenciones elige a los beneficiarios. Se avisa a los gestores de subvenciones y, si resultan elegidos, reciben un acuerdo con los términos y las condiciones de la ayuda.

Estos términos dependen del tipo de subvención y del importe que se conceda. Cuando el gestor de subvenciones y el financiador firman el acuerdo, la subvención queda concedida oficialmente.

Si no resultas elegido, el proceso termina en esta etapa y pasas directamente al cierre, que consiste en guardar la información para evaluarla más adelante.

3. Ejecución y cierre de la subvención

Una vez concedida la subvención y firmado el acuerdo, llega el momento de la ejecución: recibir los fondos y aplicarlos a tu organización.

Esta última etapa consta de dos pasos:

1. Ejecución de la subvención: recibes los fondos y empiezas a destinarlos a la iniciativa prevista. Es posible que debas enviar informes periódicos que demuestren que cumples los términos acordados y el desempeño general del proyecto.

2. Cierre y justificación de la subvención: una vez aplicados los fondos, puedes cerrar el proyecto. Guarda los datos sobre los importes de financiación y su uso para poder consultarlos en el futuro. En España, además, la mayoría de las subvenciones exigen una justificación: deberás demostrar con documentos que los fondos se destinaron a la finalidad prevista y dentro de los plazos. Si no se justifica correctamente, la Administración puede exigir el reintegro total o parcial de la ayuda. Este también es el momento de valorar tus objetivos y analizar si la subvención resultó útil, algo que te ayudará en futuras propuestas.

Repetirás estos pasos en cada nueva solicitud para poder recibir fondos. Aunque cada subvención tenga requisitos distintos, las fases de la gestión serán prácticamente las mismas.

Consejos de gestión de subvenciones para optimizar tu proceso

Hay algunos consejos que puedes aplicar para que el proceso de solicitud sea lo más eficiente y eficaz posible.

Entre ellos están la creación de un calendario de subvenciones para cumplir cada paso a tiempo e implementar soluciones de gestión que agilicen el proceso. Veamos cada una de estas prácticas y cómo aplicarlas a tu propio proceso de propuestas.

1. Crea un calendario de subvenciones

Crear el calendario de un proyecto es una excelente forma de mantener informado a todo el equipo durante la solicitud y de planificar bien la gestión de subvenciones. También te ayuda a organizarte y a controlar qué subvenciones ya has solicitado, para evitar el trabajo duplicado.

Tu calendario debería incluir:

• el plazo de la solicitud

• el cronograma de las tareas internas

• cualquier fecha recurrente asociada al proceso de subvención

Para aprovecharlo al máximo, elige una herramienta con funciones de comunicación para que tu equipo colabore directamente en el calendario. Lo ideal es que también incluya un cronograma que conecte las tareas con los objetivos de tu organización. Así, la gestión de subvenciones será mucho más sencilla.

2. Automatiza el proceso de solicitud manual

La automatización de procesos de negocio te ayuda a optimizar el flujo de trabajo y a liberar tiempo para lo que de verdad importa.

Plantéate usar un software de automatización para agilizar la solicitud y eliminar tareas repetitivas. Al automatizar el proceso, puedes establecer y modificar las fechas de entrega, asignar el trabajo a la persona adecuada y aumentar la visibilidad entre departamentos.

3. Crea una biblioteca de recursos

La gestión de subvenciones puede consumir mucho tiempo, ya que exige reunir varios documentos para acreditar la elegibilidad ante quienes otorgan las ayudas. Con una biblioteca de plantillas bien organizada, accedes a la información cuando la necesitas.

Para crearla, organiza los documentos que acrediten datos como los ingresos, la financiación actual y el tamaño de tu equipo. Guárdalos en una herramienta compartida a la que todo el equipo pueda acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.

4. Implementa herramientas de gestión del trabajo

Un software de gestión del trabajo te ayuda a supervisar y optimizar el proceso de propuesta. Te permite gestionar tus programas de subvenciones en un solo lugar, crear flujos de trabajo con rapidez y, lo más importante, alcanzar tus objetivos.

Con un software de gestión del trabajo reduces el trabajo rutinario y dedicas más tiempo a la misión de tu organización. Para inspirarte, descubre cómo Hope for Haiti mejora la vida de más haitianos con Asana. Esta organización sin fines de lucro trasladó a Asana la solicitud y la gestión de sus donaciones, los informes y las recaudaciones previstas, lo que la hizo más competitiva a la hora de buscar nuevas fuentes de financiación.

Cómo la IA de Asana agiliza la gestión de subvenciones

Gran parte del trabajo de gestión de subvenciones es administrativo y repetitivo: reunir información interna, redactar memorias, elaborar informes y controlar los plazos. Ahí es donde la IA de Asana te quita carga para que dediques tu tiempo a la estrategia y a la misión de tu organización.

Los Compañeros de IA de Asana son agentes de IA que se integran en tus flujos de trabajo con memoria compartida, gobernanza y el contexto del Work Graph, y trabajan junto a tu equipo como un miembro más. Aplicados a la gestión de subvenciones, te ayudan en tareas concretas:

• Creador de casos de negocio: desarrolla casos de negocio basados en el retorno de la inversión para respaldar tus solicitudes de financiación, sin modelado manual.

• Creador de informes de estado: convierte las actualizaciones de tus proyectos en informes claros, útiles para justificar el uso de los fondos ante los organismos otorgantes.

• Redactor de informes: transforma las notas de tu equipo en documentos estructurados, de modo que la redacción de memorias y propuestas avance más rápido.

Cada acción de los Compañeros de IA es auditable y reversible, y respeta los permisos que tu equipo ya utiliza en Asana, algo especialmente importante cuando gestionas fondos públicos y datos sensibles. Además, ni Asana ni sus socios de IA usan los datos de los clientes para entrenar modelos.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de subvenciones

Simplifica el proceso de gestión de subvenciones

Implementa un proceso de gestión de ayudas y subvenciones para que tu organización reciba los fondos que necesita para marcar la diferencia. Con los consejos anteriores, crearás un proceso de solicitud más eficiente y afrontarás tu próxima convocatoria sin sobresaltos. ¿Todo listo para poner en marcha tu propio plan de gestión de subvenciones? Descubre cómo Asana ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a simplificar la gestión de subvenciones para dedicar más tiempo y recursos a su misión.