Conoce a fondo las 4 ceremonias ágiles

Las ceremonias son un momento de celebración. Las de graduación son el momento dedicado a festejar que se ha concluido una etapa educativa. En una ceremonia de casamiento se celebran el amor y la unión. En los Juegos Olímpicos hay ceremonias de apertura y de cierre para celebrar que los atletas más habilidosos del mundo se reúnen para competir.

Por lo general, las celebraciones se llevan a cabo cada vez que se produce un hito trascendental a lo largo de nuestras vidas. El término “ceremonia ágil” proviene del concepto de celebrar hitos clave. Sin embargo, no se trata tanto de celebrar, sino más bien de establecer puntos de control constantes dentro del ciclo de vida de un proyecto.

¿Qué es una ceremonia ágil?

Una ceremonia ágil es un evento de un proceso ágil en el que el equipo se reúne para hablar sobre cuáles son los próximos pasos a seguir. Es una forma elegante de describir una reunión normal durante un proceso ágil. El objetivo principal de la ceremonia ágil es mejorar las comunicaciones dentro del equipo que trabaja con metodologías ágiles, incluido Scrum, para garantizar que todos estén alineados. Por lo general, a este tipo de ceremonias las organizan los Product Owners (propietarios del producto) o Scrum Masters.

Hay cuatro ceremonias ágiles principales: la reunión de planificación del sprint, las reuniones diarias de actualización, las de revisión del sprint y la retrospectiva del sprint. Antes de que se lleve a cabo cada una de estas ceremonias, todos los miembros del equipo deben conocer la siguiente información esencial:

• ¿Quiénes del equipo de desarrollo participarán en la ceremonia?

• ¿Cuándo comenzará la ceremonia?

• ¿Cuánto tiempo durará la ceremonia?

• ¿Qué sucederá en la ceremonia?

• ¿Cuál es el resultado esperado?

A continuación, ahondaremos un poco más en las cuatro principales ceremonias ágiles y explicaremos cómo responder a cada una de las preguntas que surgen.

Las 4 ceremonias ágiles

Hay cuatro ceremonias ágiles principales que se realizan en todos los ciclos de sprint. Antes de empezar cada ceremonia, los miembros del equipo deben entender el propósito de las reuniones y cómo afectarán al sprint.

1. La reunión de planificación del sprint

En la reunión de planificación del sprint el equipo de desarrollo se toma el tiempo necesario para planificar qué se deberá finalizar durante el siguiente sprint.

• ¿Quiénes participan? El equipo de desarrollo y el Scrum Master (si el equipo aplica Scrum) o el Product Owner.

• ¿Cuándo se lleva a cabo la ceremonia? Al principio de cada sprint.

• ¿Cuánto tiempo dura la ceremonia? Aproximadamente una hora por semana de trabajo. Si, por lo general, los sprints te demandan alrededor de dos semanas cada uno, la planificación de cada sprint debería tomarte aproximadamente dos horas.

• ¿Con qué estrategias se lleva a cabo comúnmente esta ceremonia? La reunión de planificación del sprint se aplica tanto con las metodologías Scrum como Kanban. En la mayoría de las metodologías ágiles hay alguna forma de planificación de sprint, aunque no haya precisamente una ceremonia exclusiva para hacerlo.

• ¿Qué sucede durante la reunión?. El Product Owner y el Scrum Master trabajan con el equipo de desarrollo para identificar los elementos en los que deberán centrarse para cumplir con los objetivos del sprint actual. Tradicionalmente, estos elementos se obtienen a partir del trabajo pendiente del producto. Durante el Scrum, el equipo asigna los puntos de historia estimados a las tareas para medir cuándo tiempo habrá que dedicarle a cada uno de los elementos del trabajo pendiente para finalizarlo. 

• ¿Cuál es el resultado esperado de esta ceremonia? Al terminar la reunión de planificación del sprint, todos los integrantes del equipo de desarrollo deberán estar al tanto de cuál es el objetivo final del sprint y de qué elementos específicos formarán parte del trabajo pendiente del sprint.

2. La reunión diaria de actualización

La reunión diaria de actualización es un evento en el que el equipo de desarrollo actualiza a todos los miembros del equipo sobre lo que están haciendo.

• ¿Quiénes participan? El equipo de desarrollo, el Scrum Master (si corresponde) y el Product Owner.

• ¿Cuándo se lleva a cabo la ceremonia? Una vez por día, normalmente, al comenzar la jornada laboral, antes de que cada uno se ocupe de sus tareas a pleno.

• ¿Cuánto tiempo dura la ceremonia? Aproximadamente 15 minutos. Las reuniones diarias de actualización deben ser breves y no debería ser necesario reservar una sala ni compartir pantalla. 

• ¿Con qué estrategias se lleva a cabo comúnmente esta ceremonia? En la mayoría de las estrategias ágiles hay alguna forma de reunión diaria de actualización, para que los equipos puedan comunicar con facilidad qué hará cada uno durante el día.

• ¿Qué sucede durante la reunión? Todos los integrantes del equipo de desarrollo, incluidos el Product Owner y el Scrum Master, analizan tres puntos principales: qué se finalizó ayer, en qué trabajarán el día de hoy y si hay algún tipo de obstáculo. 

• ¿Cuál es el resultado esperado de esta ceremonia? El objetivo previsto es que todos los miembros del equipo de desarrollo estén en contacto entre sí. Si algún integrante del equipo se enfrenta a un obstáculo que lo bloquea, el Scrum Master o el Product Owner trabajarán con ese desarrollador para resolverlo. Lo harán después de que termine la reunión diaria de actualización para evitar que se haga muy larga.

3. La reunión de revisión del sprint

La reunión de revisión del sprint es el momento oportuno para que el equipo de desarrollo reciba los comentarios de las principales partes interesadas en el proyecto. Si hay que hacer algún ajuste, el Scrum Master o el Product Owner adaptarán el trabajo pendiente del siguiente sprint.

• ¿Quiénes participan? El equipo de desarrollo, el Scrum Master y el Product Owner: todos tienen la obligación de participar en esta reunión. Las principales partes interesadas, como los gerentes o los clientes finales también deben estar presentes durante la reunión para aportar sus comentarios.

• ¿Cuándo se lleva a cabo la ceremonia? Esta ceremonia se realiza al terminar cada sprint, cuando se han finalizado todas las tareas, pero antes de la reunión retrospectiva del sprint. 

• ¿Cuánto tiempo dura la ceremonia? Tal como sucede con la reunión de planificación del sprint, esta reunión debería durar alrededor de una hora por cada semana de duración del sprint. Si el sprint es de dos semanas, la reunión durará aproximadamente dos horas. . 

• ¿Con qué estrategias se lleva a cabo comúnmente esta ceremonia? Con los métodos Scrum y Kanban. Con Kanban y otros métodos ágiles, las revisiones suelen llevarse a cabo al final de un proyecto, en vez de al final del sprint.

• ¿Qué sucede durante la reunión? El objetivo de la reunión es recibir los comentarios sobre los trabajos que finalizó el equipo de desarrollo durante el sprint actual. El Scrum Master o el Product Owner organizan la reunión, exhiben los trabajos finalizados del equipo y facilitan las preguntas de los participantes externos que no forman parte del equipo de desarrollo.

• ¿Cuál es el resultado esperado de esta ceremonia? Esta ceremonia es una oportunidad, tanto para los participantes internos como para los externos, de aportar sus comentarios y hacer preguntas acerca del producto final. Si trabajas en una agencia que está desarrollando algo para un cliente, muy probablemente te convenga llamar a las partes interesadas externas. El Scrum Master puede aprovechar esta oportunidad para trabajar con ellos y determinar si hay que hacer ajustes en el trabajo pendiente del producto.

4. La reunión retrospectiva del sprint

La reunión retrospectiva del sprint brinda el marco ideal para que los miembros del equipo reflexionen acerca del sprint pasado y piensen en qué resultó bien o qué se podría mejorar para la próxima vez.

• ¿Quiénes participan? El equipo de desarrollo y el Scrum Master o el Product Owner. A esta reunión deberían asistir todas las personas que trabajaron activamente en las tareas del sprint.

• ¿Cuándo se lleva a cabo la ceremonia? Se hace al final de cada sprint, después de la reunión de revisión del sprint. 

• ¿Cuánto tiempo dura la ceremonia? Esta reunión debería durar alrededor de 45 minutos por cada semana que dure el sprint. Si el sprint es de dos semanas, la reunión retrospectiva del sprint debería ser de una hora y media.

• ¿Con qué estrategias se lleva a cabo comúnmente esta ceremonia? Las reuniones retrospectivas son muy comunes con Scrum y Kanban. Los equipos que aplican Kanban pueden organizar reuniones retrospectivas al terminar cada proyecto, en vez de al concluir cada sprint. 

• ¿Qué sucede durante la reunión? Es el momento en el que el equipo de desarrollo dedica algo de tiempo a observar el progreso que han hecho durante el sprint. El equipo reflexiona acerca de qué salió bien y qué se puede mejorar para los sprints siguientes. 

• ¿Cuál es el resultado esperado de esta ceremonia? El objetivo de la ceremonia es identificar los puntos fuertes para iterar. Si algún miembro del equipo encuentra algo que podrían modificar y mejorar para el sprint siguiente, debería compartirlo con el resto del equipo. Algunas metodologías ágiles se basan en la mejora continua y las reuniones retrospectivas son una parte integral de ese proceso.

Consejos para llevar a cabo ceremonias ágiles

Las ceremonias ágiles son solamente una forma elegante de denominar a las reuniones. Sigue algunos de estos consejos para que tus reuniones se desarrollen sin problemas.

Asigna historias de usuarios a todos elementos del trabajo pendiente del sprint

Todos los elementos del trabajo pendiente del sprint deberían tener una historia de usuario adjunta para que el desarrollador que trabaje en el activo tenga todo el contexto necesario como para desarrollar la tarea correctamente. Una historia de usuario es una breve descripción de cómo debería funcionar el producto, escrita desde la perspectiva del usuario final. Ayuda a que el equipo de desarrollo entienda por qué están desarrollando el producto de un modo en particular y no de otro.

Antes de la reunión de planificación del sprint, el Scrum Master o el Product Owner deberían revisar el trabajo pendiente del producto (backlog) para confirmar que todos los elementos pendientes tengan suficiente información de contexto adjunta a cada tarea como para llevar a cabo el trabajo. Puede resultar muy útil para que las ceremonias avancen más rápido, ya que los miembros del equipo no necesitan buscar información sobre la tarea y solo deben centrarse en identificar las dependencias.

Organiza las ceremonias ágiles al mismo tiempo en cada uno de los sprints

Algunas ceremonias, como las reuniones diarias de actualización, son difíciles de olvidar porque se hacen todos los días. Basándote en este mismo concepto, organiza el resto de las ceremonias ágiles en el mismo punto de cada sprint, para que el equipo se acostumbre a la frecuencia de las reuniones. Por ejemplo, puedes organizar la reunión retrospectiva del sprint a la misma hora todos los jueves por medio. A medida que el equipo trabaje con más sprints, las ceremonias, se convertirán en algo natural para ellos.

Asegúrate de que asistan las personas correctas

Si notas que las reuniones empiezan a estancarse, evalúa quiénes asisten. Las personas que se encuentran en la sala, ¿son realmente las que deben estar allí? Que haya más personas de las necesarias en una reunión puede frenar la productividad. Mejor, solamente invita a los miembros del equipo que sean útiles para la ceremonia específica.

Gestiona las ceremonias ágiles con un software para gestión de proyectos

Mantén a las ceremonias y al equipo ágil organizados con un software para gestión del trabajo como Asana. Una herramienta de gestión del trabajo le brinda a tu equipo un lugar centralizado en el cual todos pueden ver las notas de la reunión diaria de Scrum, los elementos del trabajo pendiente y la información relacionada con el próximo sprint.