Asana ha mejorado fundamentalmente la colaboración en toda la oficina central de Montblanc. Con flujos de trabajo transparentes y una distribución clara de las tareas, hemos reducido las reuniones, aumentado la eficiencia y, simplemente, hemos acercado a nuestros equipos. La plataforma es la piedra angular de nuestra transformación digital, una herramienta indispensable para las empresas modernas y ágiles. Este éxito se basó en una sólida asociación y en las relaciones personales con nuestros colegas de Asana Europe.

Oliver Gebien, CIO / Director de TI y Organización, Montblanc

Máxima transparencia en todos los proyectos de TI

Cada año, el Equipo de TI de Montblanc, compuesto por 40 personas, trabaja en alrededor de 120 proyectos importantes, como la introducción de un nuevo software de Recursos Humanos, proyectos de transformación de datos y el desarrollo del portal Montblanc Limited Edition.

Anteriormente, los planes de los proyectos y la información no siempre se mantenían de forma centralizada, sino que se almacenaban en archivos de SharePoint y se distribuían por email. A veces, la información importante solo se intercambiaba en las reuniones, lo que dificultaba la planificación.

Asana ahora proporciona el panorama general. Los empleados de Montblanc obtienen un nuevo nivel de visibilidad, ya que ahora todos pueden ver todo el portafolio de proyectos y el estado de cualquier proyecto en cualquier momento, y los pasos del trabajo se pueden seguir fácilmente.

• Junto con el equipo de gestión, se definieron los formularios, flujos de trabajo y procesos del proyecto, se crearon las vistas y los tableros del proyecto, y Asana se integró a la perfección con Microsoft Teams, Outlook y SharePoint. 

• Gracias a la API de Asana, Montblanc desarrolló una interfaz para su sistema SAP, lo que permite a los empleados acceder a la planificación presupuestaria y a los pedidos internos en SAP directamente desde Asana.

La Integración con SAP realmente cambia las reglas del juego. El hecho de que el equipo pueda acceder a toda la información que necesita desde la interfaz de Asana sin tener que cambiar primero de plataforma hace que su trabajo diario sea mucho más fácil. Así es como realmente comenzamos a usar Asana.

Jenny Jockheck, directora de Colaboración Digital, Montblanc

Optimización de los procesos en la Academia Montblanc

La Academia Montblanc, responsable de la capacitación de los empleados, interactúa continuamente con varios departamentos internos, incluidos Ventas, Marketing y Recursos Humanos, y con socios externos, como los capacitadores.

Antes de implementar Asana, era difícil para el equipo de la Academia dar seguimiento a los proyectos, las tareas y el progreso individual de los participantes.

• Asana cambió de manera radical la forma en que la Academia gestiona los proyectos, ya que ayuda a coordinar las sesiones de capacitación, recopilar comentarios y optimizar el seguimiento de los proyectos, lo que garantiza que las operaciones se desarrollen sin problemas.

• Con Asana, el Equipo de la Academia puede coordinar mejor la capacitación, recopilar los comentarios de los participantes y agilizar el seguimiento de los proyectos para que todo funcione sin problemas.

• Asana facilita la colaboración integral y ha demostrado ser una herramienta de gestión de proyectos eficiente. Incluso con una gran carga de trabajo, permite un enfoque más relajado y ayuda a distribuir las tareas de manera más uniforme entre los miembros del equipo. También es más fácil organizar los reemplazos por vacaciones y licencias por enfermedad.

Asana proporciona una vista precisa del progreso del proyecto, por lo que podemos identificar rápidamente qué pasos podrían generar cuellos de botella y tomar medidas proactivas para evitar retrasos.

Alexia Bourdon-Morvan, Academia Montblanc

Gestión eficiente y transparente de campañas de marketing

El Equipo de Marketing de Montblanc necesitaba un calendario de contenido dinámico para gestionar campañas y colaborar de manera eficiente con el comercio electrónico y las agencias externas. Asana proporcionó una hoja de ruta clara del proyecto, simplificó los procesos de aprobación y mejoró la alineación en la planificación del contenido, desde las publicaciones de Instagram hasta los boletines de CRM.

En Montblanc, el departamento de marketing necesitaba un Calendario de comunicación detallado, interdisciplinario y actualizado para planificar y gestionar tanto las campañas como el contenido. 

La implementación de Asana permite a Montblanc gestionar mejor los próximos proyectos y facilita la alineación con el departamento de comercio electrónico y la colaboración con agencias externas. 

Los proyectos que el Equipo de Marketing de Montblanc gestiona en la plataforma de Asana van desde la planificación mensual del contenido hasta la edición, adaptación o creación de contenido según las especificaciones creativas. La hoja de ruta ofrece una visión general clara de todos los proyectos y sus requisitos individuales.

• Con Asana, los especialistas en marketing pueden organizar todos los pasos y tareas necesarios del proyecto, lo que hace que la ejecución de sus campañas sea más eficiente.

• Una línea de tiempo clara permite coordinar con precisión el contenido de marketing en Instagram y los boletines de CRM, lo que impulsa el crecimiento de la audiencia.

• Además de la planificación, Asana también brinda una visión general de todas las actividades de marketing importantes, como la publicidad o las tiendas temporales, y ayuda a medir su éxito. 

Con Asana, puedo dar seguimiento fácilmente al progreso del proyecto y colaborar con todos en un solo lugar. Se elimina el riesgo de pérdida de información. Sirve como centro de comunicación, para compartir comentarios, obtener información y planificar proyectos.

Victoria Creatore Alj, gerente de Redes Sociales

Alrededor de 300 empleados de Montblanc ya usan Asana, y la empresa tiene como objetivo ampliar el acceso a todos los que puedan beneficiarse. A medida que continúan surgiendo nuevos casos de uso, Asana ayuda a agilizar las tareas diarias y los flujos de trabajo. Los Equipos comparten regularmente sus experiencias, lo que fomenta una cultura de aprendizaje y mejora continua, y esto impulsa el uso en evolución de la plataforma.

Montblanc ya está haciendo planes concretos para integrar aún más a Asana en sus operaciones. Por ejemplo, conectar Asana con SAP Project System (PS) mejorará el trabajo del Equipo de Desarrollo de Productos en nuevos instrumentos de escritura.

Además, en el departamento de capacitación, Asana ayudará a gestionar los planes de capacitación de los 20 aprendices de Montblanc y facilitará la comunicación con varios departamentos. Una aplicación interactiva de Asana permitirá a los aprendices dar seguimiento a sus tareas en diferentes áreas de producción, lo que garantizará una experiencia de aprendizaje más fluida y estructurada.

A medida que Montblanc continúa combinando la artesanía tradicional con la tecnología moderna, Asana sigue siendo un facilitador clave de su estrategia de colaboración digital, ya que ayuda a los equipos de toda la organización a trabajar juntos de manera más efectiva.