繁重的工作負荷意味著更大的壓力。以下說明您可以如何因應這個問題。

January 16th, 2025

太多事情要做，時間卻太少，已成為現代勞動力的口頭禪。即使加班加點，您可能仍會感受到沉重的工作負荷壓力。鑑於無休止的電子郵件、雜亂無章 (或不存在) 的工作流程以及不必要的會議邀請，難怪生產力持續下降。

儘管科技進步，且承諾讓我們的生活更輕鬆，但對於我們如何度過工作日的掌控感正在減弱。隨著溝通的影響力和效率下降，弄清楚如何管理我們的工作負荷成為大多數團隊領導者的首要任務。

那麼，平衡工作負荷真的可行嗎？是的，這始於觀點的轉變，以產生結果。但在討論修正方法之前，我們先來看看我們是如何走到這一步的。

人們感受到工作負荷壓力的 3 個原因

員工希望在工作中感受到生產力。這就是為什麼完成任務和實現目標對於一個敬業的員工管理系統至關重要。知識工作者也會因成為公司不可或缺的一部分而蓬勃發展，並瞭解他們如何為更大的策略目標做出貢獻。

但由於專案各自為政，且溝通過多，大多數人對於自己在組織中的位置以及其工作是否有價值缺乏明晰度。若沒有有效的協作和工作負荷管理，就會花費更多時間在不太有意義的工作上，例如回覆電子郵件和參加會議。

當您沒有從事有參與感的工作時，過勞可能會迅速逼近。在 Asana 中的工作剖析索引中， 80% 的受訪者表示他們感到工作過度，接近過勞。當這種情況發生時，人們就會在工作中脫節。他們感受到的是巨大的工作負荷壓力。

以下是造成這種情況的三個原因：

根據Asana 的工作剖析索引，工作附帶事務是一種損害知識工作者生產力的趨勢。人們花費大量時間參加不必要的會議、回覆電子郵件和訊息，以及尋找檔案。投入量經常重複。除非公司致力於透過解決持續通知、會議和訊息的原因來改變其工作方式，否則工作附帶事務將持續存在。

雖然知識工作者認為他們每天花費約 35% 的時間在工作附帶事務上，但實際數字幾乎是這個數字的兩倍：員工工作日的 60% 是花在與他們受僱所需技能無關的工作上。除非團隊採取積極措施消除或減少工作附帶事務，否則生產力將持續下降，工作負荷壓力將會增加。

當您試圖透過電子郵件和訊息工具溝通需要完成的內容、負責人以及工作截止時間時，即使是最有意義的訊息也會無法達到預期。這兩個平台都需要大量的來回溝通，浪費時間、精力和專注力。此外，由於對話紀錄冗長，很容易遺失詳細資料，或忘記加入重要的人員。

歡迎來到溝通過載的世界，這是工作附帶事務的產物，會妨礙專注力，最終影響我們的生產力。訊息和電子郵件通知會悄悄地將我們的注意力從重要的工作上移開。一旦我們聽到提示音或看到新的電子郵件彈出，我們就會覺得有責任立即回覆。我們的專注力被打斷，進入多工模式。您剛才在做的工作正式被工作附帶事務打斷了。

過多溝通 (再次提醒那些提醒) 的另一個不幸影響是必須屈服於「隨時待命」的文化。知識工作者感受到全天候待命的壓力，並花時間在辦公室外回覆訊息，這會產生更多的工作和更多的壓力。

每次任務從一個人轉移到另一個人時，無論是透過電子郵件、訊息應用程式還是試算表，資訊都會變得零散且被埋沒。當需要繪製專案的整體圖景，而資訊分散在多個位置時，就需要額外的時間和投入量。頻繁召開會議討論工作狀態也變得不可避免，這也是另一個浪費時間的事情。

資訊收集流程的效率低下。例如，人們會在試圖弄清楚誰負責什麼時浪費時間。對於哪些內容需要核准、是否已經核准、誰負責核准以及誰負責管理核准流程，都存在混淆。如果這會造成混亂，不妨想像一下，您需要找出誰是負責人，以及在哪裡找到重要資訊來完成工作。

不幸的是，由於沒有真正的系統來追蹤所有內容，對話最終會遺失、重複和斷裂。正如 Asana 的工作剖析索引所指出的那樣，人們在工作中花費大部分時間，卻對組織的優先事項缺乏明晰（度）。不僅僅是日常任務不清楚。 54% 的知識工作者不清楚他們的工作如何為整個公司做出貢獻。

與其對繁重的工作負荷感到壓力，不如改變方式，讓工作更有效率。這可以透過建立有組織的流程、自動化工作和有效溝通來實現，這需要不同類型的思維。從領導者和經理到個別團隊成員，組織中的每個人都需要明晰哪些工作是重要的，哪些是不重要的，以便更好地平衡工作負荷。

這種新的工作方式稱為工作管理，是一種實用的方法，用於瞭解人、事、時。工作管理提供了團隊或組織中每個人都需要專注於最重要的工作的明晰度，而不是專注於耗時的工作附帶事務。

Asana 這類工作管理工具為個人、團隊和整個公司提供了更有效率工作的明晰度，同時讓每個人都朝著同一個方向和目標前進。

是時候停止工作負荷壓力了。團隊不再需要感受到巨大的工作負荷。當團隊決定實施工作管理系統、將流程自動化並提高工作日的生產力時，工作附帶事務將開始減少。

如需更多關於如何幫助團隊應對繁重工作負荷的提示，請閱讀我們的文章，瞭解 18 個時間管理策略，以便完成您的最佳工作。