業務需求文件範本：7 個關鍵元素 (附範例)

每個專案都有不斷變動的部分，若您想獲得成功的專案成果，就必須在正確的時間和地點將所有部分組合在一起。 試想像拼湊拼圖的過程；解開它的秘訣是，在拼湊時查看拼圖盒正面的圖片。 

Business 版需求文件 (BRD) 就像拼圖盒上的圖片。 它概述了專案所需的一切，並幫助關係人更明晰地瞭解專案成功的要求。 在本文中，我們將介紹 Business 版需求文件範本的關鍵組成部分。 您還將瞭解透過線上軟體分享 BRD 的優點。 

什麽是 Business 版需求文件 (BRD)？

商業需求文件是一份報告，其中包含新專案成功所需的一切詳細資料。 此文件概述了專案目標、整個專案生命週期中的預期以及完成專案所需的條件。 

BRD 的七個組成部分是：

1. 執行摘要

2. 專案目標

3. 專案範疇

4. Business 版需求

5. 重要關係人

6. 專案限制 

7. 成本效益分析

透過概述這些區段，任何閱讀您的商業需求文件的人都應該清楚瞭解您的專案是什麼、您希望實現什麼，以及您計劃如何實現它。 

Business 版需求文件應包含哪些內容？

您的 Business 版需求文件範本應提供有關專案的詳細資料，但也應簡潔明瞭。 BRD 的目標是以最少的字數為讀者提供最多資訊。 

許多人可能會閱讀 BRD，包括參與專案的關係人、您需要獲得其核准的高階主管，以及受最終結果影響的客戶。 深入瞭解範本中應包含的每個組成部分。

1. 執行摘要

執行摘要是一份高階陳述，概述您的專案及其目的。 沒有時間閱讀完整 BRD 的人，應該能夠透過閱讀您的執行摘要，瞭解您計劃要達成的目標。 

儘管執行摘要是 BRD 中的第一個部分，但實際上您應該在撰寫其他區段後才撰寫。 這樣一來，您就可以審閱所有內容，並確保您已建立全面的開場陳述。 

2. 專案目標

您的專案目標是您希望透過將專案付諸實行而實現的目標。 在啟動任何工作之前，請務必先說明您的專案目標，以便用來衡量進度。

請將您的專案目標列為智能目標，以確保它們：

• 明確 (Specific)

• 可衡量

• 可實現

• 相關

• 具時效性

衡量專案目標有助於確定您是否需要調整工作流程，以更好地實現目標。 例如，如果您的目標之一是在季度結束時將客戶群增加 10%，您可以在季度結束時查看您的數據，並清楚地看到您是否達到了目標。 然後，您可以查看在此過程中採取的行動，並確定您可能未達到目標的原因。

3. 專案範疇

您的專案範疇會在 Business 版文件中傳達專案的界線。 透過定義專案範疇，您可以讓每個人都保持資訊同步，並防止範疇潛變，即專案超出您為其設定的界限，變得難以控制。 

專案範疇中需要概述的詳細資料包括：

• 時間軸

• 預算

• 交付項目

• 專案要求

• 專案團隊

您還可以列出專案排除項目，或您特別希望從專案中排除的內容，例如您希望他人在執行專案時避免的Business 版流程或風險策略。 

4. Business 版要求

Business 版需求是您 BRD 範本的核心。 在這個區段中，您將列出完成專案所需的行動。 根據專案的複雜程度，此清單可能只有幾個項目，也可能非常廣泛。 

除了列出您的需求並加以描述之外，還要按優先順序對其進行排名，並根據其重要程度為每個項目分配重要性等級。 這將有助於其他人瞭解他們需要先完成哪些要求。 

如果您的其中一個需求是編寫網站，您可以將此任務指定為第一優先事項。 您也可以將此任務標記為高度關鍵，因為如果沒有編寫網站，您就沒有完成其他業務需求的基礎。 

5. 關鍵專案關係人

專案關係人包括對您的專案感興趣的任何人。 這些人可能會閱讀您的 BRD 範本，以瞭解專案的內容。 您的關鍵關係人可能是：

• 執行專案的團隊成員

• 領導專案的專案經理

• 核准專案的高階主管

• 受已完成專案影響的客戶

在本區段中，列出每個關係人的姓名和工作角色，並描述他們與專案相關的職責。 此區段將為每個人提供關於其他參與人員以及如何改善團隊溝通的明晰度。 對於正式協作，合作夥伴協議範本有助於記錄角色、職責和期望，以便每個關係人都能在專案中維持資訊同步。

確定關係人後，建立牢固的工作關係同樣重要。 客戶引導流程範本可協助您將啟動步驟標準化、明確職責，並及早加強信任。

6. 專案限制

您可能已在專案範疇中提供了專案限制的概觀，但您將在此處更詳細地說明這些界限。 當讀者閱讀此區段時，他們應該能夠看到專案的形態及其限制。

專案限制可能包括：

• 專案風險

• 團隊可用性

• 資源

• 專案相依性

• 期限

• 專案預算

專案限制有助於關係人具體瞭解專案的複雜程度，以及達成專案目標的難易程度。 參與專案的所有人都應該先審閱專案限制。

7. 成本效益分析

以成本效益分析作為 Business 版需求文件的結尾是一個策略性的舉動。 如果您使用 BRD 來取得專案的核准，此區段可能是決定性因素。 客戶和高階主管關心專案目標，但如果您無法證明您將獲利，那麼一切都將失去。 

若要建立成本效益分析：

• 描述與專案相關的所有成本

• 說明相關的效益

• 寫下您的專案預期總成本

• 從預估收入中減去預估成本，以此估算預期的投資報酬率

Business 版需求文件範本 (附範例)

您將在此處看到 Business 版需求文件範本的範例。 此範例適用於科技公司發起的行銷部落格。 在文件中，專案經理說明了專案的內容及其目的。 她還概述了專案目標和專案範疇，以避免範疇潛變的風險。 

隨著 BRD 的進行，專案經理會列出完成專案所需的行動，即業務需求。 其他列出的項目包括參與專案的關係人、專案限制和成本效益分析。

若您想為自己的專案使用 Business 版需求文件範本，請使用下方的免費範本。

什麽是 Business 版需求和功能需求？

在討論 Business 版需求時，您經常會聽到功能需求，但瞭解兩者之間的差異非常重要。 Business 版需求文件討論您的專案需求。 此文件提供高階概觀，並為關係人提供專案整體的全面檢視。 

功能需求文件 (FRD) 詳細描述如何在專案中執行特定任務。 將這些文件想像成玩看板遊戲；BRD 就是盒子，說明遊戲並說服您購買。 另一方面，FRD 則是教您如何玩遊戲的說明書。 

除了功能需求之外，還有：

• 使用者需求：這些需求比 BRD 更詳細，並說明使用者可以如何處理已完成的交付項目。

• 產品需求：這些需求比 Business 版和使用者需求更詳細。 產品要求說明了完成專案的目的和功能。 此文件可作為團隊建立和行銷產品時的指南。

• 非功能性需求：這些需求是最詳細的需求類型，與功能性需求同樣詳細。 它們說明了專案應該如何運作，以及完成專案的預期使用者體驗。

透過專案管理工具分享需求

無論您是要建立 Business 版需求文件還是更詳細的內容，與關係人分享資訊的最佳方式是透過一個簡化的工具。 

藉助專案管理工具，您可以為業務目標排定優先順序，並確保不遺漏任何細節。 使用 Asana簡化團隊溝通，並更輕鬆地達成專案里程碑。