技術解決方案供應商如何使用 AI Studio 減少人工工作天數

Taco Technologies 致力於幫助各種形式和規模的組織，從學校和律師事務所到圖書館和小型企業，管理他們每天依賴的系統。 

憑藉在列印啟用、文件工作流程和工作場所技術方面的專業知識，幾十年來，他們一直是希望簡化跨工具工作流程的團隊的首選合作夥伴。

近年來，Taco 將其服務範圍擴大到印刷以外，將重點轉向直銷，幫助組織實施 Asana 和 Odoo 等工作場所工具，並支持更廣泛的營運需求。

但成長帶來複雜性。 更多的產品和客戶意味著更多的請求，以及透過共享文件和電子郵件手動管理的工作量不斷增加。

為了提供協助，Taco 轉向 AI Studio，將日常任務自動化，並建立一致的工作流程。結果如何？ 它們大幅縮短了花費在系統管理工作上的時間，使團隊能夠專注於保持專案進展，而不會遇到通常的瓶頸。這一創新使他們在合作夥伴高峰會上獲得了 Asana 未來工作與 AI 合作夥伴 (APAC) 的認可。

Taco 總經理 Charlie Masters 表示：「說這一點一點地改變著我們的業務是一種輕描淡寫。」 

自動化請求接收和移轉規劃

Taco 最具影響力的使用案例之一始於一個非常熟悉的地方：某人的收件匣。

技術客戶經理定期收到來自經銷商或客戶的複雜移轉請求，例如從內部部署列印管理系統轉移到雲端解決方案。這些請求包括不同客戶詳細資料和技術規格的組合，然後是一個簡單的問題：我們接下來該怎麼做？

以前，回覆這些電子郵件意味著需要花費數小時的時間進行手動研究和提供文件。現在，這個過程透過 AI Studio 進行：具有清晰的接收、AI 驅動的研究和可重複使用的框架，可以在幾分鐘而不是幾天內生成實施就緒的計劃。

「我們創造了一個技術支援分析師的工作，[我們的技術客戶經理] 曾經自己做過。他以往要花好幾天的時間才能完成：開多個會議，來回問很多問題。」Charlie說。「現在我們可以把這份工作完全交給 AI Studio 了。」

以下是該工作流程的匿名範例，展示了虛構的組織和員工：

步驟 1. 以結構化接收表單取代電子郵件

Taco 使用連結至接收專案的標準化 Asana 表單來收集請求詳細資訊，而不是依賴臨時電子郵件對話來啟動遷移請求。該表單擷取一致的欄位，例如：

• 公司和申請人姓名

• 客戶參考編號

• 多功能器件 (MFD) 的數量和類型

• 主要列印環境功能 (例如行動列印、整合式掃描)

• 根據答案適應的條件性問題

這種方法可以確保不會遺漏任何內容，並建立乾淨的資料軌跡，使團隊 (和 AI) 更容易開始。

步驟 2：AI 審查請求並草擬建議

提交表單後，任務會自動路由至接收專案的「研究」區段，由 Taco 的 AI Studio 工作流程接管。

在這裡，AI 就像技術研究和支援分析師一樣，負責評估風險、顯示關鍵細節，並根據既定的最佳作法起草移轉計劃。

為此，AI 引用 AI Studio 後端中作為情境提供的一組內部資源，包括 25 頁以上的移轉指南、具有歷史客戶資料的連結實施專案，以及關於語氣、結構和格式的明確指導。

AI 根據情境評估表單提交，以確定它是否有足夠的資訊繼續。如果沒有，它會標記任務並將其移動到「接收失敗」部分，從而避免團隊追蹤遺漏的細節，並確保只有準備就緒的請求才能繼續進行。

步驟 3：自動產生詳細的移轉計劃

如果請求通過研究檢查，AI 會自動生成包含完整移轉摘要的新任務。輸出包括：

• 重要的客戶和經銷商資訊，例如聯絡方式和參考號碼

• 可能影響專案的潛在阻礙或複雜因素清單

• 逐步移轉計劃，其中包含建議行動、時間預估和技術考量

這些不是一般的待辦清單；而是多週的實施計劃，涵蓋從法律審查和基礎設施檢查到試點測試和完整部署的所有內容。 每個計劃都根據要求量身定制，並以內部專業知識為基礎。

Charlie 表示：「我們所做的就是將 [我們的指導文件] 轉化為工作流程的一部分。因此，專業知識現在可以在幾分鐘內投入到計劃中。這對我們而言是如此強大。」

步驟 4：在進行下一步之前，由人員審查計劃

AI 產生的遷移計劃完成後，將轉交給技術團隊成員進行審查。他們不是從頭開始起草計劃，而是在實施之前驗證細節並簽署。

這是一個簡單的轉變，會產生很大的影響：每週至少節省一天時間，同時維持顧客期望的品質。

這與取代專業知識無關，而是與擴大規模有關。查理說：「你不能只是讓 AI 為你工作。這不是重點。 重點是，這節省了大量時間，並且與您的工作流程完美整合，使您能更一致、更輕鬆地進行審核。人類的專業知識仍然非常重要。」

藉助 AI Studio，Taco 將手動、耗時的工作流程轉化為可重複的系統，以更少的負擔提供準確、高質量的遷移計劃。

藉助 AI 驅動的行政助理贏得時間

Taco 並沒有止步於技術工作流程。他們的首席執行官 Jonathan Milne 使用 AI Studio 設定了一個虛擬行政助理，直接從他的收件匣中分類和路由任務。

系統會根據 Jonathan 定義的詳細標準進行評估，然後自動將其發送到正確的位置。例如：

• 收據開立請求會傳送給帳戶團隊

• 業務開發主管會指派給領導團隊的適當成員

• 合作機會和向上呈報已分類並傳送至關係人

• 一般任務會根據其內容和優先順序進行指派

透過自動化這種收件匣分流，任務可以快速、一致地移動，而不會遺漏任何內容。

Charlie 說：「他的收件匣是恆定的。 因此，透過將收件匣分流外包給虛擬行政助理來重新集中注意力並贏回時間是如此強大。」 影響不僅在於營運，也在於個人。

「他吃午飯的次數變多了，」查理補充道。「這聽起來很傻，但我們時常沉浸於 AI 會為您贏回更多時間，讓您成為領導者，完成戰略任務之類的敘述中。 它只是為你提供更多喘息的空間，讓你變得更好。 如果偉大意味著執行戰略任務，那就太好了。 若能持續享用午餐，也很棒。」

建立在早期成功之上

憑藉早期的勝利，Taco 現在正在擴大 AI Studio 在整個企業的應用。該團隊正在與每個部門積極協作，以識別具有高影響力的機會，無論是創建新的分流系統、構建內部工作流程以支持不同的客戶需求，還是幫助團隊更有效地管理關係人的需求。

Charlie 表示：「我們正積極與所有團隊合作，在所有工作流程中尋找更多分流步驟和更多支援步驟。」

他們還在繼續改進已建立的內容，計劃根據實際使用情況隨著時間推移發展工作流程。潛在的計劃更新包括將審核人員增加到未完成的提交中，以及將 AI 計劃更順暢地整合到經銷商流程中。

隨著 Taco 團隊繼續在整個組織中推廣 AI Studio，他們將該工具視為更專注於核心工作，同時實現事半功倍的得力助手，而不是他們知識的替代品。

Charlie 說：「你不需要以完美為起點來獲得這些好處。開始吧。要明白這並不能取代你的工作。而是協助您更有效率、更穩定地完成工作。」