技術解決方案供應商如何使用 AI Studio 縮短手動作業時間

Taco Technologies 致力於幫助各種形式和規模的組織，從學校和律師事務所到庫和小型 Business 版，管理他們每天仰賴的系統。 

憑藉其在列印啟用、文件工作流程和工作空間技術方面的專業知識，他們一直是幾十年來尋求簡化跨工具工作流程的團隊的首選合作夥伴。 

近年來，Taco 的產品已超越印刷範疇，將重點轉向直銷，幫助組織實施 Asana 和 Odoo 等工作空間工具，並支援更廣泛的營運需求。

但成長帶來了複雜度。 更多產品和客戶意味著更多請求，以及透過共用文件和電子郵件鏈手動管理的工作量不斷增加。 

為了提供協助，Taco 轉而使用 AI Studio 將例行任務自動化，並建立一致的工作流程。 結果如何？ 他們大幅減少了花費在管理工作上的時間，使團隊能夠專注於推動專案向前發展，而不會遇到通常的瓶頸，這項創新使他們在合作夥伴高峰會上被認可為 Asana 的未來工作與 AI 合作夥伴 (APAC)。

「這正在逐漸改變我們的 Business 版，這樣說還不夠。」Taco 總經理 Charlie Masters 表示。 

自動化請求接收和遷移規劃

Taco 最具影響力的使用案例之一始於一個非常熟悉的地方：某人的收件匣。

技術客戶經理經常收到來自經銷商或客戶的複雜遷移請求，例如從內部部署列印管理系統轉移到雲端解決方案。 這些請求包括客戶詳細資料和技術規格的組合，然後是一個簡單的問題：我們接下來該怎麼做？

此前，回覆這些電子郵件意味著數小時的手動研究和文件記錄。 現在，該流程透過 AI Studio 執行：透過清晰的接收、AI 驅動的研究和可重複使用的架構，在幾分鐘內產生可供實施的計劃，而非幾天。

「我們建立了一個技術支援分析師的職位，[我們的技術客戶經理] 曾經自己做過。 他需要幾天的時間才能完成這項工作，需要參加許多會議，並針對問題進行多次往返討論。」Charlie 表示。 「現在，我們可以將這項工作完全交給 AI Studio。」

以下是該工作流程的匿名範例，展示了虛構的組織和員工：

步驟 1：結構化的接收表單取代電子郵件

Taco 使用連結到接收專案的標準化 Asana 表單來收集請求詳細資料，而非依賴臨時電子郵件串來啟動移轉請求。 表單會擷取一致的欄位，例如：

• 公司和請求者姓名

• 客戶參考編號

• 多功能裝置 (MFD) 的數量和類型

• 關鍵列印環境功能 (例如行動列印、整合式掃描)

• 根據答案調整的條件性問題

這種方法可確保不會遺漏任何內容，並建立乾淨的資料追蹤，讓團隊 (和 AI) 更輕鬆地開始使用。

步驟 2： AI 審查請求並起草建議

提交表單後，任務會自動傳送至接收專案的「研究」區段，由 Taco 的 AI Studio 工作流程接管。

在這裡，AI 就像一個技術研究和支援分析師，其任務是評估風險、顯示關鍵詳細資料，並根據既定的最佳作法起草遷移計劃。

為此，AI 參考了 AI Studio 後端中作為背景提供的一組內部資源，其中包括 25 多頁的遷移指南、包含歷史客戶資料的連結實施專案，以及關於語氣、結構和格式的清晰指南。

AI 會根據此情境評估表單提交，以確定其是否有足夠的資訊繼續進行。 如果沒有，它會標記任務並將其移至「失敗接收」區段，從而避免團隊追蹤缺失的詳細資料，並確保僅推進準備就緒的請求。

步驟 3：自動產生詳細的移轉計劃

如果請求通過研究檢查，AI 會自動產生一個新任務，其中包含完整的遷移摘要。 輸出內容包括：

• 關鍵客戶和經銷商詳細資料，例如聯絡詳細資料和參考編號

• 可能影響專案的潛在阻礙或複雜性清單

• 逐步遷移計劃，已完成建議行動、時間估算和技術考量

這些不是通用的待辦清單，而是多週的實施計劃，涵蓋從法律審查和基礎架構檢查到試點測試和完整部署的所有內容。 每個計劃都根據請求量身定制，並以內部專業知識為基礎。

Charlie 表示：「我們所做的是將 [我們的指導文件] 轉化為工作流程的一部分。 「因此，現在可以在幾分鐘內將這些專業知識納入計劃中。 這對我們來說非常強大。」

步驟 4：在繼續之前，由人類審查計劃

AI 產生的遷移計劃已完成後，就會轉交給技術團隊成員進行審查。 他們不必從頭開始起草計劃，而是在實施開始之前驗證詳細資料並簽核。

這是一個簡單的轉變，但卻能帶來巨大的變化：在維持客戶期望的品質的同時，每週至少節省一天的時間。

這與取代專業知識無關，而是關乎擴展。 Charlie 表示：「您不能讓 AI 替您完成工作。 「這不是重點。 重點是，它可以節省大量時間，並且能很好地整合到您的工作流程中，讓您的審查更加一致且更容易。 人類的專業知識仍然非常重要。」

藉助 AI Studio ，Taco 將手動、耗時的工作流程轉化為可重複的系統，以更少的提升提供準確、優質的遷移計劃。

利用 AI 驅動的高階主管特助，節省時間

Taco 並沒有停留在技術工作流程上。 他們的執行長 Jonathan Milne 使用 AI Studio 設定了一個虛擬行政助理，直接從他的收件匣分流任務。

該系統會根據 Jonathan 定義的一組詳細標準評估傳入的任務，然後自動將其傳送到正確的位置。 例如：

• 發票請求會傳送至會計團隊

• Business 版開發潛在客戶會指派給領導團隊的適當成員

• 合作機會和升級會進行分類並傳送給專案關係人

• 一般任務會根據其內容和優先順序進行指派

透過將這種收件匣分類自動化，任務可以快速、一致地進行，且不會發生任何遺漏。

Charlie 表示：「他的收件匣是不斷有新訊息進來。」 「因此，將他的收件匣分類外包給虛擬行政助理，從而重新獲得專注力和時間，這是非常強大的功能。」 影響不僅僅是營運層面，而是個人層面。

Charlie 補充道：「他有更多時間可以吃午餐。」 「這聽起來很可笑，但我們被 AI 會讓您有時間成為領導者、執行策略任務的說法所迷惑。 這只是給您更多喘息的空間，讓您變得更好。 如果出色意味著執行策略任務，那真是太棒了。 如果出色意味著您可以持續享用午餐，那也很棒。」

在早期成功的基礎上再接再厲

隨著早期的成功，Taco 現在正在 Business 版中擴大 AI Studio 的影響力。 該團隊正在積極與每個部門合作，以確定具有高影響力的機會，無論是建立新的分類系統、建立內部工作流程以支持不同的客戶需求，還是幫助團隊更有效地管理利益相關者的需求。

Charlie 表示：「我們正在積極與所有團隊合作，在所有工作流程中尋找更多分流步驟和更多支援步驟。」

他們還在繼續完善已經建立的內容，並計劃根據實際使用情況隨著時間的推移發展工作流程。 潛在的計劃更新包括為不完整的提交內容新增審核者，並將 AI 計劃更無縫地整合到經銷商流程中。

隨著他們繼續在整個組織中擴展 AI Studio，Taco 的團隊認為該工具不是他們知識的替代品，而是一種在不增加投入量的情況下加倍完成重要的工作的方法。

Charlie 表示：「您不必從完美開始，才能獲得這些節省。 「只要開始就好。 請瞭解這並非取代您的工作。 它可以幫助您更有效率、更一致地完成工作。」