在瞬息萬變的媒體環境中， We Are Era隨時掌握時代脈動，辨識趨勢，並提供符合目前時代精神的內容解決方案，積極塑造它。 那麼，他們如何比其他代理商更快地回應客戶要求，並以創意方式加以實施？ We Are Era 仰賴 Asana 這類協作技術來將流程標準化、將工作自動化，並管理資訊，以便隨時可以找到。 因此，他們提高了效率，並縮短了專案時間軸。

藉由 Asana 將流程標準化和自動化，我們的團隊能夠隨時掌握最新情況、節省時間，並專注於真正重要的事情：令人信服的內容。

簡報及專案管理團隊主管 Christian Röhrich

簡報及專案管理團隊開發了 We Are Era 目前遵循的成功專案管理概念。 該團隊由 Christian Röhrich 領導，負責定位、創意概念開發和公司的簡報投影片組、網紅尋找、媒體購買和發佈規劃。 他們是內部和外部專案關係人之間的介面，負責領導品牌和公共組織的新專案，並使用 Asana 管理跨職能工作流程。

Asana 成為 We Are Era 專案管理的核心平台

過去，團隊使用各種解決方案進行溝通與協作。 這很麻煩，最終導致專案管理團隊的額外工作。

最初，We Are Era 使用 Asana 的免費增值版作為跨地點的工作請求工具，其中包括差旅、IT 支援和設計請求。 Christian 立即意識到 Asana 具有更大的潛力，並開始在他的團隊中擴大其使用，使 Asana 成為專案管理和日常協作的核心平台。

公司的專案通常涉及許多部門，例如策略、創意和生產，因此需要協調的事情很多，包括許多簡報和回饋回合。 Christian 和團隊在 Asana 中建立了專案工作流程的標準流程，現在每個人都可以在結構清晰的地方進行協作，從而提高工作效率。 針對重複性的行政和組織活動，Christian 建立了自動化規則，這些規則會由特定觸發因素 (如截止日期) 啟動，以節省時間並盡可能減少工作負荷。

對 Christian 而言，狀態報告和明晰（度）使一流的工作流程成為可能：無論是透過自動化狀態報告，還是親自在 Asana 中檢閱專案，參與專案的每個人都能瞭解專案的進展情況以及工作的狀態。 此外，溝通直接在 Asana 中進行，依專案在不同的階層級別進行，因此每個人都能進行追蹤、分類、排序，並輕鬆找到。

您可以感受到 Asana 作為我們「單一事實來源」所帶來的貢獻。 我們可以在不增加壓力的情況下增加專案數量，因為您不再需要將所有事情都記在腦海中。

簡報及專案管理團隊主管 Christian Röhrich

團隊成員可以決定是否要使用 Asana。 許多人很快就意識到在平台中管理未完成工作的價值，並開始在 Asana 中進行專案和任務的工作。 對 Christian 而言，在團隊中強調自動化規則非常重要，這樣每個人在進行核心任務時，都能瞭解「背後正在進行的事務」。

此外，一些對 Asana 非常熟悉的員工組成了一個「Asana 任務小組」，在新功能發佈時進行測試，以確保流程在 Asana 中得到有意義的對應。 他們不僅支援同事，還積極為 We Are Era 內部進一步擴展平台做出貢獻。

團隊成員如何充分利用 Asana

Christian 的團隊負責評估新客戶的簡報請求和簡報，或現有客戶的新專案請求。 他們跨職能和國家，處理所有 We Are Era 所在地的請求。 團隊在 Asana 中的共用專案中工作，該專案會自動接收來自銷售團隊的所有新詢問。

當簡報與專案管理團隊在其 Asana 專案中收到新專案的諮詢時，他們會釐清重要的關鍵資料，例如目標時間範圍、預算規劃、諮詢強度和目標群體。 若提供的資訊不足，則會直接透過 Asana 表單與銷售團隊溝通，作為標準流程。 另一個表單的設計使員工可以直接傳送給客戶。 使用固定表單的諮詢工作流程可確保品質，並將專案開始時的時間損失降至最低。

收集完所有重要資訊後，就會依據工作量、技能和興趣，為專案選擇適當的專案經理和團隊。

專案經理可以在 Asana 中檢視期限和員工的工作狀態。 這麼做可讓他們一目了然地查看誰可以接手或支援另一個專案。 Asana 的結構使簡報及專案管理團隊能夠更有效率地工作。

但不僅是簡報與專案管理團隊喜歡使用 Asana；整個公司都將其作為集中式工作管理平台，並與 HubSpot、Dropbox、CreatorIQ、Tubular、Socialbakers、CrowdTangle 和 Frame.io 一同使用，具體取決於部門和職責。

Asana 以視覺化方式設計，這對一家來自行銷的公司來說非常重要。 我們也邀請客戶在 Asana 中與我們合作。

簡報及專案管理團隊主管 Christian Röhrich

Asana 的主要優勢之一是，它為使用者提供不同的工作檢視選項。 許多人喜歡在看板檢視中工作，以便將整個工作流程可視化，並查看創意資產，例如附加至任務的圖片。 時間軸檢視也很受歡迎，而且可以輕鬆與客戶分享，讓每位參與者都能查看專案工作的進行時間以及工作之間的關聯。

由於 Asana 的功能非常直覺且易於使用，因此不需要冗長的訓練。 例如，使用他們開發的簡單方法，通常只需 15 至 20 分鐘，即可完成新客戶的引導。 

We Are Era 使用 Asana：用數字說明的成功案例

在 We Are Era，所有八個據點的 240 名員工都以他們偏好的語言使用 Asana，截至 2022 年 3 月，他們在 Asana 中已處理 2,500 個專案和近 400,000 個任務。 Christian 估計，隨著 Asana 規則、表單和專案範本的使用日益增加，平均每年整體可節省 90 個工作日。

在 Asana 中建立的任務數量已連續幾個月穩定成長。 這顯示了該工具的採用程度、整合的功能數量，以及透過 Asana 管理的專案數量。

簡報與專案管理團隊主管 Christian Röhrich

Asana 如何持續最佳化流程

Asana 也讓與客戶的協作更加透明且高效。 We Are Era 發現，許多客戶會更快速、更頻繁地回應透過 Asana 傳送的請求。 他們提供更多回饋，因此進行中的專案可以依據客戶需求進行調整，並且更成功地完成，且壓力更小。 透過使用 Asana 提高客戶參與度，We Are Era 提高了客戶滿意度，並強化了長期客戶忠誠度。

員工發現自己的工作方式發生了持久的變化，因為 Asana 讓他們無論身在何處，都能順暢地工作。 不僅可以在辦公室或家中工作，而且可以在任何地方工作，因為所有集中儲存在 Asana 中的資訊都可以在任何地方存取。 原生行動應用程式在這方面也非常成功。

有了 Asana，我們不必每次都從零開始，並且可以進行開放、真誠的資訊交流。

簡報及專案管理團隊主管 Christian Röhrich

得益於 Asana，We Are Era 在整個公司實行透明的合作方式，且所有事務都以公開的方式溝通。 媒體產業節奏快速、數位化且非常開放，員工很快就意識到在 Asana 中以這種方式工作的好處，可以與他人分享想法或尋求支援。 通常其他人已經完成過類似的專案、已經研究過目標群體，或認識合適的網紅。 這樣可以避免重複的投入量，分享經驗，並使專案更快向前推進。

來自同事的資訊對新專案有很大幫助，而知識移交可提高員工的動力，並改善工作的品質和效率。

接下來 We Are Era 要如何運用 Asana？

展望未來，We Are Era 計劃優先使用 Asana 進行與專案相關的溝通，在 Asana 上執行辦公室功能，並全面擴大其使用。 公司還計劃開始使用專案集和報告功能。

透過進一步的自動化，We Are Era 預計將使流程更易於存取且更有效率，以便員工能夠專注於真正重要的事務：提供一流的創意。

為了保持開放式協作，公司還將使用 Asana 的目標功能，將員工的目標與關鍵結果 (OKR) 與公司目標一併儲存。 這將策略性目標與營運層面的日常工作連結起來，使目標、計劃以及員工自身責任的明晰度更高。 如此一來，每個人都能瞭解如何安排其特定專案和任務的優先順序，以實現 OKR，並能夠看到大局，瞭解這些專案和任務如何有助於實現公司的年度目標，並最終實現其整體使命。