行銷營運部資深專案經理 Kerry Hoffman 監督所有由創意、成長及內容團隊負責的行銷專案。 她負責平衡團隊的工作負荷和資源，但在採用 Asana 之前，沒有辦法一次查看所有外來請求和進行中的工作。 他們每季進行 40 個成長行銷活動、20 個內容行銷活動，每年進行 8 至 10 個大型行銷活動，因此缺乏監督導致延誤和重複工作。

行銷團隊使用電子郵件、聊天和試算表這樣的笨拙組合來協作開展活動，結果：

• 沒有關於截止日期的事實來源或當責

• 不斷需要詢問狀態更新

• 存在資訊孤島，且文件遺失於電子郵件往來紀錄中

• 本應合併的重複工作請求

為了以公司所需的速度擴展，行銷團隊必須更高效地運作。

藉助 Asana，我們的速度比去年快了 30-40%，並且發佈的廣告數量幾乎增加了一倍。

選擇工作管理工具以提高效率

團隊需要一個工具來提升可視度和協作、將流程轉化為實際操作、管理外來請求，並納入所有期限。

他們選擇了 Asana，因為它具有足夠的靈活性來處理各種工作流程，並且簡化了與隊友的協作，特別是在同一處指派任務和收集專案關係人回饋方面。 其可搜尋的平台也讓您輕鬆找到用於週期性活動的文件和已完成的資產。

整體而言，團隊因憑藉 Asana 組織及簡化工作而提升了近 20% 的效率。

所有創意請求都透過 Asana 進行

如今，當行銷專案的構想被輸入到 Asana 中時，它就變成了「真實」的專案。 如果需要創意團隊提供視覺素材或文案，請求專案的通路負責人會填寫創意簡介任務，輸入截止日期、所有權、所需核准等資訊。

此簡介位於「創意請求」專案中，Kerry 會根據部門的優先事項進行審查和評估，然後將其移至「進行中的創意請求」專案，再指派工作。

Kerry 為常見任務準備了範本，可自動複製回溯排程表。 例如，新電子郵件活動的子任務可能是建立相應的登陸頁面，這是之前經常被忽略的步驟，但由於已納入範本中，因此不再被遺忘。

隨著創意請求的推進，隊友會使用 Asana 自訂欄位更新其狀態。 當資產準備好進行審查和提供回饋時，系統會自動通知專案關係人，他們可以直接在任務評論中進行這些操作。 現在，不需要再詢問狀態更新，也不需要進行即時回饋會議了。 Asana 為 Kerry 提供了一個集中管理資源的地方，同時為團隊建立可靠的已完成工作和資產歷史記錄。

新員工可以查看創意請求看板，並立刻瞭解整個行銷團隊正在進行的工作，而無須過問。

成功活動的簡化流程

Asana 為所有進行中和已完成的行銷工作提供單一事實來源。 這不僅改善了能見度和效率，使團隊得以用更快的速度工作，避免重工，過濾掉不重要的請求，並且讓團隊準時產出更多成功行銷活動。

使用 Asana 也幫助行銷團隊建立適用於主要行銷活動的教戰手冊。 在規劃迄今為止最大規模的新年行銷活動時，他們在 Asana 中記錄了所有詳細資料，這使得兩個月後下一場大型行銷活動的製作速度大大加快。

由於所有事項都在 Asana 中進行，因此新員工和自由職業者可以更快地完成到職引導，而出差的員工則可以透過 Asana 行動應用程式隨時掌握專案的最新進展。 團隊不再使用電子郵件來管理專案，也不再需要那麼多會議。

現在，由於他們更有效率地協作，行銷團隊處於最佳狀態，協助ClassPass保持競爭力。

藉助 Asana，我們將會議次數減少了約 25%，並希望透過使用自訂欄位進行狀態更新，而非召開會議，進一步減少會議次數。