Шаблон реестра заинтересованных лиц

Успеху проекта способствует множество факторов, таких как хорошее планирование, чёткое общение и чётко определенные цели. Один из самых важных факторов — удовлетворённость заинтересованных сторон, но отслеживать их предпочтения бывает непросто, особенно в крупных проектах. К счастью, шаблоны реестра заинтересованных лиц значительно упрощают управление заинтересованными лицами.

В этом руководстве объясняется, что такое реестр заинтересованных сторон, почему полезно использовать цифровой шаблон, когда и как его создавать, а также что в него включить, чтобы команда работала по плану от начала до конца.

Что такое реестр заинтересованных лиц?

Реестр заинтересованных сторон — это проектный документ, в котором фиксируются имя, роль, уровень заинтересованности и влияния, предпочтения в общении каждого заинтересованного лица, а также любые примечания, которые помогают вам управлять ожиданиями. Менеджеры проекта используют его как единый источник информации о том, кому нужны обновления, что их интересует и как они влияют на решения. Он играет непосредственную роль в управлении заинтересованными сторонами и является одним из наших любимых инструментов для управления проектами, поскольку помогает более эффективно управлять отношениями с заинтересованными сторонами.

Что такое шаблон реестра заинтересованных лиц?

Шаблон реестра заинтересованных лиц — это предназначенный для многократного использования ресурс, который можно быстро продублировать, чтобы создать новый реестр заинтересованных лиц для каждого проекта, над которым вы работаете. Шаблоны реестра заинтересованных лиц обеспечивают базовую структуру для всех ваших проектов, облегчая отслеживание предпочтений различных заинтересованных лиц и проведение анализа заинтересованных лиц.

Зачем нужен цифровой шаблон реестра заинтересованных сторон?

Цифровой шаблон реестра заинтересованных лиц поможет вам отслеживать заинтересованные стороны проекта, когда вы управляете крупной инициативой или несколькими проектами одновременно. Заблаговременно фиксируя ключевые детали, шаблон помогает командам согласовывать сроки, роли и ожидания в процессе планирования проекта. Команды используют реестр, чтобы оптимизировать вовлеченность заинтересованных сторон, направлять процесс принятия решений и помогать участникам команды определять потребности заинтересованных сторон и планировать эффективное общение с самого начала.

К основным преимуществам шаблонов реестра заинтересованных лиц относятся:

• Централизованная информация о заинтересованных сторонах: вся информация о заинтересованных сторонах проекта собрана в одном месте.

• Прозрачность принятия решений: показывает, кто влияет на решения и кому требуется подтверждение.

• Более прочные отношения с заинтересованными сторонами: обновления по проекту направляются соответствующей аудитории.

• Снижение риска разрастания объёма: согласование ожиданий с графиком проекта на раннем этапе.

• Многократное использование в разных проектах: даёт членам команды единый шаблон, который они могут дублировать для каждой инициативы.

Более того, цифровые шаблоны реестра заинтересованных сторон, созданные в инструменте для управления проектами, сокращают рутинную работу, выступая в качестве шаблонной схемы для сбора информации о заинтересованных лицах, что позволяет вам быстро приступать к работе в начале каждого проекта.

Когда использовать шаблон реестра заинтересованных сторон

Лучшее время для создания реестра заинтересованных сторон — на этапе инициации или планирования проекта, до официального начала работы. На этом этапе ваша команда определяет объём, назначает роли и устанавливает ожидания, поэтому это идеальное время, чтобы определить, кто заинтересован в успехе проекта.

Реестр заинтересованных сторон — это не разовый документ. Его следует пересматривать и обновлять на протяжении всего проекта, поскольку приоритеты могут меняться, могут появляться новые заинтересованные стороны, а потребности в общении могут меняться по мере продвижения проекта.

Подумайте об использовании шаблона реестра заинтересованных лиц в следующих случаях:

• Запуск нового проекта: вы начинаете проект с участием нескольких внутренних и внешних заинтересованных сторон.

• Конкурирующие приоритеты: ваша команда управляет комплексными инициативами, в которых приоритеты заинтересованных сторон различаются.

• Межфункциональная работа: вы ведёте проекты, в которых задействовано несколько отделов или команд.

• Частые подтверждения: проект требует регулярных подтверждений от руководства.

• Повторяющийся процесс: вам нужен единый способ отслеживания вовлеченности заинтересованных сторон в разных проектах.

Создание реестра на раннем этапе помогает вашей команде установить ожидания и спланировать общение, чтобы избежать любых недоразумений.

Что должно быть в шаблоне реестра заинтересованных сторон

Шаблон реестра заинтересованных лиц служит образцом для ваших проектов, поэтому включите в него всю информацию, которую вы хотите использовать в разных проектах. Вот что следует отслеживать по каждому заинтересованному лицу:

• Имя: полное имя

• Роль или должность: должность или роль в проекте

• Тип заинтересованного лица: внутреннее или внешнее

• Категория: основная или второстепенная

• Влияние: низкое, среднее или высокое

• Интерес: низкий, средний или высокий

• Потребности или желания: ожидания или опасения

• Предпочтительное общение: электронная почта, совещания, чат или другое

• Тип обновления: тип обновлений, которые они хотят получать

• Частота обновлений: как часто они хотят получать обновления

• Контактная информация: электронная почта, телефон или другие детали

• Дополнительные заметки: дополнительный контекст

В шаблоне реестра заинтересованных лиц также должен быть раздел с основными сведениями о проекте, такими как название проекта, описание, тип и запланированные даты начала и завершения. Укажите эту информацию и любые примечания об участниках в начале каждого проекта.

Интегрированные функции

• Текущий статус проекта. Текущий статус проекта напрямую связан с работой, которую ваша команда проекта выполняет в Asana, поэтому вам не нужно искать информацию в разных инструментах или проводить дополнительные совещания. Участники команды могут просматривать связанные детали, включая план проекта, план общения, важные этапы, ожидаемые результаты и цели, в одном месте.

• Нестандартные поля. Нестандартные поля позволяют команде проекта маркировать, сортировать и фильтровать работу по таким деталям, как приоритет, статус, адрес электронной почты или номер телефона. Команды используют эти поля, чтобы согласованно систематизировать задачи по всем проектам и решать, над чем работать дальше.

• Обзор проекта. Обзор проекта предоставляет команде проекта общую панель задач, в которой описывается работа, её обоснование и реализация. Наряду с рабочими процессами вы можете хранить важные ресурсы, сведения о совещаниях и каналы для общения.

• Бриф проекта. Бриф проекта информирует всю команду проекта о ключевых датах, ожиданиях и важных этапах. Когда вы храните бриф в Asana, каждый может обращаться к одной и той же информации на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Рекомендуемые приложения

• Gmail. Интеграция Asana для Gmail позволяет создавать задачи непосредственно из почтового ящика и прикреплять контекст из электронного сообщения к работе.

• Slack. Интеграция Slack преобразует сообщения, запросы и задачи в задачи Asana, обеспечивая назначение и отслеживание работы.

• Dropbox. Интеграция с Dropbox позволяет прикреплять файлы к задачам Asana прямо с панели задачи.

• Microsoft Office 365. Интеграция Microsoft Office подключает Asana к таким инструментам, как Excel и PowerPoint, чтобы ваша команда могла обращаться к электронным таблицам и связывать работу с актуальными данными.

Как создать реестр заинтересованных сторон

Теперь, когда вы знаете, что нужно включить, давайте рассмотрим, как создать реестр заинтересованных сторон шаг за шагом. Использование понятного процесса поможет вам с самого начала собрать нужные детали и обеспечит единое понимание ситуации в команде.

1. Определите заинтересованные стороны. Начните с перечисления всех, кто может повлиять на ваш проект или на кого может повлиять ваш проект. Мыслите широко: включите участников внутренней команды, руководство, клиентов, поставщиков и любые внешние стороны.

2. Соберите ключевые сведения. Для каждого заинтересованного лица соберите его имя, должность, контактную информацию и связь с проектом. По возможности свяжитесь с ними напрямую, чтобы уточнить предпочитаемые каналы общения и тип обновлений, которые они считают наиболее полезными.

3. Оцените уровни влияния и заинтересованности. Оцените уровень влияния каждого заинтересованного лица на проект и его заинтересованность в его результатах. Для большинства проектов хорошо подходит простая шкала: «Низкий», «Средний» или «Высокий».

4. Определите предпочитаемые способы общения. Задокументируйте, как каждый заинтересованный участник предпочитает получать информацию: по электронной почте, на совещаниях, в отчётах о статусе или с помощью инструментов обмена сообщениями. Также обратите внимание на то, как часто они хотят получать обновления, поскольку некоторым заинтересованным лицам могут потребоваться еженедельные брифинги, в то время как другим достаточно сводок по важным этапам.

5. Задокументируйте реестр и поделитесь им. Внесите всю информацию в шаблон реестра заинтересованных лиц и поделитесь им с командой проекта. Храните реестр в едином месте, чтобы все могли обращаться к нему и обновлять его по мере выполнения проекта.

Эффективно управляйте заинтересованными лицами с помощью Asana

Отслеживать предпочтения заинтересованных сторон, их потребности в общении и уровни влияния может быть просто. Благодаря шаблону реестра заинтересованных лиц в Asana ваша команда может хранить всю информацию о заинтересованных лицах в одном месте, назначать задачи по контролю и оставаться на одной волне от начала до конца.

Asana позволяет с лёгкостью дублировать шаблон для каждого нового проекта, настраивать поля в соответствии с вашими потребностями в отслеживании заинтересованных лиц и делиться обновлениями в реальном времени с теми, кому они нужны больше всего. Готовы упростить управление заинтересованными лицами для своей команды? Начните работу с Asana уже сегодня.

Вопросы и ответы о шаблонах реестра заинтересованных лиц