Анализ пробелов: 4-этапный процесс, типы и примеры

Представьте, что ваша команда готовится к стратегическому планированию на следующий год, но не знает, с чего начать. Какие шаги следует предпринять?

GAP-анализ, или анализ потребностей, сравнивает ваши нынешние показатели деятельности с желаемыми результатами, чтобы выявить области для улучшения. В этой статье рассматриваются типы пробелов, случаи, когда следует проводить анализ, практические примеры и четырехэтапный процесс, который послужит вам руководством.

Что такое анализ пробелов?

Анализ пробелов — это инструмент стратегического планирования, который сравнивает нынешние показатели деятельности компании с желаемыми результатами в будущем, чтобы выявить пробелы. Выявив эти пробелы, команды могут разработать целевые планы действий для достижения своих целей. Анализ пробелов может помочь вашему бизнесу несколькими способами:

• Коллективное обсуждение стратегий. GAP-анализ помогает командам определять возможные планы действий для достижения своих целей.

• Определение слабых мест. Если результаты оказываются ниже ожидаемых, GAP-анализ помогает командам определить основные причины недостаточной эффективности.

• Оценка ресурсов. GAP-анализ показывает, как распределяются и используются ресурсы, что позволяет повысить эффективность их использования в будущем.

Преимущества использования анализа пробелов

GAP-анализ позволяет проанализировать нынешние стратегии, чтобы определить, что работает эффективно, а что нуждается в улучшении. Он обеспечивает несколько преимуществ для бизнеса, в том числе:

• Выявление слабых мест. Если результаты не соответствуют ожиданиям, GAP-анализ помогает командам выявить основные причины.

• Оценка нынешних ресурсов. GAP-анализ определяет, как были распределены ресурсы, что способствует их более эффективному использованию в будущем.

Типы анализа пробелов

Не все пробелы одинаковы. Определение конкретного типа несоответствия позволяет выбрать наиболее эффективный подход к его устранению.

Разрывы в производительности

Разрыв в результативности возникает, когда результаты деятельности компании не соответствуют поставленным целям. Например, если команда продаж стремится заключить 100 сделок, но закрывает только 75, разница представляет собой разрыв в результативности. Определение основной причины позволяет разработать целенаправленный план по ее устранению.

Пробелы в возможностях

Разрыв в возможностях возникает, когда вашему бизнесу необходимо внести стратегические изменения, чтобы выйти на новые рынки, внедрить технологии или обеспечить рост. В отличие от пробелов в результативности, пробелы в возможностях связаны с реализацией нового потенциала, а не с устранением недостатков.

Например, если конкуренты выходят на новый рынок, а у вашего бизнеса нет инфраструктуры, чтобы последовать их примеру, это и есть упущенная возможность. Неустранённые пробелы в возможностях могут в конечном итоге привести к пробелам в результативности.

Когда следует проводить анализ пробелов

GAP-анализ — это полезный инструмент для управления проектами, позволяющий определить, как добраться из точки А в точку Б. Хотя GAP-анализ можно проводить в любое время, максимальную отдачу от него можно получить, если применять его стратегически к конкретному проекту или инициативе.

Во время стратегического планирования

Если ваша команда разрабатывает стратегический план развития, проведение GAP-анализа на ранних этапах процесса обеспечивает надёжную отправную точку. GAP-анализ предлагает основанные на данных рекомендации для перехода от вашего нынешнего состояния к определённой цели. Сравнение достижений с первоначальными целями помогает выявить области для улучшения.

При возникновении проблем с эффективностью

Если ваша команда неожиданно демонстрирует низкую эффективность, GAP-анализ может стать полезным инструментом для выявления недостатков. Как только вы определите основную причину несоответствия в вашей нынешней ситуации, ваша команда сможет улучшить процессы, чтобы устранить проблему, не прерывая производство. Например, менеджер проекта на сборочном конвейере может использовать анализ пробелов, чтобы определить, что основной причиной проблемы является неисправность оборудования.

Когда заинтересованным лицам нужен дополнительный контекст

При подготовке бизнес-информации для инвесторов или других заинтересованных сторон анализ пробелов предоставляет ценный контекст, выходящий за рамки количественных данных. Если руководство обеспокоено низкой эффективностью, анализ пробелов предоставляет подробный план по устранению и закрытию пробела.

Покончите с разобщённостью: оптимизируйте организационную структуру для более эффективного взаимодействия между подразделениями

Из этой электронной книги вы узнаете, как организовать свою компанию, чтобы избежать разобщённости, ускорить работу и поддерживать координацию в условиях изменений.

Получайте аналитическую информацию

Примеры анализа пробелов

GAP-анализ наиболее полезен при поиске возможностей для улучшения или когда результаты не соответствуют ожиданиям. Вот несколько примеров:

• Разработка программного обеспечения: анализ пробелов может выявить недостающие функции или ошибки до запуска.

• Управление проектами: используйте анализ пробелов на этапах планирования или анализа проекта, чтобы выявить области, которые отстают от остальной части проекта. Затем вы сможете подавать запросы и выделять ресурсы на эту работу по мере необходимости.

• Отдел кадров: если вы работаете в отделе кадров, вы можете использовать анализ пробелов в процессе найма, чтобы определить, чего не хватает команде, и, соответственно, искать эти качества в новом кандидате.

• Руководители команд: как руководитель вы часто рассматриваете проблемы в общем контексте. Анализ пробелов поможет вам понять, что вы могли что-то упустить, до того, как это приведёт к более серьёзной проблеме.

• Исследование конкурентов: анализ конкурентов — это важный инструмент для повышения удовлетворённости клиентов. Используйте GAP-анализ, чтобы оценить рыночную нишу в вашей отрасли и разработать стратегию, с помощью которой ваш бизнес сможет её занять.

Четыре этапа анализа пробелов

Хотя это может показаться сложным, использование процесса анализа пробелов не так сложно, как кажется. Попробуйте этот четырёхэтапный процесс, чтобы провести GAP-анализ для своей команды.

​1. Определите свои бизнес-цели

Чтобы сравнить нынешние показатели с желаемыми, сначала нужно определить идеальное будущее состояние. Подходит любая методология постановки целей, но убедитесь в том, что ваши задачи соответствуют принципу SMART: они конкретны, измеримы, достижимы, реалистичны и ограничены по времени.

Наиболее распространённые способы постановки целей:

• Цели и ключевые результаты (OKR): связывают цели высокого уровня с измеримыми результатами.

• Ключевые показатели эффективности (КПЭ): отслеживание конкретных показателей, которые отражают прогресс в достижении ваших бизнес-целей.

2. Оцените свою нынешнюю деловую эффективность

Используйте цели, исторические данные и результаты прошлых анализов пробелов, чтобы оценить свои нынешние показатели эффективности, процессы или рабочие процессы, а также задать стандарт для своей работы.

Одновременно оцените свои нынешние процессы с помощью анализа бизнес-процессов (BPA). Это поможет вам определить, какую методологию совершенствования процессов должна использовать ваша команда, чтобы достичь желаемого целевого состояния.

3. Проанализируйте данные об отставании

Теперь, когда вы понимаете разницу между вашим нынешним состоянием и желаемым состоянием, выдвиньте гипотезы о различных стратегиях и тактиках, которые нужны вашей команде, чтобы устранить этот разрыв. На этом этапе вы встречаетесь с заинтересованными сторонами, чтобы провести мозговой штурм по инициативам стратегического планирования.

На этом этапе убедитесь, что ваши цели достижимы в установленный период времени. Если вы корректируете свою нынешнюю стратегию повышения эффективности, убедитесь, что ваша команда по-прежнему может достичь поставленных целей.

4. Составьте подробный отчёт

Завершив работу с данными и бизнес-целями, составьте план действий, в котором будет четко описано, как ваша команда устранит разрыв. Используйте как количественные данные, например данные оценки со второго этапа, так и качественные данные, включая информацию о нынешних процессах и прошлых стратегиях по улучшению.

В чём разница между анализом пробелов и ССВУ-анализом?

ССВУ-анализ — это вид анализа пробелов, обычно используемый в управлении проектами для распознавания сильных и слабых сторон, возможностей и угроз бизнеса. Обычно ССВУ-анализ выполняется с помощью матрицы 2x2.

После завершения матрицы используйте её, чтобы выявить пробелы, которые обнаруживаются по мере того, как ваша команда анализирует каждый квадрант.

Другие распространенные инструменты анализа пробелов

Модель 7S McKinsey

Разработанный Робертом Х. Уотерманом и Томом Питерсом подход McKinsey 7S — это модель управления, часто используемая для организационного анализа. Идея заключается в том, что организации необходимы семь элементов, которые должны быть согласованы между собой и усиливать друг друга.

Семь «S» в этой модели обозначают следующее:

• Структура: как организован ваш бизнес, включая то, как распределяются задачи и как команды общаются друг с другом.

• Стратегия: четкий набор планов, которые ваша команда использует для развития бизнеса.

• Системы: как измеряется эффективность, а также процедуры, которые команда использует для ведения бизнеса.

• Навыки: компетенции, которые участники вашей команды привносят в ваш бизнес.

• Стиль: модели поведения определённых групп в вашей организации.

• Персонал: люди, которые работают на вас, включая их характеристики и то, как компания развивает их.

• Общие ценности: основные принципы, определяющие подход вашей компании к работе.

Используйте эту модель, чтобы проверить взаимосвязи между каждой из семи «S». Анализ пробелов может дать конкретную аналитику о том, как каждый аспект вашей организации связан с другими.

Модель конгруэнтности Надлера — Тушмана

Модель конгруэнтности Надлера — Тушмана — это инструмент управления бизнесом, который позволяет выявить основную причину проблем с эффективностью. Она была разработана теоретиками организационного развития Дэвидом А. Надлером и Майклом Л. Тушманом в начале 1980-х годов.

Идея модели Надлера — Тушмана заключается в том, что в бизнесе есть четыре основных элемента, каждый из которых имеет уникальные взаимосвязи с другими:

• Работа: все отдельные задачи, из которых складывается результативность вашего бизнеса, включая то, что делается и как это обрабатывается.

• Люди: взаимодействие людей в процессе работы, например, руководителя и его прямого подчинённого или руководителя группы и подрядчика.

• Организационная структура: то, как устроена ваша компания, например, как распределяется работа и как выстраиваются процессы.

• Культура: как ваша команда применяет групповые нормы, лучшие практики и общие ценности во всей компании.

Модель Надлера — Тушмана объединяет каждый из этих элементов в шесть комбинаций для анализа:

• Работа и люди: выполняют ли нужные люди нужные задачи?

• Работа и структура: достаточно ли развита структура, чётко определяющая, какую работу необходимо выполнить?

• Работа и культура: способствует ли культура вашей компании формированию привычек, благоприятствующих повышению эффективности?

• Люди и структура: организована ли ваша команда таким образом, чтобы каждый сотрудник мог работать максимально эффективно?

• Люди и культура: работают ли сотрудники в культуре, которая способствует их продуктивности?

• Культура и структура: ваша организация конкурирует с корпоративной культурой или способствует ей?

Сопоставление каждого элемента показывает, как изменения в одном аспекте влияют на другие.

В чём разница между анализом пробелов и оценкой рисков?

Хотя оба эти инструмента являются ценными средствами планирования, анализ пробелов и оценка рисков служат разным целям:

Эти два подхода дополняют друг друга. Выявление возможностей для изменений с помощью анализа пробелов может помочь снизить риски с течением времени. Многие организации используют оба инструмента в рамках процесса стратегического планирования.

Превратите анализ пробелов в действия

Анализ пробелов ценен ровно настолько, насколько ценны действия, к которым он побуждает. GAP-анализ работает лучше всего, когда его результаты доводятся до сведения заинтересованных сторон в организованном порядке, с чётким определением ответственности и дальнейших шагов.

Инструмент для управления работой, такой как Asana, помогает вашей команде систематизировать результаты, назначать задачи и отслеживать прогресс в устранении пробелов. Готовы перейти от анализа к действиям? Начните работу с Asana уже сегодня.

Часто задаваемые вопросы об анализе пробелов