Как создать лучший в своем классе процесс найма

Рим не был построен за один день, как и ваша команда. Наём отличных сотрудников требует времени, но оно того стоит, потому что участники вашей команды — это движущая сила всего, чего вы достигаете. Для достижения масштабных целей нужна сильная команда. А чтобы сформировать команду, вам нужен хорошо спланированный процесс найма. 

Что такое процесс найма?

Процесс найма — это структурированный подход к поиску, оценке и приёму на работу новых членов вашей команды. Это стандартизированный набор шагов, которым вы следуете каждый раз, когда хотите принять на работу нового сотрудника — будь то замещение существующей должности или добавление новой должности в команду. И хотя поиск сотрудников часто кажется срочным делом (особенно когда у вас не хватает персонала или нужно заполнить вакансию), стоит настроить процесс найма, прежде чем приступать к делу. Уделив этому процессу немного дополнительного времени на начальном этапе, вы сможете сэкономить ещё больше времени и избежать лишних хлопот в будущем.

Наём сотрудников обычно является межфункциональным процессом. Он предполагает взаимодействие с такими заинтересованными сторонами, как рекрутеры и ваш отдел кадров, а также с любыми коллегами, которые будут помогать проводить собеседования с потенциальными кандидатами. Процесс найма также является кастомизируемым в зависимости от того, кого вы нанимаете и какими ресурсами располагаете. Например, при приёме на работу инженера-программиста требуются другие этапы, чем при приёме на работу клинического психотерапевта. Кроме того, обязанности по найму могут отличаться в небольших компаниях, где нет команды отдела кадров.

Но если вы не знаете, с чего начать, или если взаимодействие с заинтересованными сторонами — это не ваш конёк, не волнуйтесь. Стандартизированный процесс найма упрощает совместную работу. Когда вы определитесь с тем, что вам подходит, и задокументируете каждый этап, у вас появится план действий, которому можно следовать. Таким образом, вы будете точно знать, что делать и с кем общаться каждый раз, когда захотите нанять нового сотрудника. 

Процесс найма и процесс адаптации

Процедура найма и процесс адаптации одинаково важны, когда вы принимаете новых сотрудников в свою команду. Однако это два отдельных этапа, которые необходимо пройти. 

Прежде чем вы сможете провести адаптацию новых участников команды, вам нужно их нанять. Это означает, что ваш процесс найма включает в себя определение требований к должности, поиск квалифицированных кандидатов, проведение собеседований и направление окончательного предложения. Помимо этих основных этапов, ваш процесс найма также включает в себя такие детали, как то, кто общается с кандидатами и как следует оценивать каждого из них. Проще говоря, процесс найма включает в себя всё вплоть до момента, когда кандидат принимает ваше предложение. 

Адаптация начинается после того, как кандидат подпишет ваше письмо с предложением. Именно тогда вы начинаете приветствовать нового сотрудника и вводить его в курс дела. Удивительно, но некоторые важнейшие этапы адаптации часто происходят ещё до первого рабочего дня сотрудника. Например, это может быть обеспечение участника команды ноутбуком и пропуском в офис или отправка ему письма с информацией о первом дне, чтобы он знал, чего ожидать. После официального начала работы адаптация продолжается: работники знакомятся с культурой вашей организации, участниками команды, а также инструментами и процессами, необходимыми для выполнения их обязанностей. 

После того как кандидат примет предложение, программное обеспечение для адаптации сотрудников поможет вашей команде управлять задачами, предшествующими адаптации, списками дел на первую неделю и прогрессом новых сотрудников.

Почему процесс найма так важен? 

Структурированный процесс найма не просто облегчает вашу жизнь — он также помогает заинтересованным лицам и потенциальным кандидатам. Вот как именно: 

Создание позитивного впечатления у кандидатов

Впечатления кандидатов — это один из ключевых компонентов корпоративной культуры. Согласно исследованию, 78% кандидатов считают, что их опыт прохождения собеседований и найма свидетельствует о том, как компания ценит своих сотрудников. Это означает, что в процессе найма важно показать себя с наилучшей стороны, поскольку именно тогда у потенциальных работников формируются первые впечатления.  

Процесс найма обеспечивает каждому кандидату единообразный опыт и помогает вам своевременно предоставлять нужную информацию. Когда у вас есть заранее определённый процесс найма, вы можете рассказать кандидатам, как выглядят следующие этапы и сколько времени может занять каждый из них, чтобы они не задавались вопросом, на каком этапе они находятся или что делать во время простоя. Вы также можете включить в процесс приёма на работу важные этапы общения, чтобы не пропустить ни одного шага, например, отправку кандидатам информации, необходимой для подготовки к собеседованию, или последующих писем с уведомлением о том, что вы приняли на работу другого кандидата.

Избегайте неосознанных предубеждений

Неосознанные предубеждения — это приобретённые идеи, убеждения или взгляды, которые мы можем не осознавать. Они также являются нормальной частью человеческой природы — наш мозг ежедневно обрабатывает огромные объёмы информации, поэтому иногда мы прибегаем к упрощениям. Например, мы предполагаем, что иней на лобовом стекле означает, что на улице холодно, час пик — это большое количество машин, а молоко, которое мы только что купили, можно пить без опасений.

Приведённые выше примеры довольно безобидны, но наши предубеждения могут также проникать в процесс найма и влиять на то, кого мы выбираем на определённую должность. Например, исследование Принстонского университета показало, что, когда симфонические оркестры начали проводить «слепые» прослушивания, вероятность того, что музыканты-женщины пройдут в следующий тур, сразу же увеличилась на 50%. Это означает, что когда члены жюри могли видеть пол кандидатов, они неосознанно отдавали предпочтение музыкантам-мужчинам.

Но, к счастью, знание о неосознанных предубеждениях может помочь вам распознавать их проявления и принимать активные меры противодействия. Структурированный процесс найма помогает избежать неосознанных предубеждений, поскольку вы выполняете одни и те же действия в отношении каждого кандидата. Он позволяет собирать одинаковую информацию о каждом кандидате и принимать решения на основе данных, а не размытого понятия «соответствия корпоративной культуре». Например, в процесс найма можно включить стандартный набор вопросов для собеседования, чтобы обеспечить одинаковую оценку кандидатов по одним и тем же аспектам. 

Нанимайте подходящих кандидатов

Процесс найма немного похож на спид-дейтинг. И вы, и кандидат пытаетесь решить, хотите ли вы строить долгосрочные отношения: вы пытаетесь понять, подходит ли кандидат для вашей команды, а он — хочет ли он работать в вашей компании. Легко поторопиться с этим процессом и упустить ключевую информацию, которая помогла бы вам обоим принять наилучшее решение. И когда это происходит, у вас могут возникнуть проблемы с удержанием работников, если новые сотрудники не обладают необходимой квалификацией для своей должности. 

Однако, следуя заранее определённому процессу найма, вы можете быть уверены, что и у вас, и у ваших кандидатов будет вся необходимая информация до принятия решения. Процесс найма помогает вам предусмотреть такие ключевые этапы, как первоначальный отборочный звонок, практическое задание на дом и структурированные собеседования с достаточным временем для вопросов. Это дает вам надежный набор информации, который следует учесть при принятии окончательного решения. И что не менее важно, он даёт кандидатам чёткое представление о повседневных обязанностях на данной должности и о том, каково на самом деле будет работать в вашей компании. 

Эффективное взаимодействие с заинтересованными сторонами

Процесс найма обычно предполагает взаимодействие с несколькими заинтересованными сторонами, включая рекрутеров, отдел кадров и всех коллег, входящих в вашу комиссию по проведению собеседований. Поскольку различных заинтересованных лиц необходимо информировать на разных этапах процесса, может быть сложно координировать все его подвижные элементы. Например, команда по подбору персонала может заниматься публикацией вакансий и отбором резюме, специалист по найму — планированием собеседований в офисе, а члены вашей комиссии по проведению собеседований — сбором и обменом отзывами о каждом кандидате.

Структурированный процесс найма даёт вам и вашей команде чёткий план действий. Он подсказывает, каких заинтересованных лиц привлекать на каждом этапе, кто отвечает за каждую задачу и сколько времени займёт каждый этап процесса найма. Чтобы ещё больше упростить задачу, вы можете использовать инструмент для управления проектами для планирования и реализации процесса найма. Например, Asana позволяет создавать шаблоны многократного использования, в которых описаны все задачи в рамках процесса, включая исполнителя задачи, дату сдачи и любые зависимости.

11 шагов для построения лучшего в своём классе процесса найма

Процесс найма может показаться сложным, особенно с учётом всех тонкостей, связанных с публикацией вакансий, проведением собеседований, проверкой биографических данных и прочим. Но, как и во многих других случаях, процесс найма можно упростить, разбив его на ряд небольших этапов. Чтобы помочь вам начать работу, мы перечислили 11 этапов процесса найма, которые характерны для большинства компаний. Пройдя эти этапы несколько раз, вы сможете адаптировать их под свои конкретные потребности и ресурсы. 

1. Определите цель найма

Прежде чем приступать к процессу найма, необходимо сформулировать чёткие цели, описывающие то, что вы ищете. Постановка целей даёт вам путеводную звезду, на которую нужно ориентироваться при подборе и оценке кандидатов. Они помогают составить описание вакансии, которое соответствует потребностям, которые вы пытаетесь удовлетворить, оценивать кандидатов с учётом поставленных целей и управлять сроками процесса найма. Ставя цель, убедитесь, что она соответствует критериям SMART: конкретная, измеримая, достижимая, реалистичная и ограниченная по времени.

Чтобы сформулировать цель найма, задайте себе следующие вопросы: 

• Кто ваш идеальный кандидат? 

• Какими конкретными навыками он обладает? 

• Какой у него уровень предыдущего опыта?

• Какие потребности в персонале или пробелы вы пытаетесь восполнить с помощью этой должности? Например, вы заполняете вакансию, увеличиваете пропускную способность своей команды или добавляете новую зону ответственности? 

• Когда вам нужно закрыть эту вакансию? Сколько времени должен занимать процесс найма? 

2. Определите заинтересованные стороны

Далее пришло время определить заинтересованные стороны, с которыми вы будете сотрудничать в процессе найма. В разных компаниях они могут быть разными, но вот наиболее распространённые заинтересованные стороны, на которые следует обратить внимание: 

• Менеджер по найму: человек, который будет руководить новым работником. Менеджер по найму часто руководит процессом найма и имеет решающее слово в выборе кандидата.

• Отдел кадров и команда по подбору персонала: в зависимости от размера вашей компании рекрутеры могут отвечать за публикацию вакансий, привлечение кандидатов, первичный отбор, планирование собеседований и согласование предложений. В более крупных компаниях рекрутер может быть основным контактным лицом вашего кандидата на протяжении всего процесса найма. В небольших компаниях за часть или всю эту работу может отвечать кадровик. Если в вашей компании нет собственной команды по подбору персонала, вы даже можете передать некоторые этапы на аутсорсинг рекрутинговому агентству. 

• Комиссия по проведению собеседований: это люди, которые будут проводить собеседования с каждым кандидатом. Это могут быть потенциальные участники команды, партнёры из других подразделений или специалисты в определённых областях. Например, если вы нанимаете сотрудника, который должен обладать компетенциями в области дизайна, в комиссию по проведению собеседований стоит включить дизайнера продукта. Обязательно дайте каждому члену комиссии рекомендации относительно типа вопросов, которые он должен задавать. Например, укажите, что дизайнер продукта должен задавать вопросы именно об опыте кандидата в области дизайна. 

При определении заинтересованных лиц может быть полезно создать матрицу RACI, чтобы указать, кто является ответственным, подотчётным, консультируемым и информируемым лицом на каждом этапе процесса найма. 

3. Напишите описание вакансии

Хорошая должностная инструкция (ДИ) — это залог привлечения качественных кандидатов. В конечном счете цель вашей ДИ заключается в том, чтобы помочь потенциальным кандидатам понять, чем на самом деле занимается человек на этой должности изо дня в день, чтобы они могли решить, хотят ли они подавать заявку. Это означает, что в вашем описании важно точно отразить обязанности и сферу ответственности, связанные с данной должностью. 

Хотя должностные инструкции могут отличаться, вот некоторые ключевые компоненты, которые следует включить: 

• Должность

• Цель должности

• Функции и обязанности

• Обязательная квалификация (например, образование, опыт или навыки)

• Желательная квалификация

• Условия работы (например, будет ли сотрудник работать удалённо или в офисе и в какое время ему предстоит работать)

• Диапазон заработной платы и список льгот

В должностной инструкции также можно описать ключевые аспекты корпоративной культуры вашей компании. Например, в Asana мы добавляем в конце каждой должностной инструкции пункт, в котором подчёркиваем, насколько мы ценим инклюзивность и приветствуем кандидатов с любым жизненным опытом. 

4. Размещение объявления о вакансии и поиск кандидатов

Теперь самое время задействовать вашу должностную инструкцию. Найти отличных кандидатов бывает непросто, поэтому компании часто используют сочетание рекламы и активного рекрутинга. Если в вашей компании есть команда по подбору персонала, обычно она занимается и тем, и другим. 

• Чтобы разместить объявление о вакансии, сначала решите, хотите ли вы набирать сотрудников внутри компании, снаружи или комбинировать оба варианта. Например, сначала можно объявить о вакансии внутри компании, а затем открыть её для внешних соискателей. Доски вакансий и сайты для их публикации, такие как LinkedIn, — отличное место для начала внешнего размещения объявлений, наряду с ярмарками вакансий и сайтом вашей компании. Вы также можете привлечь к распространению информации о вакансии своих нынешних работников, предложив им бонусы за рекомендации. 

• Чтобы подобрать сотрудника на должность, вам нужно активно связываться с подходящими кандидатами через LinkedIn, электронную почту, социальные сети или ярмарки вакансий. Процесс подбора персонала помогает получать отклики от потенциальных кандидатов, которые не ведут активный поиск, но могут хорошо подойти на вакансию.

5. Рассмотрение откликов

К этому моменту у вас должна накопиться солидная подборка резюме и сопроводительных писем, которые нужно проверить. Уделите время проверке каждой заявки и определите, какие кандидаты соответствуют требуемым квалификациям, указанным в вашем описании вакансии. На этом этапе старайтесь ориентироваться на профессиональные навыки и конкретный опыт, поскольку по резюме трудно составить представление о коммуникативных навыках. Также можно разработать рекомендации, которые помогут избавиться от неосознанных предубеждений при рассмотрении заявок. Например, можно скрыть имя соискателя, чтобы снизить вероятность гендерной или расовой предвзятости, или сосредоточиться на соответствующем опыте, а не на стаже работы, чтобы предотвратить дискриминацию по возрасту. 

В некоторых компаниях с большим количеством откликов рекрутеры из вашего отдела кадров подготовят для вас подборку предварительно отобранных резюме. Ваша компания также может использовать систему отслеживания соискателей, такую как Greenhouse, Workday или ADP, для хранения и упорядочивания откликов на вакансии и контактной информации. 

6. Проведите скрининг по телефону

Скрининг по телефону — это ваш первый контакт с кандидатом, который обычно происходит (как вы уже догадались) по телефону. Цель собеседования по телефону двоякая. Во-первых, вы хотите определить, обладает ли кандидат необходимой квалификацией и соответствует ли он вашей организационной культуре и ценностям компании. Во-вторых, вы хотите дать соискателю время задать вопросы. Помните, что он тоже решает, хочет ли работать в вашей команде. 

Если вы сотрудничаете с командой по подбору персонала, она может сначала провести первичный отбор по телефону, чтобы проверить соответствие кандидата требованиям и убедиться, что он действительно заинтересован в должности, прежде чем передать его вам для более подробного обсуждения. 

Если вы не знаете, с чего начать, вот несколько примеров вопросов для собеседования по телефону: 

• Расскажите о себе. Кто вы? Что вас мотивирует? Что вы ели на завтрак? 

• Почему вас привлекает эта работа? 

• Расскажите мне о своём резюме. Расскажите о достижениях, которыми вы больше всего гордитесь на каждой из своих должностей. 

• Как бы выглядела идеальная команда с вашей точки зрения?

• Какой тип совместной работы вы предпочитаете? 

• Что вам нужно от вашего руководителя и вашей команды, чтобы чувствовать себя успешным? 

• Какие у вас есть ко мне вопросы? 

7. Оцените навыки

Во время собеседования сложно продемонстрировать профессиональные навыки. Именно поэтому оценка навыков важна для должностей, в которых основное внимание уделяется профессиональным навыкам, таким как написание текстов, анализ данных или программирование. Для должностей, где большее значение имеют навыки межличностного общения (например, обслуживание клиентов), этот этап может не понадобиться. 

Оценка навыков может представлять собой задание на дом, онлайн-тест с ограничением по времени или даже очный тест. Например, можно подготовить задание на написание текста для кандидата на должность копирайтера, которое он должен будет выполнить дома, или задание по программированию на время для кандидата на должность разработчика, которое он должен будет выполнить онлайн. Для руководящих должностей или позиций, предполагающих активное межфункциональное взаимодействие, оценкой часто является презентация. В этом случае вы можете попросить кандидата рассказать о проекте, над которым он работал, оставив время в конце для вопросов со стороны группы заинтересованных лиц. 

Независимо от выбранного вами формата, оценка навыков — это лучший способ увидеть опыт и навыки кандидата в действии. 

8. Проводите собеседования в офисе

Собеседования в офисе состоят из множества динамичных элементов. Но если сначала продумать несколько ключевых деталей, можно организовать каждый элемент и сделать процесс собеседования максимально комфортным для всех.

Вот несколько ключевых вопросов, которые следует задать себе при планировании собеседований на месте: 

Какой формат собеседований вы выберете?

Собеседования с кандидатом в офисе часто проводятся в формате индивидуальных встреч с каждым членом комиссии. При этом также можно планировать групповые собеседования с участниками комиссии, обладающими схожими компетенциями. Вы даже можете проводить более масштабные собеседования с участием целой команды, но, поскольку такой формат может вызывать у соискателей чувство тревоги, его лучше использовать, когда вы хотите нанять сотрудников на руководящие должности. 

Вам также нужно решить, будут ли ваши собеседования на месте проводиться в виртуальном формате или лично. Если вы выберете виртуальный формат, обязательно подберите платформу для видеоконференций, к которой легко могут получить доступ люди, не работающие в вашей компании. 

Сколько должны длиться собеседования?

Это зависит от того, проводятся ли ваши собеседования в виртуальном формате или очно. Исследования показывают, что усталость от видеоконференций наступает через 30 минут после начала виртуального совещания, а это значит, что после этого момента становится намного сложнее сосредоточиться. С другой стороны, когда мы общаемся лично, мы обычно можем сохранять концентрацию внимания в течение 45–60 минут. 

Когда следует планировать собеседования?

Обычно удобнее планировать собеседования с кандидатом блоками, следующими друг за другом. Это означает, что кандидату нужно будет прийти в ваш офис только один раз, если собеседования проводятся лично. С другой стороны, при проведении виртуальных собеседований вы можете разбить их на два дня, чтобы избежать усталости от видеоконференций. Например, можно запланировать два 90-минутных блока собеседований в течение одной недели. Если вы планируете проводить собеседования одно за другим, обязательно делайте пятиминутные перерывы между встречами, чтобы кандидат мог встать, размяться или сходить в туалет. 

Как должны готовиться интервьюеры?

Хорошая подготовка демонстрирует, что вы цените время кандидата, и помогает вам получать более качественную обратную связь. Вот как помочь комиссии по проведению собеседований подготовиться и настроиться на успех:

• Во-первых, убедитесь, что каждый участник собеседования понимает, какие компетенции он оценивает. Например, дизайнер, проводящий собеседование с кандидатом на должность дизайнера, должен задавать больше технических вопросов, а межфункциональное заинтересованное лицо — вопросы о сотрудничестве и о том, как кандидат работает с сотрудниками, не входящими в команду дизайнеров. 

• Рассмотрите возможность стандартизации процесса оценки с помощью шаблона руководства по проведению собеседований или шаблона оценочной карты собеседования. Оба варианта помогут участникам комиссии собирать обратную связь последовательно, без дублирования и предвзятости.

• Попросите каждого участника собеседования заранее подготовить вопросы. Это не только гарантирует их подготовленность, но и помогает снизить предвзятость. 

• Если в вашей комиссии есть человек, который раньше не участвовал в процессе собеседования, узнайте, проводит ли ваш отдел кадров обучающие занятия для тех, кто проводит собеседования впервые.

Как подготовить кандидата к собеседованиям? 

Не менее важно сделать так, чтобы ваш кандидат чувствовал себя подготовленным к собеседованиям в офисе. Перед собеседованием в офисе обязательно сообщите кандидату следующее: 

• Дату и время каждого собеседования, в том числе время прибытия, если кандидат придет в ваш офис лично. 

• Как попасть в ваш офис — например, вы встретите кандидата в вестибюле или ему следует зарегистрироваться на стойке регистрации? Для виртуальных собеседований предоставьте инструкции о том, как получить доступ к ссылкам для видеоконференций. 

• С кем он будет встречаться, включая имя и должность каждого интервьюера. Также полезно предоставить общую информацию о сфере компетенции каждого человека, чтобы кандидат мог заранее подготовить вопросы. 

• Любая актуальная дополнительная информация. Например, если в вашем офисе царит особенно непринуждённая атмосфера, вы можете сообщить кандидату, что ему не обязательно приходить в деловом стиле одежды. 

Для онлайн-собеседований может быть полезно запланировать короткую 10-минутную встречу с рекрутером или сотрудником ИТ-отдела до начала собеседований в офисе. За это время кандидат сможет решить любые технические проблемы, которые могут возникнуть. 

9. Примите решение

Теперь, когда вы провели собеседования с лучшими кандидатами, пришло время принять решение. Для этого необходимо проанализировать все отзывы членов комиссии по проведению собеседований — либо в асинхронном режиме, либо во время очной встречи. В конечном счете, именно специалист по найму решает, кого пригласить на следующий этап, но при этом он должен учитывать мнение каждого члена комиссии. 

Если вы разрываетесь между двумя или тремя одинаково квалифицированными кандидатами, попробуйте создать матрицу принятия решений, чтобы упорядочить сравнение и сделать выбор на основе фактов. 

10. Проведите проверку биографических данных и рекомендаций

Наконец-то вы определились с выбором кандидата! Но прежде чем сделать официальное предложение, важно проверить биографические данные и рекомендации. Вот что подразумевает каждая из них: 

• Проверка биографических данных обычно предполагает сотрудничество с агентством по проверке биографических данных для подтверждения сведений, указанных в заявлении кандидата о приёме на работу, таких как история трудоустройства, образование и наличие судимостей. 

• Проверка рекомендаций предполагает звонки каждому из лиц, указанных кандидатом в качестве рекомендателей, которыми обычно являются бывшие коллеги или руководители. Обычно этот этап выполняет специалист по найму или рекрутер, и его цель — ещё раз убедиться, что кандидат соответствует вашим критериям найма, а также выявить любые тревожные сигналы, которые вы могли упустить. 

11. Сделайте предложение о работе и проведите переговоры

Наконец, пришло время сделать официальное предложение о работе. Если вы сотрудничаете с менеджером по найму, обычно именно он делает первоначальное предложение и ведёт все переговоры. Но независимо от того, кто отвечает за этот этап, вот некоторые моменты, которые следует учесть:

• После завершения переговоров отправьте официальное предложение о приеме на работу в письменной форме. Устное предложение и его принятие не имеют такой же юридической силы, как официальное письменное предложение. 

• Сообщите кандидату, сколько у него времени на принятие решения. 

• После того как кандидат примет предложение (будем надеяться, что так и случится), обязательно сообщите другим кандидатам о том, что вакансия закрыта.