아이젠하워 매트릭스: 할 일 목록의 우선순위를 지정하는 방법

할 일 목록을 만드는 것은 업무를 완료하기 위한 첫 번째 단계입니다. 그런데 하루 안에 모든 일을 처리할 시간이 부족할 때, 어떤 업무부터 착수해야 할까요? 효과적으로 업무 우선순위를 지정하면 생산성을 높이고 가장 중요한 업무에 먼저 집중할 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스는 긴급한 업무와 중요한 업무를 구분하여 효율적인 워크플로를 수립하는 데 도움이 되는 작업 관리 도구입니다. 이 글에서는 아이젠하워 매트릭스를 설정하는 방법과 작업 우선순위 지정에 관한 팁을 알려드리겠습니다.

아이젠하워 매트릭스란?

아이젠하워 매트릭스란 긴급성과 중요도라는 두 가지 기준으로 업무를 네 개의 사분면에 분류하여, 가장 중요한 업무의 우선순위를 효과적으로 지정할 수 있도록 돕는 의사결정 프레임워크입니다. 시간 관리 매트릭스, 긴급 - 중요 매트릭스, 아이젠하워 박스라고도 불리며, 아이젠하워 법칙에 기반한 대표적인 시간 관리 방법론입니다.

미국의 34대 대통령이자 제2차 세계 대전 기간에 5성 장군이었던 Dwight D. Eisenhower는 후에 아이젠하워 매트릭스로 발전하게 되는 아이디어를 제안했습니다. 1954년에 Eisenhower는 한 대학 총장의 말을 인용하여 "저에게는 긴급한 문제와 중요한 문제, 두 종류의 문제가 있습니다. 긴급한 것은 중요하지 않고, 중요한 것은 절대 긴급하지 않습니다"라는 내용의 연설을 했습니다.

The 7 Habits of Highly Effective People 의 저자인 Stephen Covey는 Eisenhower의 말을 차용하여, 현재 아이젠하워 매트릭스라고 알려진 인기 작업 관리 도구를 고안하는 데 활용했습니다.

아이젠하워 매트릭스는 작업을 먼저 해야 할 일, 계획해야 할 일, 다른 사람에게 위임할 일, 하지 않아도 될 일의 네 가지 카테고리로 분류할 수 있게 해줍니다.

긴급한 업무와 중요한 업무를 구별하는 방법

긴급함과 중요함이라는 단어는 비슷하게 보일 수 있습니다. 그러나 아이젠하워 원리로 분석해 보면 이 둘에는 중대한 차이가 있습니다. 아이젠하워 매트릭스에서 긴급함과 중요도를 구별하면, 어떤 업무에 즉시 착수해야 하는지, 다른 팀원에게 위임하는 것이 더 나은 업무가 무엇인지 파악할 수 있습니다.

긴급한 업무는 즉시 처리해야 하는 업무입니다. 정해진 기한 안에 완료하지 않으면 명확한 결과가 나타나며, 미룰수록 스트레스가 커지고 결국 번아웃으로 이어질 수 있습니다.

긴급한 업무의 예시에는 다음과 같은 사항이 포함됩니다.

• 마감일이 임박한 프로젝트 마무리하기

• 긴급한 고객 요청 처리하기

• 아파트의 고장난 파이프 수리하기

중요한 작업은 즉각적인 관심이 필요하지는 않을 수 있지만, 장기 목표를 달성하는 데 도움이 되는 업무입니다. 이 업무가 덜 긴급하다고 해서 중요하지 않은 것은 아닙니다. 보유하고 있는 리소스를 효율적으로 사용할 수 있도록 신중하게 계획해야 합니다.

중요한 업무의 예시에는 다음과 같은 사항이 포함됩니다.

• 장기 프로젝트 계획하기

• 클라이언트 기반을 구축하기 위한 전문가 네트워킹

• 정기적인 잡무 및 유지 관리 프로젝트

긴급한 업무와 중요한 업무를 구별할 수 있게 되면, 업무를 사분면의 아이젠하워 매트릭스에 분류하는 작업을 시작할 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스 사분면

긴 할 일 목록을 확인하면 부담스럽게 느껴질 수 있지만, 아이젠하워 매트릭스의 목표는 이 업무를 하나씩 확인하여 사분면에 분류하는 것입니다. 업무를 각각 지정된 카테고리에 분류하고 나면, 업무 일정을 계획하고 가장 중요한 업무를 완수할 수 있습니다.

제1 사분면: 해야 할 일

제1 사분면은'해야 할 일'사분면이며, 긴급하면서 중요한 모든 작업을 배정합니다. 할 일 목록에서 당장 처리해야 하고, 명확한 결과가 따르며, 장기 목표에도 영향을 주는 업무를 확인하면 해당 업무를 제1 사분면으로 분류합니다.

이 업무는 가장 먼저 떠오르는 동시에 스트레스를 유발하는 업무일 가능성이 높기 때문에, 이 사분면에 속하는 업무는 비교적 쉽게 구분할 수 있습니다.

제2 사분면: 계획해야 할 일

제2 사분면은'계획해야 할 일'사분면으로, 긴급하지는 않지만 중요한 업무를 배정합니다. 이러한 업무는 장기 목표에 영향을 미치지만 당장 처리해야 하는 것은 아니므로, 나중에 처리하도록 일정을 계획할 수 있습니다.

제1 사분면에 속한 업무를 처리하고 나면 바로, 제2 사분면에 속한 업무를 처리하게 됩니다. 다양한 시간 관리 팁을 활용하여 제2 사분면에 속한 업무를 달성하는 데 도움을 받을 수 있습니다. 파레토 법칙이나 포모도로 기법과 같은 유용한 전략도 활용해 보세요.

제3 사분면: 위임할 일

제3 사분면은'위임할 일'사분면이며, 긴급하지만 중요하지는 않은 모든 업무를 배정합니다. 이 업무는 바로 처리되어야 하지만, 장기 목표에는 영향을 주지 않습니다.

주의할 점은, 외부 요청이나 알림이 긴급하게 느껴져도 실제로는 중요하지 않은 경우가 많다는 것입니다. 이러한 업무는 특정 역량이 필요하지 않을 가능성이 높으므로 다른 팀원에게 위임할 수 있습니다. 업무를 위임하는 것은 가장 효율적인 워크로드 관리 방법의 하나이며, 팀원이 역량을 강화하는 기회가 되기도 합니다.

제4 사분면: 삭제할 일

할 일 목록을 확인하고 제1~3 사분면에 업무를 배정하고 나면, 업무가 몇 개 남지 않았다는 것을 발견하게 될 것입니다. 남은 업무는 긴급하지도 중요하지도 않은 업무입니다.

중요하지 않고 긴급하지 않은 방해 요소는 목표를 달성하는 데 단지 방해가 될 뿐입니다. 할 일 목록에서 남은 이 업무를'삭제할 일'영역인 제4 사분면에 분류합니다. 예를 들어, 일을 위한 일처럼 실질적인 성과에 기여하지 않는 반복 작업이 여기에 해당합니다.

작업 우선순위를 지정하기 위한 4가지 팁

긴급성과 중요도의 차이를 파악하는 가장 좋은 방법은 아이젠하워 매트릭스를 사용하는 것입니다. 그러나 이 방법을 사용해도 여전히 작업의 우선순위를 지정하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 다음에서 각 사분면에 작업을 분류할 때 우선순위 지정에 도움이 되는 팁을 소개합니다.

1. 작업을 색상 코드로 분류

색상 코드로 작업을 분류하는 것은 우선순위가 높은 항목을 시각적으로 보여주는 기법입니다. 할 일 목록 툴을 살펴보면서, 우선순위의 수준에 따라 4가지 색상으로 표시해 보세요. 다음과 같이 색상 코드를 사용할 수 있습니다.

• 초록색 = 우선순위가 높은 항목

• 노란색 = 우선순위가 두 번째로 높은 항목

• 파란색 = 우선순위가 세 번째로 높은 항목

• 빨간색 = 우선순위 항목이 아님

작업에 색상 라벨을 붙이고 나면, 이러한 색상을 아이젠하워 매트릭스로 바로 옮길 수 있습니다. 초록색 업무는 제1 사분면의'해야 할 일'이 됩니다. 노란색 업무는 제2 사분면의'계획해야 할 일'이 됩니다. 파란색 업무는 제3 사분면의'위임할 일'이며, 빨간색 업무는 제4 사분면의'삭제할 일'이 됩니다.

2. 작업을 사분면당 10개로 제한

할 일 목록에 처리해야 할 업무가 많이 있더라도, 한 사분면당 10개의 항목 이하로 제한하세요. 항목 수를 10개 이하로 제한하면, 아이젠하워 매트릭스가 어수선해지지 않고 관리하기 편합니다.

여러 개의 매트릭스를 만들 수 있지만, 작업 목록을 필수적인 실행 항목으로 제한하면 시간 낭비 없이 우선순위 지정 프로세스를 시작할 수 있습니다. GTD 방식을 병행하면 업무 정리가 더욱 체계적으로 진행됩니다.

3. 개인적 할 일 목록과 업무 할 일 목록 만들기

아이젠하워 매트릭스의 항목 수를 제한하는 또 다른 방법은 개인적인 할 일 목록과 업무 할 일 목록에 대해 별도의 매트릭스를 만드는 것입니다.

개인적 일과 회사 업무는 각각 다른 타임라인, 리소스, 방법이 필요하며, 다른 사고방식을 적용해야 할 가능성이 큽니다. 개인적 목표와 직업적 목표를 효과적으로 관리하려면, 이를 분리하여 정복해야 합니다.

4. 제거 후 우선순위 지정

우선순위를 효과적으로 지정하려면 불필요한 업무를 먼저 제거합니다. 이 전략을 사용하면, 제1 사분면, 제2 사분면, 제3 사분면으로 넘어가기 전에 제4 사분면을 처리할 수 있습니다.

할 일 목록을 훑어보면서, 적어둔 할 일 중에서 하지 않아도 될 항목을 평가합니다.

사실, 직장에서 보내는 시간의 60%는 승인 상태 공유나 정보 찾기와 같은 일을 위한 일에 사용됩니다. 할 일 목록을 빠르게 걸러낼 수 있다면 그렇게 하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 우선순위 지정 프로세스의 속도를 높이고 나중에 이차적으로 제거할 목록을 살펴볼 기회가 생깁니다.

아이젠하워 매트릭스 예시

아이젠하워 매트릭스의 각 사분면에 어떤 업무를 배정할 것인지에 대해 더 잘 이해할 수 있도록 다음의 예시를 소개합니다. 실무 환경에서의 다양한 상황을 참고하면 본인의 업무에 매트릭스를 적용하는 데 도움이 됩니다.

제1 사분면에 포함할 수 있는 업무 예시:

• 마감일이 내일까지인 블로그 게시물 작성하기

• 프로젝트 제안서 마무리하기

• 고객 이메일에 응답하기

• 서비스 장애에 대한 긴급 대응 조치 수행하기

제2 사분면에 포함할 수 있는 업무 예시:

• 전문성 개발 과정 등록하기

• 네트워킹 이벤트 참석하기

• 분기별 팀 성과 리뷰 준비하기

• 신규 프로젝트의 장기 로드맵 수립하기

제3 사분면에 포함할 수 있는 업무 예시:

• 블로그 게시물 업로드하기

• 미팅 메모 정리하기

• 고객 이메일 외의 일반 이메일 처리하기

• 회의실 예약이나 장비 주문 처리하기

제4 사분면에 포함할 수 있는 업무 예시:

• 일을 위한 일 (불필요한 보고서 작성 등)

• 상태 미팅 참석하기

• 승인 상태 공유하기

• 업무와 관련 없는 알림 확인하기

각 역할과 팀에 따라 사분면에 배정되는 업무가 달라질 수 있습니다. 예를 들어, 마케팅 팀에서 긴급한 캠페인 마감은 제1 사분면에, 브랜드 가이드라인 업데이트는 제2 사분면에 해당할 수 있습니다. 시간과 장소에 적합한 방법을 활용하여 일과 생활에 대한 매트릭스는 분리하는 것이 가장 좋습니다.

자주 묻는 질문

작업 관리 툴로 아이젠하워 매트릭스를 만드세요

할 일 목록을 분류해 나가는 작업은 아이젠하워 매트릭스에서 가장 어려운 부분입니다. 수기나 엑셀로 매트릭스를 관리하면 업데이트가 번거롭고 팀 단위 협업이 어렵습니다.

Asana와 같은 작업 관리 소프트웨어를 활용하면 보드 뷰로 사분면을 시각화하고, 우선순위 사용자 지정 필드로 업무를 분류하며, 자동화 기능으로 반복적인 분류 작업을 줄일 수 있습니다. Asana의 아이젠하워 매트릭스 템플릿을 활용하면 디지털 환경에서 바로 시작할 수 있습니다. 팀 전체의 생산성을 높이고, 더 짧은 시간에 목표를 달성하세요.