膨大な仕事量を効率的に処理する方法を解説
概要
この記事では、膨大な仕事量をこなすためのヒントをご紹介します。そもそもなぜ仕事がこなせないまでに膨れ上がってしまうのか？仕事量を管理する効率的な方法はあるのか？毎日の仕事量の多さに悩んでいるビジネスパーソンや、チームメンバーの仕事量調整に悩んでいるマネージャーがすぐに実践できるヒントをご覧ください。
更新: この記事は、仕事量が多いと感じている人のために役立つ仕事効率化のヒントをわかりやすくまとめ、2025年 3月に改訂されました。
「仕事量が多すぎる」「こなせない」。こんな言葉を現代の職場ではよく耳にします。
残業を何時間も行った後も、まだ膨大な仕事が残り、ストレスが溜まっているなんてことはありませんか？常にメールの対応に追われ、ワークフローにはまとまりがない (またはワークフローが存在すらしない)。しかも必要のないミーティングに週何回も招待される。こんな状況では、仕事の生産性が伸びないのも無理もありません。
そんな状況にいるなら、この記事でまとめる「仕事量を管理するポイント」を参考に、明日からの働き方を変えてみてください。仕事量のバランスをとり、常に業務に追われる現状を打破しましょう。
【この記事でわかること】
膨大な仕事の量を処理するコツ
効率的に仕事量を管理する方法
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「仕事が多い」現状分析
まずはなぜ仕事量が増える一方なのでしょうか？今の働き方に焦点を当て、分析してみましょう。まず、下の質問に答えてみてください。
プロジェクトがサイロ化していないか？
過剰なコミュニケーションが行われていないか？
チームメンバーや他部署の人間と円滑にコラボレーションできているか？
実はこれらの質問に「いいえ」と答えた項目があるなら、そこに課題があると言えます。
従業員は誰でも生産的に仕事をしたいと望んでいます。だからこそ、タスクをスムーズに完了していき目標を達成することは、仕事のモチベーションを保つためにも不可欠です。また、自分が会社にとって不可欠な存在であること、そして大きな戦略的な目標に対する自らの貢献度を理解するすれば、そこに働きがいを感じます。
しかし、プロジェクトがサイロ化し、過剰なコミュニケーションが行われる中で、ナレッジワーカーの大多数は組織内における自分たちの役割や、自分たちの仕事の価値がわからなくなっています。コラボレーションや仕事量の管理が効率よく行われていないため、メールの返信やミーティングの参加といった意味の欠ける仕事にますます時間が浪費されてしまうのです。
こうすると、仕事量の多さにストレスを感じるだけでなく、自らの仕事に魅力を感じられなくなり、バーンアウトしてしまう可能性まで出てきます。
世界トップレベルの効果的なコラボレーション法とは
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仕事量が多くなる 3 つの理由
では、なぜ仕事量が多くなってしまうのでしょうか？その原因となる 3 つのポイントを見ていきましょう。
1. 「仕事のための仕事」に費やす時間が多すぎる
無意味なミーティングへの参加、不必要なメールやメッセージへの返信、埋もれたファイル探し。そのような作業に貴重な勤務時間を浪費していませんか？
こういった「仕事のための仕事」は作業の重複を招き、非効率的です。絶えない通知、有益でないミーティング、不必要なメッセージなどに心当たりがあるなら、その原因はチームや部署、企業レベルで根絶しなければなりません。働き方を変えることに腰を据えて取り組まない限り、仕事のための仕事はなくならないのです。
ナレッジワーカーは 1 日のおよそ 35% の時間を仕事のための仕事に費やしていると考えていますが、実際はその 2 倍近くです。60% の時間を、採用された理由でもあるスキルを伴う仕事以外に浪費しています。チームが先手を打って仕事のための仕事を取り除く、または減らすための措置を取らない限り、生産性は引き続き低下し、仕事量の多さによるストレスは増え続けるでしょう。
仕事を円滑に進めるには、SaaS型ワークマネジメントソフトウェアが効果的です。WBS 作成や工数管理もできる Asana なら、すべての仕事を 1 か所に整理できるから、業務効率が向上します。
ワークマネジメントツール Asana とは？2. 過剰なコミュニケーション
必要な作業、担当者、仕事の期日などについてメールやメッセージツールで話し合っていると、できるだけ明確にしたつもりのメッセージでさえ意図する内容が伝わらない場合があります。どちらのプラットフォームを使っても、かなりのやり取りが必要になり、時間、エネルギー、集中力を浪費してしまいます。また、スレッドが長くなると、詳細を見落としやすくなり、重要なメンバーを含めるのも忘れがちになります。
これこそが、過剰なコミュニケーションというものです。仕事のための仕事から生まれ、従業員の集中力、そして最終的には生産性を低下させます。メッセージやメール通知は知らぬ間に私たちの注意力を奪っていきます。通知音が鳴ったり、新着メールが画面に表示されると、私たちはすぐに返事をしなくてはいけないと感じてしまうのです。すると集中が切れてしまい、マルチタスクモードに入ります。このように、仕事のための仕事は私たちがその時点まで取り組んでいた仕事に割って入ってくるのです。
記事: マルチタスクの 5 つの神話と、一点集中で生産性を上げる 6 つのヒント過剰なコミュニケーションが生み出すもう 1 つの残念な影響は、「オールウェイズオン」カルチャーの中で働くことを余儀なくされるということです。ナレッジワーカーは四六時中連絡がとれる状態でなくてはいけないというプレッシャーを感じ、オフィス外でもメッセージに返信し、それが原因で仕事とストレスが増えています。
3. 延々と続く情報の検索
仕事がうまく管理されていないと、タスクが他のメンバーに引き継がれるたびに、情報がメール、メッセージアプリ、もしくはスプレッドシートの中で散らばり、埋もれてしまいます。これではプロジェクトの全体像を確認する必要があるときに、情報探しに余計な時間と努力を費やすことになります。このような状況では、進捗報告のための会議が必然的に頻繁に開かれるようになり、これもまた時間を浪費する要因の 1 つとなってしまい、悪循環です。
情報収集のプロセスも効率が悪いと言わざるを得ません。たとえば、特定の仕事の担当者が誰なのか調べるのに時間を浪費したことはありませんか？承認が必要なタスクは何か、すでに承認されているのか、承認担当者は誰か、誰が承認プロセスを管理しているのか？不透明な承認プロセスに悩まされたことはありませんか？仕事のすべてを追跡するシステムや仕組みがないため、こういった問題が起こるのです。
情報を整理整頓するには、ツールやデータをすべて 1 つのプラットフォームにまとめるのがおすすめです。Asana なら、「ここを見れば必要な情報がすべて手に入る」という確固とした情報源を確保できます。
無料トライアルを始める膨大な仕事量を効率的に処理するヒント
膨大な仕事量にストレスを感じずに仕事をこなすには、どうすればいいのでしょうか？
ここでは、アプローチを変えて仕事の効率をアップさせる方法を 3 つご紹介します。それぞれのポイントを押さえ、これまでの働き方や考え方を変えて仕事量のバランスを上手にとるようにしましょう。
1. 整理されたプロセスを構築する
業務の優先順位が不明確だと、重要なタスクを後回しにしたり、無駄な作業が増えたりする可能性があります。まずは業務の全体像を把握し、タスクをカテゴリーごとに整理しましょう。
次に、作業フローを可視化し、各ステップの最適な順序を決めます。特に、くり返し発生する業務は標準化し、チェックリストやテンプレートを活用することで、手戻りや抜け漏れを防ぐことができます。整理されたプロセスがあれば、迷う時間を減らし、よりスムーズに作業を進められるようになります。
たとえば、Asana でワークフローを構築すれば、チーム間の認識のズレをなくし、スムーズな共同作業も可能になります。詳しくは Asana のワークフローが選ばれる理由をご覧ください。
2. AI を活用する
業務の一部を AI や自動化ツールに任せることで、手作業の負担を大幅に軽減できます。たとえば、メール返信のテンプレート化や、データ入力の自動化、タスクのリマインダー設定などが挙げられます。AI を活用すれば、文章の要約やスケジュール調整、カスタマーサポートの対応なども効率化できます。人の判断が必要な業務に集中できるよう、くり返し発生する単純作業は積極的に自動化を検討しましょう。適切なツールを導入することで、作業時間を短縮し、ストレスの軽減にもつなげることができます。
AI 活用ガイド: ゼロから構築する変革戦略
AI 導入の課題を克服し、責任をもって倫理的に AI ツールを活用しましょう。イノベーションの文化を築く方法をこのガイドでご紹介します。
3. コミュニケーション管理を徹底する
前述のように、不要な会議や長文のメールは業務の妨げになります。コミュニケーションルールをチーム内もしくは企業内で決め、過剰なやり取りをしないよう意識します。たとえば、会議の前に議題を共有し、目的を明確にすることで、無駄な時間を減らせます。また、テキストメッセージやチャットツールは必要最低限に抑え、タスクに関連するやり取りはワークマネジメントツールで行うことを徹底することも効果的です。
記事: 職場で効果的にコミュニケーションをとる 12 のコツチーム内で効率的にコミュニケーションを取るには？4. ワークマネジメントツールを導入する
タスクやプロジェクトを効率的に管理するために、ワークマネジメントツールを導入すると効果的です。これにより、進捗状況を可視化し、チームメンバー間の情報共有をスムーズに行えます。タスクの割り当てや期限の設定、優先順位の管理などを一元化できるため、抜け漏れを防ぎながら作業を進められます。
また、クラウドベースのツールを活用すれば、リモートワーク環境でもリアルタイムで情報を更新でき、柔軟な働き方が可能になります。適切なツールを選び、業務の効率を最大化しましょう。
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仕事量を適切に調整して、仕事効率を上げる
仕事量が増える理由とその解消のヒントをご紹介しました。
大量の仕事に押し潰されそうだと、気持ちがネガティブになり、仕事効率は余計に上がりません。Asana のようなワークマネジメントシステムを導入してプロセスを自動化し、職場での毎日をより生産的に過ごすという決断をすれば、仕事のための仕事に支配されることは無くなっていくでしょう。
ハードな仕事量をこなすチームのサポート方法については『最高の成果を出すためのタイムマネジメント戦略 18 選』についての記事をお読みください。
