Modello di ordine del giorno della riunione

Cerchi un modello di ordine del giorno della riunione che renda i tuoi incontri davvero produttivi? Se anche tu, come molti lavoratori, perdi una media di tre ore a settimana in riunioni inutili, sai bene quanto sia frustrante uscire da una sala chiedendoti "a cosa è servita?".

Le riunioni dispersive e improduttive possono sembrare un aspetto inevitabile della vita d'ufficio, ma non deve essere così per forza. Definire chiaramente lo scopo e gli obiettivi di una riunione, determinare le aspettative per i membri del team e chiarire chi è responsabile di cosa sono accorgimenti che possono tornare a dare un senso alle riunioni. È a questo punto che torna utile un modello di ordine del giorno della riunione.

Cos'è un ordine del giorno della riunione?

Un ordine del giorno è il documento che elenca gli argomenti, i tempi e le responsabilità previsti per una riunione. Se realizzato correttamente, contribuisce a organizzare riunioni utili, definendo le aspettative e facendo in modo che il team sia allineato sullo scopo. Stabilendo chiaramente quale membro del team è responsabile di un dato argomento, la priorità dell'argomento e quanto tempo si ha a disposizione per discuterne, è possibile tenere sotto controllo la riunione e far sì che raggiunga il suo scopo.

Cos'è un modello di ordine del giorno della riunione?

Un modello di ordine del giorno è una risorsa riutilizzabile e modificabile che definisce gli elementi di base di una riunione. Per essere efficace, una riunione deve avere uno scopo e definire in modo chiaro le aspettative. Un modello di ordine del giorno facilita il tutto, chiarendo gli argomenti, i ruoli e le responsabilità di ogni membro del team, e le azioni risultanti. Ad esempio, potrebbe includere gli argomenti di discussione, oltre al nome della persona responsabile di ogni argomento e al tempo che avrà a disposizione per parlarne.

Grazie al nostro modello gratuito di ordine del giorno della riunione, non dovrai crearne uno ogni volta, e tu e il tuo team potrete iniziare a collaborare e dedicarvi alle attività importanti più rapidamente. Inoltre, utilizzare un modello di ordine del giorno all'interno di una piattaforma di gestione del lavoro ti consente di organizzare le informazioni delle riunioni precedenti (ad esempio le registrazioni e gli appunti) in un unico posto, facilmente accessibile.

Ecco quali sono i vantaggi dell'avere un modello di ordine del giorno:

• Standardizzare la gestione delle riunioni. Ogni incontro segue la stessa struttura, riducendo il tempo di preparazione.

• Allineare il team sullo scopo. Tutti conoscono gli obiettivi della riunione e le proprie responsabilità prima di iniziare.

• Sfruttare il tempo in maniera efficace. Con argomenti e tempi stabiliti, le riunioni restano focalizzate.

• Aumentare la produttività. Stabilendo gli argomenti di discussione, il tempo a disposizione e le priorità, eviti che la riunione perda di vista l'obiettivo.

• Definire le azioni da attuare mano a mano che si presentano e assegnarle ai giusti membri del team.

• Coordinare il lavoro in un unico posto, facilmente accessibile a tutti i partecipanti.

Tipi di modelli di ordine del giorno della riunione

Sebbene il nostro modello di ordine del giorno funga da linea guida per qualsiasi tipo di riunione, da quelle occasionali a quelle settimanali, alcune hanno bisogno di una struttura più specifica. Ad esempio, gestire una riunione individuale con un collaboratore è abbastanza diverso dal tenere una riunione con un consiglio di amministrazione e degli stakeholder esterni.

Indipendentemente dal tipo di riunione che organizzerai, probabilmente esiste un modello. Ecco alcuni esempi di ordine del giorno della riunione per le situazioni più comuni.

• Riunioni per il lancio di un progetto: inizia il tuo progetto col piede giusto e fai in modo che il team sia sulla stessa lunghezza d'onda con una riunione per il lancio di un progetto. Usa questo modello di riunione di avvio per organizzare e standardizzare le riunioni di avvio per più progetti.

• Riunioni individuali: un modello di riunione individuale ti aiuta a fare in modo che le tue riunioni individuali siano produttive. Ti offre un luogo in cui tu e i tuoi collaboratori potete decidere i punti di discussione, oltre a monitorare le azioni e l'avanzamento della carriera.

• Riunioni di brainstorming del team: stimola la creatività e fai in modo di non scordarti nessuna idea usando un modello di riunione di brainstorming del team. Organizza e monitora le idee durante la discussione e assegna attività di follow-up per far sì che le idee si trasformino in azioni.

• Riunioni aziendali: semplifica le riunioni generali e fai in modo che tutta l'organizzazione sia sulla stessa lunghezza d'onda usando questo modello di riunione aziendale creato per aiutarti a pianificare e gestire tutti gli aspetti delle conferenze aziendali ed eventi simili.

• Riunioni del consiglio di amministrazione: rendi efficaci le riunioni del CdA chiarendo gli obiettivi e le priorità, usando un modello di ordine del giorno della riunione del consiglio di amministrazione.

• Riunioni di pianificazione degli sprint: fai in modo che i team interfunzionali siano sulla stessa lunghezza d'onda e che lo sprint rientri nei tempi previsti, usando un modello di pianificazione degli sprint.

• Riunioni stand-up: le riunioni stand-up sono un metodo rapido per far sì che i membri del team si confrontino, condividano aggiornamenti e si assicurino che il progetto stia progredendo senza intoppi. Semplifica questo processo e rimuovi gli ostacoli usando un modello per le riunioni stand-up quotidiane.

• Riunioni post mortem: una riunione post mortem efficace dovrebbe evidenziare cosa ha funzionato in un progetto e cosa va migliorato in futuro. Usa questo modello post mortem come esempio per le riunioni di fine progetto.

• Riunioni di vendita: usa un modello per le riunioni di vendita per monitorare i successi, le iniziative in programma, gli aggiornamenti relativi alla pipeline e altro ancora.

• Riunioni per la valutazione delle prestazioni: semplifica le valutazioni delle prestazioni con un modello che ti consente di registrare i feedback e trasformarli facilmente in azioni.

Cosa deve includere un modello di ordine del giorno della riunione

Un modello di ordine del giorno dovrebbe includere quattro elementi essenziali: una panoramica della riunione, gli argomenti con i responsabili, le azioni da attuare e una sezione per i riferimenti. Di seguito trovi i dettagli su ciascun elemento.

• Una panoramica della riunione per indicare l'obiettivo, la data, l'orario, il moderatore e i partecipanti. Questa sezione chiarisce subito perché ci si riunisce e chi è coinvolto.

• Una sezione con gli argomenti suggeriti, tra cui i punti di discussione per ogni riunione, il nome del membro del team responsabile di ciascun argomento e il tempo previsto per la discussione. Ordinare gli argomenti per priorità aiuta a trattare per primi quelli più importanti.

• Una sezione per le azioni da attuare che vengono decise in ogni riunione, che includa anche i responsabili di ogni attività e la relativa data di scadenza. In questo modo nessun compito resta senza titolare.

• Una sezione per i riferimenti in cui tenere i materiali utili, ad esempio le registrazioni delle riunioni precedenti, le slide delle presentazioni, gli appunti e i documenti di supporto.

Quando tutti questi elementi sono presenti, il modello diventa uno strumento completo per preparare, condurre e dare seguito alla riunione.

Esempio di ordine del giorno per una riunione di 60 minuti

• Orario | Argomento | Responsabile

• 10:00 - 10:05 | Apertura e obiettivi della riunione | Moderatore

• 10:05 - 10:20 | Aggiornamento sullo stato del progetto | Project manager

• 10:20 - 10:35 | Discussione sui problemi aperti | Team

• 10:35 - 10:50 | Prossimi passi e azioni da attuare | Moderatore

• 10:50 - 11:00 | Domande e chiusura | Tutti

Come scrivere un ordine del giorno della riunione

Per scrivere un ordine del giorno della riunione efficace servono sette passaggi, dalla definizione dell'obiettivo alla condivisione del documento con i partecipanti. Se non disponi ancora di un modello, puoi creare il tuo ordine del giorno da zero seguendo questa guida.

1. Definisci l'obiettivo della riunione. Chiediti quale risultato concreto vuoi ottenere al termine dell'incontro. Un obiettivo chiaro ti aiuta a selezionare solo gli argomenti realmente necessari.

2. Elenca gli argomenti di discussione. Raccogli i punti che il team deve affrontare e verifica che siano pertinenti all'obiettivo stabilito.

3. Assegna un responsabile a ogni argomento. Indicare chi presenta o coordina ciascun punto garantisce che tutti si preparino in anticipo.

4. Stabilisci i tempi. Assegna a ogni argomento un intervallo realistico, aggiungendo qualche minuto di margine per eventuali domande.

5. Ordina gli argomenti per priorità. Metti i temi più importanti all'inizio, così da affrontarli anche se il tempo dovesse scarseggiare.

6. Condividi l'ordine del giorno in anticipo. Invia il documento ai partecipanti almeno 24 ore prima della riunione, in modo che possano prepararsi e proporre eventuali integrazioni.

7. Prevedi uno spazio per le azioni da attuare. Lascia una sezione vuota in cui annotare le decisioni prese e i compiti assegnati durante l'incontro, con i relativi responsabili e le date di scadenza.

Una volta creato il tuo primo ordine del giorno, salvalo come modello riutilizzabile su Asana per risparmiare tempo nelle riunioni successive.

Come usare il nostro modello gratuito di ordine del giorno della riunione

Sia che tu stia utilizzando il nostro modello gratuito e modificabile di ordine del giorno della riunione o ne abbia creato uno tuo, servirsene è facile. Di seguito, abbiamo elencato alcune domande che dovresti porti prima di iniziare.

• Qual è lo scopo della riunione? Cosa speriamo di ottenere?

• Quali decisioni deve prendere il team? Quali argomenti verranno discussi? Quali hanno la priorità più alta?

• Chi parteciperà alla riunione? A che scopo? Quali sono le responsabilità dei partecipanti?

• Quanto deve durare la riunione?

Una volta che queste domande avranno una risposta, crea una copia del modello di ordine del giorno e segui le istruzioni qui sotto.

1. Compila la panoramica della riunione. Includi informazioni importanti relative alla riunione, ad esempio lo scopo, i partecipanti e il moderatore.

2. Elenca gli argomenti di discussione. Nella sezione relativa ai suggerimenti, elenca gli argomenti che hai in programma per la riunione. Assicurati che siano pertinenti all'obiettivo generale e considera la durata della riunione per non sprecare tempo.

3. Metti gli argomenti in ordine di priorità, in modo che i partecipanti sappiano quali argomenti vanno affrontati e quali hanno meno importanza, nel caso in cui il tempo non fosse sufficiente.

4. Assegna gli argomenti di discussione ai partecipanti. Una volta che hai deciso quali argomenti vanno discussi dal team, assegna un titolare a ogni argomento, in modo che tutti i membri del team si possano preparare in anticipo.

5. Assegna un intervallo di tempo realistico per ogni argomento stimando la durata prevista per ogni intervento e aggiungendo qualche minuto come cuscinetto.

6. Invia con anticipo l'ordine del giorno ai membri del team, in modo che ogni partecipante possa prepararsi e comprendere lo scopo della riunione.

7. Aggiungi una sezione coi riferimenti ai materiali utili, ad esempio informazioni, documenti, registrazioni e risorse relative alle riunioni precedenti.

8. Usa l'ordine del giorno della riunione per monitorare le azioni da attuare decise durante la riunione, oltre ai titolari e alle date di scadenza, in modo che ogni partecipante sappia di cosa è responsabile e per quando deve portare a termine l'attività.

Integrazioni e app da utilizzare con il modello di Asana

Riunisci tutto il lavoro in un unico posto, collegando il modello di ordine del giorno della riunione alle tue app preferite e utilizzando le nostre funzionalità integrate. Grazie ad Asana AI puoi anche generare automaticamente riepiloghi delle riunioni, suggerimenti per le azioni da attuare e bozze di ordini del giorno basati sugli incontri precedenti, risparmiando ancora più tempo nella preparazione.

Funzionalità integrate

1. Vista elenco. La vista elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

2. Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

3. Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere riportato in una sola attività. Se un'attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, le sottoattività possono essere di aiuto. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell'attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi.

4. Aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

App consigliate

1. Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

2. Clockwise. Con l'integrazione Clockwise + Asana, puoi aggiungere le attività di Asana come blocchi di tempo nel tuo calendario di Google. L'integrazione Clockwise + Asana consente di definire la durata delle attività, quando verranno svolte e se Clockwise può riprogrammarle automaticamente. Aggiungi le attività al tuo calendario e trova il tempo per portare a termine il tuo lavoro.

3. Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

Domande frequenti

Organizza riunioni più produttive con Asana

Una buona gestione delle riunioni fa risparmiare tempo, migliora la collaborazione e porta a decisioni più rapide. Con un modello di ordine del giorno della riunione su Asana, puoi preparare ogni incontro in pochi minuti, assegnare responsabilità, monitorare le azioni da attuare e conservare tutte le informazioni in un unico spazio condiviso. Che tu gestisca riunioni individuali, stand-up quotidiane o incontri con il consiglio di amministrazione, Asana ti offre la struttura e la flessibilità di cui hai bisogno per rendere ogni riunione produttiva.

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