Ordine del giorno della riunione: guida completa con esempi

È molto probabile che tu abbia provato quella spiacevole sensazione che si manifesta quando non sai perché sei in una riunione e non sai cosa aspettarti. Le riunioni senza ordine del giorno tendono a provocare quella sensazione; ecco perché riteniamo che l’ordine del giorno delle riunioni debba essere parte integrante della tua cultura delle riunioni.

Un ordine del giorno efficace comunica lo scopo della riunione, offre al tuo team la possibilità di preparare i punti all’ordine del giorno e fa in modo che tutti lo seguano.

Che tu ti stia preparando per la prossima riunione del consiglio di amministrazione, per una riunione del personale o per una riunione aziendale, ti aiuteremo a scrivere un ordine del giorno che massimizzi il potenziale della riunione. In questa guida, imparerai cos’è l’ordine del giorno di una riunione, cosa includere, come scriverne uno passo dopo passo e suggerimenti per condurre riunioni che rispettino il tempo di tutti.

Cos’è un ordine del giorno della riunione?

L’ordine del giorno della riunione è un documento che elenca in modo strutturato gli argomenti, le attività e i tempi previsti per un incontro. Serve come guida operativa per chi partecipa, indicando chi conduce ogni punto di discussione, quanto tempo è assegnato a ciascun argomento e quale risultato ci si aspetta.

Grazie a questo framework, il tuo team può rimanere concentrato e affrontare le discussioni in modo efficiente, evitando divagazioni e ritardi. Che si tratti di una riunione di allineamento settimanale o di una sessione strategica, un ordine del giorno chiaro trasforma un semplice incontro in un momento produttivo con obiettivi concreti.

Cosa dovrebbe includere l’ordine del giorno di una riunione

Un ordine del giorno ben fatto offre chiarezza e determina le aspettative. Sebbene i dettagli varino a seconda del tipo di riunione, ogni ordine del giorno efficace dovrebbe includere questi componenti fondamentali:

• Obiettivo della riunione: indica lo scopo principale della riunione in una sola frase. Quale decisione o risultato chiave dovrebbe essere raggiunto alla fine?

• Partecipanti e ruoli: elenca chi dovrebbe partecipare e, se utile, i ruoli nella discussione (ad esempio, moderatore, addetto agli appunti, responsabile delle decisioni).

• Argomenti di discussione: delinea gli argomenti o le domande specifici da discutere. Questo aiuta chi partecipa a preparare le proprie riflessioni in anticipo.

• Assegnazione del tempo: assegna un intervallo di tempo realistico a ogni argomento per mantenere la conversazione pertinente e rispettare gli impegni di tutti.

• Materiale da leggere in anticipo: link a documenti, rapporti o attività che chi partecipa dovrebbe esaminare prima della riunione.

Includere questi elementi garantisce che tutti arrivino preparati, comprendano l’obiettivo e sappiano come contribuire, il che porta a un uso più produttivo del tempo.

Perché gli ordini del giorno delle riunioni sono importanti?

Che tu lavori da casa e partecipi a chiamate virtuali o stia in ufficio e ti incontri di persona, le riunioni possono essere incredibilmente estenuanti e far perdere tempo prezioso. Le chiacchiere sono utili per rafforzare l’intesa del team, ma non sono orientate agli obiettivi né produttive. L’ordine del giorno può aiutare il tuo team a massimizzare il potenziale di ogni riunione che organizzi. Una buona gestione delle riunioni inizia proprio da qui.

Recenti studi mostrano che il sovraccarico di riunioni continua a mettere a dura prova la produttività sul luogo di lavoro. Secondo i dati di Microsoft del 2025, la metà di tutte le riunioni si svolge tra le 9 e le 11 e tra le 13 e le 15, proprio quando molte persone sperimentano picchi naturali di produttività, suggerendo che le riunioni in orari inappropriati o non necessarie potrebbero interrompere le ore di maggiore concentrazione. Nel frattempo, i dati del 2025 indicano che gli ordini del giorno delle riunioni ammontano ora a 2,47 milioni di caratteri in tutte le organizzazioni, con una variazione dell’ordine del giorno ridotta del 24%, il che evidenzia la crescente enfasi posta su riunioni strutturate e mirate.

Scrivere l’ordine del giorno della riunione è il primo e il miglior indicatore per capire se la riunione è effettivamente necessaria. Se tutto ciò che è all’ordine del giorno può essere discusso in modo asincrono, annulla la riunione e condividi invece il tuo messaggio in un’e-mail per risparmiare tempo.

Questo non vuol dire che tutte le riunioni debbano essere sostituite da e-mail. Se una riunione è necessaria per far progredire il tuo team, organizzala. Assicurati solo di creare in anticipo un ordine del giorno, in modo che tutti sappiano di cosa parlerai e perché la riunione è importante.

Di seguito elenchiamo alcuni altri ottimi motivi per avere un ordine del giorno per le riunioni:

• L’ordine del giorno consente a tutti di prepararsi per la riunione. L’ideale sarebbe che ogni punto del tuo ordine del giorno avesse un moderatore dedicato all’argomento. Quando chi partecipa alla riunione sanno in anticipo quali sono le loro responsabilità, hanno il tempo di prepararsi e saranno più efficienti durante la riunione.

• Dimostra che hai rispetto per il tempo del tuo team. Quando il tuo team riceve un ordine del giorno della riunione ben congegnato, capisce immediatamente che la riunione è effettivamente necessaria. Inoltre, è anche una roadmap che ti aiuterà a rispettare le tempistiche durante la riunione e a evitare perdite di tempo.

• Un ordine del giorno definisce aspettative chiare su ciò che verrà o non verrà discusso. Pensa all’ordine del giorno di una riunione come a un modo per stabilire dei limiti e garantire che si parli solo degli argomenti presenti nell’ordine del giorno. Se durante la riunione emerge qualcosa che deve essere discusso, annotalo nel verbale e torna su questo argomento in un secondo momento.

• Mantiene il tuo team organizzato. L’ordine del giorno di una riunione impedirà al tuo team di andare fuori tema, che si tratti di discutere di argomenti non previsti o di dedicare troppo tempo a un punto per il quale era stato assegnato un tempo specifico.

• Il tuo ordine del giorno fornirà uno scopo, una struttura e opportunità di collaborazione. Con un piano chiaro che tutti possono seguire, il tuo team parteciperà alla riunione conoscendo lo scopo e l’obiettivo. L’ordine del giorno della riunione aiuta anche il tuo team a concentrarsi sulle opportunità di collaborazione, che si tratti di una sessione di brainstorming, di un town hall meeting o del vostro stand-up giornaliero.

• Monitora i passaggi successivi e le azioni da intraprendere per non lasciarti sfuggire nessun dettaglio. Tieni aperto il tuo ordine del giorno durante la riunione per annotare eventuali passaggi successivi o azioni da attuare. Aggiungendoli direttamente all’ordine del giorno, questi elementi non verranno dimenticati al termine della riunione.

Le riunioni sono ottime opportunità per creare un legame nel tuo team, ma il tempo trascorso a fare due chiacchiere può essere inserito nei primi minuti dell’ordine del giorno, piuttosto che interrompere il flusso della discussione del tuo team.

Come scrivere un ordine del giorno per una riunione

La creazione di un ordine del giorno è un passaggio fondamentale per garantire una riunione mirata e produttiva. Ecco come farlo in sette passaggi.

1. Chiarisci gli obiettivi della riunione

Il primo passo per redigere un ordine del giorno è definire chiaramente i tuoi obiettivi. Cerca di essere il più specifico possibile: questo aiuta a guidare la discussione, mantiene la riunione mirata e aiuta gli stakeholder a prepararsi.

Per esempio, se l’obiettivo è finalizzare il budget per il prossimo trimestre, chi partecipa verrebbe preparato con dati e approfondimenti pertinenti. Un obiettivo ben definito stabilisce il tono della riunione e allinea le aspettative di tutti.

2. Promuovi il contributo dei partecipanti

Prima di finalizzare l’ordine del giorno, contatta chi partecipa e chiedi se c’è qualcosa di specifico di cui vorrebbero discutere. Questo potrebbe rivelare problemi o idee che non avevi considerato, garantendo un ordine del giorno più completo.

Includere il contributo di chi partecipa aumenta il coinvolgimento. Quando i membri del team vedono che i loro suggerimenti sono stati inclusi, si sentono apprezzati ed è più probabile che partecipino attivamente.

Puoi raccogliere i loro contributi tramite:

• richieste via e-mail per suggerimenti sugli argomenti;

• documenti condivisi in cui chi partecipa può aggiungere elementi;

• strumenti per la collaborazione dei team come Asana.

3. Delinea le domande chiave per la discussione

Elencare gli argomenti chiave della discussione mantiene la riunione organizzata e mirata. Inizia identificando gli argomenti principali da affrontare e formulandoli come domande.

Ad esempio, se la riunione ha lo scopo di discutere lo stato di avanzamento di un progetto in corso, le domande chiave potrebbero includere:

• Quali sono gli ostacoli attuali del progetto?

• Come monitoriamo la tempistica del progetto?

• Quali risorse sono necessarie per mantenere il ritmo di lavoro?

Queste domande fungono da argomenti di discussione e da guida per la conversazione, rendendo più facile per chi partecipa prepararsi e impegnarsi in modo efficace.

4. Definisci lo scopo di ciascuna attività

Ogni attività o argomento all’ordine del giorno dovrebbe avere uno scopo chiaramente definito. Questa trasparenza aiuta chi partecipa a comprendere l’importanza di ogni punto di discussione e come si relaziona all’obiettivo generale della riunione.

Ad esempio, se uno dei punti all’ordine del giorno è quello di controllare il recente feedback dei clienti, lo scopo potrebbe essere quello di identificare le aree di miglioramento nel servizio clienti. Indicando questo scopo, chi partecipa può concentrare i propri pensieri su questo obiettivo specifico.

Definire lo scopo di ciascuna attività aiuta anche a evitare che la riunione vada fuori tema. Quando chi partecipa capisce perché si sta discutendo di un argomento, è meno probabile che si verifichino divagazioni.

5. Assegna tempo ai punti dell’ordine del giorno

Una gestione efficace delle riunioni richiede di assegnare tempo per ogni punto dell’ordine del giorno. Basa la tua allocazione del tempo sulla complessità e sull’importanza di ciascun argomento.

Ecco un esempio di come assegnare il tempo per una riunione di 45 minuti:

Sii realistico nelle tue stime del tempo e prevedi del tempo supplementare per conversazioni impreviste. In questo modo, le riunioni si svolgono nei tempi previsti e si rispetta il tempo di tutti.

6. Assegna chi facilita la discussione per ogni argomento

Assegnare chi facilita la discussione per ogni argomento può migliorare notevolmente l’efficacia della riunione. Chi modera guida la discussione, mantiene la conversazione sulla strada giusta e assicura che tutte le voci vengano ascoltate.

Per esempio, se stai discutendo di strategie di vendita, assegna l’argomento a una persona senior del team vendite la cui esperienza può guidare la conversazione in modo produttivo. Quando selezioni chi modera, prendi in considerazione:

• la conoscenza dell’argomento;

• la capacità di gestire le discussioni di gruppo;

• se la persona è stata informata sulle aspettative.

7. Scrivi l’ordine del giorno della riunione

Infine, riunisci tutti gli elementi in un ordine del giorno strutturato e completo. L’ordine del giorno dovrebbe includere l’obiettivo della riunione, un elenco di argomenti da discutere con i relativi scopi, le assegnazioni di tempo e chi facilita la discussione per ogni punto.

Condividi l’ordine del giorno con chi partecipa con largo anticipo rispetto alla riunione. Ciò consente loro di prepararsi e garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Un ordine del giorno ben scritto è uno strumento fondamentale per gestire una riunione efficace e produttiva.

Suggerimenti per creare un ordine del giorno efficace

Iniziamo con alcuni dei nostri suggerimenti preferiti per creare ottimi ordini del giorno delle riunioni, in modo che tu possa ottenere il massimo dalle tue:

• Crea e condividi l’ordine del giorno della riunione il prima possibile. Al più tardi, dovresti condividere l’ordine del giorno della riunione un’ora prima dell’orario previsto per l’incontro. Questo permette a tutti di prepararsi per ciò che accadrà. Il tuo team può anche inviarti domande o ulteriori punti dell’ordine del giorno per una potenziale modifica prima della riunione.

• Aggiungi in anticipo link a qualsiasi materiale pertinente di lettura pre-riunione. Può trattarsi della presentazione, di un contesto aggiuntivo o di una decisione precedente. Chi partecipa alla riunione saranno sulla stessa lunghezza d’onda e pronti a portare avanti la discussione.

• Assegna chi modera per ogni punto dell’ordine del giorno. Assegnando chi modera per ogni punto dell’ordine del giorno prima della riunione, gli consenti di prepararsi per un rapido resoconto dell’argomento, delle domande e dei feedback.

• Definisci e assegna la priorità ai punti all’ordine del giorno. Distingui tra le tre categorie di punti all’ordine del giorno: informazioni, argomenti di discussione e azioni da attuare. Chiarire lo scopo di ogni punto all’ordine del giorno aiuta il tuo team a capire cosa è più importante e su cosa concentrarsi.

• Usa l’ordine del giorno della riunione durante la riunione per tenere traccia delle note e delle azioni da attuare. In questo modo, tutte le informazioni sulla riunione sono in un unico posto. Bonus: fallo su Asana in modo da poter assegnare le attività da svolgere e i passaggi successivi per assicurarti che nulla venga trascurato. Asana si integra anche con Zoom, inserendo la registrazione di Zoom o la trascrizione della riunione direttamente nell’attività dell’ordine del giorno della riunione.

• Crea un flusso classificando i punti all’ordine del giorno. Raggruppa gli elementi simili e assicurati che possano svilupparsi l’uno sull’altro. Ad esempio, elenca tutti gli elementi informativi prima di quelli da discutere, in modo che il tuo team disponga di tutte le informazioni necessarie per la discussione.

• Assegna tempo sufficiente per ogni punto dell’ordine del giorno utilizzando i principi del time blocking. Nessuno si lamenterà di una riunione che finisce prima del previsto, ma trattenere tutti più a lungo del previsto non è altrettanto piacevole. Pianifica tempo sufficiente per ogni punto dell’ordine del giorno stimando la durata e aggiungendo un paio di minuti come cuscinetto.

Attenendoti a queste best practice, puoi assicurarti che l’ordine del giorno della riunione sia uno strumento affidabile prima, durante e dopo la riunione.

Esempi di ordine del giorno della riunione

Abbiamo parlato di cosa rende valido un ordine del giorno di una riunione e di cosa evitare, ma come sempre è più facile imparare da un esempio reale. Diamo un’occhiata a un ordine del giorno di una riunione di avvio di un progetto creato su Asana:

Come puoi vedere, a ogni elemento è assegnato un intervallo di tempo e un collega del team, in modo che tutti sappiano quando è il loro turno e quanto tempo hanno a disposizione per condurre la discussione. L’ordine del giorno ha anche i file pertinenti allegati ed è condiviso con tutti i membri del team per garantire visibilità e una migliore collaborazione.

Riunioni diverse richiedono strutture diverse per l’ordine del giorno; ad esempio, puoi utilizzare un modello di ordine del giorno per le riunioni del consiglio di amministrazione per le sessioni dei dirigenti. Ecco un rapido confronto tra i tipi di riunione più comuni, seguito da esempi dettagliati per ciascuno.

Ordine del giorno della riunione del team

Le riunioni del team fungono da piattaforma per il team building, il processo decisionale e il brainstorming. Sono essenziali per garantire l’allineamento e lo slancio.

Un ordine del giorno efficace per una riunione del team di 45 minuti potrebbe includere:

• Revisione delle metriche (10 min)

• Aggiornamenti a tavola rotonda (15 min)

• Identificazione degli ostacoli (10 min)

• Riconoscimenti al team (5 min)

• Passaggi successivi e azioni (5 min)

Ordine del giorno della riunione giornaliera

Le riunioni Daily Scrum, o stand-up, sono incontri brevi e mirati per mantenere il team aggiornato durante uno sprint. Queste riunioni in genere trattano gli ostacoli, un riepilogo del lavoro del giorno precedente, gli obiettivi per la giornata in corso e l’avanzamento verso gli obiettivi dello sprint. L’agilità di queste riunioni aiuta a mantenere lo slancio e ad affrontare prontamente i problemi.

Ordine del giorno di una riunione di avvio di un progetto

Le riunioni di avvio dei progetti riuniscono team interfunzionali per iniziare un nuovo progetto. Queste riunioni definiscono il tono del progetto e allineano tutti su obiettivi e aspettative. L’ordine del giorno dovrebbe includere il brief di progetto, i ruoli e le responsabilità, la frequenza delle riunioni, i passaggi successivi traducibili in azioni e una sessione di domande e risposte per chiarire i dubbi.

Ordine del giorno di una riunione retrospettiva

Una riunione sulla retrospettiva si concentra sulla riflessione su un periodo di lavoro passato, di solito alla fine di un ciclo di progetto o di uno sprint. L’obiettivo è identificare cosa ha funzionato e cosa no.

Durante una retrospettiva, discuti:

• Successi: cosa è andato bene e dovremmo continuare a fare?

• Difficoltà: quali ostacoli abbiamo incontrato?

• Miglioramenti: cosa possiamo fare diversamente la prossima volta?

Queste riunioni sono fondamentali per lo sviluppo continuo del team e per ottenere risultati migliori nei futuri cicli di lavoro.

Ordine del giorno per riunioni individuali

Le riunioni individuali, che siano tra un responsabile e un collaboratore, tra colleghi o tra colleghi e responsabili di livello superiore, sono fondamentali per discutere degli ostacoli e dello sviluppo della carriera. Sono fondamentali per creare un clima di fiducia.

Un buon ordine del giorno per un incontro individuale bilancia motivazione, comunicazione, crescita e discussioni relative al lavoro. Evita gli aggiornamenti sullo stato: questi sono più adatti alle riunioni stand-up. Di seguito elenchiamo alcuni esempi di domande:

• Quali sono stati i tuoi momenti migliori e peggiori di questa settimana?

• Quali ostacoli stai affrontando?

• Come sta andando l’equilibrio tra lavoro e vita privata?

• Di quale supporto hai bisogno da parte mia?

Ordine del giorno di una riunione individuale da remoto

Le riunioni individuali da remoto richiedono un approccio leggermente diverso, con particolare attenzione alla creazione di un rapporto e al mantenimento di una comunicazione chiara. Poiché manca la presenza fisica, queste riunioni traggono vantaggio da un ordine del giorno online condiviso e accessibile a chi partecipa. I punti chiave potrebbero includere la verifica del benessere generale, la discussione degli incarichi di lavoro attuali e la risoluzione di eventuali problemi immediati.

Ordine del giorno di riunioni con salto di livello

Le riunioni skip-level, che coinvolgono senior manager e dipendenti che non fanno parte della loro catena gerarchica diretta, offrono l’opportunità di creare legami tra i diversi livelli dell’organizzazione. Queste riunioni sono ideali per discutere di un più ampio sviluppo professionale e fornire un feedback ai dirigenti. I punti all’ordine del giorno potrebbero riguardare la chiarezza sulle strategie e sugli obiettivi aziendali, gli obiettivi professionali personali e i suggerimenti per miglioramenti organizzativi.

Ordine del giorno della riunione del team di leadership

Le riunioni del team di leadership sono fondamentali per il processo decisionale strategico e la risoluzione dei problemi ai livelli più alti di un’organizzazione. Un ordine del giorno efficace potrebbe includere:

• Aggiornamenti personali e revisioni

• Revisione delle metriche chiave

• Successi e approfondimenti da condividere

• Messaggi o annunci importanti

• Problemi urgenti da risolvere

• Sessione "Hot seat" per una discussione approfondita su argomenti specifici

Ogni tipo di riunione richiede un ordine del giorno accuratamente elaborato per evitare riunioni improduttive e mantenere le discussioni nei tempi previsti. Utilizzando questi esempi di ordine del giorno, puoi assicurarti che ogni riunione contribuisca in modo significativo agli obiettivi della tua organizzazione.

Organizzare una riunione efficace

Una cosa è avere un ordine del giorno incredibilmente organizzato a cui il tuo team può fare riferimento prima della riunione. Usarlo come strumento durante la riunione è un’altra cosa. Questi suggerimenti ti aiuteranno a rendere il tuo ordine del giorno utile durante la riunione quanto lo è come strumento di preparazione.

• Attieniti all’ordine del giorno. Anche il miglior ordine del giorno diventa inutile se non lo rispetti durante la riunione. Cerca di non passare da un punto all’altro dell’ordine del giorno; attieniti alle priorità che hai stabilito in precedenza. Per le riunioni con molti elementi in continua evoluzione, come le riunioni generali o i workshop, puoi anche utilizzare un modello di programma per tenere il programma, chi interviene e le attività allineati in un unico posto.

• Attieniti ai tuoi intervalli di tempo. Una breve chiacchierata o un rapido aggiornamento all’inizio della riunione aiuta sicuramente ad allentare la tensione e ad alleggerire l’atmosfera. Ecco perché dovresti dedicare da tre a cinque minuti a questo e rispettare i tempi previsti.

• Incarica qualcuno di prendere appunti. All’inizio della riunione, designa una persona che prenda appunti per registrare eventuali domande, feedback, attività e idee che emergono. Puoi assegnare questo ruolo a rotazione, in modo che tutti i membri del team possano contribuire a un certo punto. Le note possono anche essere inserite direttamente su Asana per gli aggiornamenti e il monitoraggio in tempo reale.

• Follow-up dopo la riunione. Le note dovrebbero includere tutte le decisioni prese, le attività da completare e le domande senza risposta. Valuta la possibilità di trasformarli in un piano d’azione formale per garantire la responsabilizzazione. Se possibile, assegna le azioni da attuare ai colleghi del team e aggiungi le date di scadenza per mantenere il senso di responsabilità.

Ottieni il massimo da ogni riunione

Con Asana, puoi tenere l’ordine del giorno, i verbali e le azioni da attuare della riunione in un unico posto. Condividi facilmente l’ordine del giorno con il tuo team e assegna gli elementi dell’ordine del giorno in tempo reale, in modo che nulla venga trascurato.

Semplificare le riunioni con un unico strumento centralizzato ridurrà la quantità di lavoro improduttivo del tuo team, farà in modo che tutti siano allineati con lo scopo della riunione e consentirà di organizzare riunioni produttive e piacevoli per tutti. Inizia a usare Asana oggi stesso.

Domande frequenti sull’ordine del giorno delle riunioni