Panduan manajer melawan burnout

Catatan editor: Artikel ini awalnya dipublikasikan di Quartz.

Sekarang, stres yang ekstrem sudah menjadi komponen pekerjaan yang terlalu lazim. Tahun lalu, 71% pekerja merasa mengalami burnout setidaknya sekali. Selain itu, jumlah pekerja yang menilai kesehatan mental mereka buruk atau sangat buruk naik dari 5% menjadi 18%, dengan 42% menilai tingkat stres mereka tinggi atau sangat tinggi. Peningkatan stres dan tekanan ini adalah tanda yang jelas dari zaman ini.

Dalam survei yang sama, yang merupakan bagian dari Indeks Anatomi Kerja Asana 2021, hampir setengah dari responden menyebut kerja berlebihan sebagai penyebab utama burnout. Dengan kata lain, panggilan tersebut berasal dari dalam kantor (atau Zoom). Ditambah lagi dengan peristiwa-peristiwa pada tahun 2020—pandemi global, pemilihan presiden AS yang menentukan, dan perhitungan global terkait rasisme sistemik dan anti-kulit hitam—sungguh menakjubkan jika ada orang yang masih bisa bekerja.

Kerja berlebihan tidak hanya memengaruhi Pegawai perorangan; seiring meningkatnya kelelahan, keterlibatan menurun, dan seluruh perusahaan merasakan penurunan tersebut. Meski demikian, ada banyak perubahan yang dapat dilakukan manajer untuk membantu mengurangi burnout dan stres, meningkatkan kejelasan dan fokus Pegawai, serta mempertahankan ketangguhan perusahaan.

1. Berikan kesempatan untuk berbicara

Manajer harus menjadi komunikator yang proaktif, menciptakan dialog terbuka yang membuat semua pihak merasa nyaman untuk menyampaikan pengalaman mereka. Forum umpan balik, seperti rapat one-on-one dan sesi tanya jawab, memberi Pegawai ruang untuk membagikan informasi berharga kepada para pemimpin, yang kemudian dapat menggunakan wawasan ini untuk membentuk budaya perusahaan dan mencegah burnout.

Komunikasi yang lancar juga memungkinkan fleksibilitas di bidang lain. Terbukalah terhadap gaya kerja dan praktik yang berbeda, seperti Metode Pomodoro atau Sprint Fokus. Mulai dan dukung praktik-praktik ini, serta perhatikan keseimbangan kerja/hidup, terutama jika perusahaan Anda bekerja dari rumah. Dorong Pegawai untuk menetapkan dan mengomunikasikan batasan, hormati batasan tersebut, dan pastikan orang lain melakukan hal yang sama.

2. Jelaskan semuanya

Fleksibilitas hanya berhasil ketika ada kejelasan. Saat ini, 26% Batas waktu luput setiap minggu, sebagian besar karena ekspektasi yang tidak realistis atau proses yang tidak jelas. Untuk menghindari masalah ini, manajer harus meluangkan waktu untuk menetapkan instruksi atau pedoman khusus untuk proyek sejak awal. Mereka juga harus siap untuk menugaskan tugas-tugas tertentu kepada Pegawai dan menyelesaikan segala masalah. Dengan melakukan hal ini, Tim akan dapat memulai dengan cepat dan mempertahankan produktivitas yang sesungguhnya, serta mencegah pekerjaan terlewat.

Jika pekerjaan terlupakan dan luput—yang terjadi pada semua orang—manajer bertanggung jawab untuk mengetahuinya, atau setidaknya, menandainya. Untuk melakukan ini, manajer harus terus memantau proyek dengan cermat tanpa terjebak dalam pengelolaan mikro. Ini adalah keseimbangan yang sulit dicapai, tetapi sumber daya seperti Platform manajemen kerja dan dialog terbuka memungkinkan manajer untuk melacak beban kerja Tim mereka dan turun tangan, memberikan wawasan, atau berkoordinasi jika diperlukan.

3. Mendorong otonomi

Pemimpin harus memberi Pegawai kendali atas cara mereka menyelesaikan pekerjaan. Meskipun kohesi di seluruh Tim masih sangat penting, memberikan otonomi kepada Pegawai adalah pendekatan yang sehat yang mengatasi akar penyebab burnout dan merupakan bagian dari model Demand-Control-Support yang lebih besar, yang dapat digunakan manajer di tingkat individu, Tim, dan perusahaan.

Prinsip dasar model ini mengurangi tuntutan terhadap individu, memberi mereka kendali yang lebih besar atas Tugas mereka, dan meningkatkan dukungan yang memungkinkan mereka menyelesaikan pekerjaan. Mengurangi tuntutan mungkin berarti mengurangi ruang lingkup peran tertentu yang telah mencakup terlalu banyak tanggung jawab. Meningkatkan kontrol dapat berupa mengizinkan jam kerja yang fleksibel atau jam libur penuh. Meningkatkan dukungan lebih dari sekadar mengurangi Tugas seseorang: Apakah Pegawai Anda membutuhkan bantuan untuk membiayai penitipan anak? Ruang untuk melampiaskan rasa frustrasi? Satu atau lebih dari hal-hal ini—tuntutan, dukungan, atau kontrol—dapat diterapkan dan disesuaikan agar paling cocok dengan konteks perusahaan Anda.

Cara penting lain untuk memberikan dukungan adalah memikirkan kembali tentang istirahat. Pekerja intelektual rata-rata tidur kurang dari tujuh jam setiap malam, lalu bangun dan mengulangi semuanya lagi keesokan harinya. Pemimpinlah yang harus menetapkan ekspektasi dan memberi contoh dalam memprioritaskan waktu istirahat tanpa aktivitas kerja. Dorong jam offline penuh, terapkan durasi cuti minimum, dan berdayakan Pegawai untuk keluar dari sistem saat pekerjaan mereka selesai.

4. Minimalkan gangguan

Pernah mengalami kesulitan menyelesaikan pekerjaan karena terganggu oleh… pekerjaan? Indeks Anatomi Kerja mengungkapkan bahwa “Kerja tentang kerja”—berkomunikasi tentang Tugas, mencari informasi, berganti app, mengelola prioritas yang berubah, dan menindaklanjuti status proyek—menghabiskan 60% dari hari kerja Pegawai. Pegawai menghabiskan kurang dari setengah hari mereka untuk pekerjaan terampil dan strategis yang menjadi tugas mereka. Bagaimana kita bisa sampai di titik ini?

Pikirkan berapa banyak aplikasi dan platform yang Anda gunakan untuk bekerja sepanjang hari: email, pesan instan, spreadsheet, Kalender. Menavigasi semua itu, ditambah melacak informasi yang disimpan dan dibagikan, terasa seperti berlari tanpa henti di roda hamster. Alat yang komprehensif, intuitif, dan cerdas seperti Asana memungkinkan Anda menyederhanakan proses Manajemen Kerja Tim, sehingga sebagian besar pekerjaan remeh dapat dihilangkan.

Ini juga akan membantu manajer dan Pegawai menghilangkan mitos multitasking untuk selamanya. Di era saat ini, di mana kesibukan dipandang sebagai sesuatu yang menarik, apa yang biasanya dipuji sebagai multitasking sebenarnya hanyalah peralihan yang tidak efisien antar tugas, sebuah proses yang makin memburuk karena kita membuka semua aplikasi sekaligus. Sering kali, multitasking menyebabkan pekerjaan yang digandakan, Batas waktu terlewat, dan frustrasi. Sebagai gantinya, manajer dapat menetapkan waktu khusus untuk pekerjaan yang tidak terganggu serta menjadwalkan rapat dan komunikasi di luar periode yang telah ditetapkan ini.

5. Atasi imposter syndrome

Hampir dua pertiga responden survei pernah mengalami imposter syndrome, yaitu bentuk keraguan diri kronis yang dapat membuat pekerja merasa tidak layak, terlepas dari pencapaian atau kemampuan mereka. Jika Pegawai Anda merasa tidak dapat memberikan kontribusi positif terhadap kesuksesan perusahaan Anda, serta kesuksesan mereka sendiri, pada akhirnya mereka akan berhenti berusaha.

Upaya mengatasi impostor syndrome dimulai sejak Pegawai bergabung dengan perusahaan Anda dan harus menjadi bagian dari rencana tindakan setiap manajer, terutama dalam konteks COVID-19: Hampir 80% pegawai baru yang memulai pekerjaan mereka selama pandemi mengalami impostor syndrome, dibandingkan dengan 57% yang memulai pekerjaan mereka sebelum tahun 2020. Ini mungkin karena kerja jarak jauh secara signifikan membatasi kesempatan untuk berkumpul, merayakan keberhasilan, dan mempererat persahabatan di antara rekan kerja. Merupakan tanggung jawab bersama perusahaan, SDM, Tim, dan yang terpenting, manajer, untuk membuat Pegawai baru merasa diterima sejak hari pertama. Mengintegrasikan pegawai baru ke dalam Tim, dan menciptakan ruang tempat mereka merasa percaya diri dan nyaman untuk mengungkapkan ide-ide mereka, menceritakan tentang diri mereka, dan menghadapi tantangan, memotivasi mereka untuk melakukan pekerjaan terbaiknya.

Bahkan pegawai yang sudah bekerja di perusahaan selama beberapa waktu dapat mengalami imposter syndrome, terutama orang tua yang memiliki anak di rumah (67%), jadi upaya ini harus dilakukan sepanjang waktu. Ingatkan Pegawai tentang nilai dan kehebatan mereka dengan merayakan kesuksesan mereka, baik secara terbuka maupun secara pribadi. Tidak harus berupa perayaan secara fisik (lagipula, kita masih melakukan jaga jarak sosial), tetapi mengakui pencapaian pegawai Anda, baik kepada mereka sendiri maupun kepada orang lain, tidak hanya memberi pegawai tersebut, tetapi juga anggota tim lainnya, keberanian dan kepercayaan diri untuk terus maju.

Untuk analisis Manajemen Kerja dan rencana tindakan selengkapnya, lihat Indeks Anatomi Kerja 2021 versi lengkap.