Centralisez les demandes pour hiérarchiser les tâches, attribuer des ressources et lancer le travail nécessaire

Le modèle de processus de réception des demandes d’Asana offre aux équipes un moyen simple de recevoir, d’examiner et d’acheminer les demandes de travail entrantes sans avoir à les trier manuellement. Chaque demande entre dans le même processus, afin que les équipes puissent voir ce qui nécessite une attention particulière, qui est responsable de chaque étape et comment le travail progresse. Grâce à l’automatisation intégrée et à l’IA, vous passez moins de temps à recueillir des informations et plus de temps à terminer le travail qui compte.

• Regroupez toutes les demandes au sein d’un processus de réception unique et cohérent.

  Le modèle recueille les informations clés via un formulaire intégré et attribue un identifiant à chaque demande, ce qui permet aux équipes de suivre facilement les éléments de travail. Les équipes peuvent lancer des suivis par e-mail et laisser des commentaires réservés à l’équipe pour collaborer avant de commencer le travail.

• Examinez et qualifiez rapidement les demandes avec l’IA.

  L’IA nomme les nouvelles demandes, invite les demandeurs à fournir les informations manquantes et rédige des réponses pour réduire les allers-retours au début du processus de réception.

• Organisez les demandes à l’aide d’étapes de statut personnalisées.

  Le modèle de réception trie les demandes de travail en types de statuts personnalisés pour afficher les éléments nouveaux, en cours, bloqués ou terminés.

• Appliquez automatiquement les échéances.

  Les règles définissent des échéances en fonction du type de demande, ce qui aide les équipes à planifier le travail sans planification manuelle.

• Examinez et générez des rapports de performance à partir d’un seul tableau de bord.

  Les tableaux de bord affichent le volume des demandes, la vitesse de traitement et les retards à différentes étapes. Le modèle de réception fournit aux équipes des indicateurs, des tableaux et des graphiques en temps réel pour améliorer les processus et éviter les retards.

Dans quels cas utiliser un modèle de processus de réception des nouvelles demandes ?

Les modèles de réception des demandes sont particulièrement utiles lorsque votre équipe a besoin d’un moyen fiable de gérer le travail entrant provenant de plusieurs sources. Ils offrent aux demandeurs un emplacement unique pour préciser leurs besoins, inclure des détails clés et suivre la progression sans vérifications supplémentaires. Un modèle de processus aide les examinateurs à obtenir les informations dont ils ont besoin pour décider de la marche à suivre et faire avancer le travail avec moins de retards.

Utilisez les modèles de formulaires de réception des nouvelles demandes d’Asana lorsque votre équipe souhaite :

• Organiser les demandes entrantes au fur et à mesure qu’elles arrivent tout au long de la journée.

• Remplacer les e-mails, les discussions ou les feuilles de calcul cloisonnées par un processus de réception unique.

• Planifier les charges de travail en attribuant et en programmant les demandes dans un seul système.

• Répondre aux besoins de service récurrents tels que les réparations d’installations, l’assistance informatique ou les tâches d’intégration.

• Donner aux demandeurs une visibilité sur le statut de leurs soumissions.

Un modèle de processus de demande de travail est idéal pour toute équipe qui gère des demandes récurrentes et a besoin d’un processus de réception fiable pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Comment utiliser un modèle de réception des nouvelles demandes ?

Le modèle de processus de réception des demandes d’Asana offre à votre équipe un endroit unique pour collecter, examiner et gérer les demandes de travail entrantes. Vous passez par chaque étape du processus dans un ordre cohérent, afin de toujours savoir comment les nouvelles demandes progressent.

Recueillir les demandes de travail à l’aide d’un formulaire

Vous saisissez les nouvelles demandes via le formulaire intégré et créez une entrée standardisée pour chaque demande. Vous pouvez personnaliser le formulaire de demande d’ordre de travail pour inclure une description du travail, des coordonnées ou tout autre détail dont votre équipe a besoin. Le modèle attribue à chaque élément son propre identifiant, et votre équipe ajoute des suivis par e-mail ou des commentaires réservés à l’équipe lorsque la collaboration est requise. Si un responsable des installations soumet une demande de réparation CVC, le formulaire enregistre toutes les informations nécessaires au départ.

Vérifier les demandes de travail avec l’IA

L’IA attribue un nom à chaque demande entrante, invite les demandeurs à fournir les détails manquants et rédige des réponses pour réduire les échanges initiaux. Si un demandeur omet les détails de l’emplacement, l’IA pose une question de suivi avant de continuer.

Organiser les demandes de travail par statut

Les équipes utilisent les champs de statut pour placer chaque élément à l’étape appropriée, par exemple Nouvelle demande, Informations requises, Évaluation, Approuvé, Refusé ou Mis en œuvre. Si une demande d’intégration interfonctionnelle se trouve dans « Informations requises », le statut indique aux réviseurs exactement ce qu’ils doivent faire ensuite.

Définir automatiquement les échéances pour les demandes

Les règles attribuent des échéances en fonction du type de demande, afin que les équipes n’aient pas à planifier le travail manuellement. L’automatisation permet de respecter les délais lorsque le volume augmente. Si votre équipe résout toujours les demandes de service de base dans un délai de quatre jours, la règle applique l’échéance immédiatement.

Suivre la progression avec les tableaux de bord

Les tableaux de bord affichent le volume des demandes, la vitesse de progression et les freins au processus. Ces graphiques aident les équipes à reconnaître les tendances et à modifier leur processus de demande de travail si nécessaire. Si un pic mensuel de demandes de maintenance se produit, le tableau de bord le met en évidence et guide la planification des ressources.

Le modèle de réception d’Asana fonctionne comme un membre de l’équipe qui organise chaque demande, indique les prochaines étapes à suivre et guide les éléments tout au long de leur examen et de leur exécution. L’IA facilite les tâches de réception, les règles assurent la fluidité des processus et les tableaux de bord rendent compte de la progression à chaque étape.

Transformez la gestion des demandes de travail avec l’IA Asana. Vérifiez les demandes avec l’IA.

Confiez les tâches répétitives à l’IA pour permettre à votre équipe de se concentrer sur les décisions plutôt que sur la saisie de données. À mesure que les demandes de travail arrivent, l’IA vous aide à organiser, définir et terminer le processus de réception, sans modifier votre processus.

• L’IA nomme automatiquement chaque demande. L’IA lit chaque demande et lui donne un titre détaillé, de sorte que votre tableau de réception ne soit plus rempli de « Question rapide » ou « Besoin d’aide ».

• L’IA assure le suivi des informations manquantes. Lorsque des détails clés tels que la portée, le calendrier ou le propriétaire sont manquants, l’IA demande au demandeur de fournir plus d’informations. Vous obtenez des demandes terminées dès la première vérification, avec moins de messages échangés.

• L’IA rédige des réponses. L’IA suggère un texte de réponse en fonction des détails et du statut de la demande, que vous approuviez, refusiez ou demandiez des modifications. Votre équipe peut le consulter, le personnaliser et l’envoyer en quelques clics.