Plantillas de plan de trabajo: 29 opciones gratis para tu gestión del tiempo

Organizar tu semana empieza por elegir las plantillas de plan de trabajo adecuadas para cada objetivo. En esta guía reunimos las mejores opciones para mejorar tu cronograma de trabajo y perfeccionar tu gestión del tiempo, tanto si diriges un equipo como si trabajas en freelance y necesitas planificar tus tareas con claridad.

La gestión del tiempo es la habilidad que te permitirá sacar el mayor partido a la organización de tu tiempo. Una buena gestión del tiempo te ayudará a mejorar tu calidad de vida gracias a la separación de tu vida profesional y personal. Una buena gestión del tiempo servirá también para que pongas límites a tus tareas de trabajo. Tanto si eres trabajador por cuenta ajena como si eres autónomo, una buena gestión del tiempo te ayudará a tener más éxito y balancear tu vida.

Echa un vistazo a las 29 plantillas para gestión del tiempo y a los ejemplos para encontrar uno que se adapte a tu cronograma tan ocupado. Desde agendas diarias, organizador de tareas hasta objetivos mensuales, estas plantillas abarcan casi todas las situaciones posibles. Existen diversos sistemas de gestión del tiempo pero elijas que elijas una herramienta online de gestión del tiempo como Asana facilitará esta tarea.

¿Todo listo para empezar? A continuación, te explicamos qué es un plan de trabajo, por qué es importante realizar una buena gestión del tiempo y te mostramos las 29 plantillas de gestión del tiempo más útiles que existen.

¿Qué es un plan de trabajo y en qué se diferencia de una to do list?

Un plan de trabajo es un documento que estructura cómo vas a alcanzar un objetivo concreto. Define los objetivos, las tareas necesarias, el cronograma, los recursos disponibles y los responsables de cada parte. Su función es dar una visión completa del proyecto y coordinar a todas las personas implicadas de principio a fin.

Una to do list, en cambio, recoge las acciones diarias que debes completar, normalmente sin plazos detallados ni asignación de recursos. Es una lista de tareas pendientes útil para el día a día, mientras que las plantillas de plan de trabajo aportan la estructura y el contexto que una simple lista no puede ofrecer.

¿Cuál es el objetivo de gestionar el tiempo?

Probablemente te estés preguntando por qué es necesario manejar bien la gestión del tiempo y cuál es el objetivo de gestionar el tiempo. Pues bien, una buena gestión del tiempo tiene como objetivo que logres realizar las tareas importantes, aprender a priorizarlas y alcanzar tus objetivos sin que todo esto afecte a tu vida personal o viceversa. La gestión del tiempo, además, te ayudará a reducir el estrés cuando tengas períodos de mucho trabajo.

Cómo hacer un plan de trabajo paso a paso

Crear un plan de trabajo sólido es más sencillo si sigues un proceso ordenado. Estos cinco pasos te ayudan a pasar de una idea general a un plan claro y accionable.

1. Define los objetivos. Concreta qué quieres conseguir y por qué es importante, con metas medibles que orienten todo el trabajo.

2. Identifica los entregables. Determina qué productos o documentos concretos debe generar el proyecto para considerarlo completado.

3. Desglosa las tareas. Divide cada entregable en tareas más pequeñas y manejables con una estructura de desglose del trabajo que el equipo pueda ejecutar sin ambigüedad.

4. Asigna responsables y plazos. Adjudica cada tarea a una persona y fija fechas límite realistas para mantener el ritmo.

5. Haz seguimiento del progreso. Revisa el avance con regularidad y ajusta el plan cuando surjan cambios o imprevistos.

Cronogramas personales y “to do lists”

La gestión de tareas pendientes o gestión de to-do list supone muchas veces otra tarea más que pueda complicar tu día. Para que tu to-do list sea útil y te ayude a tener una mayor productividad, deberás desglosar tus tareas diarias y, a menudo, tendrás que añadir también fechas de vencimiento. Mantente al día con tus tareas diarias y semanales gracias a estas estrategias de gestión del tiempo.

1. Ejemplo de to do list diario

Ideal para establecer los objetivos diarios y asignar prioridades a las microtareas.

La lista diaria de tareas pendientes contiene todas las acciones que escribirías en tu agenda diaria o que controlarías con una herramienta informática para listas de tareas pendientes al comenzar cada día. El seguimiento a las tareas pendientes en gestión del tiempo puede ser muy útil para no olvidar todos los trabajos importantes que debes hacer durante el día y para no pasar nada por alto.

El acto de escribir los entregables diarios te ayuda a visualizar el trabajo que debes finalizar y mejorar la gestión de tu tiempo. Como todo está escrito, puedes entender con claridad las prioridades de cada tarea y ver cuáles debes finalizar y en qué momento. Se trata de tener un organizador de tareas para que al terminar el día, puedas revisar las tareas pendientes para el día siguiente para poder empezar el día con el pie derecho.

2. Ejemplo de lista de verificación o check list

Ideal para ordenar los entregables diarios de forma secuencial.

La forma en que organices la lista de pendientes puede afectar cómo y cuándo finalices las tareas. Al generar una lista de verificación, te aseguras de que los entregables queden claramente definidos y en orden secuencial según la prioridad.

Si quieres mejorar tu gestión del tiempo, una plantilla de checklist o lista de verificación te ayudará a categorizarlo todo, de lo más a lo menos importante, para asegurarte de finalizar primero las tareas de mayor prioridad. Además, el acto de tachar cada pendiente puede producir cierto alivio cuando ves que tienes una tarea menos en la lista. Cada vez que hagas check en tu to-do list, comprobarás cómo tu estrés va disminuyendo.

3. Ejemplo de organizador de tareas diario

Ideal para planificar las actividades diarias y evitar que los objetivos queden sin cumplir.

Los organizadores diarios son excelentes para la gestión del tiempo si, con frecuencia, te sientes abrumado por las tareas pendientes que llegan a diario y te gusta planificar las acciones del día. El organizador de tareas diario o semanal es diferente a la lista de tareas pendientes porque incluye algo más que solo entregables. Contiene todas las variables que necesitas para trabajar durante el día: las reuniones, los descansos, los entregables y cualquier otra cosa que consuma tu día laboral.

En un estudio realizado en 2011, se halló que la creación de un plan puede ayudar a aliviar el agobio mental de los objetivos sin cumplir. Si planificas el día en torno a las reuniones, las tareas y los entregables de los proyectos, puedes trazar una hoja de ruta diaria que tal vez resulte útil para bloquear algo de tiempo y cumplir con las acciones pendientes. De esta forma, tendrás también más tiempo para tu vida personal.

4. Ejemplo de cronograma semanal

Ideal para planificar la carga laboral con una semana de anticipación con el fin de cumplir con todos los plazos previstos.

Más allá de las tareas diarias, también puede ser útil planificar el trabajo con una semana de anticipación para que tu gestión del tiempo sea lo más eficaz posible. Con una plantilla de cronograma semanal puedes programar plazos ajustados, fechas límite y otros con plazos abiertos, como los de los proyectos más amplios, y cualquier otra variante intermedia.

Después, te convendrá establecer las prioridades de las tareas según sus vencimientos y su importancia, en función de cómo afecten a los objetivos del equipo. De este modo, puedes alinear los objetivos con el trabajo necesario para alcanzarlos. Un cronograma semanal te ayudará en tu gestión del tiempo porque podrás visualizar fácilmente lo que debes cumplir en este plazo de tiempo.

5. Ejemplo simple

Ideal para mantenerte siempre al día con las microtareas.

En la gestión del tiempo, cuanto más simple, mejor. Si ya tienes una estrategia, pero necesitas algo más de estructura para que no sea todo un caos, la solución puede ser una simple ficha de gestión del tiempo.

Una plantilla simple puede estar compuesta por un resumen breve con la lista de tareas de la semana y los vencimientos por cumplir. El formato de lista de verificación tal vez baste para esta opción, pero para quienes prefieren visualizar el trabajo de otra forma, se puede utilizar un calendario de pizarra y hacerlo más divertido. La diferencia es que, en una plantilla simple, solo se incluyen unas pocas tareas pendientes de la agenda y el diseño es más despojado. Es un to-do list muy sencillo y fácil de gestionar. No necesitarás detallar todas las horas del día, pero sí todas las tareas importantes que debes cumplir.

Herramientas de seguimiento del tiempo

Para gestionar tu tiempo de manera eficiente, necesitas comprender cómo lo distribuyes. Estas estrategias te ayudarán a recuperar el control de tus días.

6. Ejemplo de registro del tiempo

Ideal para dar seguimiento a la duración de las tareas y asignar carga laboral.

Registrar el tiempo es una de las piezas más difíciles cuando se debe gestionar un plan estructurado. Sin embargo, registrar tu tiempo puede ser una tarea aliada cuando se trata de gestión del tiempo. Entre trabajar con tareas importantes y responder a los compañeros de equipo en tiempo real, pareciera que el tiempo pasa volando.

Con una plantilla para registrar el tiempo, puedes dar seguimiento al tiempo necesario para finalizar cada trabajo y maximizar la gestión del tiempo. Además, te permite analizar el tiempo asignado con frecuencia diaria, semanal o mensual. Las plantillas para registrar el tiempo son muy útiles para entender cuánto has dedicado a trabajos anteriores y también, para planificar el trabajo futuro. Una vez que tengas una idea de cuánto demanda cada tarea, podrás planificar los proyectos siguientes con base en el tiempo estimado que se necesita para finalizarlas u optimizar tu tiempo redistribuyéndolo de la mejor manera posible.

7. Ejemplo de registro de actividades

Ideal para equipos que trabajan en varios proyectos a la vez.

En un mundo ideal, dedicarías el tiempo únicamente a finalizar las tareas asignadas. Lamentablemente, por lo general, ese no es el caso y en muchos equipos se padece el trabajo repetitivo que impide la eficiencia general. De hecho, los trabajadores del conocimiento, en promedio, dedican un 62 % del tiempo a los pormenores del trabajo; cosas como obtener aprobaciones, buscar documentos o asistir a reuniones de actualización de estado.

Una plantilla de actividades es muy útil para dar seguimiento a todas las tareas que realizas durante el día, a fin de identificar y reducir los pormenores del trabajo. Por ejemplo, tal vez solamente tengas dos tareas para finalizar en el día, probablemente también debas asistir a dos reuniones, tengas un problema que resolver del proyecto anterior o algo que aclarar sobre un malentendido con un compañero de equipo. Si registras todas estas actividades, tendrás una idea más clara de a qué se dedica el tiempo y también se identificarán oportunidades de mejora en los procesos en curso.

8. Ejemplo de presupuesto por tiempo

Ideal para analizar las asignaciones de tiempo y los detalles del presupuesto.

Tal vez te resulte familiar el dicho “El tiempo es oro”, pero ¿qué puedes hacer para asegurarte de utilizarlo de manera eficiente? Si bien no existe una única forma de hacer las cosas, el seguimiento del tiempo consumido en función de lo presupuestado puede ayudarte a tener una mejor perspectiva sobre la asignación de tiempo.

Primero, registra el tiempo que requiere finalizar cada tarea de un proyecto. Después, asígnale una porción del presupuesto a cada entrada. Para hacerlo, divide el presupuesto del proyecto según el tiempo dedicado a finalizar cada tarea. Si bien es probable que este método no sea un 100 % preciso en todos los casos, sí te permitirá tener una idea aproximada de a qué se dedica el tiempo. Además, podrás compartir la información con los demás involucrados en el proyecto y mejorar la visibilidad. En este tipo de presupuestos, como ves, la gestión del tiempo es clave.

9. Ejemplo de la técnica Pomodoro

Ideal para personas que tienden a procrastinar y se distraen con facilidad.

Si al crear una lista de tareas pendientes del día o de la semana te sientes abrumado, probablemente te convenga aplicar la técnica Pomodoro de gestión del tiempo. Esta práctica consiste en combinar sesiones de trabajo de mucha concentración con descansos breves frecuentes, siempre con el objetivo de aumentar la productividad y disminuir el cansancio mental.

Es muy común combinar un tiempo de trabajo de 25 minutos con 5 minutos de descanso. Para empezar a aplicar esta técnica, programa las tareas diarias en función de estos bloques de trabajo de 25 minutos, para tener la tranquilidad de que, al terminar el día, tu lista de pendientes se habrá finalizado por completo.

Cómo establecer prioridades en la gestión del tiempo

Priorizar tus tareas más importantes es la clave para una productividad óptima y una buena gestión del tiempo. A continuación, compartimos algunas herramientas que te ayudarán a decidir qué tareas priorizar y cuáles pueden esperar.

10. Ejemplo de priorización

Ideal para categorizar las tareas según su importancia para lograr eficiencia.

Cuando tienes una larga lista de tareas pendientes y muchas reuniones una tras otra, a veces puede parecer imposible gestionar el tiempo de forma efectiva y, a la vez, finalizar las tareas. Aquí es donde entra en juego la planificación con prioridades.

Una plantilla de priorización tal vez te ayude a clasificar cada tarea de la lista por su importancia. De este modo, te aseguras de completar primero las tareas más relevantes. Todo esto puede resultar muy útil para organizar la lista de tareas pendientes incluso en los días más ocupados, y es en esos días cuando realmente necesitas una buena gestión del tiempo. Prueba con la clasificación de cada proyecto en una escala de uno a tres o con un código por color para asignar prioridad.

11. Ejemplo de procrastinación

Ideal para equipos que tienden a procrastinar y presentan problemas de eficiencia.

Todos pasamos por esto. Hay una larga lista de tareas pendientes, pero las seguimos postergando hasta el último minuto. La procrastinación es algo difícil de manejar para muchos de nosotros, pero hay una forma de combatir los efectos negativos que produce.

Tal vez pueda serte útil crear una plantilla para la procrastinación en la que se prioricen las tareas que se deben hacer día por día. De este modo, evitarás sentir la sobrecarga de ver todas las tareas pendientes de la semana juntas. Probablemente, también te convenga probar con una estrategia como la técnica Pomodoro con la que se trabaja en intervalos cortos y se toman descansos para aliviar el estrés. La clave es probar con métodos diferentes y hallar el indicado para cada uno. Comienza priorizando las tareas más importantes y avanza con descansos cortos si todavía te resulta complicado.

12. Ejemplo de trabajos para hacer “algún día”

Ideal para planificar proyectos futuros de menor prioridad, pero que aún sean importantes.

En algún momento, todos debemos dedicar nuestra concentración a las tareas de corto plazo. Después de todo, hay plazos con los que hay que cumplir. Pero puede ser muy útil planificar las tareas de largo plazo, de las que querrás ocuparte en algún momento.

A menudo, estas tareas menos urgentes son relegadas en nuestra gestión del tiempo a un cajón en nuestra cabeza como si de una carpeta de varios se tratase. Sin embargo, muchos de estos proyectos son grandes ideas. Puedes utilizar la plantilla de “algún día” para organizar una lista con los próximos proyectos que te gustaría abordar, como equipo o personalmente. De esta manera, la próxima vez que tengas algo de tiempo libre, podrás trabajar con las tareas guardadas para “algún día”. Puedes empezar por detallar las descripciones de los proyectos y después asignarlos a los equipos que trabajarían en ellos para ya tener todo en marcha.

13. Ejemplo para el trabajo que puedes hacer cuando tengas tiempo disponible

Ideal para priorizar los proyectos de largo plazo con proactividad.

Si alguna vez te encontraste con poco trabajo y tuviste la intención proactiva de trabajar con acciones pendientes, prueba con una plantilla para tiempo disponible. Enumera allí las tareas que piensas hacer algún día. Puedes empezar por dividir esas tareas en una estructura de desglose del trabajo que te permita planificar entregables de menor tamaño.

Este tipo de tareas en gestión del tiempo pueden ser aspiraciones más amplias que se pretendan en la empresa, como la de organizar alguna actividad para fortalecer los vínculos entre el personal. Guarda estas tareas para las que se requiere disponibilidad de tiempo, para el final de la semana. Cuando se hayan terminado las tareas prioritarias, úsalo para ponerte al día con los proyectos en los que has querido ocuparte y no has podido.

Mejora la gestión del tiempo con plantillas para planificación de equipos

Gestionar un equipo requiere mucha organización. Con estas plantillas, puedes mantener alineados a los miembros de tu equipo y aprovechar al máximo el tiempo de todos. La gestión del tiempo es una de las habilidades directivas más útiles. Te ayudamos con estas plantillas a lograrlo.

14. Plantilla para objetivos del equipo

Ideal para alinear tareas pequeñas con los objetivos más amplios de los proyectos.

Uno de los mayores desafíos de la gestión del tiempo es vincular las tareas con los objetivos generales del proyecto. Se da particularmente en los casos de equipos que normalmente trabajan aislados y que no cuentan con una plataforma conectada para la gestión del tiempo.

La forma de combatirlo es con la utilización de plantillas para objetivos de equipos, para que quienes integran el grupo entiendan cuáles son los objetivos del proyecto y sepan cómo se conecta su trabajo con el panorama global.

Awin, el proveedor de marketing de afiliados más grande del mundo, usa Asana para conectar el trabajo entre equipos repartidos en 15 países. Esa coordinación le permitió ganar eficiencia, adoptar una semana laboral de 4 días y alcanzar un 80 % de adopción entre sus empleados.

Durante el período del Black Friday, era común que se procesaran 600 tareas a la vez. Poder comunicarnos dentro de las tareas y ver su progreso al mismo tiempo fue una gran ventaja para nosotros.”

15. Ejemplo de objetivos SMART

Ideal para ser proactivos a la hora de establecer los objetivos y definir una hoja de ruta para las tareas.

Si definir objetivos y dar seguimiento al progreso favorecen tu productividad, entonces, una plantilla para objetivos SMART puede ser exactamente lo que necesitas. SMART es un acrónimo que significa: Specific (Específico), Measurable (Medible), Achievable (Alcanzable), Realistic (Realista) y Time-bound (De duración limitada). El sistema SMART hace uso de la alineación y las comunicaciones claras para permitirte cumplir objetivos que parecerían ser ambiguos.

La comunicación de los objetivos es lo que garantiza la transparencia necesaria para alinear las tareas y los objetivos. Definir unos objetivos claros es también una tarea que forma parte de la adecuada gestión del tiempo. Además, todos los días, se puede empezar a trabajar con una hoja de ruta y métricas de seguimiento claras.

16. Ejemplo de acciones pendientes

Ideal para organizar las acciones pendientes diarias o semanales por prioridad.

Otra forma de organizar la gestión del tiempo es destacando las acciones más importantes del día y cumpliendo con esas tareas primero. Es lo que se denomina plantilla de acciones pendientes.

Si organizas el día en torno a las acciones pendientes, verás que al final del día no te habrás olvidado de cumplir con las tareas prioritarias. También te servirá para trabajar en las tareas más importantes el resto de la semana.

17. Plantilla para lluvia de ideas en equipo

Ideal para equipos creativos que necesitan ayuda para idear con efectividad.

Las lluvias de ideas son una forma creativa de concebir ideas sobre oportunidades de negocios nuevas. Dicho esto, vale decir que sin las habilidades adecuadas para la gestión del tiempo, una reunión de lluvia de ideas puede terminar siendo muy improductiva. Es la situación perfecta para trabajar con una plantilla para lluvia de ideas.

Con un plan bien preparado, todos pueden colaborar y sumar ideas en un documento compartido. Después, todos juntos pueden hablar sobre las ideas principales y las acciones pendientes clave. También sería interesante probar técnicas de lluvia de ideas para entender cuál de las actividades para reuniones son las más adecuadas para la dinámica de cada equipo.

18. Ejemplo de flujo de trabajo

Ideal para optimizar los procesos y procedimientos internos.

Un flujo de trabajo es un proceso integral que conecta a las personas indicadas con los datos correctos en el momento adecuado. Los flujos de trabajo son sumamente valiosos, pero hay que dedicar un tiempo y esfuerzo considerables para elaborarlos.

Incluso con el software adecuado para la gestión del trabajo, se puede tardar en adquirir las habilidades efectivas para la gestión del tiempo, ya que, en muchos casos, resulta ser una ardua tarea. Pero con la plantilla correcta es posible planificar, personalizar y dar seguimiento al éxito de los flujos de trabajo fácilmente.

19. Plantilla para onboarding de empleados

Ideal para organizar documentos y materiales de capacitación para los empleados nuevos.

El proceso de selección de personal es un punto de partida fundamental para establecer las normas del grupo, afianzar la cultura de la empresa y para optimizar la eficiencia interna. Pero cuando la incorporación de empleados es continua, suele llevar mucho tiempo. Sin el procedimiento adecuado, los nuevos miembros de los equipos podrían quedarse sin los recursos necesarios para trabajar con eficacia.

¿Necesitas mejorar la gestión del tiempo de tus procesos de onboarding de empleados? Con una plantilla para onboarding de empleados se estandarizan los procesos, se alinean quienes participan en los proyectos y se genera una comunidad inclusiva desde el primer día. Al establecer tu sistema de gestión del tiempo, ten en cuenta esta plantilla. Si apoyas al equipo de RR. HH. y a los gerentes responsables de la selección del personal, te aseguras de que en el equipo no faltará nada para el primer día de trabajo del empleado nuevo. Después, combina la plantilla para incorporación de empleados con un plan de 30-60-90 días y una lista de verificación para empleados nuevos que contenga acciones concretas, para simplificar el proceso.

20. Plantilla para agenda de reunión

Ideal para equipos con dificultades para lograr reuniones eficientes.

La mayoría de nosotros, a lo largo de nuestras carreras, ha participado en alguna reunión sin agenda. Las reuniones sin agenda son una de los principales motivos de una mala gestión del tiempo. Sin una agenda de reunión adecuada, los miembros del equipo podrían quedar preguntándose cuál es el objetivo y, en consecuencia, la reunión podría terminar siendo una gran pérdida de tiempo.

Con una plantilla para agenda de reunión, puedes llevar a cabo reuniones bien enfocadas y controladas con claridad sobre los objetivos, las acciones pendientes y la organización de tareas posteriores a la reunión.

21. Plantilla para planificación de sprints

Ideal para equipos de Desarrollo y Producto que trabajen con plazos ajustados.

La planificación de sprints es una metodología de gestión de proyectos para equipos de Producto e Ingeniería con la que se divide el trabajo en porciones más pequeñas. Es muy útil para establecer las prioridades de los trabajos y para planificar en función de las necesidades de capacidad productiva del equipo.

Para planificar los sprints con efectividad, te convendría utilizar una plantilla para planificación de sprints. Te servirá para gestionar mejor proyectos ágiles, ya que te permite crear una estructura, asignar responsables de las tareas y planificar reuniones relacionadas con los sprints. Trabajar con metodologías ágiles es una de las mejores fórmulas para realizar una buena planificación y gestión del tiempo.

Mejora la gestión del tiempo con plantillas para planificación de proyectos

Los proyectos suelen tener muchas variables. Con estas plantillas y ejemplos, podrás estar al tanto de todo lo que sucede y saber quién está haciendo qué y para cuándo. ¿No es este conocimiento fundamental en cualquier sistema de gestión del tiempo?

22. Ejemplo de diagrama de Gantt

Ideal para dar seguimiento al progreso de los proyectos y a los hitos de las tareas.

Los diagramas de Gantt contienen barras horizontales que representan el cronograma de un proyecto, programa o tarea. Ofrecen una forma mejor de dar seguimiento al progreso, a las dependencias y a los hitos.

Una plantilla de diagrama de Gantt puede reducir significativamente la cantidad de tiempo perdido en la planificación de las tareas diarias. Al visualizar todo el trabajo en un cronograma, obtienes una idea clara de qué sigue y cuánto tiempo demandará cada tarea. Considera el diagrama de Gantt como una estrategia interactiva para la gestión del tiempo.

23. Plantilla de gestión del tiempo para planificación de eventos

Ideal para visualizar vencimientos de eventos y gestionar las comunicaciones.

La planificación de eventos puede resultar estresante. Probablemente tengas muchísimos vencimientos y detalles a los que dar seguimiento en algún momento, hasta llegar al día del evento. Todo esto puede causar estragos en tu estrategia habitual de gestión del tiempo.

Una plantilla para planificación de eventos puede ser muy útil para trabajar con los presupuestos, visualizar, comunicar y gestionar las solicitudes de los proveedores en un mismo lugar. Puede ayudarte a cumplir con los objetivos y a transformar los emails en tareas concretas.

24. Plantilla para plan de diseño

Ideal para conectar los entregables de diseño con los hitos más amplios del proyecto.

Los diseñadores tal vez trabajen con varias herramientas que les resulten muy útiles para diseñar, pero ¿qué hay de las herramientas que les ayudan a planificar el trabajo concreto? Hay muchas piezas por coordinar, desde el concepto inicial, pasando por las comunicaciones entre distintos equipos, hasta las aprobaciones finales. Durante todo este proceso, es clave contar con una herramienta de gestión del tiempo y con plantillas para agilizarlo.

Con una plantilla para un plan de diseño puedes mantener las tareas organizadas y finalizarlas a tiempo a la vez que recibes las aprobaciones en un sitio bien ordenado. Todo esto contribuye a que puedas cumplir con los plazos previstos y mantener los hitos bajo control.

25. Plantilla para calendarios editoriales

Ideal para equipos con un cronograma de contenido intenso y que padecen falta de comunicación.

Ya sea que desarrolles contenido para blogs o comunicados de prensa, si trabajas en un equipo creativo, seguramente usas un calendario editorial para planificarlo. Tal vez usen una vista literal de calendario o una lista organizada separada por semanas o meses. El uso de calendarios es una de las técnicas de gestión del tiempo más adecuadas para equipos que trabajan con contenidos editoriales.

La visualización en un calendario del trabajo que hay por hacer es excelente para alcanzar una vista panorámica en perspectiva de qué se publicará y cuándo. No solo favorece la planificación anticipada, sino que además te permite organizar los trabajos editoriales en torno a los eventos corporativos importantes o a los cambios de temporada.

26. Plantilla para redes sociales

Ideal para organizar el contenido de redes sociales en torno a eventos y tendencias.

Las redes sociales pueden ser complejas de planificar. Es clave contar con un buen plan estratégico, ya que hay muchos perfiles que actualizar para estar al día con las nuevas tendencias. La gestión del tiempo de los equipos de redes sociales, a menudo es compleja porque siempre hay alguna tarea espontánea que surge de la nada.

Un calendario para contenido de redes sociales es la combinación perfecta entre un plan editorial y la programación de las próximas publicaciones que se harán en redes. Es mucho más fácil ver todo en un sitio al que los colaboradores de otros departamentos también pueden acceder rápido.

Las plantillas para redes sociales facilitan la gestión del cronograma de publicaciones, la programación de las publicaciones y las comunicaciones entre los miembros del equipo en un espacio compartido. De este modo, se evitan los malentendidos y el equipo se mantiene en sintonía con una mejor gestión del tiempo.

27. Plantilla para lanzamiento de productos

Ideal para equipos de Producto que necesitan ayuda para gestionar varios lanzamientos a la vez.

Los buenos lanzamientos de productos requieren de mucha planificación y atención a los detalles. Una buena gestión del tiempo es uno de los ejes fundamentales de cualquier campaña de lanzamiento de producto. Hay muchas cosas que pueden salir mal, la creación de los objetivos, los mensajes, la implementación, etc. Afortunadamente, hay una plantilla para lanzamiento de producto que puede resultarte muy útil para mantener todo bien organizado y para expandir el portafolio de productos.

En caso de que tengas que hacer malabares con un nuevo proceso para desarrollo de productos o de que necesites instrucciones más claras para seguir trabajando, una plantilla para lanzamiento de productos puede ser muy útil, ya que te permite visualizar el cronograma, compartir objetivos y mantener las comunicaciones, todo en un mismo lugar.

Compara las plantillas de plan de trabajo por caso de uso

No todas las plantillas sirven para lo mismo. Esta tabla resume seis categorías, desde la planificación de tareas individual hasta el cronograma semanal de un equipo, para que elijas la que mejor encaja con tu forma de trabajar.

Plantillas para planes de negocios

Una buena organización es fundamental para elaborar un plan de negocios exitoso. Consulta estas plantillas para planificar con anticipación y maximizar la eficiencia.

28. Plantilla para estrategias de negocios

Ideal para: conectar a las personas con los objetivos de negocios y evitar el trabajo aislado.

El plan de negocios es una hoja de ruta en la que se detalla cuál es el negocio y qué lo compone. Por lo general, se comparte con los ejecutivos, los miembros del equipo e incluso, con los inversores. Es por eso que resulta tan importante contar con un documento que ofrezca una mirada profesional y ayude a comunicar las estrategias en el menor tiempo posible.

Hay muchos elementos diferentes para elegir (como los procesos, los gastos y programas generales) que puedes incluir en la plantilla para estrategias de negocios. Todos estos pasos pueden llevar mucho tiempo si no se organizan con la plantilla adecuada. Para iniciar un proyecto con el pie derecho, busca una buena plantilla de estrategias de negocios que ayude al equipo a idearlas y presentarlas, siempre un paso por delante. De esta forma, la gestión del tiempo en esta fase del negocio será mucho más fácil.

29. Plantilla para procesos de ventas

Ideal para organizar oportunidades de venta y compartirlas con otros equipos.

La gestión del proceso de ventas es una tarea que incluye mantener y dar seguimiento a las oportunidades potenciales con las que trabaja el equipo de Ventas. Si bien puede parecer bastante simple, hay muchas variables involucradas en el seguimiento del proceso de ventas, como las oportunidades, el estado de los clientes potenciales, las prioridades, las etapas, el valor estimado y mucho más.

Con una plantilla para procesos de ventas, el equipo de Ventas puede dar seguimiento con facilidad a los datos de las cuentas y a las acciones pendientes, mientras, a la vez, se establecen las prioridades de las oportunidades y se comparte el proceso con otros miembros del equipo. Además, puedes centrarte en los clientes potenciales, las cuentas principales y las oportunidades en riesgo para desarrollar un proceso adecuado. ¿No crees que esto puede ayudarte en la gestión del tiempo de tus equipos de ventas?

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de plan de trabajo

Gestiona el tiempo con plantillas

La gestión adecuada del tiempo puede ser una tarea compleja, pero con la plantilla correcta puedes organizar mejor los objetivos diarios, semanales e incluso los del mes.

Las plantillas de plan de trabajo te ayudan a pasar de la intención a la acción: aclaran objetivos, ordenan las tareas y mantienen a todo el equipo alineado. Elige la que mejor se adapte a tu proyecto, personalízala en Asana y empieza hoy a gestionar tu tiempo con más claridad y control.