Qué es el flujo de un proceso y cómo visualizarlo

¿Estás buscando una forma de mejorar los procesos para que las cosas se hagan como esperas? Una buena solución puede ser revisar el flujo de tu proceso actual.

El flujo de un proceso es una serie de pasos que atraviesas junto a tu equipo para lograr un objetivo. La visualización de los flujos de procesos puede ayudarte a develar redundancias, tareas repetitivas o cuellos de botella.

Los flujos de procesos se pueden observar en cronogramas o diagramas de flujo de trabajo. Entérate de más detalles sobre el origen de los flujos de procesos, qué son los diagramas de flujo de procesos y cómo conviene usarlos para mejorar la eficiencia del equipo.

¿Que es el flujo de un proceso?

El flujo de un proceso es una manera de visualizar cada uno de los pasos que el equipo debe atravesar cuando trabaja orientado a un objetivo. Al observar estos pasos en un diagrama común o de flujo, todos podrán entender fácilmente en qué orden tienen que finalizar las tareas.

La mejora de los procesos es fundamental para lograr producir trabajos de mayor impacto más rápido. Hoy en día, los trabajadores del conocimiento, en promedio, incumplen más de un 25 % de las fechas de entrega por semana y los procesos poco claros son uno de los principales factores causantes de este problema. Al aclarar quién hace quién y para cuándo, puedes ayudar a que los integrantes del equipo entiendan el contexto con el que trabajan y lleven adelante las tareas de manera más efectiva.

Ejemplo del flujo de un proceso

Más allá del trabajo que hagas, siempre hay un flujo de proceso simple con el que todos están familiarizados: el de solicitud de licencias. Este proceso es bastante lineal y un excelente ejemplo de cómo puedes visualizar un orden consecutivo de tareas:

• Paso 1: Solicitas tu licencia con goce de sueldo (PTO, por sus siglas en inglés).

• Paso 2: Tu gerente revisa la solicitud.

• Paso 3: Tu gerente decide si aprobará o no la solicitud.

• Paso 4: Recibes un email sobre la decisión de tu gerente.

• Paso 5: La solicitud se aprueba o se rechaza.

Lo ideal es que todos puedan acceder a flujos de procesos como este. Entonces, el equipo sabrá dónde encontrar flujos de procesos para todo tipo de flujos de trabajo y tendrán la posibilidad de consultar la información cuando trabajen en procesos nuevos o que les resulten poco familiares.

¿Para qué se usa el flujo de un proceso?

Los flujos de procesos son algo así como unos gráficos prácticos. Son una herramienta sumamente útil para la gestión de proyectos que puedes usar para analizar, optimizar y estandarizar los procesos nuevos y los cotidianos.

A continuación, compartimos cuatro maneras en las que los flujos de procesos pueden tener un impacto positivo en la forma en que llevas adelante tu negocio:

Planificar y documentar los procesos

Los procesos poco claros llevan a que los miembros de los equipos pierdan el interés, que su moral baje y que las tareas se pierdan de vista. En cambio, con los mapas de procesos tu equipo logra entender mejor el modo en que fluyen los procesos de negocios. Si los miembros del equipo tienen dudas acerca de cómo deberían comunicarse o sobre cuál es el paso siguiente del proceso, pueden consultar una fuente central de referencias confiable.

• Por ejemplo: En vez de hacer que el equipo dé seguimiento al progreso en diferentes lugares, crea un mapa del proceso en un lugar central. Usa un software de gestión del trabajo y simplifica las tareas y el progreso del equipo.

Estandarizar los procesos

Los diagramas de flujo de procesos son una herramienta excelente para estandarizar y simplificar los procesos. En vez de reinventar la rueda cada vez que empiezas un proyecto nuevo o de perder el tiempo con la elaboración de nuevos flujos de procesos, el equipo puede consultar los flujos estandarizados de procesos y ponerlos en práctica. De este modo, evitas que el equipo pase tareas por alto o tome riesgos innecesarios.

• Por ejemplo: Del mismo modo que con las solicitudes de licencias que vimos antes, con un diagrama común o de flujo se puede explicar un proceso estandarizado para que al equipo le resulte mucho más fácil comprender lo que sucede. Cuando observen el panorama general, probablemente se sientan más valorados y menos estresados en relación con el proceso.

Analizar los procesos para optimizarlos

Cuando elabores el flujo de un proceso, tal vez notes que hay redundancias o tareas repetitivas que puedes omitir. También saldrán a la luz los riesgos que se corren con el proceso y que se pueden comunicar a los miembros del equipo para que estén atentos. De esta manera, mejorarás tanto la eficiencia como la efectividad de los procesos.

• Por ejemplo: Digamos que después de revisar el flujo de un proceso nuevo, alguien nota que se podría omitir un paso en el proceso de comunicaciones. Podrás ahorrar tiempo muy valioso del cronograma si omites ese paso y optimizar el flujo del proceso.

Aumentar la responsabilidad del equipo

Cuando todos en el equipo saben exactamente cuáles son sus tareas y cuándo vencen, el proceso puede fluir sin inconvenientes. Un buen diagrama de flujo del proceso también ofrece a los miembros del equipo una visión clara de cualquier dependencia importante del proyecto, de las limitaciones en cuanto a recursos o de las fechas de entrega que deben cumplir.

• Por ejemplo: Si creas un artículo para tu blog sin un flujo del proceso, probablemente descubras que te enfrentas a diversos obstáculos. Tal vez el equipo no pueda presentar el trabajo a tiempo o tengan problemas con la comunicación. Si defines claramente el proceso y lo muestras, todos sabrán cuándo es su turno y con quién comunicarse si falta algún activo.

Los diagramas de flujo de procesos, normalmente, se usan para trazar procesos simples.

¿Qué es el diagrama de flujo de un proceso?

Es una forma de visualizar el flujo de un proceso. Según el tipo de flujo de proceso que representes, puedes llamarlo diagrama descendente, diagrama de flujo esquemático o, simplemente, diagrama de flujo de procesos.

¿Cuál es el origen del diagrama de flujo de procesos?

Frank Gilbreth (padre), ingeniero industrial y experto en eficiencia, fue el primero en presentar el diagrama de flujo de procesos (PFD, por sus siglas en inglés). La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME) adoptó el concepto en la década de 1920.

Hoy en día, los flujos de procesos se siguen usando en ingeniería química y de procesos, pero también son herramientas muy habituales en la fabricación y otras áreas de negocios (donde, por lo general, se los conoce como flujos de procesos de negocios o BPF, por sus siglas en inglés).

Para visualizar el flujo de tu proceso, puedes usar una serie de símbolos y anotaciones que definan y detallen cada tarea. La Organización Internacional de Normalización (ISO) creó los símbolos PFD más conocidos. A pesar de que en algunas empresas usan sus propios símbolos, el uso de los estandarizados facilita mucho el seguimiento de los diagramas de flujo de los procesos sin más instrucciones.

Si bien es cierto que puedes hacerlos a mano, la integración con un software como Lucidchart te permite compartir fácilmente el diagrama con los miembros del equipo o con cualquier otra persona interesada.

Si sientes curiosidad sobre los diferentes estilos de diagramas de flujo y los tipos de símbolos, lee nuestro artículo sobre los símbolos, los tipos de diagrama y cómo leerlos. 

Cómo documentar los flujos de procesos de negocios en 5 pasos

Puedes crear diagramas de flujo de procesos o de flujos de trabajo con 5 sencillos pasos:

• Paso 1: Elige un tipo de diagrama adecuado para ti. Según la complejidad de tu proceso puedes crear un diagrama de flujo de procesos simple o elegir una visualización más compleja como la del diagrama de flujo de carriles.

• Paso 2: Determina los puntos de inicio y fin. Indica qué acciones disparan el comienzo y el cierre de tu proceso para que logres comunicar efectivamente estas etapas a tus compañeros de equipo u otras personas que participen en el proyecto.

• Paso 3: Reúne la información necesaria. Conéctate con el equipo y los demás colaboradores para reunir los detalles y las aprobaciones necesarias para crear tu diagrama. Descubre qué tipo de entregables se asocian con cada etapa del proceso para poder estimar el tiempo que necesita el equipo para finalizar sus tareas.

• Paso 4: Elimina las ineficiencias. Analiza el diagrama para sacar a la luz cualquier redundancia o tarea repetitiva que pudiera hacer más lento al equipo o provocar cuellos de botella. 

• Paso 5: Diseña tu diagrama. Ahora puedes diseñar tu diagrama de flujo de trabajo o proceso de negocios. Represéntalo con el tipo de diagrama que elegiste en el paso 1 y después revísalo con el equipo y los demás participantes para garantizar que todo sea correcto. 

Optimiza los flujos de tus procesos con Asana

Independientemente de si quieres perfeccionar un proceso simple o uno complejo en el que trabajen varios departamentos, Asana siempre será la herramienta perfecta para que todo fluya sin problemas.

Echa un vistazo a nuestras soluciones para flujos de trabajo y empieza con el pie derecho gracias a las plantillas prediseñadas para facilitarte la vida.