Cómo escribir un memorando: partes, tipos y plantilla gratuita

La comunicación efectiva es de suma importancia. Pero también te conviene asegurarte de que sea fácil de asimilar. Contar con una plantilla para hacerlo no solo puede facilitar la redacción de dicha comunicación, sino que también ayudará a que tus empleados puedan asimilarla.

Ahí es donde el memorando entra en acción. Una plantilla de memorando es un excelente punto de inicio cuando deseas informar a tu equipo o departamento acerca de nuevos procedimientos, la implementación de estrategias o próximos proyectos. Para transmitir tu mensaje con claridad, es esencial entender cómo escribir tu memorando de manera profesional.

Nuestra guía incluye información sobre qué es un memorando, cuándo enviarlos, cómo crear el formato y consejos para escribir un memorando de manera efectiva. Luego, usa nuestra plantilla para memorando gratuita que te proporcionará una hoja de ruta hacia el éxito.

¿Qué es un memorando?

Un memorando, también conocido como "memo", comunica información a los miembros de una organización. A diferencia de un mensaje individual, los memorandos generalmente tienen una audiencia más grande.

Esta carta generalmente se envía a todo un equipo, departamento u organización para informar a los empleados sobre lo que sucede en la empresa. Un memorando puede incluir información sobre cualquier tema importante con relevancia a gran escala: un cambio de política, nuevos clientes y recortes presupuestarios.

Este tipo de comunicación puede crearse y enviarse de forma electrónica o imprimirse como un documento físico. Incluso si conoces a todos los miembros de tu cadena de comunicación, es importante redactar estos documentos de forma correcta y profesional. En caso de duda, omite los emojis, el idioma de los mensajes de texto y las abreviaturas para que tu mensaje se vea más profesional.

Razones por las que enviarás un memorando

Hay muchas razones por las que alguien enviaría un memorando en lugar de un simple email. Mientras que el email es una forma informal de comunicación, un memorando es un medio de comunicación más oficial y se convierte en parte de los registros de la empresa.

Los empleados se toman los memorandos más en serio. Como resultado, los memorandos tienden a ser mucho más efectivos para la comunicación en toda la empresa. A continuación, describimos algunas de las razones más comunes.

Un memorando puede servir para lo siguiente:

• Explicar los cambios de política.

• Anunciar los próximos eventos o las agendas de reuniones futuras.

• Anunciar recortes presupuestarios.

• Resumir los planes de acción.

• Describir la incorporación de nuevos clientes.

• Detallar las minutas de una reunión.

• Solicitar recomendaciones o comentarios.

• Notificar a los empleados sobre un problema o solución de la empresa.

Enviar un memorando electrónico a grupos de empleados es beneficioso porque les brinda un punto centralizado donde ver información de la empresa. Todos reciben la misma información al mismo tiempo en lugar de escucharla de boca de alguien más.

Partes de un memorando

Antes de redactar el tuyo, conviene conocer las partes de un memorando, ya que cada una cumple una función clara y ayuda a que el mensaje se entienda a la primera. Estos son los elementos que casi siempre encontrarás.

1. Encabezado: reúne los datos básicos que sitúan el mensaje, es decir, la fecha, el destinatario, el remitente y el asunto. Aporta contexto inmediato y facilita archivar y buscar el documento más adelante.

2. Asunto: resume en una línea el propósito del memorando. Un asunto específico permite que las personas sepan de qué trata antes de abrirlo y prioricen su lectura.

3. Cuerpo del mensaje: desarrolla la información principal. Comienza con la idea más importante, amplía los detalles necesarios y cierra con la acción o la solicitud que esperas del equipo.

4. Cierre o firma: despide el mensaje e identifica a la persona o al área responsable. Es el lugar para agradecer el tiempo del lector y dejar claro a quién dirigir cualquier duda.

Qué formato debe tener tu memorando

La estructura de un memorando puede variar, pero la mayoría tiene los mismos elementos en su formato. Siéntete libre de personalizar tu plantilla para memorandos de manera que coincida con el tono y el contenido del mensaje que deseas enviar.

Sigue este proceso paso a paso para redactar tu memorando y completa cada apartado en orden: primero el asunto, luego el encabezado y por último el mensaje del cuerpo.

Asunto

Lo primero es lo primero: empieza con el pie derecho y redacta un "Asunto" de gran nivel. Los mejores asuntos para memorando se destacan por ser lo más específicos posible.

Por ejemplo, en lugar de etiquetar tu memorando como "Evento de la empresa", redacta un asunto que diga "Fiesta de fin de año: fecha y detalles".

Un asunto claro permitirá que las personas sepan exactamente de qué se trata el memorando antes de abrirlo. También facilita la búsqueda del memorando porque eso significa que los empleados no tendrán varios memorandos con el mismo asunto en su bandeja de entrada.

Encabezado

Hay varios factores clave que debes incluir en el encabezado de tu memorando. Siempre incluye la fecha, a quién se lo envías y quién envía el memorando. Esta información proporcionará contexto sobre el contenido del mensaje.

Mensaje del cuerpo

El cuerpo del memorando captura el propósito principal del mensaje. Usa el párrafo inicial para indicar con precisión de qué tratará el resto del documento. Haz que la sección inicial sea breve para transmitir tu mensaje de la manera más efectiva.

• Párrafo 1: al comienzo de este párrafo, utiliza oraciones como "Escribo para informar" y "Estoy solicitando información sobre". Este primer párrafo debe incluir la información más importante del memorando.

• Párrafo 2: el segundo párrafo te servirá para proporcionar información adicional y profundizar más en el tema.

• Párrafo 3: el tercer párrafo es donde haces tu solicitud. Un ejemplo de esto sería pedirle a un departamento su opinión sobre un proyecto, o que confirmen su asistencia a un evento de la empresa en una fecha determinada.

Algunos memorandos no tienen una pregunta asociada con la información que presentas. Si ese es el caso, puedes usar dicho espacio como una oportunidad para agradecer a tus colegas por su tiempo.

Antes de enviar un memorando a tus compañeros de trabajo, revisa la política de comunicación masiva de tu empresa. Algunas empresas requerirán pasos adicionales, como agregar el branding de tu organización, el nombre de la empresa o tener tamaños de fuente estandarizados. Es posible que también debas obtener aprobación o permiso antes de enviarlo.

Consejos para escribir un memorando

Ahora que sabes qué incluir en tu memorando, es hora de pulir el tono y el formato. A continuación, se presentan algunos consejos a tener en cuenta a la hora de escribir un memorando de negocios eficaz.

• Mantén un tono profesional: escribe con un lenguaje formal y cuidado que refleje la seriedad del mensaje.

• Evita las siglas y las abreviaturas: usa términos completos para que cualquier persona comprenda el mensaje sin ambigüedades.

• Asegúrate de que tu memorando no supere una página: resume lo esencial para que el lector lo asimile con rapidez.

• Usa archivos adjuntos toda vez que sea necesario: apoya el mensaje con documentos o datos que amplíen la información.

• Piensa en tu público objetivo: adapta el tono y el nivel de detalle a las personas que recibirán el memorando.

• Trata de mantener siempre el mismo formato: la coherencia ayuda a que tu equipo reconozca y lea tus memorandos con facilidad.

• Sé claro y conciso: transmite la idea principal sin rodeos ni información innecesaria.

• Ve al punto: plantea el propósito del mensaje desde las primeras líneas.

Si sigues estos consejos y sabes qué incluir, podrás redactar un memorando profesional y conciso una y otra vez.

Tipos de memorandos

Hay tres estilos de memorando: la sugerencia, la confirmación y la solicitud. El formato general y el estilo de redacción de negocios siguen siendo similares entre los tres tipos de memorandos. La diferencia radica en prestar atención a tu público objetivo, tu voz de marca y tu propósito.

Memorando de sugerencia

Enviar un memorando para hacer sugerencias es una excelente manera de encontrar soluciones a los problemas de la empresa. A menudo fomentan el pensamiento creativo, las lluvias de ideas y las discusiones grupales.

Cuando envíes un memorando con sugerencias, es mejor usar un lenguaje positivo y alentador. Este lenguaje ayudará a que tus compañeros de trabajo se entusiasmen por hallar ideas innovadoras.

Ejemplo: enviarás un memorando con sugerencias si perteneces a una agencia de publicidad que desea llevar a cabo una discusión grupal sobre nuevas ideas para una campaña de marca.

Memorando de confirmación

Los memorandos de confirmación sirven para concretar acuerdos verbales poniéndolos por escrito. Asegúrate de resaltar los aspectos importantes del acuerdo entre las partes, para que todos comprendan los objetivos de forma clara.

Finaliza el memorando preguntando a la otra parte si necesita una aclaración adicional o necesita cambiar algún detalle. Esto ayudará a evitar cualquier confusión o malentendido una vez que comience el proyecto.

Ejemplo: si eres líder de un equipo de marketing, puedes enviar un memorando de confirmación al equipo de operaciones de desarrollo de tu empresa mientras colaboras en un proyecto. Abarcará los entregables del proyecto, se asegurará de que todas las partes interesadas entiendan el alcance del proyecto y se asegurará de que nadie tenga preguntas.

Memorando de solicitud

El memorando de solicitud es un documento o email que puedes enviar a tu empresa cuando necesites algo. Comienza este tipo de memorando explicando los motivos por los que necesitas hacer tu solicitud.

Mantén un tono profesional y persuasivo cuando ofrezcas tus recomendaciones sobre cómo resolver el problema. Si bien se recomienda usar este tipo de lenguaje en todos los memorandos, es de especial importancia en los memorandos de solicitud.

Ejemplo: enviarás un memorando de solicitud si eres un gerente de recursos humanos y solicitas a los empleados que completen la información de su seguro antes de una fecha límite.

Plantilla para memorando

Utiliza nuestra plantilla de memorando para organizar tu documento y redactar un mensaje exitoso cada vez. Cuando envíes tu memorando, asegúrate de completar correctamente el asunto, el encabezado y el cuerpo del mensaje.

Para que veas la plantilla de memorando en acción, aquí tienes un ejemplo de memorando breve que puedes adaptar a tu propio mensaje:

Para: todo el equipo de Marketing De: Laura Gómez, responsable de Marketing Fecha: 15 de julio de 2026 Asunto: nuevo proceso de aprobación de campañas

A partir del 1 de agosto pondremos en marcha un nuevo proceso de aprobación para todas las campañas. Cada solicitud deberá enviarse con al menos cinco días hábiles de antelación e incluir el objetivo, el público y el presupuesto estimado. Con este cambio buscamos reducir los tiempos de revisión y dar mayor visibilidad al calendario del equipo. Si tienes dudas, responde a este memorando antes del 25 de julio.

Preguntas frecuentes

Agiliza la comunicación interna con las herramientas adecuadas

El uso de una plantilla para memorando te ayudará a comunicarte con todos los miembros de tu empresa. Si lo combinas con una herramienta de gestión de proyectos podrás mantener todos tus memorandos en un solo lugar, lo que te permitirá enviar memorandos fácilmente a muchas partes interesadas y miembros del equipo. Incluso puedes conectar memorandos directamente a tareas pendientes para dar vida a los mensajes y al trabajo que es necesario realizar.

Los Compañeros de IA de Asana pueden ayudarte a redactar comunicaciones internas estructuradas como los memorandos. Asana ofrece 30 compañeros de equipo de IA preconfigurados para áreas como Marketing, Operaciones y TI. Por ejemplo, un "Redactor de informes de campaña" o un "Creador de informes de estado" convierte las notas de un proyecto y sus actualizaciones en informes estructurados y listos para la dirección, que es justo el tipo de comunicación interna que transmite un memorando. Estos Compañeros de IA trabajan con el contexto del equipo, la memoria compartida y la gobernanza empresarial de Asana, y cada acción que realizan es auditable y reversible.

Con las herramientas adecuadas, escribir y compartir memorandos deja de ser una tarea aislada y se convierte en parte natural del flujo de trabajo de tu equipo.