Las dunas azotadas por el viento y la costa atlántica de The Ocean Course en Kiawah Island Golf Resort son un paraíso del golf tanto para los jugadores como para los espectadores. No es de extrañar que la PGA of America haya elegido este espectacular lugar de Carolina del Sur para su 103.º Campeonato de la PGA en 2021.

Los equipos en el lugar, generalmente de seis a ocho personas, supervisan el marketing, las relaciones públicas, las operaciones, la venta de entradas y las operaciones de los voluntarios. Cuentan con el apoyo del departamento del campeonato de 30 personas en la sede, que incluye un equipo de tecnología que gestiona y crea soluciones digitales como plataformas de registro. Kyler Rose es el Jefe de Servicios de Marketing para el 103.º Campeonato y participa en la planificación diaria de eventos, así como en el registro y la venta de entradas, que comienza 16 meses antes de un Campeonato.

Es un esfuerzo exigente e interdisciplinario que requiere una estrecha colaboración entre varios equipos. Sin embargo, la organización está distribuida por todo el país, y el equipo de tecnología del Campeonato puede estar trabajando en hasta ocho eventos a la vez, todos en diferentes etapas de planificación, lo que dificulta la comunicación y la colaboración eficientes con los equipos en el lugar, como el de Kyler.

En el pasado, los equipos dependían del email, las hojas de cálculo y las anticuadas llamadas telefónicas para gestionar estos procesos complejos, pero estaba lejos de ser ideal y planteaba varios problemas clave:

• Las dificultades de comunicación crearon una desconexión entre el Equipo de Tecnología y el Equipo en el lugar.

• La falta de transparencia en la fase de planificación obstaculizaba la colaboración: sin un análisis de datos completo, el Equipo de Tecnología a veces creaba soluciones a corto plazo en lugar de soluciones a largo plazo.

• El conocimiento histórico se perdía cuando alguien abandonaba la organización, simplemente porque otros no podían acceder a él fácilmente después.

Esta desconexión es una historia familiar. Según el Índice de la anatomía del trabajo, solo el 46 % de los trabajadores del conocimiento entienden cómo su trabajo contribuye a los objetivos y la misión de su organización. Kyler necesitaba una plataforma de gestión del trabajo que consolidara la comunicación en un solo lugar.

No teníamos un recurso confiable para consultar y dar seguimiento al progreso de un proyecto... Estaba un poco disperso por todas partes.

Kyler Rose, Gerenta de Servicios de Marketing, 103.º Campeonato de la PGA, The Ocean Course en Kiawah Island Golf Resort

Elegir la herramienta adecuada para unir a un Equipo

En particular, el Equipo de Kyler necesitaba una herramienta que ayudara a gestionar la reconstrucción de una nueva solución de tickets, a medida que eliminaban gradualmente su sistema heredado. Pero también la necesitaban de manera más amplia para mejorar la colaboración. Una mejor comunicación asíncrona los acercaría al Equipo de Tecnología en la sede y mejoraría la transparencia para el liderazgo, y la claridad adicional generaría Responsabilidad en todos los departamentos.

Afortunadamente, la PGA estaba experimentando una transformación digital y el Equipo de Tecnología ya había comenzado a usar Asana para dar seguimiento a sus proyectos de ingeniería. Le presentaron Asana a Kyler, quien inmediatamente la encontró fácil de usar. Le gustó especialmente que pudieran marcar las tareas para seguir avanzando, y como algunos compañeros de equipo ya estaban familiarizados con Asana por sus roles anteriores, pronto estuvieron listos para empezar a trabajar.

Una de las mejores cosas de Asana es que crea responsabilidad. Los gerentes obtienen visibilidad del trabajo que realiza cada uno en todo momento.

Comunicación más clara y colaboración más estrecha con Asana

El equipo de Kyler ahora gestiona numerosos proyectos en Asana y puede trabajar mucho más estrechamente con otros equipos en la sede. Por ejemplo, cuando reconstruyeron su plataforma de tickets, crearon un solo proyecto de Asana con tareas agrupadas en secciones que representaban cada área del proceso de desarrollo. El Equipo de Business podía transmitir fácilmente sus necesidades a los ingenieros y, con todo capturado en un solo lugar, todos podían ver en qué punto del proyecto se encontraban.

Debido a que los equipos ahora están más cerca que nunca, en lugar de enviar solicitudes e información a través de un gerente del equipo de tecnología, el equipo en la oficina tiene relaciones directas con cada ingeniero, todo a través de Asana. De hecho, toda la colaboración interdisciplinaria es más fluida; por ejemplo, Kyler puede asignar tareas a colegas de otros departamentos fácilmente, designarlos como responsables y mantener los proyectos avanzando.

Sin Asana, no podríamos comunicarnos tan fácilmente con los diferentes departamentos. Puedo interactuar directamente con ingenieros y establecer relaciones laborales duraderas. Esta colaboración ha sido muy valiosa.

La capacidad de Asana de agregar tareas a varios proyectos ayuda a reducir la duplicación del trabajo, porque una actualización en un solo lugar, la tarea, se refleja automáticamente en todos los proyectos asociados. El equipo presencial también recibe actualizaciones sobre las tareas mediante la Integración de Asana para Slack, y si aparece una solicitud en Slack, pueden crear rápidamente una nueva tarea para ella directamente desde el mensaje y nada se pasa por alto. La integración con Slack también les ayuda a compartir Asana con otras personas que actualmente no usan la herramienta.

En pocas palabras, Asana ayuda al Equipo de Kyler a mantenerse enfocado en las tareas y a hacer el trabajo a tiempo. En marcado contraste con su forma de trabajo anterior, Asana brinda al liderazgo una visión general completa del trabajo y el progreso, lo que aumenta la confianza y la responsabilidad en todos los ámbitos.

Asana es un Panel para cualquier proyecto más grande y nos ofrece un vistazo rápido de dónde estamos. Antes, teníamos que volver y mirar una cadena de emails, si es que teníamos algo.

Avanzando hacia el futuro

Mientras Kyler y su Equipo planifican el 103.º Campeonato de la PGA, la PGA of America continúa ampliando su adopción de Asana, usándola para gestionar más proyectos y mejorar la colaboración entre sus equipos.

Utilizarán Asana para implementar un nuevo entorno de pago sin efectivo en futuros campeonatos, una innovación vital durante la pandemia de COVID-19, para poder dar la bienvenida nuevamente a los fanáticos del golf a sus eventos de primer nivel cuando se considere seguro.

Con el viento que recorre las dunas y Asana en su bolsa de golf, la PGA de América puede esperar invitar de manera responsable a los jugadores y espectadores a sus campeonatos, e impulsar sus futuros proyectos directamente por el fairway.

Ha sido divertido ver a más personas adoptar Asana dentro de la organización. Me entusiasma seguir desarrollándolo y tengo la esperanza de que llegue a todas las diferentes partes del Business de PGA.