Revolucionar las operaciones de marketing en Children's Health

En 2022, Children's Health lanzó un Equipo de operaciones de marketing para ampliar su alcance y fortalecer su reputación a través de estrategias de marketing diversificadas. Sin embargo, el Equipo enfrentó desafíos operativos:

• Flujos de trabajo fragmentados: con más de nueve sistemas separados de proyectos y tickets, los equipos estaban aislados y los procesos eran inconsistentes.

• Colaboración ineficiente: las herramientas desconectadas generaban procesos que requerían mucho tiempo y frecuentes problemas de comunicación, lo que ralentizaba el progreso de las iniciativas de alto impacto.

Para abordar estos desafíos, el equipo de operaciones de marketing optó por cambiar a una herramienta de gestión del trabajo colaborativo en enero de 2023. Sus objetivos eran:

• Centralizar el trabajo: Asana serviría como una fuente única de referencias, mejoraría la visibilidad, reduciría la necesidad de reuniones de todo el departamento y agilizaría los flujos de trabajo.

• Estandarizar los procesos: un marco consistente de gestión de proyectos alineó a los equipos de todos los departamentos y aclaró las prioridades.

• Permitir la escalabilidad: al ahorrar tiempo y concentrar los recursos, el Equipo puede priorizar las iniciativas de alto impacto, lo que ayuda a la organización a llegar a más familias de pacientes y a lograr los objetivos clave.

En solo dieciséis meses, Children's Health implementó con éxito la gestión del trabajo colaborativo en Marketing y Comunicaciones, lo que transformó la forma en que el equipo trabaja y prioriza sus esfuerzos. El uso innovador de Asana por parte del Equipo les valió el premio Marketing Visionary Work Innovation Award, un testimonio de su capacidad para escalar los esfuerzos y, al mismo tiempo, fortalecer su impacto en las familias y la comunidad.

En Children's Health, el marketing y la comunicación desempeñan un rol fundamental como el tejido conectivo de nuestra organización. Al centralizar nuestros esfuerzos de marketing en Asana, agilizamos la colaboración y nos posicionamos para ofrecer resultados significativos a los pacientes y las familias a los que atendemos.

Fernand Fernandez, vicepresidente ejecutivo, director de Marketing y Comunicación

Simplificar la planificación estratégica para obtener mejores resultados 

Antes de adoptar la gestión del trabajo colaborativo, el departamento de Marketing dependía de presentaciones, documentos y hojas de cálculo para gestionar la planificación estratégica. Al cambiar a Asana, el equipo centralizó su proceso de planificación, automatizó los flujos de trabajo y creó un sistema más coherente.

La planificación centralizada genera alineación

• Los planes estratégicos se crean en Asana como proyectos dedicados, lo que crea un punto central para todos los esfuerzos de planificación.

• Los equipos de todo el departamento de marketing operan dentro del mismo plan estratégico, lo que mejora la visibilidad, mantiene informados a los equipos fuera de marketing y elimina la necesidad de documentos o herramientas separados.

• Al estandarizar los procesos de planificación, el Equipo garantiza la coherencia en todos los flujos de trabajo y evita que el trabajo se pase por alto. 

• Con el alojamiento de tareas en varios proyectos, que permite a los usuarios incluir una sola tarea en varios proyectos, los equipos pueden conectar las tareas del plan estratégico con la cola creativa, lo que les permite dar seguimiento a todos los activos de la campaña en un solo lugar.

Un mejor enfoque genera un impacto medible

• Los paneles en tiempo real brindan a los equipos y líderes visibilidad sobre las cargas de trabajo y el progreso de los proyectos, lo que mejora la asignación de recursos y ayuda a identificar los obstáculos con anticipación para mantener los proyectos estratégicos encaminados.

• Al automatizar los procesos de planificación y eliminar las ineficiencias, el Equipo de marketing obtuvo una mayor capacidad productiva para centrarse en iniciativas de alta prioridad, logrando su objetivo para 2023 de dedicar el 80 % de su tiempo al trabajo estratégico.

Generar resultados con una gestión de campañas optimizada

El departamento de Marketing y Comunicaciones desempeña un papel fundamental en la mejora de la reputación nacional de la organización a través de iniciativas como campañas de marketing por email, estrategias digitales específicas y contenido multimedia. 

Anteriormente, la gestión de un gran volumen de campañas en herramientas aisladas generaba ineficiencias, falta de comunicación y retrasos. Al centralizar el trabajo en Asana, se resolvieron estos desafíos, lo que mejoró la colaboración, mantuvo la visibilidad y aceleró los resultados.

El trabajo unificado acelera los cronogramas de las campañas

• Se da seguimiento a todas las actividades de marketing en una única plataforma, lo que centraliza la gestión de las campañas de principio a fin.

• Los equipos interdisciplinarios y los socios de agencias externas trabajan en proyectos compartidos, lo que reduce la falta de comunicación y mejora la coordinación.

• Los paneles y las vistas de portafolio brindan visibilidad en tiempo real de las cargas de trabajo del equipo, lo que garantiza que los proyectos se mantengan encaminados y que se cumplan las fechas límite.

• Los flujos de trabajo estandarizados de las campañas permiten una planificación y ejecución más rápidas de los activos creativos, lo que mejora la velocidad de comercialización e impulsa resultados de alta calidad.

Las herramientas de colaboración mejoran la alineación entre los equipos

• Las actualizaciones en tiempo real y la automatización permiten que el Equipo dedicar más tiempo a la planificación de campañas innovadoras en lugar de estar pendiente de las actualizaciones.

• El tiempo para informar sobre los resultados de la campaña disminuyó en un 80 % gracias a los paneles de informes de Asana, que proporcionan análisis de datos más rápidos y agilizan el proceso de medición.

• Las vistas de portafolio visualizan las estadísticas clave del proyecto, como el total de tareas finalizadas, y proporcionan análisis de datos durante las revisiones post mortem para ayudar al equipo a mejorar continuamente sus procesos.

Transformar la producción creativa para una ejecución y entrega más rápidas

Antes de adoptar la gestión del trabajo colaborativo, las solicitudes de trabajo creativo para iniciativas de marketing se gestionaban por email, lo que generaba ineficiencias y flujos de trabajo inconsistentes. Con aproximadamente 150 activos creativos en la cola en cualquier momento, el Equipo necesitaba una solución para optimizar el proceso de recepción y producción, lo que les permitiría centrarse en crear trabajos de alta calidad. Asana transformó su proceso de producción creativa.

Los Formularios y flujos de trabajo estandarizados mejoran la eficiencia

• Las solicitudes creativas, incluida la producción de video, fotografía, email e impresión, se envían a través de Formularios de recepción personalizados adaptados a cada tipo de activo y a las necesidades del proyecto.

• Los Formularios utilizan campos personalizados para capturar los detalles fundamentales por adelantado, como los plazos, el tipo de activo y las prioridades, lo que garantiza que las solicitudes estén finalizadas antes de continuar.

• Una vez aprobadas, las solicitudes se convierten en proyectos activos. Las tareas, los cronogramas y los miembros del equipo se asignan automáticamente en función de las plantillas de proyectos, lo que agiliza los flujos de trabajo y garantiza la coherencia.

• Las plantillas de proyecto flexibles permiten a los equipos ajustar los cronogramas y las dependencias según sus necesidades únicas, lo que reduce el tiempo de configuración y mantiene los proyectos en curso.

Mejora de la eficiencia y la gestión de recursos 

• Las visualizaciones del portafolio proporcionan un análisis de datos en tiempo real de las cargas de trabajo de los diseñadores, lo que ayuda a los gerentes a equilibrar la capacidad productiva y asignar proyectos de manera eficiente. Esto mejoró la visibilidad de la carga de trabajo en un 25 % y aumentó la capacidad de los diseñadores para priorizar los proyectos urgentes en un 95 %.

• La captura de los detalles del proyecto a través de los Formularios de recepción aumentó la eficiencia en un 25 %, lo que permitió ahorrar 2,5 horas por solicitud y 115 horas en total durante el primer y segundo trimestre de 2024.

• Un nuevo informe de video y fotografía mejoró la visibilidad del trabajo de ese Equipo en un 98 %, lo que permitió una mejor coordinación y toma de decisiones.

• Los proyectos compartidos fomentaron una colaboración fluida entre los equipos y los colaboradores externos, lo que mejoró la colaboración interdisciplinaria en un 95 % para los proyectos de video y fotografía y en un 25 % para los flujos de trabajo de marketing por email.

• Los flujos de trabajo estandarizados redujeron el tiempo de creación de proyectos en un 20 % para los activos creativos y en un 80 % para los proyectos de video y fotografía, lo que ayudó a acelerar el tiempo de comercialización en un 45 % para los activos creativos.

Creando un futuro más brillante para los niños

Gracias a la eficiencia y las mejoras que la gestión del trabajo colaborativo ha aportado a sus operaciones, el equipo está listo para llevar sus esfuerzos de marketing al siguiente nivel: agilizar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración y ofrecer campañas impactantes que respalden la misión de Children's Health de mejorar la vida de los niños.