Schulungsplan erstellen: 7 Schritte + kostenlose Vorlage

Der Aufbau eines leistungsstarken Teams ist keine leichte Aufgabe. Es dauert seine Zeit, Personen zu finden, die gut miteinander arbeiten können und die nötigen Stärken und Fähigkeiten mitbringen, um Ihre Ziele zu erreichen. Der Einstellungsprozess spielt in Unternehmen eine wesentliche Rolle, da man außergewöhnliche Bewerbende finden will, die auch dauerhaft im Unternehmen bleiben. Aber selbst die besten Bewerbenden werden sich abwenden, wenn sie sich nicht gefördert und unterstützt fühlen.

Schulungspläne bieten eine gute Möglichkeit, um die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder zu verbessern. Der große Vorteil dabei ist, dass sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende davon profitieren, da damit die Mitarbeiterbindung und die Produktivität in Teams verbessert werden. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden durch neue Inputs und beobachten Sie, wie sie die neuen Fähigkeiten in die Arbeit einbringen.

Was ist ein Schulungsplan?

Ein Schulungsplan umfasst ein spezifisches Programm mit entsprechenden Schulungsunterlagen und unterstützt Sie dabei, Ihren Teammitgliedern neue Fähigkeiten zu vermitteln. Sie können damit praktisch festlegen, wie Lernprozesse ablaufen sollen. Wenn andere Teams oder Mitarbeitende eine Fähigkeit erlernen möchten, können Sie auf ein Dokument mit der Anleitung für den Lernprozess zurückgreifen.

Ziele eines Schulungsplans:

1. Manager auf eine Schulung vorbereiten.

2. Teammitgliedern eine Struktur bieten, die sie beim Lernen unterstützt.

Ohne einen konkreten Schulungsplan können Teammitglieder nur schwer feststellen, ob sie die erforderlichen Lernresultate für ihre jeweilige Position erreicht haben. Außerdem haben Mitarbeitende, die zusätzliche Schulungen machen, ohne einen Schulungsplan keine Möglichkeit, um ihre Leistungen zu messen.

Vorteile eines Schulungsplans für Ihr Unternehmen

Ein strukturierter Schulungsplan bietet konkrete Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden. Hier sind die wichtigsten Gründe, warum sich die Investition in systematische Schulungsplanung auszahlt.

• Höhere Mitarbeiterbindung: Mitarbeitende, die regelmäßig gefördert werden, bleiben tendenziell länger im Unternehmen. Mitarbeiterengagement ist ein entscheidender Faktor für die Bindung qualifizierter Fachkräfte. Schulungspläne zeigen, dass Sie in die Entwicklung Ihres Teams investieren.

• Gesteigerte Produktivität: Gezielte Schulungen schließen Kompetenzlücken und ermöglichen es Teams, effizienter zu arbeiten. Neue Fähigkeiten werden direkt in den Arbeitsalltag integriert.

• Compliance und Nachweisbarkeit: Dokumentierte Schulungspläne erfüllen die Anforderungen von ISO 9001 und branchenspezifischen Vorschriften. Sie belegen, dass Pflichtschulungen durchgeführt wurden.

• Strukturierte Personalentwicklung: Statt punktueller Schulungen ermöglicht ein Plan die langfristige und strategische Entwicklung Ihrer Belegschaft. Sie erkennen gezielt, wo Bedarf besteht und wie Sie Potenziale fördern.

Was sind die grundlegenden Bestandteile eines Schulungsplans?

Es gibt viele Schulungsmethoden, um Teammitgliedern Prozesse näherzubringen. Schulungspläne zeichnen sich durch einen bestimmten Aufbau aus. Wenn Sie die Bestandteile eines Schulungsplans kennen, sind Sie jederzeit bereit, eine Schulung durchzuführen.

1. Lernziele: Damit Ihre Schulungen erfolgreich sind, sollte Ihr Plan , wie jedes Projekt , Ziele umfassen. Fragen Sie sich, wie Ihr Team von dieser Schulung profitieren soll. Die Lernziele dienen Ihnen in der Folge beim Erstellen des restlichen Plans als wichtige Orientierung.

2. Programmbeschreibung: Die Programmbeschreibung ist das Herzstück Ihres Schulungsplans. Darin wird anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung erläutert, wie die Schulung ablaufen soll. Das ermöglicht es dem Schulungsleiter, den Anweisungen zu folgen und die Schulung dementsprechend zu gestalten.

3. Materialien: Je nach gewählter Schulungsmethode benötigen Sie möglicherweise spezifische Unterlagen. Wenn es sich bei Ihrer Schulung zum Beispiel um einen Workshop handelt, müssen Sie Handouts für die Teilnehmenden ausdrucken oder einen Computer und einen Projektor organisieren.

Unabhängig davon, ob Ihre Kurse digital und ortsunabhängig oder vor Ort in großen Konferenzräumen stattfinden werden: Eine durchdachte Planung dieser zentralen Bestandteile ist ein Schlüsselelement im Schulungsmanagement.

In 7 Schritten zu Ihrem Schulungsplan

Da Sie nun bereits den Aufbau von Schulungsplänen kennen, sollten Sie herausfinden, in welchem Bereich Ihr Team Unterstützung braucht. Erst dann geht es weiter zur Entwicklung des Schulungsplans. Sobald Sie sich für einen Bereich entschieden haben, können Sie das Programm für Ihr Team anpassen.

Orientieren Sie sich bei der Erstellung Ihres Schulungsplans an den folgenden Schritten.

1. Schulungsbedarf feststellen

Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch, bevor Sie Ihren Plan erstellen. Dieser erste Schritt dient Ihnen als Orientierung und hilft zu bestimmen, wer eine Schulung benötigt und in welchem Bereich. Sie können zum Beispiel den Blick zunächst auf Ihre neuen Teammitglieder werfen. Überlegen Sie, ob die Einführung im Zuge des Einführungsprozesses für die neue Position bei Ihnen ausreichend ist, oder ob Sie einen Schulungsplan erstellen sollten, der neue Mitarbeitende noch besser auf ihre Rolle vorbereitet und in Ihr Unternehmen integriert.

Um die Schulungsbedürfnisse in Ihrem Unternehmen oder Team festzustellen, helfen Ihnen diese Schritte:

• Holen Sie Feedback von Managern und Teammitgliedern ein.

• Nutzen Sie Leistungsbewertungen, um Informationen und Einblicke zu sammeln.

• Führen Sie mithilfe von Tools für Work Management eine Leistungsbewertung Ihrer Teammitglieder durch.

• Führen Sie Umfragen in Ihrem Team durch, um herauszufinden, in welchen Bereichen Ihre Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten verbessern wollen.

Nachdem Sie ausreichend Informationen gesammelt haben, priorisieren Sie die identifizierten Bedürfnisse. Entscheiden Sie sich dann für eine Fähigkeit oder einen Prozess und erstellen Sie Ihren individuellen Schulungsplan.

2. Die Art des Schulungsplans wählen

Bevor Sie Ihren Schulungsplan erstellen, wählen Sie noch aus, in welcher Form die Schulung stattfinden soll. Die optimale Schulungsart hängt davon ab, um welche Fähigkeit es bei der Schulung geht und wie groß die Teilnehmeranzahl ist. In manchen Fällen ist ein Online-Format sinnvoll, bei anderen muss eine praktische Ausübung vor Ort möglich sein. Bei kleineren Gruppen sind praktische Übungen einfacher, während sich für große Gruppen ein theoretischer Ansatz besser eignet.

Arten von Schulungsplänen:

• Workshops: Bei Workshops gibt es eine aktive Mitarbeit der Gruppe.

• Geführte Kurse: Hierbei handelt es sich um Schulungen im Konferenzstil. Diese können sowohl persönlich als auch online stattfinden.

• Einzelschulungen: Individuelle Einzelschulungen können dann hilfreich sein, wenn Personen ein differenziertes Unterstützungsangebot benötigen.

• Bei der Arbeit: Viele Schulungen finden ganz natürlich direkt im Zuge der Arbeit statt. Dennoch können Sie auch planen, bestimmte Fähigkeiten in diesem Rahmen zu fördern.

• eLearning: eLearning unterscheidet sich von geführten Kursen. Hierbei absolvieren Teammitglieder eine Reihe von Online-Kursen, die üblicherweise aus Videos, Quiz-Fragen und Lesestoff bestehen.

• Mentoring: Ein Mentor oder ein anderer erfahrener Experte bietet Teammitgliedern besondere Lernmöglichkeiten und unterstützt sie, ihre Karrierechancen zu verbessern. Manche Personen finden von selbst einen Mentor, Sie haben aber immer auch die Möglichkeit, ein Mentoring-Programm einzurichten.

• Eigenständiges Recherchieren: Bei dieser Form der Schulung müssen Mitarbeitende beispielsweise eine vorgegebene Liste an Artikeln und Fallstudien oder Datenanalysen aus zuverlässigen Quellen lesen.

Beispielhafte Szenarien , so entscheiden Sie, welche Art von Schulungsplan sich für den jeweiligen Fall am besten eignet:

Szenario 1: Ihr Unternehmen führt eine neue Projektmanagement-Software ein und jeder muss dafür geschult werden. Da es bei dieser Schulung eine große Teilnehmeranzahl geben wird, entwickeln Sie einen Plan für einen geführten Kurs im Konferenzstil.

Szenario 2: Ihr Unternehmen möchte das Geschäft durch gezielte Werbung auf Social Media fördern. Dafür müssen Inhalte vorab geplant werden, weshalb Sie die Schulung als Workshop durchführen. Das ermöglicht Ihren Teammitgliedern, die Planung von Social-Media-Inhalten für verschiedene Social-Media-Plattformen praktisch zu erlernen.

3. Situation Ihres Teams klären

Damit Sie einen effektiven Schulungsplan entwerfen können, ist es neben der Gruppengröße wichtig, sich einige Gedanken zu Ihrem Team zu machen. Jede Gruppe hat ein unterschiedliches Repertoire an Erfahrungen. Wenn Sie Ihren aktuellen Teammitgliedern zum Beispiel Auffrischungskurse für bewährte Methoden im Social-Media-Bereich anbieten, können Sie wahrscheinlich davon ausgehen, dass schon ein Vorwissen und bestimmte Grundkenntnisse vorhanden ist.

Diese Fragen können Ihnen helfen:

• Ist die Schulung optional?

• Wird diese Schulung effektiver sein, wenn ich mich aktiv einbringe und mit meinen Teammitgliedern austausche?

• Was sind die Stärken meines Teams?

• Wie kann ich diese Schulung an die Bedürfnisse meines Teams anpassen?

Teammitglieder werden offener und wissbegieriger in eine Schulung gehen, wenn sie zu ihnen und ihrem Tätigkeitsbereich passt. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Sie Bezüge herstellen. Das funktioniert am besten mithilfe von konkreten Beispielen und einem direkten Austausch mit der Kursgruppe. Heben Sie zudem die Stärken Ihres Teams hervor und machen Sie sie sich auch gleich zunutze. Wenn Ihre Mitarbeitenden zum Beispiel am Vormittag am effizientesten arbeiten, können Sie den Schulungstermin entsprechend ansetzen.

4. Lernziele festlegen

Wie bei jedem Projekt legen Sie auch für Ihren Schulungsplan Ziele fest, die Sie erreichen möchten. Überlegen Sie sich dazu, was Ihre Mitarbeitenden nach der Schulung wissen oder können sollen.

Nehmen wir noch einmal das oben genannte Beispiel. Bei einer Schulung im Bereich Social Media Marketing könnten Sie folgende Ziele für alle Teilnehmer festlegen:

• Die Kennzahlen von Google Analytics verstehen.

• Herausfinden, welche Social-Media-Plattformen vom Zielpublikum des Unternehmens genutzt werden.

• Die Rolle von Social Media im Marketingprozess verstehen.

• Einen SEO-Text erstellen, ihn auf Social Media posten und den Fortschritt nachverfolgen.

Verwenden Sie Ihre Ziele als Leistungsanforderungen. So können Sie beispielsweise auch festlegen, dass Teilnehmer alle Lernziele erreichen müssen, um die neue Fähigkeit zu beherrschen und den Kurs erfolgreich abzuschließen.

5. Schulungsunterlagen ausarbeiten

Schulungsunterlagen sind ein zentraler Bestandteil Ihrer Präsentation. Einige helfen Ihnen bei der Präsentation der Inhalte (z. B. Folien oder eine PowerPoint-Präsentation), mit anderen können Sie die Teilnehmenden aktiv in den Kurs einbinden (z. B. mit Arbeitsblättern).

Zu den Schulungsunterlagen könnte Folgendes gehören:

• Präsentationen

• Arbeitsmappen

• Videos

• Online-Artikel

• SOPs(Standardarbeitsanweisungen) und Handbücher

• Leistungskontrolle

Bereiten Sie alle Schulungsmaterialien vor und drucken Sie auch ein paar zusätzliche Exemplare aus. Auf diese Weise fühlen Sie sich am Tag der Schulung sicher und können auch auf unerwartete Teilnehmer oder kleine Pannen flexibel reagieren.

6. Die Theorie in die Praxis umsetzen

Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, Ihr Schulungsprogramm fertigzustellen und es Ihren Teammitgliedern zu präsentieren. Damit Sie sich hierbei sicher fühlen, verfassen Sie das Programm als schrittweise Anleitung. Das könnte so aussehen:

1. Der Schulungsleiter begrüßt die Teilnehmenden und projiziert dabei die erste Folie seiner Präsentation an die Wand.

2. Der Schulungsleiter bittet die Teilnehmenden, ihre Laptops und dann die Website des Unternehmens zu öffnen.

3. Der Schulungsleiter präsentiert seine PowerPoint-Präsentation Folie für Folie und weist die Teilnehmenden an, auf ihren Laptops mitzumachen.

4. Der Schulungsleiter teilt die Arbeitsblätter aus.

5. Mithilfe von Laptops und Arbeitsblättern führen die Teilnehmenden gemeinsam eine praktische Übung aus.

6. Der Schulungsleiter fragt die Teilnehmenden nach ihren Erfahrungen mit der Übung.

7. Der Schulungsleiter schließt die PowerPoint-Präsentation mit einigen Diskussionsfragen ab.

8. Der Schulungsleiter stellt nun etwas Zeit für weitere Fragen zur Verfügung.

Zwar ist das Programm eine ausgezeichnete Vorbereitung auf eine Schulung, aber denken Sie daran, dass Sie während der Diskussionsphase auch vom Plan abweichen können, solange das Gespräch relevant und produktiv verläuft.

7. Je nach Bedarf Anpassungen vornehmen

Um sicherzugehen, dass Ihre Schulung effektiv ist, überprüfen Sie nun Ihren Plan und versuchen Sie, ihn bestmöglich zu gestalten und anzupassen. Ein erfolgreicher Schulungsplan unterstützt die Teilnehmenden dabei, einen Prozess zu beherrschen. Wenn Sie spannende Inhalte präsentieren, die Teilnehmenden aber nicht mitarbeiten, werden all diese wertvollen Informationen wahrscheinlich ins Leere laufen.

Nach ein paar Kursen empfiehlt es sich, Feedback einzuholen. Überprüfen Sie dabei, ob die Schulungsthemen verstanden wurden und holen Sie Rückmeldungen der Teilnehmer zum Kurs ein. Mithilfe dieser Informationen können Sie Ihren Schulungsplan verfeinern und noch besser an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden anpassen. Die nächste Gruppe wird bereits davon profitieren!

Vorlage und Beispiel für einen Schulungsplan

Hier sehen Sie einen beispielhaften Schulungsplan. Als Bedarf wurde erkannt, dass eine Schulung zur Keyword-Recherche für das Unternehmen sinnvoll wäre. Dieser Kurs richtet sich vor allem an neue Mitarbeitende, wobei er auch als Auffrischungskurs für andere Abteilungen dienen kann.

Nutzen Sie die kostenlose Vorlage für Schulungspläne, um die Fähigkeiten Ihres Teams zu fördern.

Schulungspläne digital verwalten: So unterstützt Sie Work Management Software

Klassische Schulungspläne in Excel-Tabellen oder Papierdokumenten stoßen schnell an ihre Grenzen, besonders wenn mehrere Teams und Standorte koordiniert werden müssen. Eine Work Management Software bietet Ihnen die Möglichkeit, Schulungspläne zentral zu verwalten, Fortschritte nachzuverfolgen und Erinnerungen automatisch zu versenden.

Vorteile der digitalen Schulungsplanung:

• Zentrale Übersicht: Alle Schulungstermine, Materialien und Teilnehmerlisten an einem Ort. Jedes Teammitglied kann den aktuellen Stand einsehen.

• Automatisierung: Wiederkehrende Schulungen lassen sich automatisch planen und zuweisen. Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Fristen verpasst werden.

• Vorlagen und Standardisierung: Einmal erstellte Schulungspläne können als Vorlage für zukünftige Programme dienen und so den Planungsaufwand reduzieren.

• Erfolgsmessung: Durch integrierte Dashboards und Berichte behalten Sie den Überblick über abgeschlossene Schulungen und ausstehende Maßnahmen.

Mit Asana können Sie Schulungspläne als Projekte anlegen, Aufgaben an Teammitglieder verteilen und den Fortschritt in Echtzeit nachverfolgen.

Ein Praxisbeispiel zeigt, wie effektiv digitale Schulungsplanung sein kann: Das Technologieunternehmen Zoom nutzt Asana, um die Einarbeitung und Schulung von über 5.700 Mitarbeitenden weltweit zu koordinieren. Durch den Einsatz von Vorlagen, Formularen und Portfolios spart Zoom schätzungsweise 133 Arbeitswochen pro Jahr, allein durch Automatisierung und Standardisierung von Prozessen. Das IT-Team erreichte bei der Einführung des unternehmensweiten „Bring Your Own Device"-Programms eine Beteiligung von über 90 Prozent, unter anderem dank der transparenten Aufgabenverfolgung in Asana. Möchten Sie ähnliche Ergebnisse erzielen? Entdecken Sie Asana AI Studio in einer kostenlosen Demo.

Effektive Schulungspläne als Grundlage für den Teamerfolg

Ein strukturierter Schulungsplan stärkt die Kompetenzentwicklung im Team, steigert die Mitarbeiterbindung und erleichtert die Nachweisbarkeit von Pflichtschulungen. Ob Sie neue Mitarbeitende einarbeiten, bestehende Fähigkeiten vertiefen oder Pflichtschulungen dokumentieren: Ein strukturierter Schulungsplan sorgt dafür, dass alle Beteiligten ihre Ziele erreichen. Starten Sie jetzt und erstellen Sie Ihren ersten Schulungsplan mit Asana.

Häufig gestellte Fragen zu Schulungsplänen