Transformation der globalen Zusammenarbeit von WRI

WRI führte Asana ein, um die Arbeit zu zentralisieren, die Transparenz zu erhöhen und die Zusammenarbeit zu optimieren. Damit erhielt die Organisation die Tools, die ihre globalen Teams benötigen, um effizienter zu arbeiten. Durch die Verknüpfung der Arbeit mit strategischen Zielen und die Bereitstellung von Echtzeit-Transparenz hat Asana die Arbeitsweise von WRI verändert und der Organisation geholfen, komplexe Initiativen in großem Maßstab in Angriff zu nehmen.

Unsere Mission, eine globale Wirkung für Menschen, Natur und Klima zu erzielen, erfordert ein skalierbares, vernetztes Arbeitssystem, um immer komplexere Abläufe zu unterstützen. Wir haben uns für Asana entschieden, weil es unsere Workflows vereinheitlichen, isolierte Arbeitsbereiche auflösen und die Transparenz und Verantwortlichkeit in einer Matrix-Struktur verbessern kann.

Don Spencer, kommissarischer CFO

Durch die Zentralisierung der Arbeit, die Standardisierung von Prozessen und die Erhöhung der Transparenz ist Asana zu einem Fundament für die Arbeit von WRI geworden. Dadurch konnte die Organisation ihre Fähigkeit verbessern, einen gleichberechtigten Zugang zu gewährleisten, Ökosysteme wiederherzustellen und die Auswirkungen des Klimawandels zu mildern. Diese Nutzung von Asana brachte der Organisation den Social Impact Work Innovation Award von Asana ein, der den Einsatz innovativer Prozesse zur Förderung eines dauerhaften Wandels und zur Schaffung einer nachhaltigeren Welt würdigt. 

Wenn wir nicht effektiv arbeiten, wirkt sich dies auf unsere Fähigkeit aus, unsere Versprechen zu erfüllen. Asana hilft uns dabei, sicherzustellen, dass wir die Ergebnisse erzielen, zu denen wir uns verpflichtet haben – sei es gegenüber unseren Spendern, Partnern oder den Menschen und Ökosystemen, die wir unterstützen.

Kemoy Liburd-Chow, Projektmanagement-Leitung, Operations

Anpassung der Einführung an die individuellen Bedürfnisse des Teams

Als WRI 2022 seine Reise mit Asana begann, hatte die Organisation 800 Lizenzen, die auf verschiedene Teams verteilt waren – was zu einer fragmentierten Nutzung und einer inkonsistenten Einführung führte. Das Unternehmen erkannte die Notwendigkeit eines einheitlicheren Ansatzes für die Verwaltung der Arbeit und wandte sich an Asanas Team für Dienstleistungen für Unternehmen, um die Schulungsmaßnahmen zu unterstützen und die Akzeptanz zu fördern. 

Anstatt sich auf Massenschulungen zu verlassen, entwickelte das Implementierungsteam einen maßgeschneiderten Ansatz, bei dem es vorrangig darum ging, die Nutzer dort abzuholen, wo sie sich befanden – sei es auf individueller, Projekt-, Programm- oder Unternehmensebene. Dazu gehörten:

• Teamspezifische Sitzungen, die sich mit den einzigartigen Herausforderungen jedes Teams befassten, wobei der Schwerpunkt auf konkreten Lösungen lag und der unmittelbare Nutzen aufgezeigt wurde.

• Länderspezifische Einführungen, die sich auf kleine Gruppen und Einzelgespräche konzentrierten. 

• Personalisierte Schulungen, die die Flexibilität von Asana hervorhoben und zeigten, wie die Plattform jedes Team in die Lage versetzen kann, seine Workflows zu vereinfachen und intelligenter zu arbeiten.

Heute verlassen sich etwas mehr als 2.000 Angestellte in mehr als 60 Teams auf Asana – ein Anstieg von 140 % in nur zwei Jahren – was Asana zu einem strategischen Wegbereiter für die globale Zusammenarbeit von WRI macht.

Oft wird Projektmanagement als starr angesehen, aber das ist es nicht, denn jedes Projekt ist einzigartig. Deshalb haben wir uns darauf konzentriert, Teams zu zeigen, wie sie Asana auf eine Weise nutzen können, die ihren spezifischen Bedürfnissen entspricht, egal wo sie sich befinden – ob auf individueller Ebene, von Projekt zu Projekt, auf Programmebene oder im gesamten Unternehmen.

Kemoy Liburd-Chow, Projektmanagement-Leitung, Operations

Steigerung der Abstimmung und Effizienz in globalen Teams

WRI hat Asana eingeführt, um die Komplexität seiner globalen Initiativen zu bewältigen. Durch die Nutzung der Plattform wurde die Zusammenarbeit der Teams verändert, sodass die Organisation ihre Verpflichtungen gegenüber Gebern, Partnern und Communitys besser erfüllen konnte.

Stärkung der Zusammenarbeit über Regionen und Partner hinweg

• Durch die Zentralisierung der Arbeit in Asana erhält jeder Einblick in relevante Portfolios und Projekte, sodass Teammitglieder in Echtzeit sehen können, wie die Arbeit voranschreitet.

• Teams arbeiten nahtlos über Regionen hinweg zusammen und greifen direkt auf der Plattform auf Updates zu, anstatt darauf warten zu müssen, dass Kolleg*innen online gehen.

• Externe Partner werden zu gemeinsamen Projekten eingeladen, was die Zusammenarbeit in einem zentralen Bereich erleichtert.

• Integrationen mit Tools wie Outlook, Microsoft Teams und SharePoint stellen sicher, dass Teams E-Mails nahtlos in Aufgaben umwandeln und Live-Dateien mit Projekten verknüpfen können, sodass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben und Probleme mit der Versionskontrolle vermieden werden.

Verknüpfung der Arbeit mit strategischen Zielen für mehr Wirkung

• WRI nutzt die Ziele-Funktion von Asana, um Transparenz über die Ziele und Prioritäten der Organisation zu schaffen. So wird ein gemeinsames Verständnis im gesamten Unternehmen darüber gefördert, wie die individuelle Arbeit zur übergeordneten Mission beiträgt.

• Ziele sind teamübergreifend sichtbar, was die Ausrichtung und Klarheit darüber stärkt, wie bestimmte Arbeitsvorgänge mit der Wirkung zusammenhängen und diese vorantreiben.

• Diese Transparenz unterstützt die Planung und Priorisierung sowohl auf Team- als auch auf Organisationsebene, wobei Führungskräfte auf Analytik zugreifen können, die ihnen hilft, Ressourcen effektiv zuzuweisen und Fortschritte in Richtung strategischer Ziele zu verfolgen.

Zeitersparnis und Effizienzsteigerung durch Standardisierung und Automatisierung

• Teams nutzen Asana, einschließlich der KI-Funktionen der Plattform, um manuelle Arbeit zu automatisieren. Dadurch sparen sie jährlich über 8.000 Stunden – etwa 1.000 Arbeitstage pro Jahr – und schaffen mehr Zeit für wichtige Aufgaben. 

• Mit Smart Status erstellen Teams schnell Projekt- und Portfoliozusammenfassungen, halten Stakeholder mit minimalem Aufwand über Fortschritte und Prioritäten auf dem Laufenden und reduzieren den Bedarf an häufigen Meetings.

• Smart Fields generieren automatisch benutzerdefinierte Felder, die speziell auf die Projekte von WRI zugeschnitten sind. So können Teams schneller mit der Arbeit beginnen, die Konsistenz über alle Aufgaben hinweg aufrechterhalten und Daten effektiv verfolgen, um die Berichterstattung zu optimieren.

• Die Regeln von Asana automatisieren Routineaufgaben, wie das Verschieben von Aufgaben zwischen Abschnitten, das Benachrichtigen von Teammitgliedern über wichtige Updates und das Aktualisieren von benutzerdefinierten Feldern basierend auf der Aufgabenauswahl.

• Formulare für eingehende Anfragen optimieren den Anfrageprozess, wodurch das manuelle Durchsuchen von E-Mails entfällt und ein konsistenter Workflow entsteht.

Vorlagen für das Management von Risiken, Ergebnissen, gewonnenen Erkenntnissen, die Projektplanung  (für Führungskräfte) und andere wichtige Work-Management-Prozesse steigern die Effizienz, sparen Zeit und fördern die Konsistenz, indem sie veraltete Tools wie Präsentationen und Tabellen ersetzen.

Indem wir unsere institutionellen Prioritäten in Asana-Ziele übertragen haben, haben wir die Transparenz im gesamten Unternehmen verbessert. Viele Teams nutzen jetzt Ziele, um klar zu erkennen, wie ihr Aufwand zu den Teamzielen beiträgt und mit diesen übereinstimmt.

Kemoy Liburd-Chow, Projektmanagement-Leitung, Operations

Förderung der urbanen Transformation durch optimiertes Projektmanagement

Das WRI Ross Center for Sustainable Cities ist das Programm des World Resources Institute, das sich der Gestaltung einer Zukunft widmet, in der Städte für alle besser funktionieren, und einige der komplexesten Herausforderungen angeht, mit denen städtische Gebiete heute konfrontiert sind, wie Ungleichheit, Nachhaltigkeit und Klimawandel. Das Programm ist in mehr als 150 Städten in 75 Ländern tätig und umfasst verschiedene Initiativen wie die Verbesserung des öffentlichen Nahverkehrs, die Entwicklung widerstandsfähiger Wassersysteme und die Förderung der Einführung von Elektrofahrzeugen.

Um diese Projekte auf globaler Ebene zu verwalten, benötigte das Programm eine bessere Möglichkeit, Teams zu vernetzen, Prozesse zu standardisieren und die Datengenauigkeit zu verbessern. Mit Asana schufen sie eine zentrale Schnittstelle für die Zusammenarbeit und optimierten Prozesse in allen Städten, damit Teams Projekte erfolgreich umsetzen können, wie zum Beispiel die von WRI Brasil, die die Entwicklung einer öffentlichen Richtlinie zur Förderung emissionsfreier Fahrzeuge im Güterverkehr unterstützten.

Standardisierte Praktiken führen zu besseren Projektergebnissen

• Das WRI Ross Center hat die gesamte Programm- und Projektarbeit in Asana zentralisiert, sodass Teams in Echtzeit Einblick in Projektdetails erhalten und die Zusammenarbeit über Regionen hinweg gefördert wird. 

• Komplexe Initiativen, die Teams und Standorte umfassen, werden in zentralisierten Projekten verfolgt, sodass Teams alle Details an einem Ort sehen und Updates einfach teilen können.

• Um Verantwortlichkeit und Klarheit zu schaffen, werden Projekt- und Aufgabenverantwortliche in Asana zugewiesen, wodurch Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert werden. 

• Standardisierte Vorlagen für die Verwaltung von Zuschüssen, Untervereinbarungen, Risiken und Problemen, Ergebnissen und gewonnenen Erkenntnissen stellen sicher, dass jedes Projekt einem konsistenten Workflow folgt, wodurch die Produktion im gesamten Programm optimiert wird. 

• Ein standardisiertes Namenssystem innerhalb von Asana kategorisiert Projekte nach Land und Spender, sodass selbst globale Initiativen leicht zu finden sind.   

Verbessertes Datenmanagement ermöglicht intelligentere Entscheidungen

• Alle Projektdaten wurden von einem früheren Tool zu Asana übertragen, um die automatisierte Extraktion, Bereinigung und Verifizierung mithilfe der Asana-API und Programmiersprachen zu ermöglichen. Die verarbeiteten Daten werden dann in Dashboards eingespeist. 

• Da alle Projektinformationen mit Portfolios verknüpft sind, haben Teams Zugriff auf Echtzeit-Analytik, die es ihnen ermöglicht, effektiv zu planen und Spendern genau über die Wirkung zu berichten. 

Berichte, die mithilfe von Dashboards erstellt werden, bieten aussagekräftige Analytik und ermöglichen fundiertere Entscheidungen auf Programm- und Projektebene.

Asana spielt eine entscheidende Rolle bei unserem Ziel, Projektmanagement-Prozesse vollständig zu systematisieren und zu automatisieren, die Transparenz im gesamten globalen Netzwerk zu erhöhen und auf einfache Weise Berichte und relevante Informationen für die Entscheidungsfindung zu erstellen.

Larissa Fernandes Da Silva, Global Lead, WRI Ross Center PPMO (Programm- und Projektmanagement-Büro)

Stärkung der Resilienz durch proaktives Risikomanagement

Als globale Organisation, die in verschiedenen Regionen tätig ist, ist WRI einer Vielzahl von Risiken ausgesetzt – politischen, institutionellen, finanziellen und mehr. Ein effektives Management dieser Risiken ist entscheidend, um die Widerstandsfähigkeit aufrechtzuerhalten und die Mission der Organisation voranzutreiben. 

Zuvor konzentrierte sich das Risikomanagement des Unternehmens ausschließlich auf die Verfolgung finanzieller Risiken in Tabellen, was zu Lücken in der Sichtbarkeit und Planung führte. Heute hat das umfassende Enterprise-Risk-Management-Framework (ERM) von WRI die Art und Weise, wie die Organisation Risiken identifiziert, bewertet und mindert, neu definiert.

WRI wollte die Identifizierung, Klassifizierung und Kommunikation von Business-Risiken regulieren und standardisieren. Unsere Risikomanagement- und Asana-Teams haben gemeinsam ein zentrales Asana-Risikoregister erstellt … das uns bei der Lösung von Problemen hilft, die von der Überprüfung von Partnern bis hin zu überfälligen Forderungen reichen.

Don Spencer, kommissarischer CFO

Standardisierte Prozesse verbessern die Risikoberichterstattung und -reaktion

• Ein standardisiertes Risikoregister, das in einer Asana-Vorlage erstellt wurde, sorgt für Konsistenz bei der Identifizierung, Bewertung und Berichterstattung von Risiken weltweit.

• Jedes Land führt ein eigenes Risikoregister, das es den Managern ermöglicht, Risiken über verschiedene Regionen hinweg zu bewerten.

• Teams können Risiken über Regionen hinweg vergleichen und maßgeschneiderte Reaktionsstrategien entwickeln, wodurch das globale Risikomanagement verbessert wird. 

• Individuelle Risikoregister fließen in ein konsolidiertes Risikoregister-Portfolio ein und bieten der Führung einen klaren, unternehmensweiten Überblick über die Risikoexposition. 

Benutzerdefinierte Felder verbessern die Transparenz und das Verständnis von Risiken 

• In jedem Risikoregister erfassen benutzerdefinierte Felder wichtige Details wie Risikotyp, zugrunde liegende Bedingungen, betroffene Bereiche und Reaktionsstrategie und fördern so einen proaktiven Ansatz für das Risikomanagement.

• Teams verwenden diese Felder auch, um wichtige Risikomerkmale zu verfolgen – zum Beispiel, ob ein Risiko stabil ist, sich verbessert oder verschlechtert –, was ihnen hilft, Reaktionsstrategien wie die Minderung, Überwachung oder Übertragung des Risikos zu definieren und zu überwachen.

• Aus diesen Daten erstellen Teams umfassende Risikoberichte, die mit der Führung geteilt werden, um deren Verständnis der Risikoauswirkungen zu verbessern und die Entwicklung von Reaktionsstrategien zu unterstützen.

Automatisierung sorgt für rechtzeitige Eskalation

• Mithilfe der Regeln von Asana wird die Führung automatisch benachrichtigt, wenn kritische Risiken ihre Aufmerksamkeit erfordern. Dadurch werden die Reaktionszeiten verkürzt und sichergestellt, dass dringende Risiken umgehend angegangen werden.  

• Wenn beispielsweise ein Projektrisiko mithilfe der Asana-Vorlage für das Projektrisikomanagement als „institutionell“ gekennzeichnet wird, erhält der institutionelle Risikomanager automatisch die Aufgabe, das Risiko zu überprüfen und es bei Bedarf zu eskalieren, um ein rechtzeitiges Handeln zu gewährleisten. 

Berichte und Dashboards verbessern die Planung 

• Dashboards konsolidieren Risikodaten, damit Führungskräfte anstehende und aktuelle Risiken schnell bewerten, Strategien abstimmen und Ressourcen effektiv priorisieren können.

• Bei vierteljährlichen Überprüfungen werden jetzt Risikoregister als zentrale Orientierungshilfe verwendet, sodass Führungskräfte Maßnahmen basierend auf Echtzeitdaten in Asana ergreifen können, anstatt auf veraltete Tabellen oder informelle Diskussionen zu vertrauen.

Mit unserem Asana-Risikoregister können Teams Risiken besser identifizieren, einen klareren Überblick darüber erhalten, wie sie angegangen werden, und erkennen, was Aufmerksamkeit erfordert. Dies unterstützt unsere Bemühungen, eine Kultur zu pflegen, in der alle Beteiligten ihre Verantwortung dafür verstehen, Risiken in allen Aspekten unserer Arbeit zu berücksichtigen.

Kemoy Liburd-Chow, Projektmanagement-Leitung, Operations

Eine nachhaltige Zukunft mit KI schaffen 

Während WRI seine Aktivitäten weiter ausbaut und seine globale Wirkungskraft erhöht, wird Asana weiterhin ein entscheidendes Tool sein, um die team- und regionenübergreifende Abstimmung, Effizienz und Innovation zu fördern. 

Zu den wichtigsten zukünftigen Initiativen gehört die Ausweitung der Nutzung des Unternehmens- und Projektrisikomanagementsystems, einschließlich der Nutzung der KI-gesteuerten Automatisierung von Asana, um die Risikobewertung und Entscheidungsfindung zu verbessern. Mit Blick auf die Zukunft sieht WRI die KI-Funktionen von Asana, wie Chat-Funktionen und automatisierte Workflows, als transformative Faktoren für die weitere Optimierung von Workflows und die Förderung von Maßnahmen. Mit Asana als grundlegender Plattform ist WRI in der Lage, seine Mission zu erfüllen, eine nachhaltige Zukunft zu schaffen – ein Projekt nach dem anderen.

Asana wird von grundlegender Bedeutung sein, wenn wir unsere Aktivitäten weltweit ausweiten, Prozesse automatisieren, um die Effizienz zu steigern, und sicherstellen, dass die Arbeit mit der Strategie und den Richtlinien von WRI übereinstimmt. Die Nutzung der KI-gestützten Tools von Asana sollte ein intelligenteres Management, eine intelligentere Analyse und eine intelligentere Entscheidungsfindung ermöglichen und den Verwaltungsaufwand reduzieren, damit sich unsere Teams weltweit auf die wirklich wichtigen Aufgaben und Ergebnisse konzentrieren können.

Don Spencer, kommissarischer CFO