Das Operations-Team von Onfido arbeitet in diesem internationalen Unternehmen und hat die Mission, Prozesse zu verbessern, damit die Abteilungen effizienter und effektiver arbeiten können. Das bedeutet, Menschen zu helfen, mehr zu erreichen, ohne unnötigen Aufwand.

Seit Tom Booth, Director of Operations, im September 2019 als zweites Mitglied zum Ops-Team kam, ist dieses schnell auf 28 Personen angewachsen – einschließlich Operations Manager Naomi Shammas.

Das rasante Wachstum des Operations-Teams spiegelt die Entwicklung von Onfido als Ganzes wider. Um weiter zu expandieren, die Umsatzziele zu erreichen und die abteilungsübergreifende Funktionalität zu fördern, benötigte das Unternehmen ein System, das ihm helfen konnte, seine Arbeit effektiver zu organisieren und zu verwalten und gleichzeitig mit ihm zu wachsen.

Die Verlangsamung durch Tabellen

Bevor Tom und Naomi hinzukamen, wurden die Tabellenkalkulations- und E-Mail-Systeme, die zur Verwaltung der Arbeit verwendet werden, bereits als Engpass identifiziert. Sie waren nicht wirklich für funktionsübergreifende Strukturen geeignet, Informationen lagen isoliert vor und es mangelte an Verantwortlichkeit.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass Tabellenkalkulationen auch nicht die Sicherheit bieten, die für den Umgang mit sensiblen Informationen erforderlich ist.

Onfido machte sich daran, seine Tools zu konsolidieren und Prozesse im gesamten Unternehmen zu überdenken, um die Abstimmung zu verbessern und Strukturen zu schaffen, die sicher skaliert werden können.

Für die Skalierung unseres Business ist es entscheidend, ein Tool zur Verfügung zu haben, das uns die Möglichkeit der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit und die erforderliche Transparenz für ein einheitliches Vorgehen bietet.

Tom Booth, Director of Operations

Bedarfsermittlung

Da funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Wachstum im Mittelpunkt des Business von Onfido stehen, benötigte das Team ein Tool, das folgende Anforderungen erfüllte:

• Schnell skaliert werden kann und sich an verschiedene Arbeitsbereiche im gesamten Unternehmen anpasst, vom Umsatzbetrieb bis hin zur Einführung neuer Mitarbeitender

• Einfach zu bedienen und intuitiv sein sollte, damit sich die Mitarbeiter auf wichtige Arbeit konzentrieren können

• Sich nahtlos in die Technologieauswahl des Unternehmens (einschließlich Slack und Google Suite) integrieren lässt

• In Echtzeit aktualisiert wird, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen

Das Führungsteam handelte schnell und traf eine rasche strategische Entscheidung, in eine Work-Management-Lösung zu investieren, da es erkannte, dass diese für das zukünftige Hyperwachstum von zentraler Bedeutung sein würde. Nach einer ersten Einführung stellten sie fest, dass Asana perfekt zu ihren wachstumsorientierten Zielen passte.

Für jeden etwas dabei

Asana wird von Tom, Naomi und ihrem Team unterstützt und nun unternehmensweit bei Onfido genutzt.

Abteilungen im gesamten Unternehmen verwenden Asana, um Projektzeitpläne zu erstellen, Abhängigkeiten zu identifizieren und alle auf dem Laufenden zu halten. Ebenso werden Besprechungen, Tagesordnungen und Aktionen über Asana verfolgt, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen nie übersehen werden.

Wir arbeiten sehr funktionsübergreifend, nicht nur im Operations-Team, sondern innerhalb von Onfido als Ganzes. Mindestens ein Drittel der Arbeit im gesamten Unternehmen wird in sogenannten „Squads“ erledigt – funktionsübergreifenden Teams mit Vertretern aus einer Reihe verschiedener Abteilungen, die alle gemeinsam auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Tom Booth, Director of Operations

Dieses funktionsübergreifende Work Management ist zwar unerlässlich, und die Möglichkeit, Arbeitsvorgänge im gesamten Unternehmen mehrfach zuzuordnen, hat eine gemeinsame Ausrichtung ermöglicht. Die Abteilungen von Onfido haben jedoch auch herausgefunden, wie sich Asana an ihre Bedürfnisse anpassen lässt:

• Das Personalwesen verwendet Asana, um alle Prozesse zu verfolgen, von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Wiedereinführung von Angestellten nach einer längeren Auszeit. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die Informationssicherheit streng kontrolliert und nachvollziehbare Audit-Protokolle erstellt werden. Insgesamt hat sich die Audit-Leistung seit der Verwendung von Asana deutlich erhöht.

• Das Revenue-Operations-Team speist Kundenfeedback automatisch in ein Asana-Board ein, sodass sie Kundenbedürfnisse schneller erkennen können, und bietet einen klaren Workflow, um auf diese Bedürfnisse zu reagieren. Der Einsatz von Regeln und Automatisierungen unterstützt diesen effektiven und einheitlichen Ansatz weiter.

• Das Tech-Operations-Team verfolgt sein kommerzielles Ökosystem – ein umfassendes, fortlaufendes Projekt, das die Nutzung kommerzieller Plattformen durch das Unternehmen umfasst, einschließlich DealHub und Salesforce – über Asana. Das Team kann größere Arbeiten, z. B. das Hinzufügen eines neuen Produkts zum System, durch Unteraufgaben und Tags aufschlüsseln und organisieren, die im Laufe der Arbeit aktualisiert werden können.

Asana war perfekt. Die Plattform bot uns einen Überblick über alles, woran wir arbeiten, eine gute Kommunikation mit dem Team und das bequeme Management von Stakeholdern.

Corey Hume, Design Program Manager, Onfido

Schnelle Einführung und engere Kundenbeziehungen

Durch die Beseitigung von Engpässen, die durch veraltete Tools entstanden sind, sorgt Asana dafür, dass Teams weniger Zeit mit organisatorischen und Einzelaufgaben verbringen und in der Lage sind, neue Ziele zu erreichen und weiter zu skalieren.

Durch die Schaffung von Klarheit in den Prozessen arbeiten Revenue-Operations-Mitarbeitende enger als je zuvor mit ihren Kunden zusammen. Die direkte Integration des Net Promoter Score (NPS)-Feedbacks in Asana bedeutet, dass das Team in den seltenen Fällen, in denen ein Kunde von einem Problem berichtet, Herausforderungen erkennen und schnell Maßnahmen ergreifen kann. Auf diese Weise wurden Fälle von unklaren Ursachen für Kundenunzufriedenheit auf Null reduziert.

Das Personalteam schätzt, dass es die Vorbereitungszeit für jede Einführungswoche von 16 Stunden auf etwas mehr als 10 Stunden und das Onboarding eines einzelnen Angestellten von 2 Stunden auf nur eineinhalb Stunden reduzieren konnte.

Da das Ziel darin besteht, das Unternehmen weiter auszubauen, ist diese Optimierung entscheidend, um es dem People-Team zu ermöglichen, neue Mitglieder einzuführen und gleichzeitig neue Ziele zu erreichen.

Ich weiß nicht, wie wir ohne Asana von 200 auf 400 Angestellte hätten skalieren können – wir hätten wirklich Probleme gehabt.

Sonia Krakowiak, Lead Personalvorgänge

Für Tom und Naomi im Operations-Team war die Implementierung von Asana als Work-Management-Ebene im gesamten Unternehmen bahnbrechend. Durch die Möglichkeit, die Durchlaufzeiten, den Projektfortschritt und den Zeitaufwand für die Arbeit genau zu verfolgen, ist die Ressourcenverteilung insgesamt effektiver und effizienter.

Gemeinsam in die nächste Phase des Hyperwachstums

In Zukunft werden Tom und Naomi ihre Arbeit fortsetzen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen bei seinen Handlungen, Prozessen und Tools so zielgerichtet und effizient wie möglich agiert.

In der Zwischenzeit werden sie Asana nutzen, wenn sie mit dem Projekt Dovetail beginnen – einer Mission, bei der sie ihre Unternehmensstrategie, OKRs und Metriken zusammenführen und diese klar mit den Aufgaben jedes Einzelnen verknüpfen.

Das heißt aber nicht, dass sie in anderen Bereichen nachlassen. Mit Asana als skalierbarem Rückgrat ist Onfido bereit für sein zukünftiges Hyperwachstum in jeder Abteilung.