Trinny London 藉助 Asana 完美贏取新客戶
在消費性產業中，社群媒體對於建立一個對品牌有認同感的人群社群至關重要，而 Trinny London 也不例外。 為了創作吸引新客戶的引人入勝內容，Trinny London 需要執行高度跨職能的營運。 與許多新創公司一樣，它最初使用基本工具來管理其專案和宣傳活動。 製作人 Shannon O'Hara 表示：「我們有一個龐大的試算表，我們試圖在其中列出所有內容，並將其連結至各團隊之間。」 「試算表為我們提供了概觀，但要讓它保持最新狀態，需要進行大量的手動作業。」 一定有更好的方法。
跨團隊協作
支援跨團隊協作，為社群媒體和數位廣告製作更具吸引力的內容。
高效的廣告支出
加速內容測試，以便更快瞭解哪些內容有效，從而提高廣告支出的效率。
更妥善地掌握簡介內容
更妥善地記錄簡介，從而使影片內容的觀看時間最多增加了一分鐘，進而推動營收增長。
讓人員有餘裕採取更具策略性的行動
消除了工作附帶事務，營造出讓員工能夠更專注於策略性工作的環境。
Trinny London 的豪華系列產品包括簡單、現代、隨時隨地皆可使用的彩妝，已深入全球各地的化妝包中。短短四年內，該公司已擴展至超過 170 名員工。 然而，這種令人難以置信的發展軌跡引發了人們的擔憂，即如何透過贏取新客戶來長期維持這種成長水準。
根據 工作剖析索引 ，單單透過改善流程，每個人每週就能節省六小時五分鐘。 Trinny London 決定實施一款新的看板式工具，並立即發現查看任務、追蹤進度和識別職能相依性變得更加容易。 但這也帶來了一個新問題：過度溝通。 Shannon 解釋道：「大家的收件匣被通知淹沒了。」
Trinny London 決定評估更多工作管理工具，並意識到公司需要一款具備強大自動化功能，且開箱即用、具備所有所需功能的工具。 Shannon 表示：「我們需要一個更複雜的系統，一個功能類似試算表，但具有即時檢視和自動通知功能，且不會讓人員不堪負荷的系統。」
Asana 滿足了所有需求
Asana 和 Trinny London 的團隊從單一使用案例開始實施：協助產品發佈。 影片製作協調員 Jemima Childs 表示：「Asana 讓流程變得非常清楚。 感覺每個人都知道自己身在何處，以及需要做些什麼。」 Shannon 接著說道：「如果我不在電腦前，我會透過Slack 整合來掌握通知。 所有資訊都集中在一處，因此當我回到電腦前時，我的電子郵件並未被佔滿。」
小規模驗證 Asana 的功能，使推行工作變得更簡單。 但團隊的滿意度不僅歸功於 Asana 如何改善工作管理，還延伸至所有小細節。 「我喜歡透過表情符號向同事表達感謝的方式。 這非常鼓舞人心，而且會產生很大的影響。」Jemima 表示。
正確的基礎
「在使用最初的試算表和看板式工具時，我們總是需要不斷向人員追問最新進度。 這讓工作負荷增加了一倍，而不是減少了一半。」Jemima 說道。 然而，Asana 在簡介新廣告、組織廣告和記錄回饋方面提供的明晰度，使 Trinny London 能夠為其員工改善工作。工作剖析索引顯示，超過四分之一的工作者希望其僱主進行這項投資，以支援更佳的協作。 「我最喜歡的功能是能夠將一個任務新增至多個看板。 這樣我們只需要在一個任務中進行溝通，而且該任務在所有地方都可見。 這對我們來說是一個劃時代的改變。」Shannon 表示。
Trinny London 使用 Asana 來改善其廣告支出。 正如付費社群協調員 Demi Mistry 所解釋：「以前，很難知道所有內容的位置，也很難將正確的圖片與正確的文案配對。 Asana 讓我能夠全面掌握每個廣告的目的、描述、相關連結和資產，以及進度狀態和後續步驟。 Asana 幫助我們更快地將內容上傳至 Facebook 的廣告管理工具並進行測試。 當我們知道哪些內容奏效時，我們就可以獲得更多簡介，並提高銷售回報。」
完美執行
隨著業務的發展，Asana 還使 Trinny London 能夠協調其跨職能團隊，以推動新客戶的贏取。
集中式、共用的看板提供所有任務的單一檢視，並提供清晰的狀態更新，且在需要時將協作者納入專案。 「由於我們與行銷部門的每個團隊都有交集，因此 Asana 非常適合用於管理所有任務。 我們有四個專門用於拍攝的看板：一個用於安排拍攝，一個用於修圖，一個用於編輯，另一個用於額外設計。」設計營運協調員 Penny Bavister 表示。 「為了讓我們維持進展順利，我設定了一項規則，讓任務標記為已完成時，自動移至下一個看板。 如果缺少某些內容，另一個規則會將其狀態降級，並將其傳回上一個看板以進行進一步的工作。」
Shannon 表示：「Asana 協助我們將意見回饋核准流程自動化，這絕對加快了進度，並使一切變得更加明晰。」
此外，工作剖析索引發現，大多數工作者只能將 14% 的時間花費在前瞻性策略上，而 Trinny London 認為 Asana 為其帶來了巨大的機會。 Shannon 解釋道：「我以前的職責現在可以自行運作。 「Asana 為我提供了更多時間來進行更高層次的規劃，並展望未來的發佈和專案。」
可見的成果
影片製作團隊的一個核心 KPI 是增加所有網站和 YouTube 影片內容的一分鐘觀看次數。 這能鼓勵更多檢視者「點讚並訂閱」，最終能帶來營收。 「為了收集新的影片簡介，我們會請編輯團隊填寫 Asana 表單，此舉會在影片製作看板中建立一個任務。 接著，我會看到一個可視化的請求清單，因此在將簡介指派給設計或文案團隊之前，我可以更輕鬆地評估工作負荷和不同資產的狀態。」Jemima 解釋道。
此前，來自外部的請求是透過電子郵件進行管理的，而由於請求數量龐大，因此經常會錯過行動或發生溝通不暢的情況。根據工作剖析索引，這是導致過勞的主要影響因素之一。 現在，99% 的內部溝通都透過 Asana 進行。 此外，人們對自己被指派的任務有主人翁意識，能夠取得所需的資訊，並認為自己能夠影響工作的結果，這激勵他們承擔責任。 正如 Jemima 所說：「Asana 為我們提供了一種更好地管理工作負荷的方法。」
為成功做好準備
隨著 Asana 融入業務節奏，Trinny London 現在擁有合適的平台來擴展和多元化，從而與未來的客戶保持相關性。 Demi 表示：「在接下來的一年裡，我們的重點是提升我們在成長型市場的影響力，包括美國、德國和加拿大。」 「Asana 將成為我們在組織新國家/地區的產品發佈工作，以及維持日常業務運作方面的得力助手。」
Trinny London 現在對其長期贏得新客戶的能力充滿信心，因為 Asana 為團隊提供了完美管理和執行工作所需的平台。