指數成長值得慶祝。 但當您使用的工具跟不上時，會發生什麼事？ 這正是社群媒體代理商Social Factor在大量新專案和客戶湧入時所預期的情況。

Social Factor 位於德州沃斯堡，擁有 50 人以上的員工，他們在全國各地的辦公室和遠端工作。 從策略和內容建立到發佈、付費廣告活動和社群管理、資料報告和深入解析，再到社群媒體培訓和現場活動支援，Social Factor 為 Toyota、Smith and Nephew 及 Fender Guitars 等公司的數位成長提供支援。

當成長意味著超出現有能力時

Social Factor 的營運團隊意識到 Social Factor 在社群空間中所產生的影響力，並對他們使用的工具進行了溫度檢查。 很快就顯而易見，必須找到一個解決方案，協助整個組織管理工作，並與他們一起擴展。

以下是 Social Factor 所面臨的挑戰：

• 他們目前的專案管理工具不夠精密，無法滿足其不斷發展的流程，且難以在整個組織中實施。

• 他們希望有一個平台，能夠與他們現有的代理工具以及他們正在探索的其他應用程式 (例如Everhour) 整合。

• 團隊成員發現，由於資訊分散在電子郵件、聊天和檔案中，因此維持資訊同步變得愈發困難。

我們需要一個集中的事實來源，以便在內部和外部盡可能有效地經營我們的業務。”

充滿信心地擴展規模

營運長 Jeana Abboud 和專案經理 Jessica Pramanik 尋找一款能夠與他們一起成長的工具，該工具需要能夠輕鬆規劃，同時依據客戶、專案和角色追蹤每一項詳細資料。 無論 Social Factor 選擇哪種工具，都必須能夠與他們用於開展業務的其他資源 (例如Google Suite和Slack)完美整合。 協作功能是必不可少的，包括在評論中標記團隊成員，以及以直觀的方式留下備註。

Jeana 和 Jessica 很快就意識到 Asana 是整個公司都能採用的工作管理解決方案。 查看 Asana 的藍圖有助於他們充滿信心，相信隨著 Social Factor 的擴展，Asana 將不斷推出他們可以使用的新功能。

她們喜歡有專為代理機構設計的實用工作流程。 在定義和最佳化時間軸和專案計劃以適應其商業模式時，他們將建立一個更集中的地方，供團隊管理日常工作，並供領導管理機構的效率。

此外，團隊希望快速推動採用和實施。 他們利用 Asana 的教育材料，包括學院和指南，制定了一個到職專案，清楚列出每位隊友的培訓步驟。 這有助於團隊「在實踐中學習」，Jeana 和 Jessica 可以看到誰已完成培訓，以及她們需要跟進追蹤哪些人。 他們還與 Asana 的一位客戶成功經理合作，最佳化其關鍵工作流程，以確保他們能充分利用平台。

擁有對專案的執行監督和深入解析十分關鍵，因為這讓我們能夠隨時快速掌握當下發生的事情。”

在採用後四週內取得可喜的成果

在試用 Asana 後，領導團隊堅定不移地選擇在整個組織中採用和實施 Asana。 他們沒有浪費任何時間，立即開始使用工具並透過實作學習，充分利用Asana 學院中的培訓工具。

為了在整個團隊中推行，每位團隊成員都獲得了一個到職專案。 任務已指派，其中包括觀看 Asana 訓練影片和嘗試每項功能。 Jeana 和 Jessica 可以輕鬆評估每個人的進度。

Asana 對我們來說是新工具，但我們在四週內就能從評估轉為部署，這證明了該工具的直觀性。”

如今，Social Factor 將其在保持效率和精簡的同時仍能快速成長的能力，歸功於他們在 Asana 中簡化的流程和工作流程。 他們已經能夠減少客戶帳戶之間的內部接觸點數量，並消除不同的文件，因為每個人都能存取相同的客戶資訊。 任何人都可以輕鬆查核專案狀態，無需安排查核會議或重複對話。 此外，他們已將帳戶管理標準化，因此在從一位客戶轉換到另一位客戶時，沒有人會浪費時間學習獨特的流程。 因此，他們能夠隨著客戶快速擴展，同時繼續按時交付高品質的工作，這在快節奏的社群行銷產業中至關重要。

Asana 也影響了公司管理規劃和人員配置需求的方式。 例如，他們使用工作負荷來追蹤即將到來的工作的預估時數、識別可能的餘裕問題，並預測整個團隊的招聘需求。 現在，Social Factor 能夠更準確地平衡各資源之間的工作量，並繼續大規模為其客戶交付有效且及時的工作。

內部和外部的協調支援

在營運方面，Asana 用於團隊協作、新進員工到職，以及追蹤團隊和個人績效，以實現職涯成長。 團隊還使用 Asana表單來擷取從休假到 IT 以及帳戶資源請求的所有內容。 過去，這是透過直接向單一資源提出請求來完成，因此很難為團隊成員加標籤並進行大規模管理。

Social Factor 還使用 Asana 來管理客戶工作的所有層面，從新客戶的引導到管理交付項目，例如內容建立和最佳化、腦力激盪和策略、社交媒體管理、付費社交媒體報告和深入解析，以及品質保證。 由於每個流程都有許多不同的步驟，且需要與團隊成員協作，因此 Asana 有助於維持一切井然有序，從而避免發生遺漏。

Asana 協助我們的團隊管理任務，並且讓我們知道該做什麼、何時做以及它屬於哪個專案。”

展望未來，Social Factor 計劃使用 Asana 來自動化和整合更多營運功能，包括招聘和招募，以及可能的團隊財務協作。 整個團隊都很高興能繼續以 Asana 為先導，擴展 Social Factor。

Asana 是我們在 Social Factor 實施的第一個專案管理工具，我們相信它確實可以與我們一同擴展。 我們預期它將協助我們在使用更少資源的情況下吸引更多客戶。”