Olo是一家快速發展的數位訂購和外送服務公司，為 250 多個餐廳品牌提供服務，其中包括 Chipotle、Jamba Juice 和 Five Guys。 以正確的方式迎接新進員工非常重要，因為他們 130 人的團隊中有 50% 的人分散在美國各地進行遠距工作。 這使得他們的關鍵目標，即留任率，更具挑戰性。

為了讓分散各地的員工保持凝聚力和參與度，Olo 的人力資源部 (HR) 團隊 (他們稱之為「人才與文化團隊」) 設計了完整的到職體驗，並管理員工到職首日之後的每一項人力資源部 (HR) 需求，從薪資、績效評估到股權和會議。 人員和文化副總裁 Deanne Rhynard 相信，即使是最微小的人力資源部 (HR) 互動，也有助於建立卓越的企業文化。

Deanne 表示：「雖然我們都在這裡工作，但我關心每個人的快樂。 如果我們的員工開心，他們就會讓我們的公司繼續運作。」

該團隊使用 Asana 確保每個人力資源部 (HR) 流程都能順利進行，無論流程多麼細緻。 Deanne 表示：「我們的每一個場合都離不開 Asana。」 「它對於我們的整體策略以及日常運作不可或缺，讓我們能夠以遠端團隊的形式進行協作，並讓成員們對其任務產生責任感。 它讓我們可以授權並信任我們的人員去完成工作。」

人力資源部 (HR) 成功的秘訣：詳細且可重複的流程

Olo 的大多數人力資源與文化流程都非常詳細，而且經常重複，例如雙週和每月薪資、年度績效評估和股權指派。 此外，每位新員工的到職流程可能多達 130 個步驟，而所有步驟對於留任率都很重要。 Deanne 表示：「如果我在到職流程中遺漏了一個步驟，在新進員工眼中，以及對於作為公司代表的我來說，這都是一個失誤。」 「我面臨他們離職的風險，這會降低我們的留任率，並使每個人都不太開心。」

人力與文化團隊規模不大且分散各地，這增加了挑戰。 Deanne 表示：「我們是一個三人團隊，但我們應該是一個三十人團隊。」 「我們所做的工作至關重要。」 Deanne 自己在西雅圖，而她的隊友在紐約，因此他們使用 Asana 來縮短距離。 「Asana 幫助我與我在紐約的員工溝通。 我知道他們正在進行的工作，而且我不必不斷詢問他們進展如何。」

當一般待辦清單已不敷使用時

Deanne 最初在她之前的公司使用 Asana，當她加入 Olo 時，她計劃恢復使用一般的待辦清單。 她說：「我真的試過，但我意識到沒有 Asana 我無法工作。」

Olo 的人力資源部 (HR) 流程極其詳細，這使其特別具有挑戰性，而且這些流程還涉及許多人力資源與文化部門以外的人員。 Deanne 表示：「無法在紙張或一般任務清單中記錄所有內容。」 「Asana 可讓您拖放。 您可以使用截止日期、附件和評論來組織事務，並將任務指派給 People + Culture 部門內外的人員。」

如果我在到職流程中遺漏了一個步驟，那麼在新進員工眼中，以及對於作為公司代表的我來說，這都是一個失誤。 現在，我們不會再遺漏細節，因為我們有一個萬無一失的系統。 Asana 絕對至關重要。 沒有它，我無法完成我的工作。

她再次開始使用 Asana 來處理自己的工作，然後 Asana 的使用逐漸擴散開來。 現在，她的人力資源與文化部門的同事，以及 Olo 的客戶成功和行銷團隊，也都仰賴它。 Deanne 表示：「我們不會遺漏任何細節，因為我們有一個萬無一失的系統。 「我們更不容易忘記任務或資訊。」

Olo 完善的到職和離職流程

Olo 的人力與文化團隊將其到職流程儲存在 Asana 中的專案範本中，分別針對全職員工、承包商和調動員工。 他們為每位新員工複製範本，並依照清單逐一執行。

到職範本劃分為不同區段，代表到職流程中的不同階段。 以下是其中幾個任務：

• 相關員工資訊：姓名、個人電子郵件、Olo 電子郵件地址、其簡歷的 ATS 連結、團隊指派、職稱、其開始日期、其工作地點、其經理姓名等。

• 招聘總結任務：記錄新員工資訊、儲存聘任信、組織資料夾、更新招聘計劃、在 ATS 中將職位標記為已填補。

• 簽署聘書後：傳送執行長歡迎電子郵件、電腦訂購選項、合規文件、指派夥伴、提交背景調查、新增至主規劃文件。

• 到職體驗：建立電子郵件帳戶、安排初始培訓會議、指派軟體權限、訂購 FitBit、寄送禮品袋、規劃紐約辦公室旅行、將新進員工新增至 HRIS 系統、寄送第一天準備電子郵件。

Asana 專案還能讓合適的人持續參與。 招聘人員和人力資源與文化團隊成員在 Asana 中追蹤專案，公司中需要指派軟體權限的任何人員也一樣。

離職流程也同樣順暢。 當員工離職時，離職流程可確保公司的安全和保護，同時協助人力資源與文化團隊收束所有未結尾事項。 員工在 Olo 享有專業的體驗，直到最後一刻。

離職專案範本包含離職面談，以及記錄離職協議、完成最後一筆薪資、關閉帳戶和移除軟體存取權限等必要流程。 為了保密離職事宜，在其他員工得知同事離職之前，只有相關的人力資源與文化團隊人員才能在 Asana 中追蹤專案。

在 Asana 中執行其他人力資源部 (HR) 流程

Olo 還有數百種其他人力資源部 (HR) 用途，而 Asana 都能提供支援。 Deanne 表示：「一旦我在 Asana 中設定好流程，就不必再為此操心了。」 「這讓我保持理智。」 以下是幾個範例：

• 薪資：月中和月底薪資範本可協助 Deanne 處理佣金、獎金、遣散費、州稅、時薪、休假等意外情況。 營運長、財務資深副總裁和會計部門都能取得薪資摘要的存取權限。

• 績效評估：經理、員工和部門主管是實際進行評估的人，但 Deanne 的流程會在適當的時間讓他們參與，並告訴她何時傳送提醒、何時跟進，以及何時記錄備註。

• 會議日程：為了讓內部會議富有成效，Deanne 為每位經理和直接下屬使用一對一日程。 她與隊友分享一些日程，並將其他日程用作私人備註。

• 其他：人力資源與文化團隊使用 Asana 進行會議規劃、軟體實施和股權管理。

客戶成功團隊還廣泛使用 Asana 來管理從客戶部署到管理和維護的所有事項。 他們甚至已經開始將客戶新增至 Asana 專案，以便查看客戶的發展軌跡。 Deanne 表示：「這種透明度和可視度至關重要。 「事情會遺失在電子郵件中，可能會讓客戶成功團隊忽略客戶的最新情況。 如果沒有 Asana，團隊會失去動力，讓人失望，並且無法。 這讓團隊能夠專注於任務，並保持溝通流程順暢。」

積極參與且分散各地的團隊

當每位員工的人力資源部 (HR) 需求都得到滿足時，這便是健康公司文化的穩健基礎。 Deanne 表示：「我們收到了關於到職流程的出色回饋，以及其如何有助於員工留任。」 無論 Olo 的團隊在美國何處工作，出色的流程都能讓他們保持參與。

• 100% 的新員工在第一天就感覺受到歡迎

• 100% 的新進員工感覺得到其經理的支持。

• 98% 的人對招聘過程中與人力資源部 (HR) 聯絡人的溝通程度感到滿意。

• 一位員工表示：「我感覺每個人都非常歡迎我，到職流程很順利。」另一位員工則說：「人力資源與文化團隊非常友善，讓我感到非常自在。 這為 Olo 的文化奠定了良好的基調。」

Asana 確保這些系統一次又一次地發揮其神奇作用。 Deanne 表示：「我不知道該如何記得完成所有微小步驟。」 「我是一個非常注重細節的人，但這份工作的規模遠遠超出我的能力範圍。 對我而言，Asana 等同於成功。」