與許多非營利組織一樣， NTEN的團隊規模雖小，但卻充滿力量。 他們的總部位於波特蘭，並有幾位遠距工作的員工，他們為 50,000 多名成員舉辦年度會議，並提供大量資源，以便他們瞭解和採用最佳技術。 組織的掌舵人是 NTEN 執行長 Amy Sample Ward。

隨著組織的發展，團隊希望在責任、期限以及如何為專案做出貢獻方面提高透明度。 由於同時有多個計劃在進行中，且存在資訊孤島，導致一些微小但關鍵的步驟發生遺漏。 身為技術領導者，NTEN 團隊知道有工具可以幫助他們更有效率地工作，因此他們決定以身作則，尋找一個工具，幫助他們在同一處組織所有事項。

尋找動態協作工具

Amy 團隊的幾位成員過去曾嘗試過不同的工作管理工具，但他們認為是時候將所有內容集中在一個平台上了。 對 Amy 來說，他們嘗試過的工具並未提供所需的功能。

在評估了幾種工具後，Amy 和她的團隊認為 Asana 提供了他們所需的功能。 它能夠向他們展示不同工作之間的連結，例如多個專案中的任務、相依性和截止日期。 這也讓他們能夠使用評論、對話及專案狀態就工作內容進行溝通，而不需要使用其他工具。 讓溝通與工作保持連結，有助於清楚劃分職責，並減少干擾。 最後，它提供了為敏感性工作自訂隱私設定的功能。

我記得當時得知非營利組織折扣時，心想：「我們可以解鎖所有這些功能，同時不超出預算，那就這麼做吧。」

對於 Amy 來說，她非常熟悉非營利組織缺乏資源的情況，而採用 Asana 的決定性因素是非營利組織計劃。 Amy 和她的團隊現在以Asana Business 方案運作，並使用表單、專案集和工作負荷等功能，同時享有 50% 的折扣和Asana 顧問計劃的存取權限。 藉助這些功能，他們可以簡化工作接收流程，查看計劃進度，並能夠更好地管理其寶貴資源。

以身作則：將 Asana 推動至團隊

NTEN 在協助非營利組織推出新技術方面擁有豐富經驗，因此採用非常有條理的方法來實作 Asana。 他們先從一個團隊和一個專案的試驗開始，然後擴大到更多專案和團隊成員。 隨後，早期使用者開始在 Asana 中針對專案進行協作並管理工作，同時培訓其隊友。

我們的引導方法讓人們感覺自己被包容，而不是被迫使用這個工具。

在 Asana 中建立了管理工作的結構和慣例後，引導組織其他部門加入就變得很容易。 NTEN 使用專案範本，協助新使用者瞭解 Asana 的直接好處。 藉助範本提供的視覺輔助，人們可以瞭解如何組織和管理工作，從而立即明白 Asana 如何讓日常工作變得更輕鬆。 這有助於加快整個團隊加入的時間。

使用 Asana 提高可視度與效率

現在，NTEN 使用專案範本來規劃每週的每一門課程，例如「數位素養和無障礙」以及「網站重新設計的剖析」，這樣他們就不會錯過關鍵步驟，且若有隊友不辦公，任何人都可以介入協助。 這不僅減輕了團隊的壓力，還有助於他們在每門課程中提供更好的內容和資源。

有了 Asana，我們不再浪費時間試圖記住需要做的事情。

NTEN 團隊還使用 Asana 規劃其年度會議 NTC，該會議接待來自非營利組織的 2,400 多名與會者，他們尋求透過科技推動變革的新方法。 透過在主專案中管理所有 NTC 任務，他們可以在時間軸上查看所有內容，並追蹤里程碑，以確保關鍵步驟按時完成。 這讓團隊能夠為其成員提供更好的會議體驗，例如提供照片亭或提高Ignite 簡報的品質，因為他們不必在最後一刻手忙腳亂，而是可以專注於讓與會者感到滿意。

最後，NTEN 正在簡化其創意請求流程，以確保其設計團隊在啟動設計和製作流程之前，能夠預先獲得所需的資訊。 這將有助於創意團隊更快地交付更好的資產，因為他們對請求有明晰的瞭解，並且可以查看每個請求的狀態。

為團隊的發展和更好的業務成果留出空間

透過更多的結構和對每個人工作的可視度，NTEN 不僅改善了流程，也改善了團隊本身。 他們現在有更多時間進行創意思考，因為職責和後續步驟都很明確，每個人都覺得自己具備成功管理專案的技能。 此外，每位隊友現在都能看到自己的工作 (無論看起來多麼微不足道) 如何為更大的計劃和組織的成功做出貢獻。

Asana 讓團隊中的每個人都對自始至終成功管理專案的能力充滿信心。

藉助 Asana，NTEN 得以為其成員和非營利社群提供世界一流的支援，協助他們更進一步體現並實現其使命。