工作剖析索引顯示，經理因「工作附帶事務」而損失了 62% 的工作日時間。 Sjoerd 負責營運效率，他善用公司的科技專業知識，避免在業務擴張時出現管理方面的棘手問題。 首先，隨著新併購的加入，公司需要能夠將工作方式標準化的能力，以及瞭解如何持續改進，以隨著時間的推移提升營運效率。 

Sjoerd 解釋道：「我們選擇了 Asana，因為它讓使用者能夠設定工作流程並管理其工作負荷，而無需具備技術專業知識。」 「此外，由於能夠將任務新增至多個專案，我們可以將來自各個部門的任務整合至一個整體專案概觀中，從而始終能夠掌握所有所需資訊。」 

開始使用 Asana 非常簡單

Sjoerd 善用Asana 的應用程式開發介面 (API)，實現了移轉的自動化。 透過賦予權力，他確保了文化上的認同，從而使變革得以持續。 Sjoerd 表示：「我們花了兩週時間與行銷活動管理團隊一起確定進行中的專案，但有了 Migrator.xyz ，我們就不必手動將工作內容轉移至 Asana。」 「我們設立了一個提供技術支援的服務台，但由經理們自行決定如何以最佳方式讓他們的團隊參與並推行。 Asana 擁有如此易於使用的介面，這對我們很有幫助，讓轉換變得非常簡單。」 

簡化的工作管理帶來明晰度

隨著團隊規模和工作量的增加，Leads.io 面臨著營運孤島的風險，這可能會對業務產生負面影響。根據工作剖析索引，有 22% 的員工因優先順序不明確而錯過截止期限，而每年有 129 小時浪費在重複的工作上。

Asana 為每個人正在進行的工作提供更高的明晰度和透明度，提供了一站式資訊來源，使 Leads.io 能夠在業務擴展的過程中保持對業務的掌控。 Sjoerd 解釋道：「為客戶產生潛在客戶可能需要我們設定多個登陸頁面，而每個頁面都被視為一個獨立的專案。 Asana 中的專案集選項有助於我們組織這些獨立的專案，並持續追蹤每個客戶的目前行銷活動狀態。

「我們會將多個專案中的任務連結起來，這樣當我們勾選某個動作時 (例如處理新的創意內容)，無論專案位於何處，其狀態都會更新。 接著，「我的任務」是一個非常實用的方法，可以確保我們的員工了解他們的優先事項，能夠組織他們日常的工作流程，並將任務指派給其他人。」

這些變革也消除了針對「工作附帶事務」召開會議的需要，工作剖析索引顯示，這類活動每年浪費 129 小時。 正如 Sjoerd 所解釋：「使用 Asana 後，我們不再需要舉行某些會議了。 我們的經理不必每天早上花一個小時來設定優先順序，我們也不需要進行大型的行銷活動狀態更新，因為任何人都可以隨時查看 Asana。 這是一種更有效率的工作方式。」

透過消除冗長的群組電子郵件，Asana 簡化了我們的 Work Management。

Leads.io 流程長 Sjoerd Knol

智慧型深入解析有助於實現持續改進

手動擷取資料以從過去的專案中學習，其成本將超過 Leads.io 從專案中獲得的收益。 這導致業務運作毫無頭緒，無法瞭解在哪些方面或以何種方式最佳化績效。 然而，Asana 也為流程帶來了明晰度，工作剖析索引顯示，這每年可以節省 257 小時。

能夠擷取有關營運績效的資料，Leads.io 終於能夠取得可持續的智慧資訊，從而確定持續改進在哪些方面會產生最大的影響。 Sjoerd 解釋道：「Asana 為我們帶來的最大收穫是更高的使用率。」 「透過將 Asana 與我們的商業智慧工具 Tableau 整合，我們可以瞭解已完成的工作量、設定和完成工作所需的時間，以及流程中每個階段的所需時長及其原因。 這讓我們能夠更好地掌握每個部門的狀況，因為我們可以查看他們的工作量如何變化：週比週、月比月、年比年，從而確定高峰期，並瞭解何時需要僱用額外支援。」

Asana 將我們的產品設定時間縮短了 35%，其中包括客戶核准。

Leads.io 流程長 Sjoerd Knol

標準化工作流程可事先設定期望值

儘管「購買與建立」策略是擴展的有效方式，但除非 Leads.io 在所有併購中實施一致的工作方式，否則該策略可能會增加不必要的營運複雜性。 Asana 提供了一種簡單的方法，讓所有人都能夠快速達成資訊同步，而工作剖析索引顯示，這可以每週節省 5.4 小時。

Sjoerd 表示：「Asana 將我們的流程標準化，並使之易於遵循。」 「人們只需將範本複製到他們的客戶活動中，其中包含所有需要完成的任務，並允許將工作指派給其他人。 整個專案的架構清晰明瞭，每個人都知道自己被賦予的期望是什麼。

「由於我們將範本設定為一個包含所有待完成行動的大型核對清單，因此我們不再需要撰寫標準作業程序 – 一切都整合到工作流程中。」

產品計劃過去需要行銷活動經理花費至少兩小時才能完成，而 Asana 只需要一秒鐘。

Leads.io 流程長 Sjoerd Knol

加速成長軌跡

Leads.io 已經是一家主要業者，每年為全球 2,600 家客戶產生超過 500 萬個潛在客戶。 然而，該公司仍積極追求成為潛在客戶開發領域的全球領導者這一願景，其規模遠遠超過目前 250 名專家和 11 個全球辦公室，以協助更多企業觸及目標受眾，並從潛在客戶中獲得最佳投資報酬率。

善用 Asana 的功能是未來成長的關鍵。 Sjoerd 解釋道：「當我們在不同部門之間制定行銷活動策略時，需要花時間手動將正確的資訊放在正確的位置，才能得出正確的結論。」 「但如果我們將 Asana 的 API 連結到現有系統中，例如我們自行開發的行銷績效工具 BERT、客戶入口網站和 Google 工作空間，就可以避免重複的投入量，並提高資料的品質，因為自訂欄位會自動填入。」 

「在跨多個專案連結任務時，我們還可以做更多事情。 例如，如果我們套用自動化規則，以確保新增至範本的新任務會從後端擷取出來。 這不僅能節省更多手動投入量，還能避免在我們擴大規模時，流程的任何新部分被遺失或遺忘。

「最終，Asana 為我們提供了實現成功願景的更好方式。」