作為一家管理大量複雜專案的小型公司，我們需要一種方法來處理這種複雜性。 藉助 Asana，我們的團隊可以在數百個專案中確切存取所需內容，因此每個人都知道該做什麼以及何時完成，從而使我們的發佈工作進展順利。

資深計劃經理 Katie Sissons

提升跨專案的效率與協調

Beauty Pie 專注於開發創新的美容和健康產品，每年管理超過 100 項新產品開發 (NPD) 和 50 項現有產品改進 (EPD)。 為了簡化流程並更好地擴展，他們轉而選用 Asana 來簡化工作流程，並跨團隊集中管理資訊。

藉由將流程範本化、提供明確的責任可視度，以及整合工具，Asana 使 12 多個 Business 版功能 (例如產品開發、營運、現場銷售及行銷) 的團隊能夠順暢協作。 Asana 簡化了複雜的跨職能專案，協助團隊管理工作負荷和職責，讓專案關係人保持資訊同步，並為領導層提供即時深入解析，確保專案進展順利。 以 Asana 作為效率的基礎，Beauty Pie 可以在保持高品質標準的同時進行擴展，並在美容和健康領域推動創新。

倡導 Asana 採用

Beauty Pie 對於他們希望工作管理平台如何支援其複雜的產品發佈和跨職能專案有明確的願景。 在找出追蹤進度方面的效率不彰之處後，他們明白自己需要一個可擴展、直觀的工具，以簡化流程，並管理每個專案中涉及的數百個任務和相依性。 在評估各種選項後，他們選擇了 Asana，因為 Asana 能夠簡化跨職能管理、指派任務並管理工作負荷，此外，該平台的跨專案歸屬功能使他們能夠追蹤跨專案的相依性。

為確保順利過渡，Beauty Pie 與數位顧問公司 Generation Digital 合作。 該公司協助確定團隊倡議者，以推動 Asana 的採用，並指導 Beauty Pie 進行變更管理，建立培訓和溝通的最佳作法，並領導資料稽核，以便移植相關流程。 如今，Asana 擁有 200 多名使用者，涵蓋行銷、創意、營運、專案管理、現場推銷和領導等團隊，對 Beauty Pie 管理專案的方式至關重要，可推動每個部門的協作和明晰度。

引入 Asana 後，我們在整個企業中建立了倡議者，以領導推廣。 他們很快就對平台感到興奮，並幫助其團隊看見其中的優勢。 很高興看到關鍵人員承擔起責任，並認識到對其團隊的價值。

全球專案組合與 ESG 部門負責人 Rose Dyer

協調複雜專案和產品發佈

Beauty Pie 的產品開發團隊每年管理超過 100 次產品發佈。 由於每次發佈都需要 12 至 24 個月的時間，且需要監管、供應鏈、品質、包裝和行銷等團隊的跨團隊協作，因此要讓所有人保持步調一致可能是一大挑戰。 為了簡化流程，Beauty Pie 選擇使用 Asana 來管理整個發佈生命週期。

在使用 Asana 之前，Beauty Pie 缺乏標準化的工作流程，因此難以確保發佈進展順利。 現在，Asana 提供了團隊所需的明晰度和結構，讓他們能夠有效協作，並在期限內完成工作。 藉助平台的靈活性，專案經理可以將流程標準化，同時調整工作流程以滿足每個專案的獨特需求。

標準化工作流程提高專案效率

• Asana 的可自訂範本為每個產品發佈提供一致的結構，協助團隊在整個發佈生命週期中管理可重複的任務。

• 專案經理可以依據需要調整工作流程，同時受益於標準化流程的一致性，從而減少前置作業。

• 每個任務都有指派的所有者，因此每個人都能確切知道自己負責的事項以及期限，從而使專案進度正常，並確保如期完成工作。

• 每個團隊還有自己的發佈任務看板，因此當團隊的一位成員休假時，另一位成員可以輕鬆接手其指派的工作，而不會遺漏。

對重要里程碑的可視度可讓專案進展順利

• 團隊在 Asana 中追蹤所有產品發佈的關鍵里程碑和相依性，讓領導和貢獻者都能即時掌握專案狀態。

• 自訂欄位(例如產品類別和優先順序) 可協助團隊快速識別高優先順序的任務，使其能夠專注於關鍵工作，並按時將產品推入市場。

Asana 的靈活性使我們這家成長中的公司能夠在現有流程的基礎上再接再厲，而不必每次都從頭開始。

資深計劃經理 Katie Sissons

改善可視度與協作

由於多個團隊同時進行專案，Beauty Pie 需要更清楚地瞭解職責。 Asana 的跨專案歸屬功能可讓監管、供應鏈、品質和行銷等團隊輕鬆專注於較大型產品發佈專案中的特定任務，從而提高所有權，並協助團隊專注於其優先事項。

跨專案歸屬簡化任務所有權

• 團隊使用跨專案歸屬來檢視跨專案任務，而不會被無關的工作所淹沒。 

• 藉助專屬的專案看板，團隊可以在一處位置查看所有相關任務，從而更輕鬆地管理期限並避免瓶頸。

清晰的可視度可改善工作負荷管理

• Asana 讓團隊清楚查看專案時間軸與相依性，協助他們及早發現阻礙。 如果某一階段的延遲對發佈構成威脅，團隊可以快速調整，以維持進度正常。

• 負責多個專案的小型團隊可以在單一檢視中管理其工作負荷，從而減少混淆，並確保不會發生任何遺漏。 

無縫整合改善協作

• 與 Slack、Google Drive、Zendesk和Jira Cloud等工具的整合，使 Beauty Pie 可以將其現有技術直接連結至 Asana。

• 團隊可以在一處集中式中心進行即時溝通、分享文件並管理任務，從而減少應用程式切換，並改善跨團隊協作。

我們嘗試使用另一個工具來進行發佈流程，但感覺更像是一個花哨的試算表。 它不太適合用於追蹤專案狀態或跨團隊指派任務。 我們開始使用 Asana 後，很明顯不再需要其他工具。 Asana 為我們提供了所需的可視度和明晰度。

全球專案組合與 ESG 部門負責人 Rose Dyer

強化風險和專案集管理

除了管理產品發布之外，Beauty Pie 還使用 Asana 追蹤專案風險、管理關鍵計劃，並跨團隊溝通潛在問題。 藉助每週狀態報告和即時深入解析，Asana 使專案關係人能夠清楚瞭解重要專案，一目了然地查看進度，並向高階領導層報告更新內容。 透過在一處位置追蹤風險和專案狀態，Beauty Pie 可快速解決潛在問題，讓團隊保持同步，並將中斷情況降至最低。

集中式風險追蹤有助於領導者及早回應

• 每個專案都有專屬的風險區段，團隊可在此記錄潛在風險，包括原因、結果、緩解策略、可能性和影響等重要詳細資料。

• 藉助 Asana 的規則功能，風險會自動以跨專案方式歸入主風險記錄，讓專案關係人能夠清楚瞭解所有專案風險，而不會使個別計劃變得雜亂。

• 主風險記錄可讓高層領導輕鬆評估風險，確保及早識別和處理關鍵問題。

專案集管理簡化決策

• Asana 協助 Beauty Pie 管理其整個關鍵專案的專案集，並使用內建的狀態更新功能追蹤每個專案的狀態，並向專案關係人報告。

• 風險等級和專案優先順序等自訂欄位可讓團隊快速評估專案狀態，並找出可能影響時間軸或交付項目的挑戰。

• 專案關係人可以在同一處查看進度和風險資料，從而使領導層保持資訊同步，並確保根據即時資訊做出決策。

我們的專案集層級風險日誌顯示所有專案中的每一項風險，讓關鍵專案關係人在同一處位置獲得完整的可視度。 當標記風險時，它會自動新增到記錄中，因此不會遺漏任何內容，專案計劃也能保持井然有序。

全球專案組合與 ESG 部門負責人 Rose Dyer

透過連結的工作，邁向美容的未來

藉助 Asana 推動其營運成功，Beauty Pie 為自信、永續的成長做好準備。 作為 Asana 的 Tech Visionary Award 獲獎者，他們計劃透過利用 AI 將任務自動化並減少錯誤，繼續推動創新，讓團隊能夠專注於高價值工作。

透過整合 AI 驅動的深入解析和預測分析，Beauty Pie 將繼續最佳化專案管理，確保與策略目標保持一致，並促進更強大的跨團隊協作。 隨著他們擴大 Asana 的使用範圍，他們設想為整個組織的效率和協作樹立新的標準，展示當工作真正連結時，可以實現的可能性。